NORMA nr. 25 din 11 mai 2016 privind inventarierea elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private
Având în vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale art. 15 alin. (1) lit. m) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare,
În temeiul dispoziţiilor art. 24 lit. o) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările şi completările ulterioare,
în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c) şi d), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) şi (2) şi ale art. 7 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,
în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din şedinţa din data de 20 aprilie 2016,
Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.
CAPITOLUL I: Dispoziţii generale
Art. 1
Prezenta normă stabileşte principalele instrucţiuni specifice operaţiunii de inventariere a elementelor patrimoniale de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, pentru fondurile de pensii administrate privat şi pentru fondurile de pensii facultative.
Art. 2
Prezenta normă se aplică de către administratorii fondurilor de pensii private, autorizaţi de Autoritatea de Supraveghere Financiară, pentru activitatea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat şi a fondurilor de pensii facultative, denumite în continuare fonduri de pensii private.
Art. 3
Inventarierea elementelor patrimoniale se realizează în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în baza prevederilor reglementărilor contabile aplicabile fondurilor de pensii private.
Art. 4
Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute la art. 2 alin. (1) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, şi la art. 2 alin. (1) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
CAPITOLUL II: Organizarea operaţiunii de inventariere
SECŢIUNEA 1: Aspecte generale
Art. 5
Operaţiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private cuprinde ansamblul acţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Art. 6
Operaţiunea de inventariere are ca scop stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor patrimoniale ale fiecărui fond de pensii private, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei fondului de pensii private pentru respectivul exerciţiu financiar.
Art. 7
Administratorii au obligaţia să efectueze operaţiunea de inventarierea elementelor patrimoniale deţinute de către fondurile de pensii private în următoarele situaţii:
a)cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar;
b)în cazul fuziunii sau încetării activităţii;
c)la cererea echipei de control;
d)ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
e)ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
f)cu prilejul reorganizării gestiunilor;
g)ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
h)în alte cazuri prevăzute de lege şi de reglementările Autorităţii de Supraveghere Financiare.
Art. 8
Operaţiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, în baza procedurii interne emise şi aprobate în acest sens de administratorul fondului de pensii private.
SECŢIUNEA 2: Comisia de inventariere
Art. 9
Operaţiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondului de pensii private se efectuează de către comisia de inventariere numită prin decizie scrisă, emisă de administratorul fondului de pensii private.
Art. 10
În decizia de numire a comisiei de inventariere emisă de administratorul fondului de pensii private se menţionează în mod obligatoriu următoarele elemente:
a)componenţa comisiei, respectiv numele şi prenumele preşedintelui şi ale membrilor comisiei;
b)modul de efectuare a operaţiunii de inventariere;
c)gestiunea supusă inventarierii;
d)data de începere şi data de finalizare a operaţiunii de inventariere, pentru fiecare gestiune.
Art. 11
Membrii comisiei de inventariere răspund pentru efectuarea lucrărilor de inventariere.
Art. 12
(1)Din comisia de inventariere fac parte persoane cu pregătire economică şi tehnică, alese din cadrul personalului administratorului, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a operaţiunii de inventariere a elementelor patrimoniale.
(2)Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau financiari.
(3)Prin proceduri interne, entităţile pot stabili ca la efectuarea operaţiunilor de inventariere să participe şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective, fără ca aceştia să facă parte din comisie.
Art. 13
Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către administrator.
SECŢIUNEA 3: Măsuri organizatorice
Art. 14
Principalele măsuri organizatorice ce trebuie luate de către administratorul fondului de pensii private sunt:
a)ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative, a evidenţei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;
b)asigurarea personalului necesar pentru operaţiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondului de pensii private;
c)participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
d)asigurarea participării la identificarea elementelor inventariate şi la evaluarea lor a unor specialişti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea preşedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
e)dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul;
f)asigurarea securităţii gestiunilor.
Art. 15
(1)Principalele măsuri organizatorice ce trebuie luate de către comisia de inventariere în cazul gestiunii activelor fondului de pensii private sunt următoarele:
a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere, să solicite de la gestionarul răspunzător de gestiunea activelor fondului de pensii private o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă acesta:
1.(i) gestionează active şi pentru alte fonduri de pensii private;
2.(ii) în afara activelor fondului respectiv are în gestiune şi alte active similare, primite cu sau fără documente justificative;
3.(iii) are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă;
4.(iv) a efectuat tranzacţii cu activele fondului de pensii private fără documente justificative;
5.(v) deţine numerar;
6.(vi) deţine documente justificative care nu au fost înregistrate în gestiune sau care nu au fost predate la contabilitate;
b)să vizeze documentele care privesc intrările sau ieşirile de active ale fondului de pensii private, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.
(2)În declaraţia menţionată la alin. (1) lit. a), gestionarul menţionează felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a elementelor în/din gestiune, datează şi semnează pentru gestiunea activelor fondului de pensii private. De asemenea, declaraţia menţionată la alin. (1) lit. a) se semnează şi de către comisia de inventariere.
(3)Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate, cu acces restricţionat, conform procedurilor interne.
Art. 16
În cazul gestiunii participanţilor şi a unităţilor de fond aferente, se aplică prevederile art. 15.
Art. 17
Pe durata desfăşurării operaţiunii de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private activitatea curentă se desfăşoară conform prevederilor menţionate în procedurile interne.
CAPITOLUL III: Efectuarea operaţiunii de inventariere
SECŢIUNEA 1: Inventarierea imobilizărilor financiare
Art. 18
(1)Inventarierea imobilizărilor financiare se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate asupra acestora şi a altor documente justificative.
(2)Pentru toate elementele de natura activelor financiare, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.
(3)Toate elementele de natura imobilizărilor financiare se înscriu în listele de inventariere.
SECŢIUNEA 2: Inventarierea creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi
Art. 19
(1)Creanţele şi obligaţiile sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii, conform extrasului de cont sau punctajelor reciproce scrise.
