Nr. crt. | Standarde | Principalele cerinţe | Documente |
1. | Standardul 1 ETICA ŞI INTEGRITATEA | 1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, respectării şi aplicării de către întregul personal a reglementărilor cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor: 1.1.1. postarea pe reţelele informatice locale existente a Codului de conduită etică a personalului militar şi civil contractual din Ministerul Apărării Naţionale, aprobat prin Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004*, precum şi a altor coduri de conduită aplicabile în cadrul structurii, în funcţie de domeniul de activitate şi/sau de categoriile de personal existente; 1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, aplicabile în cadrul structurii; 1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei militare în armată; 1.1.4. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduită al funcţionarilor publici, republicată, prin ordin de zi pe unitate (OZU) a unui consilier de etică pentru funcţionarii publici din cadrul structurii, responsabil pentru consiliere etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită, precum şi desemnarea unui consilier de etică pentru cadre militare şi personalul contractual civil; 1.1.5. aducerea la cunoştinţă a problemelor disciplinare apărute la nivelul armatei, publicate în Buletinul Informativ al Armatei; 1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea şi actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese ale personalului de conducere şi ale funcţionarilor publici; 1.1.7. completarea fişelor posturilor cu atribuţii în ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor care pot afecta îndeplinirea obiectivelor; 1.1.8. asigurarea condiţiilor necesare personalului de a semnala neregularităţile apărute, astfel încât aceste semnalări să nu determine un tratament inechitabil şi discriminatoriu faţă de persoana în cauză; 1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea neregularităţilor semnalate, stabilirea şi aplicarea măsurilor care se impun (când este cazul). * Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a ţării şi securitate naţională. | - Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa întregului personal reglementările care guvernează comportamentul la locul de muncă (notificare e-mail, registrul privind prelucrarea ordinelor, tabel de luare la cunoştinţă etc.) - Ordinul de zi pe unitate - Declaraţiile de avere şi interese - Procedurile operaţionale - Fişele posturilor - Documentele cercetării (când este cazul) |
2. | Standardul 2 ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI | 2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii 2.2. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a documentelor actualizate privind misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii 2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuţiilor asociate posturilor în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora 2.4. Repartizarea tuturor atribuţiilor structurii, prevăzute de lege şi de normele interne, personalului din compunerea structurii, prin fişele posturilor 2.5. Actualizarea fişelor posturilor în vederea repartizării raţionale şi echilibrate a activităţilor/sarcinilor personalului 2.6. Întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile şi luarea măsurilor necesare pentru reducerea riscurilor asociate acestora | - Atribuţiile structurii - Fişele posturilor - Inventarul funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile - Inventarul activităţilor structurii |
3. | Standardul 3 COMPETENŢA, PERFORMANŢA | 3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii 3.2. Completarea fişelor posturilor cu date privind cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor 3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile de pregătire pe categorii de personal (cursuri necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuţiilor funcţionale) şi modul de aplicare a nevoilor de pregătire 3.4. Elaborarea şi realizarea de programe de pregătire profesională a personalului, de către structurile de specialitate, conform nevoilor de perfecţionare identificate | - Planul de pregătire a noilor angajaţi - Tabelul cu nevoile de pregătire pe categorii de personal - Documentaţia care atestă ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii - Procedurile operaţionale |
4. | Standardul 4 STRUCTURA ORGANIZATORICĂ | 4.1. Actualizarea şi păstrarea în conformitate cu normele specifice în domeniu a statului de organizare al structurii 4.2. Asigurarea corespondenţei dintre statul de organizare al structurii, registrul de evidenţă pe funcţii şi fişele postului 4.3. Stabilirea în scris a competenţelor şi a responsabilităţilor delegate, precum şi a limitelor acestora 4.4. Asumarea responsabilităţii de către personalul delegat, confirmată prin semnătură 4.5. Înscrierea în fişa postului a activităţii delegate | - Statul de organizare al structurii - Diagramele de relaţii - Ordinul de zi pe unitate sau extrasul din acesta - Fişele posturilor |
5. | Standardul 5 OBIECTIVE | 5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi a celor specifice ale structurii, conform actelor normative în domeniu, în funcţie de resursele avute la dispoziţie, având termene de realizare şi indicatori de performanţă ataşaţi 5.2. Elaborarea inventarului activităţilor structurii 5.3. Stabilirea activităţilor individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor structurii 5.4. Formularea, în cadrul şedinţelor de lucru, a ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor 5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor | - Inventarul activităţilor structurii - Planul cu principalele activităţi |
6. | Standardul 6 PLANIFICAREA | 6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului 6.2. Elaborarea şi aprobarea documentelor de planificare şi conducere în funcţie de obiectivele structurii 6.3. Actualizarea planurilor/programelor în funcţie de schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare 6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor şi activităţilor structurii cu cele ale altor structuri, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora 6.5. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul structurilor, cât şi între structuri, în vederea coordonării eficiente a activităţilor desfăşurate, pentru îndeplinirea obiectivelor | - Planul cu principalele activităţi şi/sau alte documente de planificare (directive, strategii etc.) - Planul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii (Programul de pregătire/instruire a personalului) - Programul anual al achiziţiilor publice - Planul de mentenanţă - Proiectul de buget - Diagramele de relaţii - Procedurile de sistem/operaţionale |
