Document embed

ORDIN nr. 76 din 9 iulie 2015 privind regulile de eligibilitate aplicabile cheltuielilor în cadrul Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare

În temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 13 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management şi control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne,

viceprim-ministrul, ministrul afacerilor interne, emite următorul ordin:

Art. 1: Scop

Prezentul ordin are ca scop stabilirea regulilor de eligibilitate aplicabile cheltuielilor realizate în cadrul proiectelor, acţiunilor şi componentelor de asistenţă tehnică finanţate integral sau parţial din programele naţionale ale Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare din Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne.

Art. 2: Definiţii

(1)Prezentul ordin utilizează termeni şi expresii având semnificaţia prevăzută în cuprinsul art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management şi control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne.

(2)Referirile din prezentul ordin la "Fond" se înţeleg ca referiri la Fondul pentru securitate internă şi/sau Fondul pentru azil, migraţie şi integrare, în funcţie de context.

Art. 3: Reguli generale de eligibilitate

(1)Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii:

a)să se încadreze în domeniul de aplicare al Fondului, în Obiectivul general şi obiectivele specifice ale acestuia, astfel cum sunt definite în regulamentul specific aplicabil:

b)să se încadreze în acţiunile eligibile stabilite prin regulamentul specific aplicabil;

c)să fie necesare pentru desfăşurarea activităţilor care fac obiectul proiectului, făcând parte din programul naţional aferent fiecărui Fond, aprobat de Comisia Europeană;

d)să fie rezonabile şi să respecte principiile transparenţei, bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preţ şi cost/beneficiu;

e)să fie efectuate de către beneficiar sau de către partenerii din proiect. Normele aplicabile beneficiarului se aplică, în mod corespunzător şi obligatoriu, partenerilor proiectului;

f)în cazul proiectelor finanţate prin Fondul pentru azil, migraţie şi integrare să fie legate de grupurile-ţintă la care se face referire în cadrul regulamentului specific;

g)să fie indicate în bugetul general total estimat al proiectului sau al activităţii finanţate;

h)să fie efectuate în conformitate cu prevederile actului de finanţare;

i)să fie fundamentate prin documente justificative tehnice şi financiare corespunzătoare, care să fie păstrate cel puţin 5 ani de la ultima plată/recuperare de către UE pentru exerciţiul financiar anual din care a fost finanţat/ă proiectul/activitatea;

j)să fie realizate în perioada de eligibilitate, conform prevederilor art. 6;

k)să fie identificabile şi verificabile, în special să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului în conformitate cu practicile şi normele contabile aplicabile în ţara în care este stabilit beneficiarul şi să fie asigurată o pistă de audit corespunzătoare;

l)să respecte dispoziţiile legislaţiei aplicabile, inclusiv legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal şi confidenţialitatea;

m)să nu fi făcut obiectul altor finanţări din bugetul UE.

(2)Pe lângă condiţiile generale de la alin. (1), pentru a fi considerate eligibile cheltuielile trebuie să fie realizate în conformitate cu regulile specifice de eligibilitate prevăzute în anexele nr. 1-3.

Art. 4: Categorii de cheltuieli eligibile

(1)În vederea implementării proiectelor finanţate din programele naţionale se definesc următoarele categorii de cheltuieli ca fiind eligibile:

A.Pentru Fondul pentru securitate internă:

a)costuri de personal;

b)costuri de deplasare şi şedere;

c)costuri cu echipamente şi alte bunuri mobile;

d)costuri cu bunurile imobile;

e)costuri cu consumabilele, furniturile şi serviciile generale;

f)costuri aferente activităţilor subcontractate;

g)costuri care derivă în mod direct din cerinţele finanţării UE;

h)costuri indirecte.

B.Pentru Fondul pentru azil, migraţie şi integrare:

a)costuri de personal;

b)costuri de deplasare şi şedere;

c)costuri cu echipamente şi alte bunuri mobile;

d)costuri cu bunurile imobile;

e)costuri cu consumabilele, furniturile şi serviciile generale;

f)costuri aferente activităţilor subcontractate;

g)costuri care derivă în mod direct din cerinţele legate de finanţarea UE;

h)costuri specifice grupurilor-ţintă;

i)costuri indirecte.

C.Pentru componentele de asistenţă tehnică: costurile sunt prevăzute în anexa nr. 3.

(2)Bugetul unui proiect se prezintă sub forma bugetului detaliat de cheltuieli şi a bugetului de venituri.

