REGULAMENT din 7 mai 2013 de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol
CAPITOLUL I:
Dispoziţii generale
Art. 1
Direcţia secretariat general şi protocol îşi desfăşoară activitatea în baza prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.
30/2007
privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr.
15/2008
, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr.
416/2007
privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale prezentului regulament.
Art. 2
Direcţia secretariat general şi protocol este unitate de specialitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare minister fără personalitate juridică, la nivel de direcţie, cu competenţă teritorială generală în domeniul său de activitate, coordonată de secretarul general, care asigură:
a)
derularea operaţiunilor tehnice privind primirea, evidenţa, trierea, repartizarea, urmărirea soluţionării, multiplicarea, manipularea, selecţionarea documentelor adresate ministrului afacerilor internelor, secretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului sau expediate de către aceştia altor structuri/organizaţii, precum şi clasarea, arhivarea, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, conservarea şi folosirea acestora, după caz;
b)
traducerea corespondenţei primite de conducerea ministerului;
c)
activităţile de relaţii cu publicul;
d)
activitatea de informare-documentare;
e)
gestionarea paginii de intranet a ministerului din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;
f)
gestionarea arhivei proprii neclasificate a aparatului central al ministerului;
g)
organizarea şi desfăşurarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului;
h)
asigurarea relaţiilor conducerii ministerului cu misiunile diplomatice acreditate în România;
i)
implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de ministrul afacerilor interne, secretarii de stat, subsecretarii de stat, secretarul general, secretarii generali adjuncţi şi consilierii conducerii ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele conducerii ministerului, pe de o parte, şi la nivelul direcţiei, pe de altă parte;
j)
organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului;
k)
preşedinţia şi secretariatul Comisiei centrale de selecţionare a documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului;
l)
prelucrarea automată a datelor şi valorificarea informaţiilor prin proceduri informatice.
Art. 3
(1)
Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, Direcţia secretariat general şi protocol cooperează cu unităţile aparatului central, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile şi ordonanţele Guvernului, ordinele, înţelegerile şi protocoalele aprobate de ministrul afacerilor interne, precum şi cu instituţii şi organisme similare din ţară şi străinătate.
(2)
Diagrama de relaţii a Direcţiei secretariat general şi protocol este prevăzută în anexa nr. 1.
Art. 4
Activitatea Direcţiei secretariat general şi protocol este concepută şi se desfăşoară în conformitate cu prevederile actelor normative şi precizărilor metodologice care reglementează domeniul său de competenţă, pe baza principiilor: cooperării, legalităţii, nediscriminării, echidistanţei, disponibilităţii, priorităţii interesului public, profesionalismului, confidenţialităţii şi transparenţei.
Art. 5
Atribuţiile generale şi specifice ale personalului din cadrul serviciilor sunt cele prevăzute în prezentul regulament, precum şi în fişele posturilor.
CAPITOLUL II:
Organizarea Direcţiei secretariat general şi protocol
Art. 6
(1)
Structura organizatorică a Direcţiei secretariat general şi protocol cuprinde:
a)
conducerea;
b)
Structura de securitate pentru conducerea ministerului;
c)
Serviciul secretariat şi tehnic administrativ;
d)
Serviciul relaţii cu publicul;
e)
Serviciul documentare, intranet şi arhivă;
f)
Serviciul protocol.
(2)
Direcţia secretariat general şi protocol are în subordine Biroul relaţii consulare şi cabinete.
(3)
Organigrama Direcţiei secretariat general şi protocol este prevăzută în anexa nr. 2.
Art. 7
Relaţiile în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol sunt ierarhice, de conducere sau de subordonare, iar între structurile din componenţă, de cooperare.
Art. 8
Direcţia secretariat general şi protocol coordonează, sprijină, îndrumă şi controlează, pe linia activităţilor specifice, compartimentele de profil din unităţile aparatului central şi din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.
CAPITOLUL III:
Atribuţiile Direcţiei secretariat general şi protocol
Art. 9
(1)
Direcţia secretariat general şi protocol are următoarele obiective generale:
a)
asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;
b)
organizează activitatea de relaţii cu publicul la nivelul conducerii ministerului;
c)
realizează fluxul de informare-documentare, în domeniile de activitate specifice instituţiei, necesar conducerii ministerului şi specialiştilor;
d)
gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;
e)
organizează activitatea de protocol la nivelul conducerii ministerului;
f)
stabileşte concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţilor în unităţile aparatului central şi în instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea şi soluţionarea petiţiilor, păstrarea şi evidenţa arhivei proprii neclasificate, activitatea de protocol.
(2)
Direcţia secretariat general şi protocol are următoarele atribuţii principale:
a)
asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, trierea şi circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului;
b)
gestionează şi monitorizează îndeplinirea dispoziţiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezoluţiilor;
c)
asigură multiplicarea materialelor conform dispoziţiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;
d)
execută activităţile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului şi Comisia de dialog social;
e)
asigură organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului;
f)
asigură primirea, evidenţa, trierea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului;
g)
asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petiţiile adresate ministrului afacerilor interne, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general şi secretarilor generali adjuncţi;
h)
organizează activitatea de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel;
i)
consiliază cetăţenii care se adresează conducerii ministerului;
j)
gestionează toate apelurile telefonice primite prin "Linia telefonică deschisă" a ministerului şi "Linia telefonică antidiscriminare";
k)
organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei;
l)
realizează mape documentare şi studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului şi asigură difuzarea acestora către structurile interesate;
m)
asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;
n)
gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;
o)
asigură organizarea, administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;
p)
asigură organizarea şi desfăşurarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului;
q)
asigură relaţiile conducerii ministerului cu misiunile diplomatice acreditate în România;
r)
asigură demersurile necesare confecţionării, prelungirii şi eliberării paşapoartelor diplomatice şi de serviciu;
s)
gestionează şi actualizează baza de date şi evidenţa paşapoartelor diplomatice şi de serviciu;
ş)
asigură implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei;
t)
organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu şi a personalului de la Biroul relaţii consulare şi cabinete;
ţ)
desfăşoară activităţi specifice pentru asigurarea securităţii şi sănătăţii în muncă la nivelul conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
u)
desfăşoară activităţi specifice pentru apărarea împotriva incendiilor la nivelul direcţiei şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
v)
execută activităţi de îndrumare, sprijin şi control, pe liniile specifice de muncă, în unităţile din aparatul central al ministerului, în instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului;
w)
gestionează şi asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol sunt:
1.
a) proiecte de ordine şi instrucţiuni ale ministrului afacerilor interne, pe liniile de muncă date în competenţă;
2.
b) concepţii şi metodologii de organizare şi desfăşurare a activităţilor din domeniile secretariat, relaţii cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic, protocol - periodic şi conform dispoziţiilor;
3.
c) ordinul de zi pe minister;
4.
d) documente de deplasare pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului;
5.
e) documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Colegiului ministerului şi ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activităţilor Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar şi la nevoie;
6.
f) documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Comisiei de dialog social (ordine de zi, tematică etc.);
7.
g) corespondenţa cu unităţile din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte instituţii, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;
8.
h) informări privind activitatea de primire, evidenţă, examinare şi soluţionare a petiţiilor adresate conducerii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum şi de primire în audienţă a cetăţenilor/personalului ministerului, la acest nivel;
9.
i) buletine de informare şi documentare - bimestrial;
10.
j) sinteze documentare - trimestrial;
11.
k) informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar;
12.
l) nomenclatorul arhivistic al documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului;
13.
m) memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului şi primirile delegaţiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr.
