NORME METODOLOGICE din 26 februarie 2016 privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice
CAPITOLUL 1: Definiţii
Abatere - încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar.
Coordonare - armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale organizaţiei, pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Constatare - situaţia de fapt sesizată de către echipa de verificare în misiunea de verificare şi îndrumare metodologică la entitatea publică.
Concluzii - exprimarea succintă de către echipa de verificare a implicaţiilor uneia sau mai multor constatări, încadrată în prevederile legale în vigoare.
Deficienţă - o situaţie care afectează capacitatea instituţiei de a-şi atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficienţă poate fi un defect perceput, potenţial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern şi contribuie la creşterea probabilităţii ca obiectivele generale ale instituţiei să fie atinse.
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) - structură centrală de specialitate care funcţionează în cadrul Secretariatului General al Guvernului, având ca responsabilitate principală elaborarea şi implementarea politicii în domeniul sistemului de control intern managerial, coordonarea şi supravegherea prin activităţi de verificare şi îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern managerial.
Disfuncţionalitate - orice lipsă de funcţionalitate sau nerespectare în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Echipă de verificare - echipa nominalizată de către conducătorul compartimentului pentru desfăşurarea misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică planificate, formată din minimum două persoane cu atribuţii în domeniu.
Entitatea publică verificată - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.
Îndrumare metodologică - activitatea de consiliere în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entităţile publice, acordată de către echipa de verificare pe parcursul derulării misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică.
Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii.
Monitorizarea performanţelor - supravegherea, urmărirea, de către conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţilor aflate în coordonare.
Neregulă - orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit.
Recomandare - măsurile prin care se urmăreşte eliminarea şi/sau corectarea neregulilor şi deficienţelor constatate.
Supravegherea - monitorizarea activităţilor de verificare a realităţii şi a exactităţii raportărilor transmise de către entităţile publice şi a activităţilor de îndrumare metodologică desfăşurată de către Secretariatul General al Guvernului.
CAPITOLUL 2: Dispoziţii generale
2.1.Prezentele norme stabilesc cadrul metodologic atât pentru coordonarea sistemelor de implementare şi dezvoltare a controlului intern managerial, cât şi pentru supravegherea procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice, în conformitate cu cadrul de reglementare în vigoare.
2.2.Scopul normelor îl reprezintă activitatea de reglementarea a politicii în domeniul sistemului de control intern managerial prin desfăşurarea activităţilor de verificare a realităţii şi a exactităţii raportărilor şi de îndrumare metodologică a entităţilor publice în procesul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.
2.3.Verificarea efectuată de către echipa DCIMRI este o verificare tematică pe baza planului anual de activitate al direcţiei, dar poate să fie şi o verificare operativă, pentru misiunile dispuse de către secretarul general al Guvernului.
2.4.DCIMRI, din cadrul Secretariatului General al Guvernului, desfăşoară activităţi de reglementare în domeniu, respectiv a implementării şi dezvoltării standardelor de control intern managerial, la nivelul ordonatorilor principali de credite, prin misiuni de verificare şi îndrumare metodologică a procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial din cadrul entităţilor publice.
2.5.Echipa de verificare se prezintă la entitate în baza ordinului de misiune, aprobat de către secretarul general al Guvernului, şi a legitimaţiei de serviciu.
2.6.În activitatea desfăşurată, membrii echipei de verificare sunt obligaţi să respecte cadrul de reglementare în domeniul sistemului de control intern managerial.
CAPITOLUL 3: Organizarea activităţii de control intern managerial
Structura de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale este organizată la nivel de direcţie, în subordinea secretarului general al Guvernului, şi are ca responsabilitate principală elaborarea şi implementarea politicii în domeniul sistemului de control intern managerial, coordonarea şi supravegherea prin activităţi de verificare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.
3.1.Atribuţiile Secretariatului General al Guvernului în domeniul controlului intern managerial, potrivit reglementărilor legale, revin DCIMRI, care îndeplineşte următoarele funcţii:
a)funcţia de reglementare a politicii în domeniul sistemului de control intern managerial;
b)funcţia de coordonare în vederea armonizării activităţilor în procesul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
c)funcţia de supraveghere a activităţii de verificare a realităţii şi a exactităţii a raportărilor transmise şi a activităţii de îndrumare metodologică pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial;
d)funcţia de verificare pentru monitorizarea veridicităţii raportărilor entităţilor publice în procesul de evaluare a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
e)funcţia de îndrumare metodologică pentru asigurarea consilierii personalului entităţilor publice în procesul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial pe parcursul derulării misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică.
3.2.În realizarea funcţiilor sale, DCIMRI are următoarele atribuţii:
a)reglementează şi elaborează politicile în domeniul sistemului de control intern managerial;
b)implementează politicile în domeniul sistemului de control intern managerial;
c)coordonează cadrul de reglementare în domeniul sistemului de control intern managerial;
d)revizuieşte standardele de control intern managerial în concordanţă cu principiile bunelor practici europene şi internaţionale în domeniu;
e)elaborează planul anual de activitate a direcţiei, care se supune spre aprobare conducerii entităţii;
f)monitorizează activitatea de verificare a realităţii şi exactităţii raportărilor privind stadiul de implementare a sistemelor de control intern managerial în cadrul entităţilor publice şi redactează documente privind misiunile de verificare şi îndrumare metodologică, care se transmit spre aprobare;
g)monitorizează activitatea de îndrumare metodologică a modului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial şi acordă consiliere pe parcursul derulării misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică;
h)analizează şi centralizează documentele şi informaţiile privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la nivelul ordonatorilor principali de credite ai bugetului de stat, ai bugetului asigurărilor sociale de stat şi al bugetului oricărui fond special;
i)elaborează Raportul privind stadiul implementării sistemului de control intern managerial la nivelul ordonatorilor principali de credite ai bugetului de stat, ai bugetului asigurărilor sociale de stat şi ai bugetului oricărui fond special;
j)transmite secretarului general al Guvernului Raportul privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în vederea prezentării în şedinţa de Guvern;
k)iniţiază şi fundamentează propuneri pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern managerial la nivelul entităţii publice;
l)elaborează recomandări cu privire la neregulile, deficienţele şi disfuncţionalităţile constatate, în condiţiile legii;
m)asigură secretariatul Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial (Comisia de monitorizare), constituită la nivelul Secretariatului General al Guvernului (SGG) care exercită atribuţiile pe baza Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, aprobat de către preşedintele Comisiei de monitorizare;
n)asigură secretariatul Echipei de gestionare a riscurilor, constituită la nivelul Secretariatului General al Guvernului, care exercită atribuţiile aprobate de către preşedintele Echipei de gestionare a riscurilor;
o)elaborează şi actualizează registrele de riscuri şi procedurile formalizate pentru activităţile desfăşurate de către DCIMRI;
p)colaborează cu organisme şi organizaţii naţionale şi internaţionale, cu structuri similare direcţiei din ţările membre ale Uniunii Europene sau în curs de aderare, precum şi din alte ţări, în domeniul controlului public intern şi realizează lucrările specifice solicitate de statutul României de stat membru în Uniunea Europeană;
q)îndeplineşte alte sarcini în domeniul de activitate primite de la secretarul general al Guvernului.
