NORME METODOLOGICE din 25 septembrie 2012 privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor
CAPITOLUL I: Dispoziţii generale
Art. 1
(1)Conducătorilor unităţilor Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumite în continuare unităţi, le revine obligaţia organizării inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii cu respectarea prevederilor Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 şi a prezentelor norme metodologice.
(2)Conducătorii unităţilor, conducătorii compartimentelor financiar-contabile şi logistice din unităţi au următoarele obligaţii:
a)să asigure folosirea bunurilor materiale în conformitate cu prevederile regulamentelor şi normativelor tehnice în vigoare;
b)să ia toate măsurile pentru organizarea raţională a circuitului bunurilor materiale, a transportului, depozitării, conservării şi manipulării, astfel încât să se prevină degradarea, distrugerea sau sustragerea acestora;
c)să dispună efectuarea întreţinerii, reviziilor şi reparaţiilor la bunurile materiale, potrivit normativelor tehnice în vigoare;
d)să urmărească ţinerea corectă a evidenţei tehnic-operative şi contabile cantitativ-valorice a bunurilor materiale;
e)să efectueze controale privind depozitarea, conservarea, întreţinerea, evidenţa şi folosirea raţională a bunurilor materiale.
(3)În înţelesul prezentelor norme metodologice, conducători ai compartimentelor logistice din unităţi sunt consideraţi inclusiv conducătorii compartimentelor de comunicaţii şi informatică.
Art. 2
Inventarierea reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor patrimoniale, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Art. 3
Inventarierea are drept scop stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor patrimoniale de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, precum şi a bunurilor materiale aparţinând altor unităţi, persoane juridice sau fizice şi care temporar se află în păstrarea unităţii în custodie, comodat, închiriate, pentru reparare şi prelucrare ori sub orice altă formă prevăzută de lege.
CAPITOLUL II: Organizarea inventarierii bunurilor materiale
Art. 4
(1)Unităţile au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării acestora, de regulă cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, precum şi în cazul fuzionării sau încetării activităţii, potrivit legii.
(2)Inventarierea patrimoniului poate fi efectuată şi în următoarele situaţii:
a)cu prilejul reorganizării gestiunilor;
b)ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c)la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului sau a altor organe prevăzute de lege;
d)după incendii, inundaţii sau alte calamităţi naturale ori evenimente neprevăzute, în urma cărora s-au produs pagube, precum şi în caz de furturi, delapidări, degradări de bunuri;
e)ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
f)cu ocazia reorganizării unităţilor în baza unor acte normative;
g)în alte cazuri prevăzute de lege.
(3)Inventarierile menţionate la alin. (2) lit. a), b) şi e)-f) se execută integral, iar cele de la alin. (2) lit. c) şi d) se execută integral sau parţial, după cum stabilesc organele care au dispus inventarierea.
(4)În anumite situaţii, altele decât cele prevăzute la alin. (1)-(3), bunurile materiale se verifică şi prin sondaj, procentul de verificare urmând a se stabili de conducătorul unităţii sau organul de control care a dispus efectuarea inventarierii.
Art. 5
(1)Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale face parte din ansamblul lucrărilor de încheiere a exerciţiului financiar şi se execută în perioada 1 octombrie-31 decembrie.
(2)În cazul în care în cursul anului s-a efectuat inventarierea tuturor elementelor patrimoniale dintr-o gestiune, operaţiunea de inventariere poate fi asimilată inventarierii anuale, cu aprobarea ordonatorului de credite, iar în registrul-inventar se înscrie valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere, actualizată cu valoarea intrărilor şi ieşirilor de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.
(3)Termenele de efectuare a inventarierii patrimoniului în unităţi sunt prezentate în anexă.
(4)Perioadele efectuării lucrărilor de inventariere se stabilesc astfel încât să fie posibilă înregistrarea şi reflectarea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale.
Art. 6
(1)Pentru executarea acţiunii de inventariere, conducătorii unităţilor numesc comisii de inventariere la propunerea contabilului-şef/conducătorului compartimentului financiar-contabil şi a adjunctului conducătorului pentru logistică/similari prin dispoziţie/ordin de zi pe unitate, în care se menţionează componenţa comisiei, numele preşedintelui fiecărei comisii, modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a operaţiunii, precum şi dacă inventarierea este integrală sau parţială. De asemenea, în dispoziţie/ordin de zi pe unitate se menţionează obligativitatea instruirii comisiilor de inventariere cu privire la:
a)cunoaşterea actelor normative care reglementează inventarierea;
b)modul de lucru al comisiei de inventariere;
c)documentele care se întocmesc şi modul de valorificare a rezultatelor inventarierii.
(2)Instructajul comisiilor de inventariere se efectuează de către contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil împreună cu adjunctul conducătorului pentru logistică/similari şi se consemnează într-un proces-verbal semnat de toţi membrii comisiilor, contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil şi adjunctul conducătorului pentru logistică/similari. Instructajul conţine în mod obligatoriu precizări referitoare la modul de evaluare a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.