189/2001
privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii şi asimilaţii acestora din administraţia publică;
14.
n) note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului şi primirile delegaţiilor străine la nivelul conducerii ministerului;
15.
o) informări săptămânale privind activităţile de relaţii internaţionale la nivelul conducerii ministerului;
16.
p) note-raport pentru aprobarea activităţilor de relaţii internaţionale la nivelul conducerii ministerului;
17.
q) note-raport pentru aprobarea activităţilor de depunere de coroane;
18.
r) liste de protocol;
19.
s) planurile principalelor activităţi ale structurilor din componenţă - anual şi trimestrial;
20.
ş) fişele de sarcini pentru fiecare structură din componenţă în parte - lunar;
21.
t) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare structură din componenţă în parte şi pentru întreaga direcţie;
22.
ţ) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin şi control desfăşurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competenţă specifice fiecărui serviciu în parte;
23.
u) rapoarte privind activitatea desfăşurată la nivelul direcţiei şi al structurilor din componenţă - semestrial şi anual;
24.
v) analizele şi standardele ocupaţionale pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul direcţiei;
25.
w) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităţilor specifice;
26.
x) cerinţe de securitate specifice sistemelor informatice şi de comunicaţii, denumite în continuare S/C;
27.
y) proceduri operaţionale de securitate ale SIC;
28.
z) manualul de management al calităţii, conform actelor normative interne;
29.
aa) registrul de riscuri al Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
30.
bb) planul anual de prevenire a corupţiei la nivelul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
31.
cc) raportări semestriale şi anuale cu privire la activităţile desfăşurate la nivelul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete, în vederea prevenirii faptelor de corupţie;
32.
dd) planul propriu anual al Direcţiei secretariat general şi protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;
33.
ee) planul de alarmare a personalului Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
34.
ff) planul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete de protecţie şi intervenţie, în situaţii de urgenţă, pentru efectivele, bunurile şi documentele dispuse în imobilul din Piaţa Revoluţiei;
35.
gg) planul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete de evacuare, în situaţii de urgenţă, a efectivelor, bunurilor şi documentelor dispuse în imobilul din Piaţa Revoluţiei;
36.
hh) programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
37.
ii) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire şi protecţie, instrucţiuni proprii de securitate şi sănătate în muncă pentru conducerea ministerului şi pentru personalul Direcţiei secretariat general şi protocol şi al Biroului relaţii consulare şi cabinete;
38.
jj) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Direcţia secretariat general şi protocol şi Biroul relaţii consulare şi cabinete.
CAPITOLUL IV:
Conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol
Art. 10
Conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncţi.
Art. 11
Directorul Direcţiei secretariat general şi protocol este şeful direct al întregului personal şi răspunde în faţa conducerii ministerului de întreaga activitate a efectivului Direcţiei secretariat general şi protocol şi Biroului relaţii consulare şi cabinete aflat în subordine, îndeplinind atribuţiile din fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3.
Art. 12
În exercitarea actului de conducere, directorul Direcţiei secretariat general şi protocol:
a)
reprezintă direcţia în relaţiile cu şefii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competenţelor legale;
b)
planifică, organizează şi conduce activităţile Direcţiei secretariat general şi protocol;
c)
coordonează Direcţia secretariat general şi protocol şi Biroul relaţii consulare şi cabinete şi stimulează personalul propriu;
d)
controlează activităţile desfăşurate în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol;
e)
emite dispoziţii obligatorii personalului din subordine pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum şi a ordinelor şi instrucţiunilor emise de ministrul afacerilor interne şi urmăreşte executarea acestora;
f)
deleagă atribuţii din competenţa sa directorilor adjuncţi sau altor persoane din subordine, în condiţiile legilor şi ale actelor normative în vigoare, cu excepţia atribuţiilor care îi sunt delegate de şefii superiori ierarhic.
Art. 13
Directorii adjuncţi se subordonează nemijlocit directorului Direcţiei secretariat general şi protocol şi răspund de organizarea, planificarea, desfăşurarea, controlul, sprijinirea şi îndrumarea întregii activităţi a structurilor pentru care au delegare de competenţe şi îndeplinesc atribuţiile prevăzute în fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 4 şi 5.
CAPITOLUL V:
Atribuţiile structurilor din Direcţia secretariat general şi protocol
Art. 14
(1)
Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute şi gestionate de conducerea ministerului şi de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi este condusă de secretarul general al ministerului.
(2)
Atribuţiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:
a)
elaborează şi supune aprobării secretarului general normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
b)
întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării Departamentului de informaţii şi protecţie internă, iar, după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia;
c)
coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor;
d)
asigură relaţionarea cu Departamentul de informaţii şi protecţie internă, în vederea coordonării activităţii şi controlării măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
e)
monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor;
f)
consiliază şi informează conducerea ministerului şi personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate (vulnerabilităţi, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);
g)
informează conducerea ministerului despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
h)
acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;
i)
organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului şi de la cabinetele demnitarilor care au acces la informaţii clasificate;
j)
asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;
k)
actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;
l)
întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase şi niveluri de secretizare;
m)
prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate;
n)
efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activităţi de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate;
o)
exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:
a)
programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării;
b)
planul tematic de pregătire a personalului pe linia protecţiei informaţiilor clasificate pentru conducerea ministerului şi personalul de la cabinetele demnitarilor, precum şi temele lunare.
Art. 15
(1)
Serviciul secretariat şi tehnic administrativ are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidenţa şi circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului şi al direcţiei şi asigurarea protecţiei informaţiilor clasificate la nivelul direcţiei.
(2)
Atribuţiile principale ale Serviciului secretariat şi tehnic administrativ sunt următoarele:
I.
Atribuţii în domeniul tehnic-administrativ:
a)
primeşte, înregistrează, triază, repartizează şi expediază corespondenţa adresată ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului;
b)
verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanţa dintre actele normative enumerate şi conţinut, în vederea promovării acestora;
c)
organizează şi desfăşoară activităţi pe linie de registratură, documente clasificate şi curierat;
d)
asigură evidenţa termenelor pentru lucrările cu dispoziţii rezolutive ale conducerii ministerului şi monitorizează îndeplinirea acestora;
e)
repartizează, anual, grupele de numere de înregistrare pentru corespondenţa unităţilor din aparatul central al ministerului;
f)
ţine evidenţa literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate şi neclasificate) la nivelul conducerii ministerului şi a direcţiei;
g)
ţine evidenţa ştampilelor şi matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului şi de personalul direcţiei şi răspunde de manipularea şi păstrarea lor;
h)
asigură evidenţa corespondenţei şi a activităţilor zilnice ale secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului şi contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;
i)
organizează, împreună cu Serviciul relaţii cu publicul, primirea cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la conducerea ministerului şi urmăreşte executarea dispoziţiilor date cu aceste ocazii;
j)
execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispoziţiilor conducerii ministerului;
k)
cooperează cu ofiţerul de serviciu principal pe minister pe linia activităţilor specifice;
l)
acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile din aparatul central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate;
m)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.