3.3.Directorul DCIMRI este responsabil pentru organizarea şi coordonarea desfăşurării activităţilor specifice.
CAPITOLUL 4: Planificarea activităţilor de control intern managerial
4.1.Pentru coordonarea activităţilor de control intern managerial şi a misiunilor de verificare şi îndrumare metodologica a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, directorul DCIMRI elaborează Planul de activitate al direcţiei anual, pe baza Notei de justificare.
4.2.Planul de activitate al DCIMRI avizat de către conducătorul direcţiei va fi supus spre aprobare secretarului general al Guvernului.
4.3.Planul de activitate poate fi completat pe parcursul anului, pe baza Notei de modificare, în funcţie de rezultatele obţinute şi de necesităţi. Modificarea planului de activitate al direcţiei va urma aceeaşi procedură de avizare şi de aprobare.
4.4.Întocmirea, avizarea şi aprobarea Planului de activitate al direcţiei se realizează anual de către conducătorul DCIMRI şi se comunică personalului din structura direcţiei.
CAPITOLUL 5: Etapele procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice
(1)Entităţile publice, în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial, în conformitate cu prevederile Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial din entităţile publice, parcurg o serie de etape, care vor fi evaluate pe parcursul derulării misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică, după cum urmează:
1.stabilirea obiectivelor generale şi specifice ale entităţii publice prin elaborarea Listei obiectivelor generale şi specifice;
2.stabilirea activităţilor şi acţiunilor/operaţiilor pentru realizarea obiectivelor specifice prin elaborarea Listei obiectivelor şi activităţilor;
3.ataşarea riscurilor la acţiunile şi activităţile din cadrul obiectivelor prin elaborarea Listei obiectivelor, activităţilor şi riscurilor;
4.elaborarea registrelor de riscuri pe compartimente, centralizarea la nivelul entităţii şi analiza informării privind procesul de gestionare a riscurilor şi de implementare a măsurilor de control, pe baza rapoartelor anuale ale compartimentelor, elaborată de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor, la nivelul entităţii;
5.stabilirea modalităţilor de dezvoltare a sistemului de control intern managerial prin elaborarea Listei obiectivelor, activităţilor şi procedurilor, care presupune anticipat codificarea procedurilor formalizate;
6.inventarierea documentelor, a fluxurilor de informaţii, a proceselor şi a modului de comunicare între structurile entităţii şi alte entităţi, situaţie necesară pentru implementarea Standardului 12 - Informare şi comunicare;
7.stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării activităţilor din structura obiectivelor, pe baza rapoartelor anuale de monitorizare a indicatorilor de performanţă de la nivelul compartimentelor;
8.autoevaluarea realizării obiectivelor generale şi a celor specifice şi îmbunătăţirea sistemului de control intern managerial, pe baza informării privind monitorizarea indicatorilor de performanţă, elaborată de către secretarul Comisiei de monitorizare, la nivelul entităţii;
9.elaborarea procedurilor formalizate pe procese sau activităţi, pe baza procedurii de sistem - Procedura privind elaborarea procedurilor, în conformitate cu anexa nr. 2 din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015;
10.analiza Programului de pregătire profesională a personalului pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial în cadrul entităţii publice.
(2)Echipa de verificare urmăreşte existenţa documentelor privind implementarea etapelor de mai sus, existente la secretarul Comisiei de monitorizare şi la secretarul Echipei de gestionare a riscurilor, pentru completarea chestionarelor privind obiectivele misiunii de verificare şi îndrumare metodologică.
CAPITOLUL 6: Scopul activităţii de verificare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării controlului intern managerial la entităţile publice
(1)Activitatea de verificare şi îndrumare metodologică a personalului care exercită atribuţii în acest domeniu are drept scop evaluarea implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice, prin:
a)determinarea entităţilor publice verificate să îşi însuşească şi să respecte normele legale şi buna practică în domeniul sistemului de control intern managerial;
b)evidenţierea şi aducerea la cunoştinţa entităţii publice verificate a neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor, care au condus la nerespectarea reglementărilor legale în domeniul sistemului de control intern managerial şi a consecinţelor produse de acestea;
c)cunoaşterea dinamicii şi a gradului de repetabilitate a neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor în vederea stabilirii periodicităţii verificărilor;
d)propunerea recomandărilor adecvate în vederea corectării neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor în evaluarea impactului şi a eficienţei recomandărilor luate anterior;
e)conştientizarea entităţii publice verificate asupra riscurilor privind nerespectarea prevederilor legale aplicabile propriei sale activităţi, dar şi a avantajelor posibile rezultate prin conformitatea cu cadrul de reglementare în domeniu.
CAPITOLUL 7: Obiectivele activităţii de verificare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice
Principalele obiective ale activităţii de verificare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial privesc:
SECŢIUNEA 1: 7.1. Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare:
7.1.1.emiterea deciziei de constituire a Comisiei de monitorizare şi actualizarea acesteia;
7.1.2.analiza componenţei Comisiei de monitorizare;
7.1.3.elaborarea Programului de dezvoltare şi analiza îndeplinirii şi actualizării acestuia;
7.1.4.analiza modului de parcurgere a etapelor pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial;
7.1.5.analiza dosarelor cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, a deciziilor şi hotărârilor acesteia şi evaluarea funcţionării comisiei;
7.1.6.analiza Informării privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii publice, pe baza rapoartelor anuale, de la nivelul compartimentelor, elaborată de către secretarul Comisiei de monitorizare;
7.1.7.verificarea introducerii atribuţiilor specifice rezultate din constituirea şi funcţionarea Comisiei de monitorizare în fişa postului;
7.1.8.verificarea pregătirii profesionale în domeniul sistemului de control intern managerial a personalului de conducere şi de execuţie;
7.1.9.analiza comparativă pe ani a modului de organizare şi funcţionare a Comisiei de monitorizare de la înfiinţare până în prezent.
SECŢIUNEA 2: 7.2. Analiza modulul de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii:
7.2.1.emiterea deciziei de constituire a Echipei de gestionare a riscurilor şi actualizarea acesteia;
7.2.2.analiza componenţei Echipei de gestionare a riscurilor;
7.2.3.desemnarea responsabililor cu riscurile de la nivelul compartimentelor şi a atribuţiilor ce le revin;
7.2.4.elaborarea registrelor de riscuri de la nivelul compartimentelor şi actualizarea anuală a acestora;
7.2.5.elaborarea Registrului riscurilor de la nivelul entităţii publice, prin centralizarea riscurilor de la nivelul compartimentelor, de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor şi actualizarea anuală a acestuia;
7.2.6.analiza dosarelor cu procesele-verbale ale şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor şi a măsurilor de control transmise conducerii compartimentelor şi evaluarea funcţionării echipei;
7.2.7.evaluarea gradului de urmărire a implementării măsurilor de control pe baza Planului de implementare a măsurilor de control elaborat de secretarul Echipei de gestionare a riscurilor;
7.2.8.analiza Informării privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii publice, elaborată pe baza rapoartelor anuale, de la nivelul compartimentelor, de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor;
7.2.9.verificarea introducerii atribuţiilor privind managementul riscurilor în fişele de post ale personalului de conducere şi execuţie;
7.2.10. analiza comparativă pe ani a modului de organizare şi funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor de la înfiinţare până în prezent.
SECŢIUNEA 3: 7.3. Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate:
7.3.1.analiza Listei obiectivelor şi activităţilor din cadrul entităţii publice aprobate în şedinţa Comisiei de monitorizare;
7.3.2.analiza Listei de codificare a procedurilor de sistem (PS);
7.3.3.analiza Listei de codificare a procedurilor operaţionale (PO);
7.3.4.evaluarea respectării structurii şi modalităţilor de elaborare a procedurilor formalizate aprobate, conform anexei nr. 2B la Ordinul secretarului general ai Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare (prin sondaj);
7.3.5.analiza procedurilor formalizate aprobate din punctul de vedere al gradului de cuprindere a tuturor componentelor cadrului de reglementare a domeniului procedurat, a detalierii activităţilor şi acţiunilor pe fluxul proceselor şi implementarea activităţilor de control, a responsabilităţilor şi a documentelor în structura acestora (prin sondaj);