(3)Pentru inventarierea patrimoniului aflat în administrarea ordonatorului principal de credite, comisia centrală de inventariere se numeşte prin dispoziţie a secretarului general al ministerului, la propunerea directorilor generali ai Direcţiei generale financiare şi Direcţiei generale logistică, iar subcomisiile de inventariere se numesc prin dispoziţii ale conducătorilor direcţiilor centrale de resortul cărora sunt elementele patrimoniale supuse inventarierii.
(4)Instructajul subcomisiilor de inventariere prevăzute la alin. (3) se efectuează de către comisia centrală de inventariere.
(5)În cazul unităţilor care nu dispun de structuri logistice, comisia şi, după caz, subcomisiile de inventariere se numesc prin ordin/dispoziţie zilnică al/a conducătorilor acestora. Subcomisiile de inventariere se compun din personal al unităţii şi persoane desemnate de unitatea care asigură suportul logistic. Instructajul comisiilor/subcomisiilor de inventariere se efectuează de către contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii, împreună cu adjunctul conducătorului pentru logistică/similar din cadrul unităţii care asigură suportul logistic.
(6)În cazul schimbării unui membru al unei comisii de inventariere din motive bine justificate, acesta se înlocuieşte cu altă persoană având aceeaşi specialitate sau similară, prin dispoziţie/ordin de zi pe unitate. Comisiile de inventariere se constituie pe compartimente/profiluri de activitate sau pe unitate când gestiunile mai multor compartimente sunt ţinute de o singură persoană ori volumul materialelor ce fac obiectul inventarierii este redus.
(7)În cazul în care volumul materialelor din unitate sau dintr-un compartiment este mare, se pot constitui comisii de inventariere pe gestiuni.
(8)În cazul gestiunilor dispersate teritorial, unde, din cauza numărului insuficient de persoane care îşi desfăşoară activitatea, nu se pot numi comisii de inventariere din rândul personalului propriu, din comisiile de inventariere pot face parte şi persoane din cadrul altor structuri ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, numite prin dispoziţie a conducătorilor acestor structuri, la solicitarea conducătorului structurii din al cărei patrimoniu fac parte gestiunile în cauză.
Art. 7
(1)Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde ordonatorul de credite hotărăşte că este cazul, de către o comisie centrală numită prin aceeaşi/acelaşi dispoziţie/ordin de zi pe unitate, formată din contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil, adjunctul conducătorului pentru logistică/similari şi alţi şefi de compartimente din unitate. Comisia centrală de inventariere are ca sarcină să organizeze, să îndrume, să supravegheze, să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere şi să centralizeze rezultatele inventarierii într-un proces-verbal care să asigure, alături de listele de inventariere, consemnarea rezultatelor inventarierii în registrul-inventar.
(2)Constituirea comisiei centrale de inventariere este obligatorie în cazul în care există gestiuni dispersate teritorial.
(3)Instructajul comisiilor de inventariere se asigură de comisia centrală de inventariere, pe bază de proces-verbal, semnat atât de membrii comisiei centrale, cât şi de toţi membrii comisiilor de inventariere.
Art. 8
(1)Comisiile de inventariere se compun din cel puţin două persoane, din care una îndeplineşte funcţia de preşedinte al comisiei. De regulă, în comisii se numesc persoane cu pregătire de specialitate tehnică şi economică, în funcţie de specificul bunurilor materiale supuse inventarierii.
(2)Gestionarii sau înlocuitorii lor legali nu pot fi numiţi în comisiile de inventariere. Ei sunt obligaţi să participe la efectuarea operaţiunilor de inventariere, pentru a prezenta bunurile materiale şi a da explicaţiile necesare. Contabilul care ţine evidenţa gestiunii nu poate face parte din comisia de inventariere a gestiunii respective, dar poate participa la efectuarea operaţiunilor de inventariere.
(3)Pentru inventarierea lucrărilor de investiţii neterminate, în componenţa comisiei este numit în mod obligatoriu şi dirigintele de şantier.
Art. 9
În cazul când gestionarul lipseşte, comisia de inventariere sigilează încăperea/încăperile în care se păstrează bunurile materiale şi informează conducătorul unităţii, care are obligaţia să informeze de îndată, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixată pentru începerea operaţiunii de inventariere. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se pot prezenta la locul, data şi ora fixată, comisia execută inventarierea în prezenţa unei persoane numite prin dispoziţia zilnică/ordinul conducătorului unităţii, care să îl reprezinte pe gestionar ori să preia gestiunea acestuia.
