MEMORANDUM DE ÎNŢELEGERE din 19 noiembrie 2014 privind cadrul instituţional al Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei (2013)
Sarajevo, noiembrie 2013
Preambul
Consiliile de miniştri din Republica Albania şi Bosnia şi Herţegovina şi guvernele Republicii Bulgaria, Republicii Croaţia, Republicii Macedonia, Republicii Moldova, Muntenegrului, României, Republicii Serbia, Republicii Slovenia şi Republicii Turcia, denumite în continuare părţi ale Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei (denumite în continuare părţi ale DPPI SEE),
recunoscând că întărirea cooperării şi consultării regionale în domeniul managementului dezastrelor (creare de capacităţi, metode şi practici) este esenţială,
reafirmându-şi angajamentele exprimate în Memorandumul de înţelegere privind cadrul instituţional al iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor, semnat de guvernele Republicii Albania, Republicii Bulgaria, Republicii Croaţia, Republicii Macedonia, Republicii Moldova, Muntenegrului, României şi Republicii Slovenia la Zagreb la 24 septembrie 2007, de guvernele Bosniei şi Herţegovina şi Republicii Turcia la Sofia la 8 aprilie 2008, şi de Guvernul Republicii Serbia la Sarajevo la 7 aprilie 2009, care îşi va termina valabilitatea la 1 ianuarie 2014,
recunoscând cooperarea de succes între părţile Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei ca şi cadru legal instituţional regional pentru sud-estul Europei, având scopul de a îmbunătăţi şi întări posibilităţile şi capabilităţile de prevenire şi pregătire în caz de dezastre naturale şi antropice, au convenit următoarele:
CAPITOLUL I: Scopuri şi obiective ale DPPI SEE
Art. 1
Obiectivele principale ale Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei sunt acelea de a contribui la crearea capacităţilor instituţionale ale organizaţiilor de management al dezastrelor, în vederea intensificării prevenirii şi pregătirii în statele din regiunea Europei de sud-est (denumite în continuare SEE), prin:
a)funcţionarea ca reţea regională şi de facilitare în domeniul pregătirii şi prevenirii dezastrelor naturale şi antropice în regiunea SEE;
b)întărirea cooperării între părţile DPPISEE, ţinând cont de extinderea UE şi procesul integrării euroatlantice;
c)sprijinirea statelor din regiunea SEE în eforturile lor de dezvoltare a unei viziuni comune în domeniul pregătirii şi prevenirii, printr-o abordare comună, şi a cooperării cu toate organismele şi instituţiile internaţionale relevante, în special cu Mecanismul de protecţie civilă al UE;
d)intensificarea şi întărirea cooperării bilaterale şi multilaterale, facilitarea schimbului de informaţii în domeniul pregătirii şi prevenirii dezastrelor la toate nivelurile între autorităţile naţionale competente în domeniul managementului dezastrelor şi alte instituţii relevante din regiunea SEE, în conformitate cu legislaţia lor naţională privind schimbul de informaţii;
e)identificarea şi diseminarea lecţiilor învăţate şi a bunelor practici.
CAPITOLUL II: Structura de guvernare şi coordonare a DPPI SEE
Art. 2: Întâlnirea regională a DPPI SEE
(1)Întâlnirea regională a DPPI SEE reprezintă un forum/ organism de conducere şi de decizie, format din şefii autorităţilor de management al dezastrelor ale părţilor DPPI SEE, sprijinit de alte autorităţi relevante/ministere responsabile cu pregătirea, prevenirea şi managementul dezastrelor.
(2)Întâlnirea regională DPPI SEE asigură cadrul politic al DPPI SEE şi serveşte ca o platformă pentru consultări interne şi formulare de recomandări pentru a fi transmise autorităţilor naţionale competente în scopul facilitării procesului de luare a deciziilor în cadrul guvernelor naţionale.