7.3.6.verificarea stadiului realizării procedurilor formalizate, a reviziilor şi actualizărilor acestora;
7.3.7.verificarea existenţei în fişele de post a responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea procedurilor formalizate (prin sondaj).
SECŢIUNEA 4: 7.4. Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial:
7.4.1.analiza gradului de cuprindere a structurilor din subordine şi a entităţilor publice aflate în coordonare şi subordonare în documentele elaborate şi transmise la SGG;
7.4.2.verificarea realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale transmise la SGG;
7.4.3.verificarea raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial pe ultimii 3 ani.
CAPITOLUL 8: Metode, tehnici, instrumente şi formulare utilizate în activitatea de verificare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial
SUBCAPITOLUL 1: A Metode de verificare
Schema derulării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice, care este prezentată în anexa nr. 1.
În vederea realizării scopului şi a obiectivelor stabilite de cadrul de reglementare al sistemului de control intern managerial, personalul DCIMRI utilizează ca metode de verificare verificarea operativă şi verificarea tematică.
SECŢIUNEA 1:
8.1.Verificarea operativă constă în exercitarea de atribuţii concrete, ca urmare a raportărilor necorespunzătoare transmise sau a unor solicitări exprese de îndrumare metodologică a unei entităţi publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, în vederea evaluării stadiului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial.
Verificările operative sunt acele misiuni necuprinse în Planul anual de activitate al direcţiei, dar aprobate de către conducerea SGG, ca urmare a sesizărilor primite sau a constatărilor altor organe de control şi a auditului public intern. Acestea sunt misiuni cu caracter de verificare şi îndrumare metodologică a activităţilor desfăşurate în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial, care vor fi introduse în Planul anual de activitate al direcţiei, cu ocazia modificărilor şi actualizării acestuia.
Obiectivele concrete urmărite se referă la verificarea respectării de către entitatea publică a obligaţiilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, respectiv: înfiinţarea Comisiei de monitorizare, elaborarea programului de dezvoltare, stabilirea indicatorilor de performanţă sau de rezultat, constituirea Echipei de gestionare a riscurilor, desemnarea responsabililor cu riscurile pe compartimente, elaborarea registrului de riscuri la nivelul compartimentului şi la nivelul entităţii publice, stadiul elaborării procedurilor formalizate, verificarea conformităţii cu legislaţia în vigoare, verificarea realităţii şi exactităţii raportărilor, precum şi alte verificări, în conformitate cu prevederile Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare.
Verificarea operativă se dispune de către secretarul general al Guvernului şi se caracterizează prin operativitate, rigoare şi eficienţă.
Verificarea operativă care a fost demarată în urma raportărilor înregistrate la DCIMRI se poate efectua şi de la sediul SGG, situaţie în care entitatea publică verificată va acorda tot sprijinul necesar pentru buna desfăşurare şi finalizare a misiunii de verificare şi îndrumare metodologică.
SECŢIUNEA 2:
8.2.Verificarea tematică este una planificată, cu obiective expres stabilite şi cu o durată determinată, în vederea asigurării verificării conformităţii cu reglementările aplicabile în domeniul sistemului de control intern managerial.
Verificarea tematică se execută pe baza Planului anual de activitate al direcţiei şi se realizează, de regulă, de către o echipă formată din persoane cu atribuţii în acest domeniu.
Entităţile publice verificate vor fi notificate cu privire la misiunea de verificare şi îndrumare metodologică, perioada supusă verificărilor, tematica de verificare, precum şi perioada în care se va desfăşura misiunea şi li se va solicita desemnarea unor reprezentanţi, care, pe toată durata verificării, să răspundă la solicitările echipei de verificare.
În misiunea de verificare şi îndrumare metodologică, membrii echipei vor utiliza tehnicile, instrumentele de control şi formularele specifice pentru atingerea obiectivelor, prezentate în continuare:
SUBCAPITOLUL 2: B Tehnici:
a)Verificarea reprezintă principala tehnică utilizată.
Verificarea poate avea ca scop identificarea unor elemente, respectarea unor reguli sau calcularea unor indicatori. Tehnicile de verificare sunt:
- comparaţia: confirmă identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;
- examinarea: urmărirea în special a detectării erorilor, neregulilor şi a deficienţelor;
- recalcularea: refacerea calculelor matematice;
- confirmarea: solicitarea informaţiei din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul validării acesteia;
- punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
- garantarea: examinarea documentelor de la articolul înregistrat cu documentele justificative în scopul verificării realităţii tranzacţiilor înregistrate;
- urmărirea: examinarea documentelor justificative cu documentele de la articolul înregistrat, având scopul de a stabili dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate.
b)Observarea directă constă în urmărirea, la faţa locului, a derulării unei activităţi, fiind utilizată pentru urmărirea respectării conformităţii şi regularităţii.
c)Analiza constă în evaluarea implementării şi dezvoltării stadiului sistemului de control intern managerial.
d)Intervievarea poate fi orală sau scrisă şi foloseşte întrebările: când?, cine?, ce?, cum? şi unde?. În practică se realizează prin chestionarea persoanelor auditate/verificate/ controlate/implicate/interesate, iar informaţiile primite trebuie să fie confirmate prin documente cum ar fi chestionare sau interviuri.
SUBCAPITOLUL 3: C. Instrumente
Principalele instrumente de lucru consacrate în domeniu sunt: planificarea, obiective SMART, existenţa unor instrumente de măsură/indicatori eficace, monitorizarea progresului, câştigarea asigurării asupra fiabilităţii şi integrităţii informaţiilor privind performanţa, luarea unor măsuri corective acolo unde performanţa este redusă/nesatisfăcătoare, analiza economicităţii, eficienţei, eficacităţii activităţii, asigurarea calităţii, îmbunătăţirea permanentă, instruirea şi îmbunătăţirea abilităţilor/competenţelor ş.a.
SUBCAPITOLUL 4: D. Formulare
a)Notificarea este documentul pentru informarea entităţii publice privind declanşarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, care cuprinde, printre altele, obiectivele misiunii, perioada desfăşurării misiunii şi echipa de verificare, conform modelului prezentat în anexa nr. 2.
b)Chestionarele sunt documente elaborate pentru evaluarea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, la sediul DCIMRI, precum şi pe parcursul misiunii de verificare şi îndrumare metodologică pentru obţinerea de informaţii, întocmite de către echipa de verificare, pentru fiecare obiectiv, şi sunt avizate de către şeful serviciului DCIMRI, conform modelului din anexa nr. 3.
c)Nota de relaţii este un document prin care se solicită explicaţii suplimentare de la personalul entităţii publice verificate privind: informaţii neclare, informaţii neexplicate suficient sau informaţii neprecizate de cei verificaţi, întocmită de către echipa de verificare, conform modelului prezentat în anexa nr. 4.
d)Foaia de lucru este un document elaborat pe fiecare obiectiv al misiunii pentru colectarea datelor şi informaţiilor, de către membrii echipei de verificare, în scopul identificării neregulilor şi deficienţelor în vederea formulării constatărilor şi prezentării în şedinţa de analiză pentru dezbatere şi ulterior pentru formularea recomandărilor, conform modelului prezentat în anexa nr. 5.
e)Minuta este un document pentru analiza şi discutarea neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor constatate de către echipa de verificare în care reprezentanţii entităţii publice prezintă punctele de vedere, acţiunile, termenele şi persoanele responsabile pentru eliminarea acestora. Minuta se semnează de către echipa de verificare şi de către conducerea entităţii publice la finalul şedinţei de analiză şi se înregistrează la entitatea publică, conform modelului prezentat în anexa nr. 6.
f)Nota de constatare se utilizează în situaţia în care au fost constatate nereguli şi deficienţe în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial. Nota de constatare cuprinde elementele de identificare a neregulilor şi deficienţelor constatate, structurate pe obiectivele misiunii, abordate şi dezbătute în şedinţa de analiză, recomandările echipei de verificare, documentele verificate, perioada supusă verificării şi perioada derulării misiunii, concluzii şi anexe. Nota de constatare se elaborează şi se semnează de către echipa de verificare la finalizarea misiunii, se înregistrează la DCIMRI, ulterior se semnează de către conducerea entităţii publice şi se înregistrează în Registrul unic la sediul entităţii, conform modelului prezentat în anexa nr. 7.