Art. 10
Membrii comisiilor de inventariere au următoarele obligaţii:
a)să cunoască şi să aplice întocmai prevederile prezentelor norme metodologice, dispoziţiile tehnice emise de unităţile centrale cu atribuţii logistice referitoare la activitatea de inventariere, precum şi dispoziţiile legale referitoare la efectuarea cercetării administrative;
b)să îşi desfăşoare activitatea în plen şi să verifice existenţa bunurilor materiale aflate în folosinţă şi a celor din depozite prin numărare, cântărire, măsurare şi alte metode, în vederea determinării exacte a cantităţilor;
c)să stabilească dacă bunurile materiale îndeplinesc condiţiile legale pentru a fi scoase din funcţiune, declasate şi casate;
d)să folosească aparate şi instrumente de măsurat şi cântărit verificate de către organele specializate de metrologie;
e)să întocmească documentele de inventariere în mod corect şi la timp şi să le prezinte conducătorului unităţii pentru aprobare;
f)să aplice coeficienţii de perisabilitate la bunurile materiale la care s-au înregistrat minusuri;
g)să efectueze reevaluarea activelor fixe inventariate atunci când valoarea justă a acestora diferă semnificativ de valoarea contabilă şi să propună ajustări pentru depreciere în cazul activelor fixe corporale, activelor fixe necorporale, stocurilor şi creanţelor inventariate, atunci când este cazul.
CAPITOLUL III: Executarea inventarierii patrimoniului
Art. 11
(1)Pentru buna desfăşurare a operaţiunilor de inventariere, ordonatorilor de credite, şefilor de compartimente şi gestionarilor le revine obligaţia să asigure condiţii corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
a)organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe surse de finanţare, sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
b)ţinerea la zi a evidenţei tehnic-operative la gestiunile de valori materiale şi a celei contabile cantitativ-valorice şi efectuarea lunară a confruntării datelor din aceste evidenţe;
c)asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază;
d)asigurarea dotării comisiilor de inventariere cu formulare şi rechizite, precum şi punerea la dispoziţia acestora a instrumentelor de măsură şi control pentru efectuarea măsurătorilor şi determinărilor calitative necesare;
e)asigurarea comisiei de inventariere cu tehnică de calcul şi cu un sigiliu;
f)asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;
g)asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor şi a altor mijloace de acces de la magazii, depozite, gestiuni etc.
(2)După primirea dispoziţiei/ordinului de zi pe unitate, preşedintele comisiei de inventariere preia listele de inventariere de la contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil semnate de către acesta spre neschimbare, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii în vederea efectuării inventarierii faptice.
Art. 12
(1)Comisia de inventariere execută lucrările în plen.
(2)Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:
a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere, ia declaraţia scrisă de la gestionar, din care să rezulte dacă:
(i)gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
(ii)în afara bunurilor entităţii respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;
(iii)are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă;
(iv)are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit documentele aferente;
(v)a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
(vi)deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
(vii)are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; gestionarul menţionează în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune;
b)identifică toate locurile în care există valori materiale sau băneşti ce urmează a fi inventariate;
c)asigură închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerupe acţiunea de inventariere şi se părăseşte gestiunea;
d)barează şi semnează, după ultima operaţiune, fişele de magazie sau fişele de evidenţă tehnic-operativă în cazul inventarierii bunurilor aflate în folosinţă, menţionând data la care s-a efectuat inventarierea;
e)vizează documentele care privesc intrări şi ieşiri de valori materiale aferente perioadei supuse inventarierii, neînregistrate şi dispune înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate;
f)solicită conducătorului unităţii şi gestionarului sistarea pe cât posibil a operaţiunilor de primire-eliberare a valorilor materiale şi băneşti gestionate;
g)verifică numerarul din casierie/aflat asupra casierilor mandatari şi stabileşte suma încasărilor din ziua curentă, solicitând, dacă este cazul, depunerea numerarului la casieria entităţii.
(3)Declaraţia prevăzută la alin. (2) lit. a) se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere. Semnarea declaraţiei de către gestionar se face în faţa comisiei de inventariere.
(4)Dacă în timpul inventarierii au loc intrări şi ieşiri de bunuri în/din gestiune, aceste operaţiuni se efectuează numai în prezenţa comisiei de inventariere, iar pe documentele de intrare-ieşire se înscrie menţiunea "primit/eliberat în timpul inventarierii".
Art. 13
(1)Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile de acces.
(2)La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar întocmindu-se un proces-verbal de constatare, care se semnează de comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
(3)Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fişete, casete, dulapuri, încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către preşedintele comisiei.
(4)Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada acesteia se afişează la loc vizibil.
Art. 14
(1)Inventarierea anuală a disponibilităţilor în lei şi în valută din casieria unităţii se efectuează în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din contabilitate.
(2)Plusul de casă constatat cu ocazia inventarierii casieriei se virează la bugetul de stat.