(3)Bugetul detaliat de cheltuieli se compune din costurile directe, detaliate pe linii şi sublinii (costuri specifice) bugetare şi costurile indirecte, care se prevăd ca sumă forfetară din costurile directe, într-o limită maximă procentuală, stabilită conform anexelor nr. 1 şi 2, valabile pentru fiecare Fond în parte.

(4)Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condiţiilor generale de eligibilitate, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

(5)Liniile bugetare ale costurilor directe sunt prevăzute în anexele la prezentul ordin pentru fiecare Fond în parte.

(6)Bugetul de venituri se compune din cofinanţarea Fondului şi cofinanţarea naţională, în următoarele proporţii:

- pentru proiectele finanţate din Fondul pentru azil, migraţie şi integrare se asigură cofinanţarea Fondului de 75% şi cofinanţarea naţională de 25% din valoarea totală a bugetului; cofinanţarea Fondului poate fi majorată până la 90% în condiţiile stabilite prin regulamentul specific aplicabil.

- pentru proiectele finanţate din Fondul pentru securitate internă se asigură cofinanţarea Fondului între 75% şi 90%, în acord cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 16 aprilie 2014 de Stabilire a dispoziţiilor generale privind Fondul pentru azil, migraţie şi integrare, precum şi instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor şi a Listei priorităţilor strategice ale Uniunii menţionate în anexa 1 la Regulamentul (UE) nr. 513/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 16 aprilie 2014 de instituire, în cadrul Fondului pentru securitate internă, a instrumentului de sprijin financiar pentru cooperarea poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor şi de abrogare a Deciziei 2007/125/JAI a Consiliului şi cofinanţarea naţională între 10% şi 25% din valoarea totală a bugetului;

(7)Contribuţia de la bugetul Uniunii poate fi majorată la 90% în circumstanţe excepţionale justificate în mod corespunzător, altele decât cele menţionate mai sus, care sunt prevăzute în regulamentele UE specifice, după aprobarea prealabilă de către Comisia Europeană.

(8)Veniturile proiectului provin din toate contribuţiile financiare acordate acestuia de către Fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuţie a beneficiarului, precum şi din orice încasări generate de proiect.

(9)În cazul proiectelor de monopol de drept atribuite direct din programul naţional unor autorităţi publice, cofinanţarea naţională se asigură integral de la bugetul de stat.

(10)În cazul proiectelor atribuite prin proceduri de evaluare şi selecţie a proiectelor de grant, cofinanţarea naţională se asigură de la bugetul de stat în proporţie de maximum 20%. Diferenţa până la procentajul de 25% din valoarea totală a proiectului reprezentând cofinanţarea naţională se asigură din sursele beneficiarului/partenerilor.

(11)În funcţie de importanţa proiectului de grant pentru politica de azil şi migraţie, contribuţia beneficiarului/partenerilor poate fi diminuată, în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (8) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015.

Art. 5: Venituri şi regula nonprofit

(1)Proiectele finanţate din Fond trebuie să aibă caracter nonprofit.

(2)Veniturile nete generate direct de un proiect în cursul implementării se deduc din cheltuielile eligibile ale proiectului.

Art. 6: Perioada de eligibilitate

(1)Pentru a fi eligibile, cheltuielile aferente asistenţei tehnice trebuie să fie efectuate între 1 ianuarie 2014 şi 30 iunie 2023 sau până la orice altă dată ulterioară compatibilă cu termenul - limită pentru înaintarea raportului final cu privire la implementarea programului naţional.

(2)Pentru a fi eligibile, cheltuielile aferente proiectelor trebuie să fie efectuate de beneficiar în perioada de eligibilitate stabilită prin actul de finanţare, între 1 ianuarie 2014 şi 31 decembrie 2022.

(3)În sensul prevederilor prezentului ordin, data efectuării unei cheltuieli se consideră data recepţiei bunului, serviciului sau lucrării care a condus la realizarea acelei cheltuieli.

(4)Plăţile aferente unui proiect se realizează după data aprobării finanţării nerambursabile a proiectului respectiv şi până la transmiterea raportului final al acestuia, dar nu mai târziu de 3 luni de la finalizarea proiectului.

Art. 7: Moduri de finanţare

(1)Cheltuielile eligibile directe pot fi rambursate prin următoarele moduri:

a)rambursarea costurilor suportate şi plătite efectiv, împreună cu amortizarea, după caz;

b)finanţare forfetară;

c)combinaţie între modurile menţionate la literele a)-b).