(3)Acesta stimulează crearea de reţele şi cooperarea cu partenerii şi actorii internaţionali, schimbul de informaţii, experienţe, lecţii învăţate şi bune practici în domeniul pregătirii, prevenirii şi răspunsului la dezastre, precum şi rezolvarea problemelor de interes comun.
(4)La întâlnirea regională DPPI SEE participă părţile DPPI SEE. La invitaţie, la întâlnirea regională DPPI SEE pot participa membrii Comitetului consultativ DPPI SEE şi partenerii DPPI SEE.
(5)Preşedinţia întâlnirii regionale DPPI SEE este preluată anual, prin rotaţie, de către părţile DPPI SEE, în ordine alfabetică.
(6)Deciziile în cadrul întâlnirii regionale DPPI SEE sunt luate prin consens, în următoarele probleme:
a)amendamente la Memorandumul de înţelegere;
b)sediul şi structura Secretariatului DPPI SEE;
c)orice cerere, în conformitate cu articolul 13 din prezentul Memorandum de înţelegere;
d)adoptarea regulilor de procedură şi a celor privind managementul financiar;
e)adoptarea Planului anual de lucru şi a bugetului;
f)avizarea Raportului de implementare a Planului anual de lucru şi a Raportului financiar anual;
g)proiectele care sunt finanţate din bugetul DPPI SEE.
(7)Întâlnirea regională DPPI SEE are loc de două ori pe an. Sesiunile extraordinare pot fi planificate la iniţiativa preşedinţiei în exerciţiu a DPPI SEE şi cu acordul tuturor părţilor DPPI SEE.
(8)Întâlnirea regională a DPPI SEE trebuie să adopte regulile de procedură şi alte regulamente interne care guvernează activitatea structurilor şi organismelor DPPI SEE, inclusiv a Secretariatului DPPI SEE.
Art. 3: Comitetul consultativ al DPPI SEE (DPPI SEE CC)
Comitetul consultativ al DPPI SEE este format din experţi cu expertiză funcţională, reprezentând partenerii internaţionali al DPPI SEE, la invitaţia preşedinţiei în exerciţiu a DPPI SEE. Comitetul consultativ DPPI SEE formulează recomandări cu privire la proiectele şi activităţile propuse şi planificate şi contribuie la susţinerea politică adecvată.
Nu există drept formal de vot; deciziile sunt luate prin consens.
Art. 4: Grupurile de lucru ale DPPI SEE (DPPI SEE GL)
Întâlnirea regională a DPPI SEE poate constitui DPPI SEE GL, în calitate de organisme tehnice pentru dezvoltarea şi sprijinirea proiectelor DPPI SEE. DPPI SEE GL vor fi prezidate informal de unul dintre statele din regiunea SEE, cu participarea experţilor naţionali şi internaţionali. DPPI SEE GL raportează în cadrul întâlnirii regionale DPPI SEE şi sunt sprijinite de către Secretariatul DPPI SEE.
Art. 5: Mecanismul TRIO
Mecanismul Trio (denumit în continuare Trio) este alcătuit din preşedinţia în exerciţiu a DPPI SEE şi reprezentanţi ai preşedinţiilor DPPI SEE anterioare şi viitoare.
Rolul Trio este acela de coordonare şi planificare strategică a activităţilor DPPI SEE.
Întâlnirile Trio vor avea loc de două ori pe an, în acelaşi timp cu întâlnirile regionale. Preşedinţia în exerciţiu a DPPI SEE va stabili data, locul de desfăşurare şi agenda întâlnirii, în coordonare cu ceilalţi doi membri ai Trio.
Art. 6: Partenerii DPPI SEE şi/sau donatorii
Statele interesate şi organizaţiile/instituţiile internaţionale pot deveni parteneri şi/sau donatori ai DPPI SEE şi pot participa la activităţile DPPI SEE prin notificarea preşedinţiei în exerciţiu a DPPI SEE sau a şefului Secretariatului DPPI SEE sau printr-un anunţ în cadrul întâlnirii regionale DPPI SEE.