II.
Atribuţii pe linia documentelor clasificate: asigură respectarea măsurilor procedurale privind accesul la informaţii clasificate, precum şi a regulilor privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea documentelor clasificate, în conformitate cu Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Direcţia secretariat general şi protocol.
III.
Atribuţii pe linie de registratură şi exploatare a sistemului informatic:
a)
asigură primirea, evidenţa, înregistrarea, introducerea în baza de date şi manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;
b)
întocmeşte documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;
c)
organizează şi execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului şi a şedinţelor conducerii ministerului, sens în care:
1.
elaborează proiectul planului activităţilor trimestriale, pe baza propunerilor primite;
2.
asigură evidenţa, multiplicarea şi difuzarea materialelor;
3.
întocmeşte ordinea de zi, notele de sarcini, procesele-verbale ale şedinţelor;
4.
redactează, transmite şi ţine evidenţa sarcinilor cu termen, urmărind executarea la timp a acestora;
d)
organizează şi execută activitatea de secretariat tehnic a comisiei şi subcomisiilor de dialog social din minister;
e)
asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispoziţiile conducerii ministerului;
f)
asigură accesul la informaţiile, datele şi documentele aflate în evidenţă, în limitele competenţelor stabilite de director şi în conformitate cu reglementările în vigoare;
g)
asigură prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidenţă a documentelor);
h)
întocmeşte, periodic, analize cantitative şi calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat şi tehnic administrativ sunt:
a)
metodologia privind circuitul documentelor;
b)
fişe de evidenţă a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;
c)
planul activităţilor trimestriale ale Colegiului ministerului;
d)
ordinea de zi, tematica şi notele cu sarcinile rezultate din şedinţele Colegiului ministerului şi din şedinţele de conducere;
e)
ordinea de zi, tematica, minutele şi procesele-verbale ale şedinţelor comisiei şi subcomisiilor de dialog social;
f)
note de prezentare, circulare şi corespondenţă conform dispoziţiilor conducerii ministerului;
g)
documente privind organizarea, desfăşurarea cursurilor de specialitate şi evaluarea cursanţilor, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;
h)
planificarea serviciului de zi pe direcţie;
i)
registrul cu ordine de zi pe minister;
j)
registrul cu dispoziţii de zi ale directorului;
k)
rapoarte şi documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului şi efectivul direcţiei;
l)
ordine de tragere cu armamentul;
m)
documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.).
Art. 16
(1)
Serviciul relaţii cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor/rapoartelor personale adresate conducerii ministerului şi organizează activitatea de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel.
(2)
Atribuţiile principale ale Serviciului relaţii cu publicul:
I.
Atribuţii pe linie de petiţii şi audienţe:
a)
primeşte şi înregistrează petiţiile cetăţenilor, ale organizaţiilor neguvernamentale şi ale instituţiilor, din ţară şi străinătate, transmise la minister prin poştă, fax sau e-mail ori depuse la ghişeul "Relaţii cu publicul";
b)
analizează problematica petiţiilor şi, după caz:
1.
le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalităţii de soluţionare;
2.
le trimite pentru soluţionare şi răspuns petentului, unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată;
3.
când situaţia o impune, solicită unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cărora le-au fost repartizate pentru soluţionare, trimiterea către Direcţia secretariat general şi protocol - Serviciul relaţii cu publicul a rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului şi/sau a altor instituţii;
4.
în situaţia în care aspectele semnalate excedează sferei de competenţă a ministerului, redirecţionează petiţiile către instituţiile abilitate să le soluţioneze şi informează, în scris, petentul şi/sau instituţia care a remis petiţia ministerului despre acest demers;
c)
formulează şi comunică răspunsuri către petenţi, din dispoziţia conducerii ministerului;
d)
analizează periodic petiţiile înregistrate şi elaborează informări pentru conducerea ministerului şi pentru public;
e)
cooperează cu structurile centrale şi teritoriale similare din cadrul ministerului» precum şi cu instituţiile guvernamentale şi neguvernamentale competente în materie de soluţionare a petiţiilor;
f)
primeşte, verifică antiterorism, cartează şi expediază unităţilor competente corespondenţa primită prin poşta civilă;
g)
asigură, prin ghişeul "Relaţii cu publicul", datele, îndrumările şi informaţiile solicitate de către cetăţeni din domeniul de competenţă al ministerului;
h)
asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiţii-audienţe (procedură informatică de evidenţă a petiţiilor);
i)
prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audienţă/ieşire la raport, organizează primirea cetăţenilor în audienţă şi urmăreşte îndeplinirea dispoziţiilor date cu aceste prilejuri;
j)
gestionează, conform procedurilor, apelurile telefonice primite de la cetăţeni prin "Linia telefonică deschisă", "Linia telefonică antidiscriminare" şi prin celelalte posturi telefonice din serviciu;
k)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului centrat al ministerului, din instituţiile şi Structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.
II.
Atribuţiile Centrului de consiliere:
a)
asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relaţiile cu publicul în minister;
b)
participă la definirea cadrului legal şi procedural al activităţii de relaţii cu publicul;
c)
informează cetăţenii cu privire la drepturile şi modalităţile de a se adresa conducerii ministerului;
d)
acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile aparatului central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activităţii de relaţii cu publicul;
e)
îi primeşte şi îi consiliază, prin ofiţerii desemnaţi, pe cetăţenii care solicită acest lucru şi monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicatei în limitele conferite de lege ministerului;
f)
sprijină şi îndrumă cetăţenii către structurile şi instituţiile desemnate prin lege să le soluţioneze cererile.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relaţii cu publicul sunt:
a)
informarea semestrială şi cea anuală privind organizarea şi desfăşurarea, la nivelul unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, a activităţii de primire şi soluţionare a petiţiilor, precum şi de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport;
b)
note de prezentare şi propuneri de soluţionare a petiţiilor adresate conducerii ministerului;
c)
adrese de înaintare/reîndrumare a petiţiilor a căror soluţionare intră în competenţa altor instituţii;
d)
răspunsuri către petenţi şi instituţiile care au transmis petiţiile;
e)
note de clasare a petiţiilor;
f)
adrese de răspuns şi materiale însoţitoare, pentru unităţile din aparatul central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informaţii despre petenţi.
Art. 17
(1)
Serviciul documentare, intranet şi arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale coordonarea fluxului de informare şi documentare, în domeniile de activitate specifice instituţiei, la nivel central şi la nivelul structurilor subordonate, asigurarea traducerii corespondenţei conducerii ministerului, organizarea, administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului.
(2)
Atribuţiile principale ale Serviciului documentare, intranet şi arhivă:
I.