(2)Cheltuielile eligibile indirecte sunt acele costuri care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

(3)Cheltuielile eligibile indirecte se rambursează prin finanţare forfetară, stabilită prin aplicarea unui procent la cheltuielile directe eligibile.

Art. 8: Cheltuielile neeligibile

(1)Următoarele cheltuieli nu sunt eligibile:

a)achiziţionarea de terenuri virane;

b)achiziţionarea unui teren construit, în cazul în care terenul este necesar pentru implementarea proiectului, la nivelul unei sume care depăşeşte 10% din cheltuielile eligibile totale pentru proiectul în cauză;

c)costurile care sunt în legătură cu nerespectarea condiţiilor contractuale sau legale (amenzi, penalităţi financiare, costurile soluţionării litigiilor etc.);

d)pierderile generate de operaţiuni contabile (provizioane pentru pierdere, datorii incerte, provizioane pentru obligaţii viitoare);

e)taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepţia cazului în care aceasta nu se recuperează în temeiul legislaţiei naţionale în materie de TVA;

f)rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei şi serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane la schimbul valutar şi pierderi la schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potenţiale pasive viitoare, dobânzi datorate, creanţe îndoielnice, amenzi, penalităţi financiare, costuri de judecată;

g)costuri de reprezentare, exclusiv pentru personalul proiectului, cu excepţia cheltuielilor de protocol pentru evenimentele sociale justificate de proiect, cum ar fi evenimente organizate la anumite momente semnificative din implementarea proiectului, la începutul şi sfârşitul proiectului şi reuniunile echipei de coordonare a proiectului, acestea fiind considerate cheltuieli eligibile directe;

h)costuri declarate de către beneficiar şi acoperite de către un alt proiect sau program care primeşte finanţare din partea Uniunii Europene;

i)contribuţii în natură;

j)cheltuielile nerezonabile, respectiv cheltuiala care fie nu are legătură cu obiectul proiectului, fie este excesivă;

k)cheltuielile legate de operaţiunile de leasing.

(2)TVA nerecuperabilă este eligibilă în următoarele cazuri:

a)pentru beneficiarii şi partenerii acestora care furnizează un certificat fiscal în care se specifică faptul că entitatea respectivă nu poate recupera TVA direct sau indirect;

b)atunci când TVA plătită este datorată autorităţilor fiscale ale statului unde este înregistrat furnizorul sau prestatorul, altul decât statul beneficiarului finanţării.

Art. 9: Reguli specifice de eligibilitate

(1)Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin Fondul pentru securitate internă, componenta pentru frontiere externe şi vize şi componenta pentru cooperare poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor sunt stabilite în anexa nr. 1.

(2)Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin Fondul pentru azil, migraţie şi integrare sunt stabilite în anexa nr. 2.

(3)Regulile specifice de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul activităţilor/proiectelor de asistenţă tehnică finanţate din Fondul pentru securitate internă şi Fondul pentru azil, migraţie şi integrare sunt stabilite în anexa nr. 3.

(4)Autorităţile delegate pot emite instrucţiuni privind aplicarea regulilor stabilite prin prezentul ordin, cu caracter obligatoriu pentru beneficiari, cu aprobarea prealabilă a autorităţii responsabile.

Art. 10: Dispoziţii finale

(1)Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin.

(2)Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

-****-

p. Viceprim-ministru, ministrul afacerilor interne,

Ilie Botoş,

secretar de stat

ANEXA nr. 1: REGULILE SPECIFICE de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin Fondul pentru securitate internă, componenta pentru frontiere externe şi vize şi componenta pentru cooperare poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor

Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) în cadrul Fondului pentru securitate internă - componenta pentru frontiere externe şi vize şi componenta pentru cooperare poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor

SECŢIUNEA 1: Costuri eligibile directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza regulilor generale de eligibilitate stabilite la art. 3 din ordin, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

Următoarele categorii de costuri directe sunt eligibile:

1.Costuri de personal

1.1.Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care au un rol direct şi esenţial în cadrul proiectului, respectiv membrii echipei de proiect, proporţional cu timpul alocat proiectului.

1.2.Costurile de personal se detaliază în bugetul proiectului, indicând fiecare funcţie, normă de lucru şi valoarea unitară a muncii prestate.

1.4.Pentru a fi considerate costuri eligibile de personal, detaşarea sau alocarea de personal pentru implementarea proiectului se face printr-o decizie scrisă a beneficiarului.

1.5.Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate şi raportate pe baza costurilor efective suportate de beneficiar/partener. Costurile de personal trebuie calculate ca şi combinaţie între unităţile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu, numărul de ore) şi valoarea unitară (de exemplu, salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar trebuie să folosească aceeaşi metodă de calcul pe toată durata proiectului.