(3)Disponibilităţile aflate în conturi la trezorerie sau la bănci se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitate în acest scop, se solicită unităţilor bancare şi de trezorerie să aplice ştampila oficială pe ultimele extrase de cont cu care se închide exerciţiul financiar la 31 decembrie.
(4)Formularele cu regim special se înscriu în listele de inventariere în ordinea seriilor şi numerotării, pentru a se putea stabili cu uşurinţă integritatea acestora.
(5)Mărcile poştale, timbrele fiscale, tichetele de călătorie şi altele asemenea se înscriu în listele de inventariere la valoarea nominală.
(6)Bonurile valorice de carburant auto se înscriu în listele de inventariere la valoarea nominală, corespunzător numărului carnetelor, seriilor şi numerelor acestora.
(7)Odată cu inventarierea anuală a patrimoniului se inventariază şi creanţele potenţiale înregistrate în afara bilanţului, existente sub forma scrisorilor de garanţie bancară, contractelor de asigurare tip casco şi altora asemenea, bunurile materiale aparţinând terţilor şi bunurile din camera de corpuri delicte, întocmindu-se liste de inventariere separate.
Art. 15
(1)Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi se verifică şi se confirmă pe baza extraselor de cont (cod 14-6-3) ale soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de debitori, clienţi, furnizori şi creditori care deţin ponderea în totalul soldurilor acestor conturi sau punctajelor reciproce.
(2)Atât pentru creanţele neîncasate la termen, datoriile restante, cât şi pentru celelalte elemente patrimoniale de activ şi de pasiv aflate la terţi sau în relaţie cu aceştia, cu ocazia inventarierii se verifică realitatea soldurilor conturilor respective întocmindu-se cereri de confirmare care se ataşează la listele respective, după primirea confirmării. Neprimirea răspunsului în termen de 5 zile de la data solicitării se consideră confirmare.
(3)Pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc situaţii analitice distincte.
Art. 16
(1)Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Fac excepţie muniţiile şi alte bunuri aflate în ambalaje originale, intacte, sigilate de producător, ale căror cantităţi se determină pe baza datelor înscrise pe ambalaje.
(2)Pentru inventarierea faptică se utilizează listele de inventariere cod 14-3-12, întocmite distinct pe activitatea curentă şi cea de mobilizare, pe surse de finanţare, iar în cadrul acestora, pe gestiuni, responsabili, locuri de folosinţă, grupe de bunuri şi conturi aferente. Listele se întocmesc într-un singur exemplar şi se completează în prealabil de către compartimentul financiar-contabil cu informaţiile privind gestiunea, denumirea bunurilor/codul/numărul de inventar, cantităţile scriptice şi preţul/valoarea contabilă.
(3)Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice, determină diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează listele de inventariere cu datele rezultate în urma inventarierii.
Art. 17
(1)Pentru lichidele păstrate în vase, recipienţi cu forme neregulate, la care nu se pot stabili cantităţile efective prin măsurare sau transvazare, acestea se determină în funcţie de volum, densitate, compoziţie, temperatură ori de alte mărimi fizice. Atunci când situaţia impune, operaţiunile de determinare a volumului sau a cantităţilor se completează cu verificarea conţinutului vaselor prin scoaterea de probe care se constată organoleptic, prin măsurători, probe etalon sau analize de laborator.
(2)Materialele de masă precum cimentul, oţelul beton, produsele de carieră şi balastieră, materialele şi produsele agricole ori alte produse, a căror inventariere prin cântărire şi măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea acestora, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.
(3)Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate, pentru a nu se întârzia consumul imediat al acestora.
(4)Pentru bunurile materiale de la alin. (1) şi (2) se menţionează în listele de inventariere modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Art. 18
Bunurile materiale aflate asupra angajaţilor se inventariază şi se trec în liste separate, iar persoanele care răspund de păstrarea lor confirmă sub semnătură, pe fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă, existenţa şi integritatea bunurilor. Bunurile materiale în folosinţă se inventariază în liste şi situaţii desfăşurătoare întocmite separat pe locuri de folosinţă, responsabili etc. Datele din situaţiile desfăşurătoare se centralizează şi apoi se preiau în listele de inventariere în vederea comparării cu evidenţa tehnic-operativă, precum şi cu evidenţa contabilă cantitativ-valorică.
Art. 19
(1). Bunurile materiale aparţinând altor unităţi, închiriate, achiziţionate în leasing, luate în custodie, comodat, primite spre prelucrare sau deţinute/folosite sub alte forme, se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare.
(2)O copie a listelelor de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie, primite pentru reparat sau transformat, se trimite unităţii care le are în proprietate ori administrare în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul/administratorul bunurilor să comunice eventualele neconcordanţe în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea listelor de inventariere. Neprimirea răspunsului privind soldurile conturilor respective nu reprezintă confirmare tacită.