g)Nota unilaterală se utilizează în situaţia în care au fost constatate disfuncţionalităţi şi nu au fost constatate nereguli sau deficienţe în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial. Nota unilaterală cuprinde elementele de identificare a eventualelor disfuncţionalităţi, structurate pe obiectivele misiunii, dar care au fost remediate pe parcursul derulării misiunii, prezentate şi discutate în şedinţa de analiză, eventualele recomandări de natură organizatorică, documentele verificate, perioada supusă verificării şi perioada derulării misiunii, concluzii şi anexe. Nota unilaterală se elaborează şi se semnează de către echipa de verificare la finalizarea misiunii, se înregistrează la DCIMRI şi în Registrul unic la sediul entităţii, conform modelului prezentat în anexa nr. 8.
h)Nota de prezentare se utilizează pentru informarea conducerii Secretariatului General al Guvernului asupra modului de derulare a misiunii de verificare şi îndrumare metodologică desfăşurate. Nota de prezentare cuprinde, pe lângă elementele de identificare a misiunii, şi sinteza constatărilor şi recomandărilor, care vor fi urmărite în continuare, acţiunile, termenele şi persoanele responsabile. Nota de prezentare se elaborează şi se semnează de către echipa de verificare, se avizează de către directorul DCIMRI şi se înaintează conducerii Secretariatului General al Guvernului pentru aprobare, conform modelului din anexa nr. 9.
i)Planul de implementare a recomandărilor este un document elaborat de către entitatea publică verificată şi după aprobare se transmite la DCIMRI, structurat pe obiectivele misiunii, şi cuprinde recomandările, acţiunile, termenele, persoanele responsabile şi data implementării recomandărilor, care va fi verificat de către reprezentanţii DCIMRI, conform modelului prezentat în anexa nr. 10.
CAPITOLUL 9: Desfăşurarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice
SECŢIUNEA 0:
(1)Misiunea de verificare şi îndrumare metodologică se realizează în conformitate cu Schema derulării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, prezentată în anexa nr. 1.
(2)Misiunea de verificare şi îndrumare metodologică se realizează prin parcurgerea următoarelor etape:
a)pregătirea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică presupune obţinerea ordinului misiunii; notificarea conducerii entităţii publice verificate, care cuprinde tematica, obiectivele şi perioada preconizată de desfăşurare, sub rezerva prelungirii misiunii, din motive obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări care impun o astfel de prelungire, precum şi elaborarea chestionarelor specifice;
b)efectuarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, care se realizează pe teren prin verificarea concretă la faţa locului a existenţei şi funcţionării Comisiei de monitorizare şi a Echipei de gestionare a riscurilor, precum şi a modului de raportare a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial. În cadrul acestei etape se realizează o analiză preliminară cu reprezentaţii entităţii publice verificate a modului de derulare a misiunii de teren, se transmit chestionarele pentru completare, se solicită date şi informaţii suplimentare şi se organizează şedinţa de analiză a constatărilor echipei de verificare în vederea elaborării proiectului Notei de constatare sau a Notei unilaterale. Echipa de verificare înregistrează în Registrul unic de control existent la sediul entităţii publice verificate actele de control întocmite;
c)finalizarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică se materializează prin elaborarea notei de constatare sau a notei unilaterale şi, ulterior, a notei de prezentare, care cuprind neregulile, deficienţele şi disfuncţionalităţi constatate, structurate pe Obiectivele stabilite prin ordinul misiunii, formularea recomandărilor pentru eliminarea şi/sau diminuarea acestora, persoanele responsabile şi concluziile misiunii. În cadrul acestei etape se realizează şi dosarul misiunii de verificare şi îndrumare metodologică.
SECŢIUNEA 1: 9.1. Pregătirea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
9.1.1.Directorul DCIMRI, pe baza Planului anual de activitate al direcţiei, nominalizează misiunea, echipa de verificare şi pe coordonatorul acesteia.
9.1.2.Coordonatorul echipei de verificare elaborează ordinul de misiune şi notificarea pentru informarea entităţii publice, avizate de către conducătorul direcţiei, pe care le supune spre aprobare secretarului general al Guvernului.
9.1.3.Ordinul de misiune reprezintă documentul justificativ pentru demararea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică şi cuprinde:
- obiectivele misiunii de verificare şi îndrumare metodologică;
- temeiul legal şi administrativ al efectuării misiunii;
- perioada în care se desfăşoară misiunea;
- perioada supusă verificării;
- entitatea publică verificată;
- echipa de verificare;
- persoana din cadrul echipei desemnată să coordoneze misiunea de verificare şi îndrumare metodologică.
9.1.4.Entitatea publică verificată este informată, anterior efectuării verificărilor, în baza notificării.
9.1.5.În vederea pregătirii misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, echipa nominalizată elaborează chestionare privind activitatea Comisiei de monitorizare, activitatea Echipei de gestionare a riscurilor, gradul de realizare a procedurilor formalizate, realitatea şi exactitatea raportărilor şi altele, pe care le consideră necesare, conform modelului prezentat în anexa nr. 3.
SECŢIUNEA 2: 9.2. Efectuarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
9.2.1.Coordonatorul echipei de verificare va prezenta conducerii entităţii publice Ordinul de misiune şi persoanele care efectuează misiunea.
9.2.2.Echipa de verificare solicită Registrul unic de control, în vederea consultării cu privire la acţiunile de control, de verificare sau de audit intern anterioare.
9.2.3.Conducerea entităţii publice verificate va informa personalul cu responsabilităţi în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial cu privire la prezenţa echipei de verificare şi la obligaţia de a răspunde prompt solicitărilor venite din partea acesteia.
9.2.4.Conducătorul entităţii publice verificate convoacă preşedintele şi secretarul Comisiei de monitorizare şi preşedintele şi secretarul Echipei de gestionare a riscurilor pentru preluarea echipei de verificare şi efectuarea unor evaluări preliminare a modului de organizare şi derulare a misiunii.
9.2.5.Membrii echipei de verificare înaintează chestionarele, elaborate în etapa de pregătire a misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, preşedintelui Comisiei de monitorizare şi preşedintelui Echipei de gestionare a riscurilor în vederea completării.
9.2.6.Coordonatorul echipei de verificare va asigura repartizarea sarcinilor între membrii echipei şi va urmări ca misiunile de verificare şi îndrumare metodologică să se desfăşoare conform prevederilor legale în vigoare.
9.2.7.Efectuarea verificării pe teren presupune:
a)analiza preliminară constă în studierea entităţii publice verificate prin prisma modului de organizare şi de funcţionare, a procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial şi prin verificarea documentelor consacrate (ROF, ROI, organigramă, fişe de post, programele de perfecţionare a pregătirii profesionale, Dosarul cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, Dosarul cu procesele-verbale ale Echipei de gestionare a riscurilor etc.), a raportărilor către DCIMRI şi a respectării prevederilor Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
b)transmiterea chestionarelor pentru completare şi monitorizarea completării acestora în vederea informării şi documentării echipei de verificare se efectuează atât la începutul misiunii, cât şi pe parcursul derulării misiunii de verificare, prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor adecvate. Echipa de verificare va analiza modul de completare şi realitatea datelor şi informaţiilor cuprinse în chestionarele primite;
c)solicitarea de informaţii suplimentare şi de copii de pe documente în cazul în care echipa de verificare consideră necesară clarificarea unor aspecte şi de la alte persoane implicate în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial, pe baza notelor de relaţii şi a interviurilor pe care le consideră necesare;
d)analiza datelor şi informaţiilor şi identificarea neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor în vederea formulării constatărilor se va realiza pe baza foilor de lucru, elaborate pentru fiecare obiectiv şi criteriu de evaluare al misiunii de verificare, care vor asigura suportul pentru analiza şi dezbaterea acestora în cadrul şedinţei de conciliere;