1.6.Timpul petrecut în cadrul proiectului trebuie înregistrat în mod corespunzător şi urmărit pe întreaga durată a acestuia. Fişele de pontaj vor fi ţinute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activităţile proiectului. Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fie revizuit şi supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi.

2.Costuri de deplasare şi şedere

2.1.Costurile de deplasare şi şedere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

a)personalul beneficiarului ale cărui costuri sunt eligibile astfel cum se menţionează la pct. 1;

b)alte persoane, în afară de beneficiar, care participă la activităţile proiectului, pe baza documentelor justificative.

2.2.Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor suportate efectiv. Decontarea cheltuielilor de deplasare este bazată pe cea mai ieftină formă de transport public şi zborurile sunt acceptate doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinaţia geografică necesită călătoria cu avionul.

2.3.În cazul în care pentru deplasare se foloseşte o maşină personală, rambursarea cheltuielilor de deplasare se face în conformitate cu prevederile legale naţionale aplicabile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice. În cazul în care se foloseşte o maşină a instituţiei sau a beneficiarului, rambursarea cheltuielilor de transport se face în conformitate cu prevederile legale în vigoare, pe baza foii de parcurs.

2.4.Costurile de şedere, în cazul entităţilor private, nu pot depăşi plafoanele stabilite în acest sens la nivelul Uniunii Europene.

2.5.Cheltuielile de transport, inclusiv cu taxiul, diurna şi cazare sunt eligibile pentru personalul instituţiilor publice cu respectarea prevederilor legale naţionale aplicabile acestora.

2.6.Nu sunt eligibile cheltuielile realizate în legătură cu transportul şi şederea personalului subcontractat.

3.Costuri cu echipamente şi alte bunuri mobile

3.1.Costurile legate de achiziţionarea de echipamente şi de alte bunuri mobile sunt eligibile ca şi costuri directe doar dacă sunt prevăzute în bugetul proiectului, sunt utilizate în scopul proiectului şi, în cazul echipamentelor IT, au avizul direcţiei de specialitate din cadrul structurii beneficiare.

3.2.Costurile pentru echipamentul administrativ de uz curent (de exemplu, imprimantă, laptop, fax, copiator, telefon, cabluri etc.) sunt eligibile în categoria costurilor directe.

3.3.Închiriere

Cheltuielile de închiriere a echipamentelor IT sau a mijloacelor de transport sunt eligibile doar pentru perioade care nu depăşesc 14 zile calendaristice.

3.4.Cumpărarea

Cheltuielile legate de achiziţionarea de echipamente (sisteme, echipamente de operare, mijloace de transport) sunt eligibile pe baza costului total al achiziţiei dacă:

a)sunt direct legate de realizarea proiectului;

b)sunt efectuate în conformitate cu normele naţionale privind achiziţiile publice;

c)echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect;

d)echipamentul va continua să fie utilizat în scopul pentru care a fost achiziţionat şi după finalizarea proiectului, astfel încât cumulat să totalizeze o perioadă de utilizare minimă de:

- 4 ani pentru echipamentele din domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor (IC&T) conform Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare;

- 6 ani pentru alte tipuri de echipamente, cum ar fi echipamentele de operare şi mijloacele de transport, conform Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare;

- 24 de ani pentru elicoptere, nave şi aeronave, conform Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare.

3.5.Amortizarea

Amortizarea se calculează în conformitate cu prevederile naţionale aplicabile.

Cheltuielile cu amortizarea pot fi considerate eligibile dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)valoarea cheltuielilor respective este dovedită corespunzător prin documente justificative cu valoare doveditoare echivalentă cu a facturilor pentru costurile eligibile, în cazul rambursării costurilor eligibile suportate şi plătite efectiv de beneficiar;

b)cheltuielile se referă exclusiv la perioada de implementare a proiectului respectiv;

c)bunurile nu au fost achiziţionate din bugetul UE.

4.Costuri cu bunurile imobile

4.1.Norme generale

În cazul achiziţionării, construcţiei, renovării sau închirierii de bunuri imobile, acestea au calităţile tehnice necesare pentru proiect şi respectă normele şi standardele naţionale aplicabile în domeniu.