Art. 20
(1)Se întocmesc liste de inventariere separate şi pentru:
a)bunurile aflate la alte unităţi în custodie, închiriate, la reparatori sub alte forme sau la diverşi deţinători care execută misiuni în afara ţării;
b)utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări;
c)bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare, comenzile pentru executare de lucrări în curs, abandonate ori sistate;
d)animale de serviciu;
e)bunurile reprezentând patrimoniul public al statului;
f)lucrările de investiţii şi reparaţii capitale, dezvoltări şi modernizări aflate în curs de execuţie, precum şi cele sistate, arătându-se actul de aprobare, cauzele sistării şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări;
g)lucrările de proiectare, expertizare şi cercetare ştiinţifică neterminate;
h)stocul de mobilizare, produsele din rezerva de stat sau din rezervele proprii ale instituţiei;
i)investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, pentru care nu s-a efectuat recepţia finală.
(2)Bunurile materiale aflate în curs de prelucrare, transformare, reparare, precum şi cele păstrate pe locuri de folosinţă sau pe persoane se inventariază similar gestiunilor, întocmindu-se situaţii desfăşurătoare pe responsabili, comenzi etc., după caz.
(3)Listele de inventariere întocmite pentru bunurile din domeniul public al statului se completează cu următoarele date referitoare la bunurile inventariate:
a)codul de clasificare conform clasificării oficiale;
b)regimul juridic şi titlul de deţinere;
c)numărul de identificare atribuit de către Ministerul Finanţelor Publice.
(4)Bunurile materiale propuse pentru scoatere din funcţiune/declasare şi casare se înscriu şi în liste întocmite distinct, după identificarea acestora prin inventariere faptică şi constatarea de către comisia de inventariere a îndeplinirii condiţiilor care justifică scoaterea din funcţiune/declasarea şi casarea.
Art. 21
(1)Mijloacele fixe şi obiectele de inventar, care sunt scoase în afara unităţii pe o perioadă îndelungată ce se poate suprapune cu perioada inventarierii, se inventariază înaintea ieşirii din unitate, precum şi anual, prin confirmări scrise din partea utilizatorilor/deţinătorilor.
(2)Inventarierea bunurilor materiale distribuite individual personalului pe timpul misiunilor internaţionale se realizează, în ţară, de către unitatea care le deţine în patrimoniu, la începerea şi terminarea misiunii.
(3)În cadrul inventarierilor periodice prevăzute de legislaţia naţională, bunurile materiale distribuite individual personalului pe timpul misiunilor internaţionale se inventariază doar scriptic.
(4)Bunurile materiale aflate în folosinţa ataşaţilor de afaceri interne/ofiţerilor de legătură se inventariază anual pe bază de confirmări scrise din partea acestora.
Art. 22
Clădirile şi terenurile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate sau pe baza documentelor care atestă luarea în administrare şi a evidenţei de cadastru, prin inspectarea şi compararea constatărilor cu datele prevăzute în documentele respective.
Art. 23
(1)Bunurile materiale a căror evidenţă se ţine şi pe serii se inventariază nominal, pe fiecare serie în parte, în cadrul grupelor, sistemelor şi mărcilor respective.
(2)Bunurile materiale care se dau în consum în funcţie de anul de fabricaţie sau termenul de valabilitate (alimente, medicamente, muniţii, stoc de mobilizare) se inventariază pe loturi şi ani de fabricaţie, respectiv pe termene de păstrare şi valabilitate.
(3)Bunurile materiale la care evidenţa se ţine pe complete se înscriu ca atare în documentele de inventariere, făcându-se menţiunea că s-a verificat existenţa faptică integrală a componentelor constând în piese, accesorii, truse şi altele asemenea, conform inventarului completului.
Art. 24
Inventarierea lucrărilor de investiţii, reparaţii capitale, modernizări, dezvoltări, extinderi şi altele asemenea aflate în curs de execuţie la clădiri, instalaţii, maşini, utilaje, mijloace de transport etc. se face prin înscrierea în liste de inventariere distincte a denumirii acestora, menţionarea valorii de deviz, descrierea amănunţită a stadiului realizării şi menţionarea valorii lucrărilor realizate conform documentaţiilor întocmite în acest sens.
Art. 25
(1)Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa şi dacă are obiecţii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se menţionează în procesul-verbal de inventariere.
(2)Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
(3)În cazul gestiunilor colective, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de gestionarul predător, cât şi de cel primitor.
Art. 26
(1)Inventarierea faptică a patrimoniului unităţilor se consemnează în documentele de inventariere prin înscrierea în acestea a bunurilor materiale inventariate, fără spaţii sau ştersături, prin înscriere cu cerneală ori pix, sau cu ajutorul echipamentelor informatice. În urma verificării existenţei faptice, elementele patrimoniale de natura bunurilor materiale inventariate se înscriu în formularul "Lista de inventariere" cod 14-3-12.