e)organizarea şedinţei de analiză se realizează, cu reprezentanţii conducerii entităţii publice verificate, pentru analiza şi dezbaterea punctelor de vedere privind neregulile, deficienţele şi disfuncţionalităţile constatate de către echipa de verificare, cu scopul de a ajunge la un consens şi pentru stabilirea acţiunilor, termenelor şi responsabililor cu implementarea măsurilor pentru eliminarea sau diminuarea constatărilor. Minuta şedinţei de analiză se elaborează în 2 (două) exemplare şi se semnează de către ambele părţi şi pe baza acesteia se elaborează de către echipa de verificare proiectul Notei de constatare şi proiectul Notei unilaterale;
f)elaborarea proiectului Notei de constatare presupune respectarea următoarele reguli:
- constatările misiunii de verificare vor fi consemnate numai pe baza neregulilor şi deficienţelor stabilite de echipa de verificare şi care au fost discutate în şedinţa de analiză. Pentru neregulile şi deficienţele constatate se vor menţiona cadrul de reglementare nerespectat sau încălcat şi eventualele documente justificative, care vor fi prezentate în anexe. De asemenea, proiectul Notei de constatare conţine eventualele consecinţe posibile ale constatărilor echipei de verificare;
- recomandările propuse trebuie să asigure eliminarea sau diminuarea consecinţelor constatărilor stabilite în concordanţă cu prevederile cadrului normativ de reglementare:
- concluziile vor fi exprimate, succint, în funcţie de constatări şi se vor concretiza în calificativele: conform/parţial conform/ne conform, prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
g)elaborarea proiectului Notei unilaterale se realizează în situaţia în care echipa de verificare constată disfuncţionalităţi în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial. În cadrul şedinţei de analiză echipa de verificare va comunica rezultatele verificării şi transmiterea eventualelor observaţii şi recomandări. Minuta şedinţei de analiză se va semna atât de echipa de verificare, cât şi de conducerea entităţii publice;
h)încheierea misiunii de verificare pe teren se realizează prin finalizarea Notei de constatare în maximum 5 (cinci) zile lucrătoare de la şedinţa de analiză şi se semnează de către echipa de verificare şi se înregistrează şi se semnează de către conducerea entităţii publice. Nota unilaterală se elaborează în maximum 3 (trei) zile lucrătoare de la încheierea şedinţei de analiză şi se semnează de către echipa de verificare şi se înregistrează la sediul entităţii publice verificate;
i)înregistrarea în Registrul unic de control existent la sediul entităţii publice verificate a Notei de constatare sau a Notei unilaterale se realizează după semnarea acestora de către coordonatorul echipei de verificare.
SECŢIUNEA 3: 9.3. Finalizarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
9.3.1.Prelungirea termenului de finalizare a misiunii de verificare şi îndrumare metodologică se aprobă de către directorul DCIMRI, la solicitarea echipei de verificare, cu menţionarea cauzelor prelungirii termenului de realizare a misiunii.
9.3.2.Nota de constatare sau Nota unilaterală se transmit de către echipa de verificare spre avizare şefului de serviciu al DCIMRI.
9.3.3.Nota de constatare, după avizare de către şeful de serviciu al DCIMRI, va fi transmisă entităţii publice verificate pentru elaborarea Planului de implementare a recomandărilor.
9.3.4.Echipa de verificare elaborează Nota de prezentare, în termen de 3 (trei) zile de la avizarea Notei de constatare sau a Notei unilaterale de către şeful serviciului DCIMRI, care cuprinde date de identificare privind misiunea, sinteza constatărilor şi recomandărilor, acţiunile, termenele şi persoanele responsabile, pe baza documentelor de verificare finale.
9.3.5.Nota de prezentare, după verificarea de către şeful de serviciu al DCIMRI şi avizarea de către directorul DCIMRI, se va transmite pentru aprobare secretarului general al Guvernului.
CAPITOLUL 10: Constituirea dosarului misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
10.1.Echipa de verificare va constitui Dosarul misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, structurat pe următoarele secţiuni:
10.1.1. Documente aferente pregătirii misiunii de verificare şi îndrumare metodologică: Ordinul misiunii, Notificarea entităţii publice şi adrese de corespondenţă, chestionarele etc.;
10.1.2. Documente aferente efectuării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică: chestionarele completate de către reprezentanţii entităţii publice verificate, interviurile solicitate, notele de relaţii, minuta şedinţei de analiză, foile de lucru etc.;
10.1.3. Documente aferente finalizării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică: Nota de constatare, Nota unilaterală, Nota de prezentare, Planul de implementarea a recomandărilor transmis de către entitatea publică verificată şi corespondenţa aferentă până la implementarea recomandărilor sau demararea unei noi misiuni de verificare şi îndrumare metodologică.
10.2.Dosarul misiunii de verificare şi îndrumare metodologică va fi arhivat de către echipa de verificare la sediul DCIMRI.
CAPITOLUL 11: Urmărirea îndeplinirii recomandărilor stabilite în cadrul misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
11._
11.1.Entitatea publică verificată elaborează Planul de implementare a recomandărilor, pe baza Notei de constatare, care cuprinde recomandările formulate, acţiunile, termenele şi persoanele responsabile, atât de la nivelul de execuţie, cât şi de la nivelul de management.
11.2.Entitatea publică verificată are obligaţia de a transmite la Secretariatul General al Guvernului Planul de implementare a recomandărilor, în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare de la transmiterea Notei de constatare, avizată de către DCIMRI.
11.3.În baza Ordinului de misiune iniţial, DCIMRI demarează vizite de lucru la entitatea publică verificată atât pentru netransmiterea Planului de implementare a recomandărilor în termenul prevăzut, cât şi pentru confirmarea raportărilor periodice ale implementării recomandărilor şi pentru documentarea asupra cauzelor neimplementării recomandărilor.
11.4.Echipa de verificare va confirma stadiul implementării recomandărilor, cu ocazia desfăşurării vizitelor de lucru la sediul entităţilor publice, prin semnarea şi datarea la rubrica "Data implementării, confirmată de către DCIMRI" din Planul de implementare a recomandărilor.
11.5.Echipa de verificare va urmări implementarea recomandărilor la termenele stabilite şi va ţine evidenţa acestora la sediul DCIMRI pe baza adreselor de progres şi a copiilor de pe documentele justificative aferente procesului de implementare a recomandărilor, transmise periodic de către entitatea publică verificată.
12.Anexele nr. 1-10 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
-****-
ANEXA nr. 1: Schema desfăşurării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial
ANEXA nr. 2:
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Nr. ......... din ..............
.....................................
(denumirea entităţii verificate; numele şi prenumele conducătorului entităţii).
NOTIFICARE
Având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Planul de activitate al Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) pe anul ........., şi
- Ordinul de misiune nr. ............,
urmează ca în perioada .............. echipa de verificare şi îndrumare metodologică din cadrul DCIMRI să efectueze o misiune de verificare a stadiului implementării/dezvoltării sistemului de control intern managerial la .............. (entitatea) ................... .
Obiectivele generale ale misiunii de verificare şi îndrumare metodologică le reprezintă analiza stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, în ceea ce priveşte:
1.analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare;
2.analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii;
3.verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate;
4.analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial.
Pentru buna desfăşurare a misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, vă rugăm să asiguraţi documentele justificative, respectiv: ROF-ul, organigrama, fişele de post ale celor implicaţi în activitatea Comisiei de monitorizare şi a Echipei de gestionare a riscurilor, situaţiile referitoare la raportările semestriale şi anuale, deciziile de constituire a Comisiei de monitorizare şi a Echipei de gestionare a riscurilor, dosarul cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, dosarul cu procesele-verbale ale Echipei de gestionare a riscurilor şi alte documente pe care le consideraţi relevante pentru îndeplinirea obiectivelor.
Secretarul general al Guvernului,
Numele şi prenumele ..............
Director DCIMRI,
Numele şi prenumele ........................
ANEXA nr. 3: CHESTIONAR
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Nr. ..... din ..........
Avizat
Şef serviciu DCIMRI,
Numele şi prenumele ..............
CHESTIONAR
Obiectivul nr. ......