4.2.Achiziţionarea de imobile

În cazul în care achiziţionarea de bunuri imobile este esenţială pentru punerea în aplicare a proiectului şi are o legătură directă cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziţionarea de bunuri imobile, adică clădiri deja construite, este eligibilă pe baza costului total sau parţial ori pe baza amortizării, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte, în următoarele condiţii:

a)să obţină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial cu autorizarea corespunzătoare, care să confirme că preţul nu depăşeşte valoarea de piaţă;

b)bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanţare comunitară la o dată anterioară aprobării proiectului;

c)bunul imobil este folosit numai în scopul menţionat în proiect pentru o perioadă de cel puţin 10 ani de la data încheierii proiectului, cu excepţia cazului în care Comisia Europeană dispune altfel;

d)achiziţionarea de bunuri imobile respectă principiile raportului calitate/preţ şi cost/beneficiu şi este considerată ca fiind proporţională cu scopul stabilit prin proiect;

e)în cazul amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosinţă în scopul proiectului şi doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului. Amortizarea va fi calculată conform normelor contabile de drept intern.

4.3.Construcţia, renovarea sau reabilitarea de imobile

4.3.1.Cheltuielile pentru renovarea bunurilor imobile sunt eligibile pe baza costului total sau parţial ori pe baza amortizării, în cazul cheltuielilor pentru renovare, se aplică doar condiţiile de la pct. 4.2 lit. c)-e).

4.3.2.Construcţia sau renovarea de bunuri imobile este eligibilă atunci când este esenţială pentru punerea în aplicare a proiectului şi are o legătură directă cu îndeplinirea obiectivelor acestuia.

4.3.3.Sunt eligibile cheltuielile pentru achiziţia terenului, amenajarea acestuia şi amenajări pentru protecţia mediului.

4.3.4.Cheltuielile efectuate pentru achiziţia de terenuri şi/sau expropriere sunt considerate eligibile în limita a 10% din valoarea totală eligibilă a proiectului.

4.3.5.Pentru amenajarea terenului sunt considerate eligibile:

a)cheltuielile efectuate la începutul lucrărilor pentru pregătirea amplasamentului, care constau în demolări, demontări, defrişări, dezafectări, evacuări de materiale rezultate, devieri de reţele de utilităţi din amplasament, sistematizare pe verticală, drenaje, epuismente;

b)cheltuielile efectuate pentru decontaminarea terenurilor sau siturilor industriale poluate, inclusiv preluarea şi depozitarea substanţelor toxice şi periculoase şi îmbunătăţirea calităţii terenurilor, planarea terenului, inclusiv ambalarea şi transportul deşeurilor şi al materialelor refolosibile.

4.3.6.În cazul amenajărilor pentru protecţia mediului sunt considerate eligibile cheltuielile efectuate pentru lucrări şi acţiuni de protecţie a mediului, inclusiv cheltuielile pentru aducerea la starea iniţială, pentru refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor, precum plantarea de arbori, arbuşti, plante perene.

4.3.7.În situaţia efectuării de lucrări asupra unor clădiri aparţinând categoriei imobilelor protejate ca monumente istorice, orice intervenţie asupra acestora se va face cu respectarea condiţiilor stabilite în legislaţia naţională aplicabilă.

4.3.8.Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente racordării la reţelele de utilităţi.

4.3.9.Sunt considerate eligibile cheltuielile legate de proiectare şi asistenţă tehnică, cuprinzând cheltuielile privind studiile de teren, obţinerea de avize, acorduri şi autorizaţii, proiectarea şi ingineria, consultanţa şi asistenţa tehnică.

4.3.10. Pentru efectuarea studiilor de teren sunt eligibile cheltuielile pentru studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice şi de stabilitate a terenului pe care se amplasează obiectivul de investiţie.

4.3.11. Pentru obţinerea de avize, acorduri şi autorizaţii, cheltuielile considerate eligibile sunt cele efectuate pentru:

a)obţinerea/prelungirea valabilităţii certificatului de urbanism;

b)obţinerea/prelungirea valabilităţii autorizaţiei de construire/desfiinţare, conform legii;

c)obţinerea avizelor şi a acordurilor pentru racorduri şi branşamente la reţele publice de apă, canalizare, gaze, termoficare, energie electrică şi telefonie;

d)obţinerea acordului de mediu;

e)obţinerea avizului PSI;

f)alte avize, acorduri, autorizaţii.