(2)Inventarierea elementelor patrimoniale, altele decât cele de natura bunurilor materiale, se face prin înscrierea acestora în situaţii analitice distincte care se totalizează în vederea justificării soldurilor conturilor sintetice în care acestea sunt reflectate şi care se preiau în registrul-inventar cod 14-1-2.
Art. 27
Inventarierea bunurilor din patrimoniul cultural naţional se face în condiţiile şi la termenele stabilite prin norme emise de Ministerul Culturii şi Patrimoniului Naţional, iar a documentelor specifice bibliotecilor, în condiţiile şi la termenele stabilite prin legea bibliotecilor.
Art. 28
(1)Mijloacele tehnice şi celelalte bunuri materiale existente la stocul de mobilizare se inventariază conform prevederilor prezentelor norme şi reglementărilor de linie emise de Direcţia generală management operaţional.
(2)Documentele din Fondul arhivistic naţional se inventariază numai cantitativ, conform reglementărilor şi procedurilor interne.
(3)Fondurile operative, bunurile achiziţionate din aceste fonduri şi bunurile din camera de corpuri delicte se inventariază pe baza reglementărilor interne specifice.
CAPITOLUL IV: Stabilirea rezultatelor inventarierii
Art. 29
(1)Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnic-operativă.
(2)Înainte de efectuarea comparării se procedează la o analiză a stocurilor consemnate în documentele de evidenţă tehnic-operativă, în scopul punerii de acord a acestora cu stocurile şi soldurile aferente din evidenţa contabilă analitică pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie se corectează operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii.
Art. 30
(1)Pentru toate plusurile, lipsurile, deprecierile de bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de valabilitate a bunurilor sau de prescripţie a creanţelor, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării acestora.
(2)Plusurile şi minusurile se înregistrează în evidenţa contabilă şi tehnic-operativă, fără a se face alte compensări decât cele conforme cu prevederile legale şi cu aprobarea conducătorului unităţii. Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă.
Art. 31
(1)Rezultatele inventarierii, consemnate în listele de inventariere şi confirmate prin semnătură de contabilitate pe baza stocurilor scriptice pe fiecare gestiune în parte, se preiau în procesul-verbal de inventariere, care trebuie să conţină în mod obligatoriu următoarele elemente:
a)perioada şi gestiunile inventariate;
b)persoanele care au efectuat inventarierea, numărul şi data actului de desemnare a acestora;
c)plusurile şi minusurile constatate, cauzele producerii şi persoanele vinovate;
d)propunerile de compensări şi scăzămintele;
e)propunerile de scoatere din funcţiune, declasare şi casare;
f)bunurile depreciate, atipice, cu mişcare lentă sau fără mişcare, şi cele supranecesare;
g)creanţele şi datoriile unităţii;
h)propunerile comisiei privind modul de valorificare a rezultatelor inventarierii;
i)constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii bunurilor din patrimoniu;
j)diferenţele constatate între evidenţele unităţii şi inventarul bunurilor aparţinând domeniului public al statului în ceea ce priveşte valoarea înregistrată în evidenţa contabilă şi descrierea tehnică a imobilelor aflate în domeniul public al statului şi administrarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi propunerile de modificare a inventarului, acolo unde este cazul.
(2)Procesul-verbal de inventariere se întocmeşte în două exemplare, se semnează de membrii comisiei şi de gestionari, se avizează de adjunctul conducătorului pentru logistică/similari, contabilul-şef/conducătorul compartimentului financiar-contabil şi reprezentantul compartimentului juridic şi se prezintă, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, conducătorului unităţii care are calitatea de ordonator de credite. Acesta aprobă procesul-verbal şi dispune asupra modului de soluţionare a propunerilor făcute, potrivit reglementărilor legale.
(3)Procesul-verbal de inventariere aprobat şi avizat conform alin. (2), împreună cu toate actele şi lucrările anexate, se predă la contabilitate pentru efectuarea înregistrărilor contabile aferente şi ducerea la îndeplinire a măsurilor ce cad în sarcina acestui compartiment.
(4)Exemplarul nr. 2 al procesului-verbal de inventariere, împreună cu copiile tuturor documentelor anexate, se predă la compartimentul logistic şi la compartimentul de comunicaţii şi informatică, unde este cazul, pentru ducerea la îndeplinire a măsurilor constând în:
a)redistribuirea bunurilor disponibile la şi între subunităţi;
b)transferarea bunurilor disponibile la alte unităţi sau valorificarea acestora la terţi;
c)înlăturarea cauzelor care au provocat lipsuri, plusuri şi alte abateri în gestionarea şi conservarea bunurilor;
d)întocmirea documentaţiei cu propuneri de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, de declasare şi casare a bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe.
(5)Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către ordonatorul de credite.