Nr. crt.

Întrebarea

Da

Nu

Comentarii

1.1. ............

1.1.1.

    

1.1.2.

    

.........

    

n.

    

1.2. ..........

1.2.1.

    

1.2.2.

    

.........

    

n.

    

1.3. ........

1.3.1.

    

1.3.2.

    

.........

    

n.

    

.........

     
     
     
     
     
     
     
     

n. .........

    

Echipa de verificare:

Numele şi prenumele ................

Numele şi prenumele ......................

Data ..............

Completat,

ANEXA nr. 4: NOTA DE RELAŢII
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Entitatea publică verificată ............
Nr. ..... din ...........
NOTA DE RELAŢII
Subsemnaţii ....................., consilier, coordonatorul echipei de verificare şi .................., consilier, membru al echipei de verificare, din cadrul Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale - Secretariatul General al Guvernului, având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul de misiune nr. ..... din ......,
aflaţi în misiunea de verificare şi îndrumare metodologică la ................. (datele de identificare a entităţii publice verificate) .............., solicităm de la ............. (persoana chestionată - numele, prenumele şi funcţia deţinută în cadrul entităţii publice verificate) ......................... răspunsuri/precizări privind:
1 ................
2 ...............
3 ...............
n ...............
Dacă mai aveţi ceva de adăugat:
....................
NOTA:
Răspunsurile vor fi formulate în scris şi vor fi însoţite de copii de pe documente care să vă susţină afirmaţiile, dacă este cazul.

Echipa de verificare,

Numele şi prenumele ...................

Numele şi prenumele .....................

Întocmit

Numele şi prenumele ................., funcţia .................

ANEXA nr. 5: FOAIE DE LUCRU
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. ....

Denumirea activităţi

Nereguli, deficienţe şi disfuncţionalităţi

Cadru de reglementare

Constatare

Observaţii în şedinţa de analiză

Recomandare

1

2

3

4

5

6

1.1. .....

     

1.2. .....

     

............

     
      
      
      
      
      
      

n.

     
Data ..............
Întocmit
Echipa de verificare:
Numele şi prenumele ......................
Numele şi prenumele ......................
ANEXA nr. 6: MINUTA
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Entitate publică verificată ..............
Nr. ..... din ............
Numele şi prenumele: ............. funcţia ................
MINUTA
Subsemnaţii ................, consilier, coordonatorul echipei de verificare şi ................., consilier, membru al echipei de verificare, din cadrul Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) - Secretariatul General al Guvernului, având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul de misiune nr. .......... din .............,
am efectuat o misiune de verificare şi îndrumare metodologică la
......................
(datele de identificare a entităţii publice verificate)
Tematica misiunii de verificare şi îndrumare metodologică:
1 ............;
2 ...........;
n ............ .
Perioada verificată: .......................
Documente şi activităţi verificate:
.....................
La şedinţa de analiză au participat:
.......................
......................
În perioada verificată, conducerea ................. (entitatea publică verificată) ......................... a fost asigurată de către: .......................... .
În urma efectuării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, echipa de verificare face următoarele constatări:

Nereguli, deficienţe şi disfuncţionalităţi constatate

Punctul de vedere al entităţii publice verificate

Acţiuni şi termene stabilite

Persoanele responsabile

De acord sau Observaţii

1

2

3

4

5

Obiectivul 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare

a) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

a) Constatare ................................

    

b) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

b) Constatare

................................

    

n

................................

    

Obiectivul 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii

a) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

a) Constatare

................................

    

b) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

b) Constatare

................................

    

n.

................................

    

Obiectivul 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate

a) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

a) Constatare

................................

    

b) Neregulă/deficientă/disfuncţionalitate ................................

    

b) Constatare ................................

    

n. ................................

    

Obiectivul 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemului de control intern managerial

a) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

    

................................

    

a) Constatare

................................

    

b) Neregulă/deficienţă/disfuncţionalitate

................................

    

b) Constatare

................................

    

n.

................................