Participarea partenerilor la activităţile DPPI SEE se va face cu asigurarea de către aceştia a costurilor financiare şi a resurselor umane.
CAPITOLUL III: Administrarea DPPI SEE Secretariatul DPPI SEE
Art. 7: Sediul
Sediul în care funcţionează Secretariatul DPPI SEE este stabilit la Sarajevo, în Bosnia şi Herţegovina (denumită în continuare ţara gazdă). Secretariatul DPPI SEE va avea capacitatea legală necesară pentru îndeplinirea funcţiilor sale.
Ţara gazdă va asigura facilităţile şi costurile de funcţionare ale Secretariatului DPPI SEE, dacă nu se convine altfel. Capacitatea legală, privilegiile şi imunitatea Secretariatului DPPI SEE vor fi definite în Acordul ţării gazdă, ce va fi încheiat între ţara gazdă şi părţile DPPI SEE.
Sediul Secretariatului DPPI SEE se poate schimba doar prin consens în cadrul întâlnirii regionale a DPPI SEE.
Art. 8: Structură şi funcţionare
Structura de suport/administrativă pentru DPPI SEE şi preşedinţia în exerciţiu a DPPI SEE este Secretariatul DPPI SEE.
Secretariatul DPPI SEE este format din şeful Secretariatului DPPI SEE şi asistentul pe probleme administrativ-financiare. Mandatul personalului Secretariatului DPPI SEE va fi de trei ani, cu posibilitate de prelungire pentru încă un an.
Art. 9: Raportare
Secretariatul DPPI SEE îşi desfăşoară activitatea sub îndrumarea preşedinţiei în exerciţiu a DPPI SEE şi îşi prezintă rapoartele de activitate şi de cheltuieli în cadrul întâlnirilor regionale ale DPPI SEE. Rapoarte suplimentare (descriptive şi financiare) pot fi solicitate de către preşedinţia în exerciţiu a DPPI SEE.
Orice raportare trebuie să fie întocmită în conformitate cu regulile de procedură şi cu regulile de management financiar.
CAPITOLUL IV: Bugetul şi finanţarea DPPI SEE
Art. 10: Bugetul
Bugetul DPPI SEE este alcătuit din contribuţiile anuale ale părţilor DPPI SEE.
Secretariatul DPPI SEE, în baza Planului anual de lucru al DPPI SEE, pregăteşte bugetul pentru a fi prezentat spre aprobare către întâlnirea regională DPPI SEE, în cadrul sesiunii sale de toamnă. Secretariatul DPPI SEE va pregăti, de asemenea, planuri de muncă adiţionale şi bugetul proiectelor care urmează a fi implementate cu sprijinul partenerilor DPPI SEE.
Partenerii DPPI SEE care contribuie la bugetul proiectelor DPPI SEE pot solicita rapoarte specifice de audit.
Art. 11: Finanţare
Activităţile din cadrul DPPI SEE vor fi finanţate din bugetul DPPI SEE şi pot fi cofinanţate de către părţile/partenerii/ donatorii DPPI SEE.
Părţile DPPI SEE sunt de acord să depună eforturi rezonabile pentru a oferi resursele umane, financiare şi tehnice necesare pentru funcţionarea durabilă a DPPI SEE şi a Secretariatului DPPI SEE.
Contribuţia financiară anuală a fiecărei părţi DPPI SEE va fi de cel puţin 25.000 euro şi va fi transferată până la sfârşitul lunii aprilie a fiecărui an.
Orice întârziere de plată a contribuţiei anuale de către părţile DPPI SEE va determina imediat suspendarea dreptului de a lua decizii şi de a-i fi acoperite din bugetul DPPI SEE costurile pentru participarea la activităţile din cadrul DPPI SEE, până la efectuarea plăţii.
Părţile DPPI SEE care participă la proiecte sunt, de asemenea, de acord să contribuie financiar în aceeaşi măsură ca şi partenerii DPPI SEE, în baza unui acord comun, pentru dezvoltarea şi implementarea proiectelor.
Managementul financiar al bugetului şi raportarea trebuie făcute în conformitate cu regulile de management financiar adoptate de întâlnirea regională a DPPI SEE.
CAPITOLUL V: Dispoziţii finale
Art. 12: Amendamente