7. | Standardul 7 MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR | 7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări despre activitatea structurii de către comandantul/şeful acesteia 7.2. Monitorizarea activităţilor în vederea îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de performanţă 7.3. Evaluarea performanţelor de către comandantul/şeful structurii 7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc modificări ale ipotezelor/premiselor şi, implicit, a obiectivelor | - Rapoartele de activitate - Analiza stării structurii - Fişele de apreciere de serviciu anuale - Planul cu principalele activităţi |
8. | Standardul 8 MANAGEMENTUL RISCULUI | 8.1. Identificarea şi evaluarea/reevaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor şi activităţilor structurii care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor 8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor 8.3. Întocmirea şi actualizarea Registrului de riscuri la nivelul structurii | - Procesul-verbal de analiză a riscurilor - Registrul de riscuri |
9. | Standardul 9 PROCEDURI | 9.1. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale 9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale şi aducerea lor la cunoştinţă persoanelor cu atribuţii în domeniu 9.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul ministerului 9.4. Identificarea activităţilor/acţiunilor/proceselor care necesită reevaluări sau noi proceduri 9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei 9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale în format electronic de către secretariatul comisiei 9.7. Modificarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale, ca urmare a disfuncţiilor constatate pe parcursul derulării activităţilor 9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor, potrivit legii 9.9. Exercitarea de persoane diferite a funcţiilor de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor 9.10. Întocmirea de documente înainte de efectuarea operaţiunilor, în situaţia unor circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente | - Inventarul activităţilor structurii - Procedurile de sistem/operaţionale - Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale - Atribuţiile structurii - Fişele posturilor - Diagramele de relaţii - Documente justificative |
10. | Standardul 10 SUPRAVEGHEREA | 10.1. Implementarea şi evaluarea eficacităţii mijloacelor de control şi supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor stabilite 10.2. Comunicarea atribuţiilor, a responsabilităţilor şi a limitelor de competenţă atribuite fiecărui salariat 10.3. Efectuarea evaluării periodice a activităţii întregului personal 10.4. Verificarea şi aprobarea rezultatelor muncii obţinute în diverse etape de realizare a operaţiunii 10.5. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor 10.6. Definirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controalelor | - Procedurile de sistem/operaţionale - Fişele de apreciere de serviciu anuale - Planul de control - Documente rezultate în urma executării controlului |
11. | Standardul 11 CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII | 11.1. Asigurarea continuităţii activităţilor la nivelul fiecărei microstructuri în parte, prin întocmirea unui inventar al situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi al măsurilor care să prevină apariţia lor 11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe funcţiile disponibile la plecarea personalului din structură 11.3. Asigurarea existenţei de contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare 11.4. Asigurarea existenţei de contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare | - Inventarul situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi al măsurilor care să prevină apariţia lor - Ordinul de zi pe unitate prin care se numeşte înlocuitorul la comandă al persoanelor cu funcţii de conducere la plecarea acestora în concedii, misiuni etc. - Procedurile de sistem/operaţionale - Contractele de achiziţii - Contractele de service |
12. | Standardul 12 INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | 12.1. Stabilirea tipurilor de informaţii şi a nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite 12.2. Stabilirea unui flux informaţional (diagramă de relaţii) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în relaţiile cu exteriorul structurii 12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă şi externă care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor 12.4. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare | - Diagrama de relaţii - Procedurile de sistem/operaţionale - Buletinul Informativ al Armatei - Pagina de internet proprie |
13. | Standardul 13 GESTIONAREA DOCUMENTELOR | 13.1. Organizarea expedierii/primirii, a depozitării şi a lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu şi transpunerea acestor operaţiuni în proceduri operaţionale 13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc. 13.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare | - Procedurile de sistem/operaţionale - Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa întregului personal reglementările cu privire la corespondenţă şi arhivare (notificare e-mail, registrul privind prelucrarea ordinelor, tabel de luare la cunoştinţă etc.) |
14. | Standardul 14 RAPORTAREA CONTABILĂ ŞI FINANCIARĂ | 14.1. Elaborarea/Actualizarea procedurilor contabile în concordanţă cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil 14.2. Executarea controalelor pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor şi procedurilor contabile, precum şi a prevederilor normative aplicabile domeniului financiar-contabil şi al controlului intern | - Planul de control intern în domeniul financiar-contabil - Procedurile de sistem/operaţionale - Rapoarte/Acte de verificare - Situaţiile financiare anuale |
15. | Standardul 15 EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL | 15.1. Realizarea, anual, a operaţiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial la nivelul structurii prin întocmirea de raportări şi informări/situaţii centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu 15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern/managerial | - Situaţiile centralizatoare semestriale/anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial - Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial - Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării - Raportul asupra sistemului de control intern/managerial |
16. | Standardul 16 AUDITUL INTERN | 16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al structurii 16.2. Asigurarea evaluării independente şi obiective a sistemului de control intern/managerial, de către structura de audit intern 16.3. Finalizarea acţiunilor auditorului intern prin rapoarte de audit, în care se enunţă punctele slabe identificate în sistem şi se formulează recomandări pentru eliminarea acestora 16.4. Dispunerea de către comandantul/şeful structurii a măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de audit, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern | - Documentele misiunii de audit |