    
Concluzii:
La terminarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică au fost restituite toate actele şi documentele puse la dispoziţia echipei de verificare, excepţie făcând documentele întocmite la solicitarea echipei şi copiile de pe documentele verificate.
Minuta a fost întocmită în două exemplare, din care un exemplar rămâne la .................. (entitatea verificată) ...............
şi un exemplar la echipa de verificare,
Echipa de verificare,
Numele şi prenumele ..................
Numele şi prenumele ..................
Preşedinte,
Comisia de monitorizare ..................
Numele şi prenumele: ......................
Preşedinte,
Echipa de gestionare a riscurilor ....................
Numele şi prenumele: .........................
ANEXA nr. 7: NOTA DE CONSTATARE
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Nr. ........ din .................
Entitate publică verificată,
Nr. ........ din ...............
Numele şi prenumele: ............. funcţia ................
Avizat.
Şef serviciu DCIMRI,
..................
NOTA DE CONSTATARE
CAPITOLUL I: Introducere
Subsemnaţii, ........................, consilier, coordonatorul echipei de verificare, şi ...................... consilier, membru al echipei de verificare, din cadrul Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) - Secretariatul General al Guvernului, am efectuat în perioada ................ o misiune de verificare la ........... din localitatea .............. (adresa) .................. .
Având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Planul de activitate al DCIMRI pentru anul ...............;
- Ordinul de misiune nr. ... din .............. .
-- Obiectivele misiunii de verificare şi îndrumare metodologică sunt următoarele:
- Obiectivul nr. 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare, constituită conform art. 3 alin. (1) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii, constituită conform art. 5 alin. (3) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate, conform art. 6 alin. (4) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial, conform anexelor nr. 3 şi 4 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
-- Perioada verificată: ..........................
-- Principalele documente verificate:
- Regulamentul de organizare şi funcţionare şi fişele de post;
- Decizia de constituire a Comisiei de monitorizare şi deciziile de actualizare a acesteia, după caz;
- Dosarul cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare;
- programele de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pentru anul în curs şi pe perioada verificată;
- Decizia de constituire a Echipei de gestionare a riscurilor şi deciziile de actualizare a acesteia, după caz;
- Dosarul cu procesele-verbale ale şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor;
- registrele de riscuri de la nivelul compartimentelor;
- Registrul de riscuri de la nivelul entităţii publice;
- rapoartele privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor, anuale, pentru anul în curs;
- Informarea privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii publice;
- procedurile formalizate elaborate;
- Lista privind codificarea procedurilor formalizate elaborate, revizuite şi actualizate;
- rapoartele privind monitorizarea performanţelor, de la nivelul compartimentelor, anuale, pentru anul în curs;
- Informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii publice;
- Situaţia centralizatoare semestrială/anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de ............... - anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial - anexa nr. 4.1, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării - anexa nr. 4.2, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20..- anexa nr. 4.3, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului generai al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
-- Pentru perioada verificată, conducerea entităţii publice a fost asigurată de către:
- Anul ...: conducătorul entităţii ..................;
- Anul ....: conducătorul entităţii ................ .
-- Pentru perioada verificată, coordonarea Comisiei de monitorizare (CM) a fost asigurată de către:
- Anul ...: preşedintele CM ............... şi secretarul CM ...................;
- Anul ....: preşedintele CM ............... şi secretarul CM ................... .
-- Pentru perioada verificată, coordonarea Echipei de gestionare a riscurilor (EGR) a fost asigurată de către:
- Anul ...: preşedintele EGR ............. şi secretarul EGR ...............;
- Anul ....: preşedintele EGR ............ şi secretarul EGR ............... .
CAPITOLUL II: Efectuarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
În urma efectuării misiunii, membrii echipei de verificare au constatat nereguli şi deficienţe de la cadrul de reglementare privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, după cum urmează:
1.Obiectivul nr. 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare
1.1.Emiterea deciziei de constituire a Comisiei de monitorizare şi actualizarea acesteia
- .........................
1.2.Analiză componenţei Comisiei de monitorizare
- .........................
1.3.Elaborarea Programului de dezvoltare şi analiza îndeplinirii şi actualizării acestuia
- .........................
1.4.Analiza modului de parcurgere a etapelor pentru implementarea sistemului de control intern managerial
- .........................
1.5.Analiza dosarelor cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, a deciziilor şi hotărârilor acesteia şi evaluarea funcţionării comisiei
- .........................
1.6.Analiza Informării privind monitorizarea indicatorilor de performanţă la nivelul entităţii publice, pe baza rapoartelor anuale, de la nivelul compartimentelor, elaborată de către secretarul Comisiei de monitorizare
- .........................
1.7.Verificarea introducerii atribuţiilor specifice rezultate din constituirea şi funcţionarea Comisiei de monitorizare în fişa postului
- .........................
1.8.Verificarea pregătirii profesionale în domeniul sistemului de control intern managerial a personalului de conducere şi execuţie
- .........................
1.9.Analiza comparativă pe ani a modului de organizare şi funcţionare a Comisiei de monitorizare de la înfiinţare până în prezent
- .........................
2.Obiectivul nr. 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii
2.1.Emiterea deciziei de constituire a Echipei de gestionare a riscurilor şi actualizarea acesteia
- .........................
2.2.Analiza componenţei Echipei de gestionare a riscurilor
- .........................
2.3.Desemnarea responsabililor cu riscurile de la nivelul compartimentelor şi a atribuţiilor ce le revin
- .........................
2.4.Elaborarea registrelor de riscuri de la nivelul compartimentelor şi actualizarea anuală a acestora (în procente)
- .........................
2.5.Elaborarea Registrului riscurilor de la nivelul entităţii publice, prin centralizarea riscurilor de la nivelul compartimentelor, de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor şi actualizarea anuală a acestuia
- .........................
2.6.Analiza dosarelor cu procesele-verbale ale şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor şi a măsurilor de control transmise conducerii compartimentelor şi evaluarea funcţionării echipei
- .........................
2.7.Evaluarea gradului de urmărire a implementării măsurilor de control pe baza Planului de implementare a măsurilor de control elaborat de secretarul Echipei de gestionare a riscurilor
- .........................
2.8.Analiza Informării privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii, elaborată pe baza rapoartelor anuale de la nivelul compartimentelor de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor
- .........................
2.9.Verificarea introducerii atribuţiilor privind managementul riscurilor în fişele de post ale personalului de conducere şi execuţie
- .........................
2.10.Analiza comparativă pe ani a modului de organizare şi funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor de la înfiinţare până în prezent
- .........................
3.Obiectivul nr. 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate
3.1.Analiza Listei obiectivelor şi activităţilor din cadrul entităţii publice aprobate în şedinţa Comisiei de monitorizare
- .........................
3.2.Analiza Listei de codificare a procedurilor de sistem (PS)
- .........................
3.3.Analiza Listei de codificare a procedurilor operaţionale (PO)
- .........................
3.4.Evaluarea respectării structurii şi modalităţilor de elaborare a procedurilor formalizate aprobate, conform anexei nr. 2B la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare (prin sondaj)
- .........................
3.5.Analiza procedurilor formalizate aprobate din punctul de vedere al gradului de cuprindere a tuturor componentelor cadrului de reglementare a domeniului procedurat, a detalierii activităţilor şi acţiunilor pe fluxul proceselor şi implementarea activităţilor de control, a responsabilităţilor şi a documentelor în structura acestora (prin sondaj)
- .........................
3.6.Verificarea stadiului realizării procedurilor formalizate, a reviziilor şi actualizărilor acestora
- .........................
3.7.Verificarea existenţei în fişele de post a responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea procedurilor formalizate (prin sondaj)
- .........................
4.Obiectivul nr. 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial
4.1.Analiza gradului de cuprindere a structurilor din subordine şi a entităţilor publice aflate în coordonare şi subordonare în documentele elaborate şi transmise la SSG
- .........................
4.2.Verificarea realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale transmise la SGG
- .........................
4.3.Verificarea raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial pe ultimii 3 ani
- .........................
CAPITOLUL III: Constatări şi recomandări
Stabilirea constatărilor şi recomandările pe obiective:
1.Obiectivul nr. 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare
a)Constatare:
.........................
a)Recomandare:
.........................
n).........................
2.Obiectivul nr. 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii
a)Constatare:
......................
a)Recomandare:
......................
n).........................
3.Obiectivul nr. 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate
a)Constatare:
.........................
a)Recomandare:
..........................
n).........................
4.Obiectivul nr. 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial
a)Constatare:
....................
a)Recomandare:
.....................
n).........................