Atribuţii pe linie de informare-documentare:
a)
asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere şi specialiştilor, pe specificul activităţilor structurilor centrale şi principalelor componente ale ministerului, pentru cunoaşterea şi asimilarea datelor şi informaţiilor de profil inclusiv din structurile similare străine;
b)
formulează propuneri privind conţinutul Buletinului de informare şi documentare, denumit în continuare B.I.D., şi al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, şi le prezintă directorului, în vederea obţinerii aprobării conducerii ministerului;
c)
prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. şi în sintezele documentare, inclusiv cele care au fost elaborate de specialişti din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;
d)
asigură prelucrarea informatică a datelor, prin crearea, actualizarea şi gestionarea bazelor de date specifice;
e)
asigură analiza şi sinteza surselor documentare interne şi externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, şi efectuează traducerea şi prelucrarea documentară a acestora;
f)
exploatează şi valorifică baza documentară şi biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare şi informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic şi operaţional, deontologie profesională, coordonare şi cooperare, control şi inspecţii etc.;
g)
asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;
h)
studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea şi selecţionarea publicaţiilor şi literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului şi stabileşte necesarul de abonamente anual;
i)
cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale şi cele asimilate, cu instituţiile de învăţământ şi cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităţilor şi priorităţilor de informare-documentare curente şi de perspectivă;
j)
colaborează şi efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituţii publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;
k)
cooperează cu serviciile din cadrul direcţiei şi cu unităţile aparatului central, pentru stabilirea şi elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referinţă;
l)
asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă;
m)
cooperează cu tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;
n)
participă la organizarea şi desfăşurarea de congrese, conferinţe, simpozioane, seminare etc., pe profil de informare-documentare, în ţară şi în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri şi acţiuni al ministerului;
o)
acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării şi documentării;
p)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie şi impactul B.I.D. şi al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.
II.
Atribuţiile principale pe linie de redactare-editare, intranet:
a)
tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unităţilor aparatului central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din iniţiativă proprie;
b)
asigură tehnoredactarea şi forma grafică a manuscriselor, întocmeşte adresele de înaintare şi organizează activitatea de distribuire a publicaţiilor;
c)
realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;
d)
actualizează permanent informaţiile ce sunt publicate de Direcţia secretariat general şi protocol pe pagina de intranet a ministerului;
e)
cooperează cu Direcţia pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului;
f)
înregistrează, cataloghează şi stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea şi exploatarea operativă;
g)
gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare şi ţine evidenţa lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.
III.
Atribuţiile Centrului de multiplicare:
a)
asigură copierea materialelor dispuse de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;
b)
gestionează şi asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului şi consumului intern.
IV.
Atribuţiile pe linie de evidenţă, îndrumare şi control arhivă:
a)
preia, în depozitele proprii, documentele neclasificate create în unităţile din aparatul central al ministerului, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege;
b)
asigură aplicarea şi respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce priveşte organizarea şi funcţionarea depozitelor de arhivă, evidenţa şi conservarea documentelor, prin efectuarea activităţilor specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentelor de evidenţă, inventarierea documentelor fără evidenţă, selecţionarea, păstrarea şi conservarea documentelor;
c)
întocmeşte şi actualizează Nomenclatorul arhivistic, pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum şi alte norme tehnice;
d)
asigură consultanţă de specialitate tuturor unităţilor din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;
e)
asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare, pentru realizarea protecţiei informaţiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităţilor din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat şi de serviciu, prin paza şi conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război;
f)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului;
g)
întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecţiei antiincendiu şi antiefracţie a depozitului de arhivă.
V.
Atribuţiile principale pe linie de cercetare a arhivei:
a)
întreprinde activităţi de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fişier cu temele extrase din informaţiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;
b)
organizează şi desfăşoară acţiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative şi de executare efectivă a operaţiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informaţiilor din documente, în faţa unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;
c)
execută cercetarea documentelor deţinute, în scopul rezolvării petiţiilor şi a cererilor persoanelor fizice şi juridice referitoare la recunoaşterea unor drepturi legale;
d)
creează, gestionează şi actualizează baza de date centralizată, cu privire la unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care deţin acte şi date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informaţii din baza de date centralizată;
e)
pune la dispoziţia cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;
f)
întreţine şi dezvoltă relaţii de specialitate cu Arhivele Naţionale, cu alte instituţii de cultura, prin participarea la activităţi comune, ca: sesiuni de comunicări ştiinţifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;
g)
întreţine relaţii cu instituţii similare din ţară şi străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convenţiilor şi înţelegerilor stabilite, respectând toate prevederile dispoziţiilor referitoare la relaţiile cu instituţiile din străinătate.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet şi arhivă sunt:
a)
B.I.D., bimestrial;
b)
sinteze documentare, trimestrial;
c)
informări documentare, bilunar;
d)
studii comparative pe profiluri şi linii de muncă, periodic şi la cerere;
e)
sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;
f)
materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului;
g)
Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;
h)
regulamentul de organizare şi funcţionare a sălii de studiu;
i)
regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor şi de copiere efectivă a acestora;
j)
referate de cercetare şi răspunsuri către petenţi;
k)
registrele de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice;
l)
procesele-verbale ale şedinţelor comisiei centrale de selecţionare a documentelor din minister;
m)
rapoarte, referate, note, procese-verbale şi modele de tipizate privind inventarierea şi predarea-primirea documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării şi conservării documentelor, dotări şi amenajări ale spaţiilor de depozitare.
Art. 18
(1)
Serviciul protocol asigură organizarea şi desfăşurarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului.
(2)
Atribuţiile principale ale Serviciului protocol sunt următoarele:
I.
Atribuţii pe linie de protocol intern:
a)
întocmeşte listele de protocol lunare şi transmite felicitări din partea conducerii ministerului, precum şi răspunsurile conducerii ministerului la felicitările primite de aceasta;
b)
asigură demersurile necesare confecţionării şi eliberării paşapoartelor diplomatice şi de serviciu pentru personalul ministerului;
c)
gestionează şi actualizează baza de date şi evidenţa paşapoartelor diplomatice şi de serviciu;
d)
întocmeşte notele necesare în vederea confecţionării şi depunerii coroanelor şi jerbelor cu ocazia unor evenimente oficiale;
e)
întocmeşte adresele oficiale către structurile implicate în activităţile de ceremonial la nivelul ministrului şi coordonează activităţile specifice care se impun;
f)
asigură tipărirea tuturor materialelor realizate cu prilejul vizitelor oficiale în România ale delegaţiilor, a cărţilor de vizită şi felicitărilor, la nivel de ministru, secretari şi subsecretari de stat;
g)
asigură demersurile necesare pentru stabilirea graficelor de zbor cu prilejul deplasărilor conducerii ministerului în ţară, conducerea şi întâmpinarea delegaţiilor la aeroport cu acest prilej;
h)
întocmeşte rapoartele de atenţii simbolice ulterior primirii la sediul ministerului a diplomaţilor străini acreditaţi la Bucureşti, a reprezentanţilor unor organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale din ţară şi străinătate sau a altor cetăţeni străini;
i)
gestionează evidenţa atenţiilor simbolice acordate la nivelul conducerii ministerului cu prilejul activităţilor de reprezentare şi protocol;
j)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului
II.