(2)Pentru toate elementele de natura creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.
SECŢIUNEA 3: Inventarierea conturilor de trezorerie
Art. 20
(1)Inventarierea investiţiilor financiare pe termen scurt se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate asupra acestora şi a altor documente justificative, cu respectarea legislaţiei în vigoare.
(2)Pentru toate elementele de natura investiţiilor financiare pe termen scurt, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.
(3)Toate elementele de natura investiţiilor financiare pe termen scurt se înscriu în listele de inventariere.
Art. 21
Disponibilităţile aflate în conturi deschise la instituţiile de credit se inventariază prin compararea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea fondului de pensii private.
Art. 22
Disponibilităţile în numerar din casieria fondului, după caz, se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, prin compararea soldurilor din registrul de casă cu monetarul şi cu datele din contabilitate.
SECŢIUNEA 4: Inventarierea capitalurilor proprii
Art. 23
(1)Pentru toate elementele de natura capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.
(2)Pentru inventarierea elementelor de natura capitalurilor proprii se întocmesc situaţii analitice distincte.
(3)Totalul situaţiilor analitice menţionate la alin. (2) se verifică cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care se preiau în Registrul-inventar.
Art. 24
(1)Pentru toţi participanţii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor individuale ale acestora, cantitativ şi valoric, conform documentelor justificative.
(2)Pentru inventarierea soldurilor conturilor individuale ale participanţilor se întocmesc situaţii analitice distincte.
(3)Situaţiile analitice prevăzute la alin. (2) se întocmesc şi se arhivează electronic.
Art. 25
Actele individuale de aderare aferente participanţilor din registru şi persoanelor eligibile se înscriu în listele de inventariere în ordinea seriilor şi numerelor, în conformitate cu prevederile legale.
CAPITOLUL IV: Documentaţia aferentă operaţiunii de inventariere
SECŢIUNEA 1: Dosarul operaţiunii de inventariere
Art. 26
Dosarul operaţiunii de inventariere a fondurilor de pensii private trebuie să cuprindă:
a)deciziile de numire a comisiilor de inventariere;
b)declaraţia gestionarului;
c)listele de inventariere;
d)situaţiile analitice, acolo unde este cazul;
e)extrasele de cont confirmate pentru inventarierea creanţelor şi datoriilor;
f)extrasele de cont emise de instituţiile de credit;
g)procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;
h)registrul inventar al fondului de pensii private.
Art. 27
Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spaţii libere şi fără ştersături, conform procedurilor interne aprobate de administratorul fondului de pensii private.
Art. 28
(1)Pe ultima pagină a listei de inventariere gestionarul trebuie să menţioneze:
a)dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa;
b)dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.
(2)În cazul alin. (1) lit. b), comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile finale se înscriu pe ultima pagină a listei de inventariere.
Art. 29
Listele de inventariere se semnează pe fiecare pagină de către preşedintele şi membrii comisiei de inventariere, de către gestionar, precum şi de către specialiştii solicitaţi de către preşedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate, după caz.
SECŢIUNEA 2: Rezultatele inventarierii
Art. 30
(1)Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate.
(2)Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză finală a tuturor elementelor patrimoniale şi a soldurilor din contabilitate pentru elementele inventariate.
(3)În cazul în care se descoperă erori în etapa menţionată la alin. (2), acestea trebuie corectate imediat, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii.
Art. 31
Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor patrimoniale se face cu respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
Art. 32
(1)La stabilirea valorii de inventar a activelor se aplică principiul prudenţei, potrivit căruia se ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.
(2)În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate.
(3)În cazul în care valoarea de inventar este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.
Art. 33
(1)Pentru toate plusurile şi lipsurile constatate în activele fondului de pensii private, precum şi pentru prejudiciile determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării acestora.
(2)Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileşte natura lipsurilor, pierderilor şi pagubelor constatate, precum şi natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
SECŢIUNEA 3: Întocmirea procesului-verbal privind rezultatele inventarierii
Art. 34
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
Art. 35
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente:
a)data întocmirii;
b)numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
c)numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
d)gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate;
e)data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
f)rezultatele inventarierii;
g)concluziile şi propunerile comisiei;
h)alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Art. 36
În termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă spre aprobare administratorului fondului de pensii private.
SECŢIUNEA 4: Completarea Registrului-inventar
Art. 37
(1)Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
(2)În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.
(3)Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere, menţionată la alin. (2), se efectuează astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor patrimoniale.
Art. 38
(1)Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilanţiere.
(2)Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv.
(3)Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora la sfârşitul exerciţiului financiar.
(4)În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
Art. 39
(1)Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administratorul fondului de pensii private.
(2)Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.
Art. 40
Pe baza Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la data de 31 decembrie a exerciţiului financiar pentru care se efectuează inventarierea, se întocmesc situaţiile financiare anuale, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv stabilită pe baza inventarului.
Art. 41
Registrul-inventar se păstrează timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia a fost întocmit, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere trebuie reconstituit în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
CAPITOLUL V: Răspunderea
Art. 42
Răspunderea pentru buna organizare şi efectuare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului fondului de pensii private.
Art. 43
Nerespectarea dispoziţiilor cuprinse în prezenta normă se sancţionează în conformitate cu prevederile art. 38 lit. c), art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k) şi alin. (2)-(10) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, şi/sau ale art. 81 alin. (1) lit. c), art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g) şi alin. (2)-(10) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
CAPITOLUL VI: Dispoziţii finale
Art. 44
În aplicarea prezentei norme, pentru entităţile menţionate la art. 2, administratorul trebuie să dezvolte proceduri interne proprii, care se aprobă de către conducerea fiecărei entităţi.
Art. 45
Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezenta normă.
Art. 46
Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării acesteia.
-****-

Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară,

Mişu Negriţoiu

ANEXA nr. 1: EXTRAS DE CONT (confirmarea soldurilor aferente terţilor)

Entitatea creditoare .........................

Cod de identificare fiscală ..............................

Nr. de înregistrare la registrul comerţului ....................

Sediul (localitatea, strada, număr) ................................

Judeţul ...........................

Cont ..................................

Banca ......................................

Nr. de înregistrare ..... din .....

Către .............

EXTRAS DE CONT

(confirmarea soldurilor aferente terţilor)

Conform dispoziţiilor în vigoare, vă înştiinţăm că, în evidenţele noastre contabile, la data de .............., entitatea dumneavoastră figurează cu următoarele debite:

.............................................................................

.............................................................................

Documentul

(felul, numărul şi data)

Explicaţii

Suma

     
     

În termen de 5 zile de la primire urmează să ne restituiţi acest extras confirmat pentru suma acceptată, iar în cazul constatării unor diferenţe să anexaţi nota explicativă cuprinzând obiecţiile dumneavoastră.

Prezentul extras de cont ţine loc de conciliere conform procedurii arbitrale.

Conducătorul entităţii,

 

Conducătorul compartimentului financiar-contabil,

Verso

Entitatea debitoare ............................

Cod de identificare fiscală ................................

Nr. de înregistrare la registrul comerţului ..............................

Sediul (localitatea, strada, număr) .......................

Judeţul .........................

Cont ...............................

Banca ..................................

Nr. de înregistrare ...... din .....

Către .......................

Confirmăm prezentul extras de cont pentru suma de ...... lei, pentru achitarea căreia (se va completa după caz):

a) am depus la (bancă, oficiu poştal etc.) ............... cu documentul (ordin de plată, mandat etc.) .................. nr. ............ din data de ....................;

b) urmează să efectuăm plata într-un termen de .................. .

Obiecţiile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt cuprinse în nota explicativă anexată.

Conducătorul entităţii,

Conducătorul compartimentului financiar-contabil,

ANEXA nr. 2: LISTA DE INVENTARIERE

Entitate
..........

LISTA DE INVENTARIERE

Data ......................

Gestiunea

Pg

.......

...................

Nr. crt.

Denumirea activelor inventariate

ISIN

U.M.

CANTITĂŢI

Preţul unitar

VALOAREA CONTABILĂ

Valoarea

de inventar

Alte observaţii

Active inventariate

Diferenţe

Valoarea totală

Diferenţe

Faptice

Scriptice

Plus

Minus

Plus

Minus

Col. 0

Col. 1

Col. 2

Col. 3

Col. 4

Col. 5

Col. 6

Col. 7

Col. 8

Col. 9

Col. 10

Col. 11

Col. 12

Col. 13

                           
                           
                           

Numele şi prenumele

Comisia de inventariere

Persoană responsabilă

Contabilitate

         

Semnătura

         
ANEXA nr. 3: REGISTRUL-INVENTAR la data de ....................

Nr. crt.

Recapitulaţia elementelor inventariate

Valoarea contabilă
(lei)

Valoarea de inventar
(lei)

Diferenţe din evaluare (de înregistrat) ca rezultat al inventarierii
(lei)

Valoarea

Cauze diferenţe

Col. 0

Col. 1

Col. 2

Col. 3

Col. 4

Col. 5

           
           
           
           
           
           

Numele şi prenumele

Întocmit

Verificat

Nr. pagină .....

   

Semnătura

   
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 385 din data de 20 mai 2016