4.3.12. În categoria cheltuielilor eligibile privind proiectarea şi ingineria se includ cheltuielile efectuate pentru:

a)elaborarea tuturor fazelor de proiectare, studiu de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie;

b)plata verificării tehnice a proiectării şi a elaborării certificatului de performanţă energetică a clădirii;

c)elaborarea documentaţiilor necesare obţinerii acordurilor, avizelor şi autorizaţiilor aferente obiectivului de investiţie, documentaţii ce stau la baza emiterii avizelor şi acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentaţii urbanistice, studii de impact, studii de trafic, studii/expertize de amplasament, studii dendrologice, alte studii necesare în vederea execuţiei obiectivului;

d)expertizarea tehnică în cazul lucrărilor de modernizare sau consolidare la construcţii existente ori pentru continuarea lucrărilor de construcţii începute şi neterminate;

e)efectuarea auditului energetic pentru lucrări de creştere a performanţei energetice a clădirilor ca urmare a modernizării/reabilitării.

4.3.13. În categoria cheltuielilor eligibile privind asistenţa tehnică în cadrul proiectelor de lucrări se includ cheltuielile efectuate, după caz, pentru:

a)proiectare şi asistenţă tehnică;

b)asigurarea supravegherii execuţiei prin diriginţi de şantier desemnaţi de beneficiar, autorizaţi conform prevederilor legale pentru verificarea execuţiei lucrărilor de construcţii şi instalaţii.

4.3.14. Pentru investiţia de bază sunt eligibile următoarele categorii de cheltuieli:

a)cheltuielile pentru construcţii şi instalaţii aferente execuţiei obiectivului investiţiei;

b)cheltuieli pentru montajul utilajelor tehnologice;

c)cheltuieli pentru utilaje şi echipamente tehnologice şi funcţionale cu montaj;

d)cheltuieli pentru utilaje fără montaj şi echipamente de transport;

e)cheltuieli pentru dotări de specialitate.

4.3.15. Sunt eligibile cheltuielile privind organizarea de şantier, lucrările de construcţii şi instalaţii aferente organizării de şantier, activităţile conexe organizării de şantier şi cotele legale.

4.3.16. Pentru realizarea lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente organizării de şantier, cheltuielile considerate eligibile sunt cele aferente construirii provizorii sau amenajării la construcţiile existente de vestiare pentru muncitori, grupuri sanitare, rampe pentru spălare auto, depozite pentru materiale, fundaţii pentru macarale, reţele electrice de iluminat şi forţă, căi de acces auto, branşamente/racorduri la utilităţi, împrejmuiri, pânze de protecţie a faţadelor, panouri de prezentare, pichete de incendiu.

4.3.17. Cheltuielile eligibile aferente activităţilor conexe organizării de şantier includ cheltuieli pentru:

a)obţinerea autorizaţiei de execuţie a lucrărilor de organizare de şantier;

b)taxe de amplasament;

c)închirieri de semne de circulaţie;

d)întreruperea temporară a reţelelor de transport sau distribuţie de apă, canalizare, agent termic, energie electrică, gaze naturale;

e)contractele temporare cu furnizorii de utilităţi şi cu unităţile de salubrizare.

4.3.18. Cheltuielile considerate eligibile pentru cotele legale cuprind, după caz:

a)cota aferentă inspecţiei pentru controlul calităţii lucrărilor de construcţii;

b)cota pentru controlul statului în amenajarea teritoriului, urbanism şi pentru autorizarea lucrărilor de construcţii;

c)cota aferentă Casei Sociale a Constructorilor.

4.3.19. Cheltuielile diverse şi neprevăzute se consideră eligibile în funcţie de natura şi de complexitatea lucrărilor, doar dacă sunt evidenţiate în documente justificative, fără să depăşească 10% din valoarea totală a lucrărilor.

Prin cheltuielile diverse şi neprevăzute se acoperă, după caz, cheltuielile rezultate în urma modificărilor de soluţii tehnice, cantităţile suplimentare pentru realizarea lucrărilor, utilajele sau dotările ce se impun pe parcursul derulării investiţiei, precum şi cheltuielile de conservare pe parcursul întreruperii execuţiei din cauze independente.

4.4.Închirierea de imobile

Cheltuielile cu închirierea de bunuri imobile sunt eligibile în cazul în care există o legătură directă între închiriere şi obiectivele proiectului, iar bunul imobil în cauză nu a fost cumpărat prin fonduri externe nerambursabile.

4.5.Spaţiu de birou pentru beneficiar

Costurile pentru achiziţionarea, construcţia, renovarea sau închirierea de spaţiu de birou pentru activităţile obişnuite ale beneficiarului nu sunt eligibile în categoria costurilor directe. Aceste costuri sunt considerate ca fiind costuri indirecte, în plafonul stabilit pentru costurile indirecte.