Atribuţii pe linie de protocol extern:
a)
asigură organizarea şi coordonarea activităţilor privind pregătirea şi realizarea vizitelor oficiale în România a delegaţiilor Străine la nivel de ministru, secretari şi subsecretari de stat;
b)
ţine legătura cu misiunile diplomatice acreditate în România, cu structurile similare din ministerele de interne partenere sau cu alte instituţii implicate în efectuarea vizitelor conducerii ministerului în străinătate sau ale unor oaspeţi străini în România, ca invitaţi ai conducerii ministerului;
c)
participă la organizarea reuniunilor şi conferinţelor internaţionale desfăşurate în România, la nivel de ministru, secretari şi subsecretari de stat, în colaborare cu serviciile de specialitate din cadrul celorlalte direcţii din aparatul central;
d)
participă, prin cadrele nominalizate ale serviciului, la însoţirea delegaţiilor străine la nivel de ministru, secretari şi subsecretari de stat, urmărind buna desfăşurare a programului vizitei acestora;
e)
ulterior aprobării, asigură multiplicarea şi transmiterea către structurile subordonate ministerului a notelor-raport de vizită în România a unor delegaţii străine la nivelul conducerii ministerului sau de deplasare în străinătate a membrilor conducerii, precum şi redactarea şi transmiterea corespondenţei cu celelalte instituţii implicate în desfăşurarea programului delegaţiilor menţionate;
f)
face demersuri în vederea asigurării traducerii la acţiunile din domeniul relaţiilor externe ale conducerii ministerului;
g)
organizează şi coordonează vizitele oficiale şi de lucru în străinătate ale conducerii ministerului;
h)
redactează documentele necesare pentru obţinerea aprobării deplasărilor în străinătate ale ministrului, secretarilor şi subsecretarilor de stat, face demersuri pentru obţinerea avizelor şi aprobărilor necesare la Ministerul Afacerilor Externe şi Guvernul României;
i)
organizează, conform dispoziţiilor, primirea la conducerea ministerului a diplomaţilor acreditaţi la Bucureşti, a reprezentanţilor diferitelor organizaţii (internaţionale, guvernamentale şi neguvernamentale), a reprezentanţilor unor companii sau a altor cetăţeni străini;
j)
alături de Direcţia afaceri europene şi relaţii internaţionale şi de alte structuri ale ministerului cărora le-au fost delegate aceste competenţe, asigură contactele şi corespondenţa ministerului cu misiunile diplomatice acreditate la Bucureşti, rezolvând solicitările pe care acestea le adresează instituţiei şi asigurând, după caz, traducerea corespondenţei menţionate;
k)
asigură primirea, traducerea, redactarea şi prezentarea, după caz, a corespondenţei primite de la serviciile de protocol ale instituţiilor similare;
l)
realizează notele de primire a demnitarilor străini care şi-au anunţat intenţia de a avea o întrevedere la conducerea ministerului;
m)
redactează şi asigură trimiterea, după caz, a unor corespondenţe adresate de conducerea ministerului către diferite organisme sau personalităţi din ţară;
n)
realizează fişele documentare pentru obiectivele ce sunt vizitate de către conducerea ministerului sau delegaţiile străine;
o)
desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului.
(3)
Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului protocol sunt:
a)
memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului şi primirile delegaţiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr.
189/2001
privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii şi asimilaţii acestora din administraţia publică;
b)
note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului şi primirile delegaţiilor străine la nivelul conducerii ministerului;
c)
note de primire pentru reprezentanţii misiunilor diplomatice străine la conducerea ministerului;
d)
informări săptămânale privind activităţile de relaţii internaţionale la nivelul conducerii ministerului;
e)
note-raport pentru aprobarea activităţilor de relaţii internaţionale la nivelul conducerii ministerului;
f)
note-raport pentru aprobarea activităţilor de depunere de coroane;
g)
liste de protocol.
CAPITOLUL VI Dispoziţii finale:
Art. 19
Întregul personal al Direcţiei secretariat general şi protocol are obligaţia de a cunoaşte prevederile prezentului regulament, în părţile care îl privesc.
Art. 20
Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentul regulament.
-****-
ANEXA nr. 1:
Diagrama de relaţii a Direcţiei secretariat general şi protocol
ANEXA nr. 2:
Organigrama Direcţiei secretariat general şi protocol
ANEXA nr. 3:
FIŞA POSTULUI
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Direcţia secretariat general şi protocol
FIŞA POSTULUI
CAPITOLUL 1:
A. Identificarea postului
1.
Compartimentul: Direcţia secretariat general şi protocol/Conducerea
2.
Denumirea postului: director
3.
Poziţia postului în statul de organizare: 1
4.
Relaţii:
a)
ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Afacerilor Interne şi are în subordine directorii adjuncţi şi şefii de serviciu;
b)
funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
c)
de control:
- coordonarea şi controlul directorilor adjuncţi şi a şefilor de serviciu din subordine pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Direcţia secretariat general şi protocol, pe de altă parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activităţii personalului din direcţie şi, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne;
- coordonarea, îndrumarea şi controlul activităţilor desfăşurate de structurile Ministerului Afacerilor Interne, cu privire la modul de aplicare a regulilor specifice de muncă, în domeniile din competenţa Direcţiei secretariat general şi protocol;
d)
de coordonare: a Biroului relaţii consulare şi cabinete;
e)
de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;
f)
de colaborare: cu omologii din structurile similare ale altor instituţii;
g)
de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate.
5.
Definirea sumară a atribuţiilor postului:
Elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor specifice direcţiei; planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de directorii adjuncţi şi de şefii de serviciu şi de birou din subordine şi coordonare; asigură organizarea şi desfăşurarea acţiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispoziţiilor; gestionează petiţiile adresate conducerii ministerului.
CAPITOLUL 2:
B. Cerinţele postului
1.
Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie
2.
Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef
3.
Pregătire:
3.1.
de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna;
3.2.
de specialitate: studii de maşter sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competenţă a Ministerului Afacerilor Interne;
3.3.
cunoştinţe în domeniile: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică;
3.4.
limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu.
4.
Experienţă:
4.1.
vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani;
4.2.
vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;
4.3.
vechime în funcţii de conducere: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne;
4.4.
perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni.
5.
Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să cunoască şi să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor
6.
Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situaţiilor-problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic
7.
Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere
8.
Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere
CAPITOLUL 3:
C. Condiţii specifice de muncă
1.
Locul de muncă:
2.
Programul de lucru:
3.
Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate
4.
Condiţii deosebite de muncă:
- Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională
- Schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative
- Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne
- Nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă
- Necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări
- Expunere la radiaţii electromagnetice, stres
5.
Riscuri implicate de post:
- Afecţiuni ale coloanei vertebrale
- Ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres
- Afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului
- Surmenaj, oboseală psihică
6.
Compensări: sporuri conform prevederilor legale
Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă.