(6)În cazul inventarierii patrimoniului aflat în administrarea ordonatorului principal de credite, procesul-verbal de inventariere se aprobă de secretarul general al ministerului, după avizarea prealabilă a acestuia de către directorul general al Direcţiei generale financiare, directorul general al Direcţiei generale logistice, directorul general al Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei, precum şi de conducătorul compartimentului juridic din cadrul Direcţiei generale logistice.
Art. 32
(1)Pentru lipsuri, sustrageri şi orice alte fapte ce produc pagube şi care constituie infracţiuni, ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmărire penală, în condiţiile şi la termenele stabilite de lege.
(2)Urmărirea şi recuperarea pagubelor constatate de comisia de inventariere se fac cu respectarea prevederilor legale privind răspunderea materială a personalului.
Art. 33
(1)La stabilirea valorii debitului se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
a)există riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj etc.;
b)diferenţele în plus sau în minus privesc aceeaşi perioadă de gestiune şi aceeaşi gestiune.
(2)Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective din vina persoanelor care răspund de gestionarea acestora.
(3)Listele cu sorturile de bunuri şi alte valori materiale care întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către ordonatorii de credite, la propunerea organelor cu atribuţii logistice.
(4)Compensarea se face numai pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate, astfel:
a)când plusurile sunt mai mari decât lipsurile pe sorturile admise la compensare, se procedează la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea diferenţei în plus, începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare;
b)când lipsurile sunt mai mari decât cantităţile sorturilor admise la compensare, se procedează la stabilirea egalităţii cantitative, prin eliminarea cantităţii care depăşeşte totalul cantitativ al plusurilor, începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.
Art. 34
Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaţia în care cantităţile lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus. Diferenţa stabilită în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate. Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenţei efective a lipsurilor şi numai în limita acestora.
Art. 35
Materialele înregistrate pe cheltuielile unităţii, constatate de comisia de inventariere ca existente în stoc la ateliere, laboratoare, subunităţi sau în alte locuri de prelucrare/folosinţă, se înscriu în liste de inventariere separate şi se înregistrează în contabilitate şi în evidenţa tehnic-operativă.
Art. 36
Valorificarea rezultatelor inventarierii se face cu respectarea prevederilor legale şi constă în:
a)acordarea compensărilor şi scăzămintelor în vederea stabilirii corecte a plusurilor şi minusurilor în gestiune;
b)înregistrarea plusurilor în evidenţa tehnic-operativă şi în contabilitate;
c)înregistrarea minusurilor în contabilitate şi în evidenţa tehnic-operativă, precum şi efectuarea cercetării administrative în vederea stabilirii răspunderii materiale pentru aceste lipsuri, dacă este cazul, de către o comisie de cercetare administrativă, conform reglementărilor interne pe această linie;
d)efectuarea propunerilor de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe care îndeplinesc condiţiile tehnice şi legale prevăzute;
e)efectuarea propunerilor de declasare şi casare a obiectelor de inventar uzate şi a materialelor degradate, atipice sau cu termen de valabilitate expirat;
f)efectuarea propunerilor de redistribuire, de transfer sau valorificare la terţi a bunurilor materiale declarate disponibile de compartimentele logistice de specialitate;
g)darea la scădere a pagubelor constatate cu ocazia inventarierii, dacă în urma cercetării administrative s-a stabilit că sunt îndeplinite condiţiile pentru aceasta;
h)alte operaţiuni necesare şi legale dispuse de ordonatorul de credite sau organul de control care a dispus efectuarea inventarierii.
CAPITOLUL V: Finalizarea şi raportarea rezultatelor inventarierii
Art. 37
(1)Toate elementele de activ şi de pasiv, inventariate şi grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil, se înregistrează anual în registrul-inventar (cod 14-1-2), care, potrivit legii, este document contabil obligatoriu.
(2)Registrul-inventar se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, cu cerneală ori pix, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi în procesele-verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.
(3)Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărei poziţii cuprinse în toate conturile din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul-inventar se înregistrează soldurile evidenţiate în listele de inventariere actualizate cu valoarea intrărilor şi ieşirilor până la data închiderii exerciţiului.
(4)În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor patrimoniale inventariate faptic la acea dată.
(5)Elementele inventariate se detaliază în registrul-inventar pe fiecare cont de activ şi pasiv, pentru conturile de valori materiale fiind posibilă şi defalcarea pe gestiuni.
(6)Registrul-inventar se păstrează şi se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Art. 38
Când operaţiunea efectivă de predare-primire a unei gestiuni de bunuri materiale se încheie în perioada de executare a inventarierilor, gestiunea respectivă nu se mai supune unei noi inventarieri.
Art. 39
(1)Ordonatorii secundari de credite, precum şi direcţiile centrale de specialitate solicită structurilor subordonate, la nevoie şi în funcţie de atribuţiile specifice, documentele referitoare la modul de desfăşurare a activităţilor de inventariere a patrimoniului, de reevaluare a activelor fixe, concluziile sau rezultatele acestora, precum şi orice alte situaţii aferente acestor activităţi.