5.Costuri privind consumabile, furniturile şi serviciile generale

5.1.Costurile consumabilelor, ale furniturilor şi ale serviciilor generale sunt eligibile în categoria cheltuielilor eligibile directe, cu condiţia ca acestea să poată fi identificate şi să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

5.2.Cu toate acestea, orice tip de mici cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol şi servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poştă, curăţenie în birouri, utilităţi, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) intră în categoria costurilor indirecte definite la pct. 8, cu excepţia formării specializate a personalului, care este considerată cheltuială directă, dacă respectiva formare este prevăzută în proiect.

6.Costuri aferente activităţilor subcontractate

6.1.Ca regulă generală, beneficiarii trebuie să aibă capacitatea de a îndeplini ei înşişi activităţile legate de proiect. Cu toate acestea, subcontractarea este posibilă în situaţia în care acest fapt a fost justificat în mod corespunzător şi aprobat în prealabil de către autoritatea responsabilă.

6.2.Cheltuielile legate de subcontractarea sarcinilor de gestionarea generală a proiectului nu sunt eligibile.

6.3.Pentru toate subcontractările, beneficiarii se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit şi control toate informaţiile necesare referitoare la activităţile subcontractate, inclusiv documente justificative.

6.4.Serviciile subcontractate se prestează în baza unui contract încheiat, cu respectarea regulilor aplicabile achiziţiilor în cadrul proiectelor, stabilite prin contractele de finanţare nerambursabilă.

6.5.Cheltuielile pentru consultanţă, asistenţă juridică, cheltuielile notariale şi cele pentru plata experţilor judiciari, tehnici, financiari, fiscali etc. sunt eligibile drept costuri directe, conform legislaţiei naţionale aplicabile.

7.Costuri care derivă în mod direct din cerinţele legate de finanţarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerinţele legate de cofinanţarea din Fond, cum ar fi vizibilitatea, publicitatea, transparenţa, evaluarea proiectului, auditul extern, garanţiile bancare, costurile de traducere etc., sunt eligibile drept costuri directe.

SECŢIUNEA 2: Costuri indirecte

8.Costuri indirecte

8.1.Costurile indirecte se referă la categoriile de cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Un procentaj fix din suma totală a costurilor eligibile directe poate fi eligibil sub formă de costuri indirecte, în următoarele condiţii îndeplinite cumulativ:

a)costurile indirecte sunt menţinute la un nivel care să nu depăşească 7% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile directe ale proiectului;

b)costurile indirecte sunt prevăzute în bugetul proiectului;

c)costurile indirecte nu includ costuri care ţin de un alt capitol din bugetul proiectului;

d)costurile indirecte nu sunt finanţate din alte surse.

8.2.Finanţarea forfetară alocată costurilor indirecte acoperă în special următoarele costuri:

a)costurile de personal care nu sunt eligibile sub formă de costuri directe (cum ar fi personalul-suport, expert juridic, tehnic, în domeniul achiziţiilor etc.);

b)cheltuielile de administrare şi gestionare, precum costurile menţionate la pct. 5.2;

c)taxe şi comisioane bancare;

d)costurile bunurilor imobile şi costurile de întreţinere legate de operaţiunile administrative curente;

e)alte costuri legate de proiect, excluse din categoria "Costuri eligibile directe".

8.3.Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile sau alte documente justificative ori prin calcule specifice.

ANEXA nr. 2: REGULILE SPECIFICE de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin Fondul pentru azil, migraţie şi integrare

Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) în cadrul Fondului pentru azil, migraţie şi integrare

SECŢIUNEA 1: Costuri directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condiţiilor generale de eligibilitate stabilite în partea generală a ordinului, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

În categoria costurilor eligibile directe intră costurile menţionate la pct. 1-9 din prezenta anexă.

Următoarele categorii de costuri directe sunt eligibile:

1.Costuri de personal

1.1.Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care joacă un rol direct şi esenţial în cadrul proiectului, respectiv membrii echipei de proiect, indiferent că sunt angajaţi ai autorităţilor publice sau ai unor entităţi private, proporţional cu timpul alocat proiectului.

1.2.Costurile de personal se detaliază în bugetul proiectului, indicând fiecare funcţie, normă de lucru şi valoarea unitară a muncii prestate.