CAPITOLUL 4:
D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului
(1)
Sarcini şi îndatoriri:
1.
a) elaborează concepţia de organizare a activităţilor specifice direcţiei şi asigură transpunerea acesteia în practică;
2.
b) ori de câte ori este nevoie, prezintă secretarului general corespondenţa adresată ministrului afacerilor interne, asigurând informarea asupra conţinutului documentelor;
3.
c) urmăreşte realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului care conţin rezoluţii, măsuri sau propuneri cu termene precise;
4.
d) verifică existenţa tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
5.
e) asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului;
6.
f) urmăreşte înscrierea corectă a datelor în ordinul de zi pe Ministerul Afacerilor Interne şi îl semnează;
7.
g) semnează documente de transport pentru personalul de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne şi foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;
8.
h) semnează documente privind prezenţa personalului de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;
9.
i) semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la Conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
10.
j) întocmeşte Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de şefii inspectoratelor generale, direcţiilor generale şi direcţiilor din aparatul central;
11.
k) verifică modul în care au fost pregătite şi organizate şedinţele Colegiului ministerului şi alte şedinţe la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne, asigurând secretariatul şedinţelor Colegiului ministerului şi ale Comisiei de dialog social;
12.
l) stabileşte responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat şi petiţii) adresate conducerii ministerului;
13.
m) repartizează spre soluţionare structurilor responsabile documente adresate conducerii Ministerului Afacerilor Interne, conform ordinelor în vigoare;
14.
n) solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile Ministerului Afacerilor Interne, în vederea prezentării la conducerea ministerului;
15.
o) controlează modul de desfăşurare a activităţilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul şi metodele de muncă ale directorilor adjuncţi şi şefilor de serviciu;
16.
p) asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în planul propriu al Direcţiei secretariat general şi protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al Ministerul Afacerilor Interne;
17.
q) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control la unităţile din aparatul central, la inspectoratele generale şi la celelalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne, pe liniile specifice de muncă;
18.
r) întocmeşte aprecierea de serviciu a directorului adjunct;
19.
s) organizează, conduce şi controlează activitatea personalului din structurile direcţiei;
20.
ş) monitorizează modul de funcţionare a sistemului de management al calităţii şi dispune măsuri de eliminare a neconformităţilor;
21.
t) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmăreşte cum se desfăşoară şi cum se asigură evaluarea întregului personal;
22.
ţ) asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate şi managementului riscurilor pentru activităţile specifice;
23.
u) coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupaţionale;
24.
v) organizează categoriile de servicii (permanent sau ofiţer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unităţii;
25.
w) numeşte, prin dispoziţie, personalul care va exercita atribuţii în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea şi sănătatea în muncă, situaţii de urgenţă, personalul care va întocmi şi va actualiza fişele Registrului de riscuri al Direcţiei secretariat general şi protocol, precum şi consilierul de integritate;
26.
x) numeşte, prin dispoziţie, persoanele din structura Direcţiei secretariat general şi protocol responsabile de gestionarea tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidenţa Direcţiei secretariat general şi protocol;
27.
y) asigură măsurile pentru păstrarea în condiţii de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare şi verifică, trimestrial, modul lor de depozitare;
28.
z) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat şi petiţiilor la nivelul conducerii ministerului;
29.
aa) deschide petiţiile adresate de către cetăţeni conducerii ministerului, inclusiv cele marcate confidenţial/personal, le analizează şi le repartizează în funcţie de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată;
30.
bb) semnează, în numele conducerii ministerului, răspunsuri adresate petenţilor;
31.
cc) urmăreşte modul de organizare şi desfăşurare a activităţilor de primire a cetăţenilor în audienţă de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
32.
dd) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului şi stabileşte conţinutul şi planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicaţiile de specialitate;
33.
ee) analizează şi propune spre aprobare conţinutul buletinelor de informare şi documentare şi al sintezelor documentare;
34.
ff) urmăreşte şi coordonează activitatea de actualizare a informaţiilor pe pagina de intranet a Ministerului Afacerilor Interne;
35.
gg) urmăreşte respectarea normelor metodologice în ceea ce priveşte prelucrarea şi gestionarea arhivei aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;
36.
hh) urmăreşte activitatea de întocmire şi actualizare a Nomenclatorului arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne şi de gestionare a fondului arhivistic;
37.
ii) coordonează activitatea de protocol intern şi extern la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;
38.
jj) coordonează activitatea de relaţii consulare la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;
39.
kk) solicită Departamentului de informaţii şi protecţie internă efectuarea de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate şi autorizaţiei de acces la informaţii clasificate pentru angajaţii proprii şi din structuri subordonate;
40.
ll) aprobă listele cu personalul verificat şi avizat pentru lucrul cu informaţiile secrete de stat şi evidenţa deţinătorilor de certificate de securitate şi autorizaţii de acces şi le comunică la instituţiile abilitate să coordoneze activitatea şi controlul măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
41.
mm) propune actualizarea listei informaţiilor secrete de stat şi a termenelor de menţinere în nivelurile de secretizare şi o supune aprobării, potrivit legii;
42.
nn) stabileşte obiectivele, sectoarele şi locurile din zona de competenţă care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor secrete de stat şi le comunică la Departamentul de informaţii şi protecţie internă;
43.
oo) solicită asistenţă de specialitate Departamentului de informaţii şi protecţie internă pentru coordonarea activităţii şi controlarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor secrete de stat;
44.
pp) supune avizării Departamentului de informaţii şi protecţie internă programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi asigură aplicarea acestuia;
45.
qq) elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie fizică şi de protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate;
46.
rr) întocmeşte ghidul pe bază căruia se va realiza încadrarea corectă şi uniformă în nivelurile de secretizare a informaţiilor secrete de stat, în strictă conformitate cu legea, şi îl prezintă spre aprobare împuterniciţilor şi funcţionarilor superiori abilitaţi prin lege să atribuie nivelurile de secretizare;
47.
ss) asigură aplicarea şi respectarea regulilor generale privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea informaţiilor secrete de stat şi a interdicţiilor de reproducere şi circulaţie, în conformitate cu actele normative în vigoare;
48.
şş) comunică instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor, lista funcţiilor din subordine care necesită acces la informaţii secrete de stat;
49.
tt) la încheierea contractelor individuale de muncă, a contractelor de colaborare sau a convenţiilor de orice natură precizează obligaţiile ce revin părţilor pentru protecţia informaţiilor clasificate în interiorul şi în afara unităţii, în timpul programului şi după terminarea acestuia, precum şi la încetarea activităţii în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol;
50.
ţţ) asigură includerea funcţionarului de securitate în sistemul permanent de pregătire şi perfecţionare;
51.
uu) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecţia informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, şi controlează modul de respectare a acestora în Direcţia secretariat general şi protocol;
52.
vv) solicită fondurile necesare pentru implementarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, conform legii;
53.
ww) analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puţin semestrial, modul în care funcţionarul de securitate şi personalul autorizat asigură protecţia informaţiilor clasificate;
54.
xx) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate şi, pe baza acesteia, dispune măsuri în consecinţă, conform legii;
55.
yy) sesizează Departamentul de informaţii şi protecţie internă în legătură cu incidentele de securitate şi riscurile la adresa informaţiilor secrete de stat;
56.
zz) informează Departamentul de informaţii şi protecţie internă şi dispune efectuarea de cercetări şi, după caz, sesizează organele de urmărire penală în situaţia compromiterii informaţiilor clasificate;
57.
aaa) asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul direcţiei.
(2)
Responsabilităţi:
- de planificare: planificarea activităţii direcţiei
- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor
- de lucru cu publicul: -
- de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor direcţiei
- accesul la informaţii: secret de stat, nivelul "strict secret de importanţă deosebită"
CAPITOLUL 5:
E. Standarde de performanţă asociate postului
1.
Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin direcţiei şi postului pe care îl ocupă.
2.
Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete
3.
Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor, respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.
4.
Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia.
5.
Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale şi materiale aflate la dispoziţie.
6.
Mod de realizare: individual, prin delegare de competenţe către directorul adjunct sau către şefii de serviciu şi prin colectivele pe care le coordonează
CAPITOLUL 6:
1.