(2)În raportul de analiză pe bază de bilanţ, întocmit cu ocazia prezentării situaţiilor financiare anuale, ordonatorii de credite includ o informare succintă privind modul de efectuare a inventarierii patrimoniului şi eventualele deficienţe semnificative constatate.
Art. 40
(1)Cu ocazia inventarierii anuale a patrimoniului, în cazul constatării unor diferenţe faţă de situaţia existentă la data ultimei inventarieri în ceea ce priveşte bunurile din domeniul public, unităţile în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator de credite iniţiază şi supun spre aprobare actele normative de modificare a inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public, în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1.705/2006 pentru aprobarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)Actualizarea inventarului bunurilor din domeniul public al statului şi administrarea Ministerului Administraţiei şi Internelor se efectuează de către Direcţia generală logistică, cu respectarea prevederilor Legii nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 1.705/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului.
CAPITOLUL VI: Dispoziţii finale
Art. 41
Conducătorii unităţilor, contabilii-şefi/conducătorii compartimentelor financiar-contabile, conducătorii compartimentelor logistice, preşedinţii şi membrii comisiilor de inventariere, precum şi celelalte persoane care participă la inventariere răspund disciplinar, administrativ, material, penal sau civil, după caz, pentru nerespectarea atribuţiilor ce le revin pe linia organizării şi executării inventarierii şi a valorificării rezultatelor sale.
Art. 42
- Anexa face parte integrantă din prezentele norme metodologice.
-****-
ANEXĂ: PERIOADELE la care se execută inventarierea bunurilor materiale, pe compartimente logistice
I.Armament, geniu, chimic şi mijloace specifice de ordine publică
Anual: în perioada 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
II.Transporturi
Trimestrial: în primele 5 zile lucrătoare ale lunii următoare trimestrului încheiat, pentru carburanţi şi lubrifianţi, inclusiv pentru bonurile valorice, ulterior efectuării alimentărilor sau distribuţiilor, după caz.
Lunar: în ultima zi a lunii, la materiile prime şi materialele aflate în evidenţa atelierelor de confecţionat plăci cu numere de înmatriculare şi la plăcile cu numere de înmatriculare aflate în evidenţa serviciilor publice comunitare regim permise de conducere şi înmatriculare a vehiculelor.
Anual: în perioada 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
III.Cazarmare
De două ori pe an: la 30 aprilie şi 30 septembrie (la sfârşitul şi începutul perioadei de încălzire), la combustibilii de tot felul.
Anual: în perioada 1 octombrie-30 noiembrie, la clădiri şi terenuri, precum şi la toate celelalte bunuri materiale de resort, inclusiv cele din depozitele centrale. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
IV.Echipament
Semestrial: în primele 5 zile lucrătoare ale lunii următoare semestrului încheiat, la formularele cu regim special. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru ultima zi a semestrului încheiat.
Anual: în perioada 1 octombrie-30 noiembrie, la celelalte bunuri materiale de resort existente la unităţi şi depozitele centrale. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
V.Alimente
Trimestrial: în primele 5 zile lucrătoare ale lunii următoare trimestrului încheiat, la alimente şi furaje. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru ultima zi a trimestrului încheiat.
Anual: în perioada 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort, inclusiv cele din depozitele centrale. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face la 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
VI.Mijloace de comunicaţii şi informatică
Anual: între 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
VII.Mijloace tehnice şi materiale de prevenire şi stingere a incendiilor
Anual: între 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort, inclusiv din depozitele centrale şi atelierele de reparaţii. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
VIII.Sanitar
Anual: între 1 octombrie-30 noiembrie, la toate bunurile materiale de resort, inclusiv cele din depozitele centrale. Totodată, în aceeaşi perioadă se inventariază şi animalele pentru experienţe. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii.
IX.Animale de serviciu
Anual: între 1 octombrie-30 noiembrie. Determinarea stocurilor scriptice şi faptice se face pentru data de 30 septembrie sau 31 octombrie, în funcţie de data începerii inventarierii. Animalele de serviciu se inventariază pe următoarele grupe:
Cabaline (pe sexe):
- mânji de la 3 săptămâni ia 6 luni
- mânji de la 6 luni la 3 ani
- cai de munte
- cai de tracţiune
- cai de cavalerie
- cai de sport
Câini (pe sexe):
- căţei de la 3 la 6 săptămâni
- căţei de la 6 săptămâni la 4 luni
- căţei de la 4 la 8 luni
- căţei de la 8 la 18 luni
- câini nedresaţi în vârstă de peste 18 luni
- câini de pază
- câini de însoţire
- câini de urmărire, depistare de stupefiante, explozivi
- câini de reproducţie.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 677 din data de 28 septembrie 2012