Pentru recomandările formulate se va elabora Planul de implementare a recomandărilor de către entitatea publică verificată, aprobat de către conducere, care va cuprinde: recomandările formulate în Nota de constatare, acţiunile, termenele şi persoanele responsabile de realizare. Planul de implementare a recomandărilor se va transmite către DCIMRI, în maximum 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea Notei de constatare, în vederea urmăririi implementării recomandărilor propuse de către echipa de verificare.
CAPITOLUL IV: Concluzii
În cadrul entităţii publice verificate ................., în urma derulării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, în perioada ................, echipa de verificare a constatat că:
- sistemul de control intern managerial este .................... (conform/parţial conform/neconform), în conformitate cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
Entitatea publică verificată ..................... va raporta periodic stadiul implementării recomandărilor după primirea Notei de constatare, avizată de către şeful de serviciu al DCIMRI.
Nota de constatare semnată de echipa de verificare şi de conducerea entităţii se înregistrează în Registrul unic de control, la poziţia .............. , data ..........., pagina ..................., la sediul entităţii verificate.
Membrii echipei pot reveni cu misiuni de verificare şi îndrumare metodologică pentru netransmiterea Planului de implementare a recomandărilor, necomunicarea periodică a stadiului implementării acestora sau pentru nerespectarea termenelor de raportare a situaţiilor prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, la Secretariatul General al Guvernului, prin introducerea lor în Planul de activitate în anul următor.
Echipa de verificare:
Numele şi prenumele .....................
Numele şi prenumele ....................
ANEXA nr. 8: NOTA UNILATERALĂ
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Nr. ......... din ................
Entitatea publică verificată
Nr. ........ din ................
Avizat.
Şef serviciu DCIMRI,
Numele şi prenumele ...............
NOTA UNILATERALĂ
CAPITOLUL I: Introducere
Subsemnaţii, ...................., consilier, coordonatorul echipei de verificare, şi ....................., consilier, membru al echipei de verificare, din cadrul Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) - Secretariatul General al Guvernului, am efectuat în perioada ................ o misiune de verificare la ......................, din localitatea ............. (adresa) ............ .
Având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Planul de activitate al DCIMRI pentru anul ..............;
- Ordinul de misiune nr. ... din ..........
Obiectivele misiunii de verificare şi îndrumare metodologică sunt următoarele:
- Obiectivul nr. 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare, constituită conform art. 3 alin. (1) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii, constituită conform art. 5 alin. (3) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate, conform art. 6 alin. (4) din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Obiectivul nr. 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial, conform anexelor nr. 3 şi 4 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare,
-- Perioada verificată: ...................
-- Principalele documente verificate:
- Regulamentul de organizare şi funcţionare şi fişele de post;
- Decizia de constituire a Comisiei de monitorizare şi deciziile de actualizare a acesteia, după caz;
- Dosarul cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare;
- programele de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pentru anul în cure şi pe perioada verificată;
- Decizia de constituire a Echipei de gestionare a riscurilor şi deciziile de actualizare a acesteia, după caz;
- Dosarul cu procesele-verbale ale şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor;
- registrele de riscuri de la nivelul compartimentelor;
- Registrul de riscuri de la nivelul entităţii publice;
- procedurile formalizate elaborate;
- Lista privind codificarea procedurilor formalizate elaborate, revizuite şi actualizate;
- Raportul de monitorizare a performanţelor pentru anul în curs;
- Situaţia centralizatoare semestrială/anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de ..... - anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial - anexa nr. 4.1, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării - anexa nr. 4.2, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
- Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20.. - anexa nr. 4.3, prevăzută în anexa nr. 4 "Instrucţiuni" la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
-- Pentru perioada verificată, conducerea entităţii a fost asigurată de către:
- Anul ...: conducătorul entităţii ..............;
- Anul ...: conducătorul entităţii ............. .
-- Pentru perioada verificată, coordonarea Comisiei de monitorizare (CM) a fost asigurată de către:
- Anul ...: preşedintele CM ............ şi secretarul CM .............;
- Anul ....: preşedintele CM ........... şi secretarul CM ............ .
-- Pentru perioada verificată, coordonarea Echipei de gestionare a riscurilor (EGR) a fost asigurată de către:
- Anul ...: preşedintele EGR ........ şi secretarul EGR .........;
- Anul ...: preşedintele EGR ........ şi secretarul EGR ......... .
CAPITOLUL II: Efectuarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
Echipa care a efectuat misiunea de verificare şi îndrumare metodologică la entitatea publică ............. nu a constatat nereguli şi deficienţe de la cadrul de reglementare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.
În continuare, echipa de verificare prezintă disfuncţionalităţile constatate, dar care au fost remediate pe parcursul derulării misiunii, şi eventuale recomandări de natură organizatorică, cu scopul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, astfel:
- ...............................
- ...............................
- ...............................
CAPITOLUL III: Concluzii
În cadrul entităţii publice verificate ..................., în urma derulării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, în perioada .................., echipa de verificare a constatat că:
- sistemul de control intern managerial este ............. (conform/parţial conform/neconform), în conformitate cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
Nota unilaterală, semnată de către echipa de verificare, se înregistrează în Registrul unic de control la poziţia ............., data ......, pagina ................., existent la sediul entităţii publice verificate.
Echipa de verificare:
Numele şi prenumele ................
Numele şi prenumele ....................
ANEXA nr. 9: NOTA DE PREZENTARE
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale
Nr. ........... din ..............
Aprobat.
Secretarul general al Guvernului,
Numele şi prenumele ....................
Avizat.
Director DCIMRI,
Numele şi prenumele .....................
NOTA DE PREZENTARE
CAPITOLUL I: Introducere
Subsemnaţii, ......................., consilier, coordonatorul echipei de verificare, şi ................., consilier, membru al echipei de verificare, din cadrul Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI) a Secretariatului General al Guvernului, am efectuat în perioada ...................... misiunea de verificare la ..................., din localitatea ............ (adresa) ................ .
Având în vedere:
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Planul de activitate al DCIMRI pentru anul ..............;
- Ordinul de misiune nr. ... din ........... .
CAPITOLUL II: Efectuarea misiunii de verificare şi îndrumare metodologică
În urma desfăşurării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică echipa a formulat constatări şi recomandări, acceptate de către conducerea entităţii verificate, a căror sinteză este structurată pe cele 4 obiective principale ale misiunii, astfel:
1.Obiectivul nr. 1: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare
a)Constatare:
a)Recomandare:
.............
n)_
2.Obiectivul nr. 2: Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii
a)Constatare:
a)Recomandare:
..............
n)_
3.Obiectivul nr. 3: Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate
a)Constatare:
a)Recomandare:
.....................
n)_
4.Obiectivul nr. 4: Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial
a)Constatare:
a)Recomandare:
..................
n)_
Pentru recomandările formulate de către echipa de verificare va fi elaborat Planul de implementare a recomandărilor de către entitatea publică verificată. Acesta va cuprinde recomandările transmise prin Nota de constatare, acţiunile, termenele de realizare şi persoanele responsabile. Planul de implementare a recomandărilor, aprobat de către conducerea entităţii publice, va fi transmis la DCIMRI, care va urmări implementarea recomandărilor la termenele stabilite.
CAPITOLUL III: Concluzii
În cadrul entităţii publice ..........., în urma derulării misiunii de verificare şi îndrumare metodologică, în perioada ..........., echipa de verificare a constatat:
- sistemul de control intern/managerial este .............. (conform/parţial conform/neconform), în conformitate cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
Echipa de verificare:
Numele şi prenumele ..............
Numele şi prenumele ..............
ANEXA nr. 10: PLANUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR
Entitatea publică .............
Nr. ....... din ............
Aprobat
Conducătorul entităţii publice,
Numele şi prenumele .................
PLANUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR
În baza Notei de constatare nr. ... din .... a echipei de verificare a Direcţiei de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI), din cadrul Secretariatului General al Guvernului, înregistrată la ................ (entitatea verificată) ................ sub nr. ............. din ..............., au fost transmise spre implementare următoarele recomandări:

Obiective

Recomandări

Acţiuni şi termene

Responsabili

Data implementării confirmată de către DCIMRI

1

2

3

4

5

1. Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare

1. ....

   

2. ....

   
    
    

n. ....

   

2. Analiza modului de organizare şi de funcţionare a Echipei de gestionare a riscurilor şi verificarea elaborării Registrului riscurilor de la nivelul entităţii

1. ....

   

2. ....

   
    
    

n. ....

   

3. Verificarea gradului de realizare a procedurilor formalizate

1. ....

   

2. ....

   
    
    

n. ....

   

4. Analiza realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial

1. ....

   

2. ....

   
    
    

n. ....

   
Preşedinte,
Comisia de monitorizare ....................
Numele şi prenumele .........................
Preşedinte,
Echipa de gestionare a riscurilor ...................
Numele şi prenumele .........................
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 276 din data de 12 aprilie 2016