Ministrul afacerilor interne
Nume şi prenume ......................
Semnătura ...............
Data .............
2.
Secretar general
Nume şi prenume ......................
Semnătura ...............
Data .............
3.
Titularul postului - director
Nume şi prenume ......................
Semnătura ...............
Data .............
ANEXA nr. 4:
FIŞA POSTULUI
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Direcţia secretariat general şi protocol
FIŞA POSTULUI
CAPITOLUL 1:
A. Identificarea postului
1.
Compartimentul: Direcţia secretariat general şi protocol/Conducerea
2.
Denumirea postului: director adjunct
3.
Poziţia postului în statul de organizare: 2
4.
Relaţii:
a)
ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului şi direct secretarului general şi are în subordine serviciile dispuse de către directorul Direcţiei secretariat general şi protocol prin procedura delegării de competenţe;
b)
funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe;
c)
de control: control de specialitate asupra activităţii personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi, la nevoie, a altor structuri din componenţa ministerului;
d)
de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;
e)
de colaborare: cu directorii generali adjuncţi, directorii adjuncţi din structurile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii şi ale altor instituţii;
f)
de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, pe baza delegaţiei de reprezentare.
5.
Definirea sumară a atribuţiilor postului:
Planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, îndeplineşte atribuţiile funcţionarului de securitate la nivelul Direcţiei secretariat general şi protocol.
CAPITOLUL 2:
B. Cerinţele postului
1.
Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie
2.
Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef
3.
Pregătire:
3.1.
de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna;
3.2.
de specialitate: studii de maşter sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competenţă a Ministerului Afacerilor Interne;
3.3.
cunoştinţe în domeniile: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică;
3.4.
limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu.
4.
Experienţă:
4.1.
vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani;
4.2.
vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;
4.3.
vechime în funcţii de conducere: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne;
4.4.
perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni.
5.
Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să cunoască şi să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact, discreţie şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor
6.
Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situaţiilor-problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic
7.
Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere
8.
Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere
CAPITOLUL 3:
C. Condiţii specifice de muncă
1.
Locul de muncă:
2.
Programul de lucru:
3.
Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate.
4.
Condiţii deosebite de muncă:
- Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională
- Schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative
- Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne
- Nivel ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă
- Necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări
- Expunere la radiaţii electromagnetice, stres
5.
Riscuri implicate de post:
- Afecţiuni ale coloanei vertebrale
- Ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres
- Afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului
- Surmenaj, oboseală psihică
6.
Compensări: sporuri conform prevederilor legale
Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă.
CAPITOLUL 4:
D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului
(1)
Sarcini şi îndatoriri:
1.
a) îndeplineşte atribuţiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea direcţiei;
2.
b) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcţiei;
3.
c) coordonează activităţile de elaborare şi urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate şi managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competenţe;
4.
d) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe;
5.
e) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat şi ale secretarului general, după caz, conform dispoziţiei directorului;
6.
f) răspunde de conţinutul şi forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competenţe;
7.
g) monitorizează şi urmăreşte realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
8.
h) întocmeşte, din dispoziţia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;
9.
i) întocmeşte fişele de evaluare a activităţii profesionale desfăşurate de şefii acestor servicii;
10.
j) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;
11.
k) face propuneri privind concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe;
12.
l) răspunde de organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe;
13.
m) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile pentru care are delegare de competenţe;
14.
n) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, desfăşurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competenţe, pe domeniile specifice de activitate;
15.
o) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi întocmirea fişelor de autoevaluare;
16.
p) coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate;
17.
q) pune în aplicare şi verifică respectarea în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate şi a informaţiilor secrete de serviciu în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002*);
*) Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
18.
r) întocmeşte programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol, pe care îl supune spre avizare Departamentului de informaţii şi protecţie internă şi spre aprobare directorului. După aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia;
19.
s) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia;
20.
ş) colaborează cu Departamentul de informaţii şi protecţie internă, pe linia protecţiei informaţiilor clasificate;
21.
t) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora;
22.
ţ) consiliază conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate;
23.
u) informează conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol şi Departamentul de informaţii şi protecţie internă despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
24.
v) acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai Departamentului de informaţii şi protecţie internă, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;
25.
w) organizează, în colaborare cu Departamentul de informaţii şi protecţie internă, activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate;
26.
x) asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;
27.
y) actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;
28.
z) întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de Direcţia secretariat general şi protocol, pe clase şi niveluri de secretizare;
29.
aa) prezintă conducerii Direcţiei secretariat general şi protocol propuneri pentru stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul Departamentului de informaţii şi protecţie internă în realizarea acestor demersuri;
30.
bb) efectuează, cu aprobarea directorului Direcţiei secretariat general şi protocol, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol;
31.
cc) exercită atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii;
32.
dd) răspunde de implementarea şi asigurarea măsurilor de securitate în domeniul INFOSEC, conform normelor în vigoare;
33.
ee) pune la dispoziţia şefului Componentei de securitate pentru tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor lista cu certificatele de securitate/autorizaţiile de acces la informaţii clasificate deţinute de personalul Direcţiei secretariat general şi protocol;
34.
ff) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;
35.
gg) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;
36.
hh) ţine evidenţa lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea Ministerului Afacerilor Interne, conform rezoluţiilor;
37.
ii) asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de dialog social.
(2)
Responsabilităţi:
- de planificare: planificarea activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe
- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor
- de lucru cu publicul: -
- de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe
- accesul la informaţii: secret de stat, nivelul "strict secret de importanţă deosebită"
CAPITOLUL 5:
E. Standarde de performanţă asociate postului
1.
Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului pe care îl ocupă.
2.
Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete
3.
Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.
4.
Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia.
5.
Utilizarea resurselor: dispune de toate mijlocele legale aflate la dispoziţie.
6.
Mod de realizare: individual şi prin colectivele pe care le coordonează
CAPITOLUL 6:
1.
Secretar general,
Nume şi prenume .....................
Semnătura ...............
Data .............
2.
Avizat
Departamentul de informaţii şi protecţie internă
Director
Direcţia secretariat general şi protocol
Nume şi prenume ....................
Semnătura ...............
Data ....................
3.
Titularul postului - director adjunct
Direcţia secretariat general şi protocol
Nume şi prenume ....................
Semnătura ...............
Data .............
ANEXA nr. 5:
FIŞA POSTULUI
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Direcţia secretariat general şi protocol
Aprob.
Ministrul afacerilor interne,
....................
FIŞA POSTULUI
Nr. .........
CAPITOLUL 1:
I. Informaţii generale privind postul
SECŢIUNEA 1:
1.
Denumirea postului: director adjunct
2.
Nivelul postului: de conducere
3.
Scopul principal al postului: conducerea activităţii serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată
SECŢIUNEA 2:
Condiţii specifice pentru ocuparea postului
1.
Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna
2.
Perfecţionări (specializări): conform Legii nr.
188/1999
privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare: studii de masterat sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiilor sau în domeniul management
3.
Cunoştinţe de operare/programare pe calculator (necesitate şi nivel): operare Windows, Internet nivel bine
4.
Limbi străine (necesitate şi nivel de cunoaştere): nu este cazul
5.
Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare:
- bun organizator şi conducător;
- să cunoască şi să aplice principiile managementului modern;
- să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim;
- cunoştinţe psihosociologice;
- capacitate de evaluare, analiză şi sinteză;
- spirit de observaţie, simţ organizatoric;
- prestanţă;
- tact şi discernământ;
- abilitate de comunicare;
- spirit de echipă, bun negociator;
- spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor;
- abordare diplomatică a situaţiilor problemă;
- capacitate de motivare şi antrenare a personalului în rezolvarea activităţilor specifice;
- sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate;
- conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate;
- receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă;
- comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic
6.
Cerinţe specifice:
- Autorizaţie de acces la informaţiile clasificate din clasa secretelor de stat nivel strict secret de importanţă deosebită
- Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională
- Schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative
- Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne
- Nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă
- Necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări
- Expunere la radiaţii electromagnetice, stres
- Deplasări la sediul instituţiilor din ţară (inclusiv controale în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne din capitală sau din teritoriu)
7.
Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale):
- Contribuie la elaborarea planurilor strategice ale Direcţiei secretariat general şi protocol în concordanţă cu planurile strategice ale ministerului.
- Stabileşte un echilibru corect între imperativele operaţionale ale structurii pe care o conduce şi planurile strategice ale Direcţiei secretariat general şi protocol.
- Asigură comunicarea eficientă a misiunii, a planurilor strategice, a obiectivelor Direcţiei secretariat general şi protocol şi ale serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată.
- Stabileşte calendarul de activităţi, obiectivele-cheie, responsabilităţile şi perioadele de raportare pentru serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată.
- la decizii rapide, la momentul oportun, bazate pe argumente adecvate şi în concordanţă cu legea.
- Evaluează corect activitatea subalternilor şi ţine cont de efectele deciziilor sale asupra serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată.
- Îşi asumă responsabilitatea pentru deciziile sale.
- Îşi coordonează corect activitatea cu omologii, cu subordonaţii şi cu superiorii săi.
- Controlează, la nivel strategic, activitatea serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată şi îndeplinirea obiectivelor. Nu se implică personal în probleme delegate unui nivel inferior de responsabilitate, dar monitorizează rezultatele în funcţie de termenele şi obiectivele specifice ale planurilor strategice şi calendarului de activităţi. Nu acceptă calitatea slabă a activităţii subalternilor fără a interveni.
- Se asigură că tot personalul din subordine este corect instruit pentru responsabilităţile ce îi revin.
- Înţelege şi aplică politicile de resurse umane ale ministerului.
- Înţelege şi respectă standardele de etică ale ministerului.
SECŢIUNEA 3:
Atribuţii specifice postului
(A)
Sarcini şi îndatoriri:
1.
îndeplineşte atribuţiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol;
2.
acţionează pentru îndeplinirea sarcinilor care i-au fost repartizate direct de conducerea Ministerului Afacerilor Interne sau de directorul Direcţiei secretariat general şi protocol, potrivit competenţelor directe sau delegate;
a)
participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcţiei;
b)
coordonează activităţile de elaborare şi urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate şi managementului riscurilor de către serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată;
c)
monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată;
d)
verifică lucrările din mapele secretarilor de stat şi ale secretarului general, după caz, conform dispoziţiei directorului;
e)
răspunde de conţinutul şi forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată;
f)
monitorizează şi urmăreşte realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
g)
întocmeşte, din dispoziţia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;
h)
participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;
i)
face propuneri privind concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţii serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată;
j)
întocmeşte fişele de evaluare a activităţii profesionale desfăşurate de şefii acestor servicii;
k)
răspunde de organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului din serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată;
l)
efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile din sfera de competenţă directă sau delegată;
m)
coordonează activitatea de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, desfăşurată de personalul competent din serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată, pe domeniile specifice de activitate;
n)
controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată şi întocmirea fişelor de autoevaluare;
o)
urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;
p)
ţine evidenţa lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea Ministerului Afacerilor Interne, conform rezoluţiilor;
q)
asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de Dialog Social.
(B)
Responsabilităţi:
a)
de planificare: coordonează activitatea de elaborare a planurilor de măsuri şi activităţi legate de domeniul din sfera de competenţă directă sau delegată;
b)
de raportare: prezintă directorului rapoarte şi informări pe probleme de specialitate;
c)
de luare a deciziilor: la nivelul de competenţă proprie/permanent;
d)
accesul la informaţii, păstrarea şi confidenţialitatea acestora: autorizaţie de acces la informaţiile clasificate din clasa secretelor de stat nivel strict secret de importanţă deosebită.
SECŢIUNEA 4:
Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului
1.
Denumire: director adjunct
2.
Clasa:
3.
Gradul profesional: grad II
4.
Vechimea (în specialitate necesară): 3 ani
CAPITOLUL 2:
II. Sfera relaţională a titularului postului
SECŢIUNEA 1:
1.
Sfera relaţională internă:
a)
Relaţii ierarhice:
- este subordonat nemijlocit directorului Direcţiei secretariat general şi protocol;
- are în subordine nemijlocită şefii serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată;
- prin dispoziţie a directorului Direcţiei secretariat general şi protocol i se pot delega, potrivit prevederilor legale, competenţe şi responsabilităţi privind conducerea direcţiei.
b)
Relaţii funcţionale:
- conduce întreaga activitate a serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată;
- coordonează nemijlocit serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată;
- colaborează cu conducerile direcţiilor generale şi direcţiilor (similare) din aparatul central şi ale celorlalte instituţii sau unităţi aflate în subordinea ori coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, cu sau fără personalitate juridică, în scopul îndeplinirii atribuţiilor din domeniul din sfera de competenţă directă sau delegată;
- colaborează cu organismele de profil din instituţii ale administraţiei publice, în scopul îndeplinirii atribuţiilor din domeniile de competenţă ale direcţiei, în conformitate cu prevederile legale şi cu ordinele ministrului afacerilor interne.
c)
Relaţii de control:
- controlează activitatea serviciilor din sfera de competenţă directă sau delegată şi cărora le coordonează nemijlocit activitatea;
- controlează şi coordonează, pe linie de specialitate, activitatea structurilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu atribuţii în domeniul din sfera de competenţă directă sau delegata.
d)
Relaţii de reprezentare: reprezintă Direcţia secretariat general şi protocol în faţa conducerii Ministerului Afacerilor Interne, în raporturile cu celelalte unităţi ale ministerului, cu instituţii şi organisme din ţară şi străinătate, în baza delegaţiei de reprezentare.
2.
Sfera relaţională externă: nu este cazul.
3.
Limitele de competenţă: conform prevederilor Legii nr.
188/1999
, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
4.
Delegarea de atribuţii: funcţionarilor publici cu statut special şi personalului contractual din serviciile din sfera de competenţă directă sau delegată, în scopul realizării la timp şi eficient a obiectivelor propuse.
CAPITOLUL 3:
(1)
Întocmit de:
Numele şi prenumele ...................
Funcţia publică de conducere: director
Semnătura: ..................
Data întocmirii ...............
(2)
Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:
Numele şi prenumele ...................
Semnătura ...............
Data .............
(3)
Contrasemnează:
Numele şi prenumele ...................
Funcţia: secretar general
Semnătura ...............
Data .............
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 285 din data de 21 mai 2013