Prezentul memorandum de înţelegere poate fi amendat în scris prin consensul părţilor DPPI SEE, în conformitate cu articolul 2 alineatul 6 (a). Amendamentele vor intra în vigoare în conformitate cu articolul 14 al prezentului memorandum de înţelegere.
Art. 13: Aderare
Întâlnirea regională a DPPI SEE va decide prin consens în ceea ce priveşte orice cerere de aderare la acest Memorandum de înţelegere şi de a deveni parte DPPI SEE.
Art. 14: Intrarea în vigoare
Prezentul memorandum de înţelegere va intra în vigoare în prima zi a lunii următoare lunii primirii celei de-a şasea notificări primite de la părţile DPPI SEE prin care se informează Ministerul Afacerilor Externe al Bosniei şi Herţegovina despre finalizarea procedurilor interne necesare pentru intrarea în vigoare.
Pentru orice parte DPPI SEE, care, după depunerea celei de-a şasea notificări la care se face referire în alineatul 1 al prezentului articol, notifică Ministerul Afacerilor Externe al Bosniei şi Herţegovina cu privire la finalizarea procedurilor interne pentru intrarea în vigoare a prezentului memorandum de înţelegere, acesta va intra în vigoare de la data notificării depozitarului.
După semnare, originalul prezentului memorandum de înţelegere va fi depozitat la Consiliul de Miniştri al Bosniei şi Herţegovina, care va fi depozitar. Depozitarul trebuie să pună la dispoziţia părţilor DPPI SEE la Memorandumul de înţelegere şi a Secretariatului DPPI SEE copii certificate.
Prezentul memorandum de înţelegere se va aplica provizoriu de la data semnării lui, în afară de cazul în care o parte a DPPI SEE declară, la momentul semnării Memorandumului de înţelegere, că procedurile sale interne nu permit o astfel de aplicare provizorie. Pentru o astfel de parte a DPPI SEE, Memorandumul de înţelegere va intra în vigoare de la data notificării depozitarului.
Art. 15: Durata
Prezentul memorandum de înţelegere va rămâne în vigoare pe o perioadă nedeterminată, dacă nu se convine altfel de către părţile DPPI SEE.
Oricare parte DPPI SEE poate denunţa prezentul memorandum de înţelegere prin transmiterea unei notificări scrise preşedinţiei în exerciţiu a DPPI SEE. Denunţarea va produce efect după 3 (trei) luni de la data primirii unei astfel de notificări.
În temeiul celor de mai sus, semnatarii, fiind împuterniciţi de către guvernele lor, au semnat prezentul memorandum de înţelegere.
-****-
Semnat la Sarajevo la 28 noiembrie 2013, într-o singură copie autentică, în limba engleză.

Pentru Guvernul Republicii Albania

Pentru Guvernul Republicii Croaţia

Pentru Guvernul Muntenegrului

Pentru Guvernul Republicii Slovenia

Pentru Guvernul Republicii Bulgaria

Pentru Guvernul Republicii Macedonia

Pentru Guvernul Republicii Serbia

Pentru Guvernul Republicii Turcia

- Anexă la pagina de semnături a Memorandumului de înţelegere privind cadrul instituţional al Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei
Semnat la Sarajevo la 18 aprilie 2014, într-o singură copie autentică, în limba engleză.
Pentru Consiliul de miniştri al Bosniei şi Herţegovina
- Anexă la pagina de semnături a Memorandumului de înţelegere privind cadrul instituţional al Iniţiativei de pregătire şi prevenire a dezastrelor din sud-estul Europei
Semnat la Sarajevo la 19 noiembrie 2014, într-o singură copie autentică, în limba engleză.
Pentru Guvernul României
Certific că textul este copia conformă a originalului depozitat la Ministerul Afacerilor Externe al Bosniei şi Herţegovina.
Sarajevo, 31 decembrie 2014
Zoran Petkovic,
ministrul adjunct pentru afaceri juridice şi consulare
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 1 din data de 4 ianuarie 2016