1.3.Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuţiile la asigurările sociale şi alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să nu depăşească ratele medii practicate în mod obişnuit de beneficiar în politica sa de remunerare. Atunci când este cazul, această cifră poate include toate contribuţiile obişnuite plătite de către angajator, însă trebuie excluse orice bonusuri, plăţi stimulative sau sisteme de împărţire a profitului. Impozitele ori taxele (în special, impozitele directe şi contribuţiile la asigurările sociale plătite din salariu) rezultate din proiecte finanţate de Fond devin costuri eligibile doar dacă sunt suportate' efectiv de către beneficiarul finanţării.

1.4.Pentru determinarea costurilor cu personalul beneficiarilor/partenerilor care nu sunt autorităţi publice, legate de punerea în aplicare a unui proiect, rata orară maximă aplicabilă se calculează prin împărţirea ultimelor costuri brute anuale cu salariile beneficiarului/partenerului, documentate, la 1.720 de ore.

1.5.Majorarea costurilor de personal, pe parcursul implementării proiectului, este eligibilă în următoarele situaţii:

- prin majorarea normei de lucru, atunci când există o justificare temeinică în acest sens;

- prin majorarea unor costuri statutare din componenţa salariilor persoanelor, ca urmare a unor modificări legislative.

1.6.Pentru a fi considerate costuri eligibile de personal, detaşarea sau alocarea pentru implementarea proiectului se face printr-o decizie scrisă a beneficiarului.

1.7.Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate şi raportate pe baza costurilor efective suportate de benefici ar/partener. Sumele estimate în bugetul proiectului nu pot fi avute în vedere în scopul raportării costurilor către UE. Costurile de personal trebuie calculate ca o combinaţie între unităţile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu, numărul de ore) şi valoarea unitară (de exemplu, salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar trebuie să folosească aceeaşi metodă de calcul pe toată durata proiectului.

1.8.Timpul petrecut în cadrul proiectului trebuie înregistrat în mod corespunzător şi urmărit pe întreaga durată a acestuia. Fişele de pontaj vor fi ţinute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activităţile proiectului. Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fie revizuit şi supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi.

2.Costuri de deplasare şi şedere

2.1.Costurile de deplasare şi şedere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

a)personalul beneficiarului ale cărui costuri sunt eligibile astfel cum se menţionează la pct. 1;

b)alte persoane, în afară de beneficiar, care participă la activităţile proiectului, pe baza documentelor justificative.

2.2.Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Decontarea cheltuielilor de deplasare este bazată pe cea mai ieftină formă de transport public şi zborurile sunt acceptate doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinaţia geografică necesită călătoria cu avionul.

2.4.Costurile de şedere nu pot depăşi plafoanele stabilite în acest sens la nivelul Uniunii Europene.

2.5.Cheltuielile de transport, inclusiv cu taxiul, diurna şi cazare sunt eligibile pentru personalul instituţiilor publice cu respectarea prevederilor legale naţionale aplicabile acestora.

2.6.Cheltuielile de şedere în cazul beneficiarilor proiectelor de grant, care nu sunt instituţii şi autorităţi publice, sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizaţie şi-a stabilit propriile diurne, acestea se vor aplica în limitele stabilite în actul/decizia/procedura intern(ă) a acesteia, dar nu mai mult decât diurna stabilită la nivelul UE.

2.7.Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea şi şederea persoanelor din grupurile-ţintă (solicitanţi de azil, persoane cu o formă de protecţie în România etc.) sunt eligibile şi se încadrează la categoria de costuri directe privind grupurile-ţintă.

2.8.Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea şi şederea personalului care efectuează misiuni de escortare a străinilor care fac obiectul unei decizii de returnare sunt eligibile şi se încadrează la categoria de costuri directe privind grupurile-ţintă.

2.9.Transportul cu taxiul în cazul beneficiarilor proiectelor de grant, care nu sunt instituţii şi autorităţi publice, este acceptat doar în situaţii justificate de lipsa mijloacelor de transport în comun sau de urgenţa unor intervenţii.

2.10.Cheltuielile realizate în legătură cu deplasarea şi şederea personalului subcontractat sunt eligibile şi se încadrează la categoria de costuri directe de subcontractare. Aceste cheltuieli trebuie prevăzute în contractele de servicii pe care beneficiarul/partenerii le încheie cu personalul subcontractat.

3.Costuri cu echipamente şi alte bunuri mobile

3.1.Costurile legate de achiziţionarea sau închirierea echipamentelor şi a oricăror bunuri mobile sunt eligibile doar dacă bunurile respective sunt esenţiale pentru punerea în aplicare a proiectului, au calităţile tehnice necesare pentru proiect şi respectă normele şi standardele aplicabile.

3.2.Se încadrează la această categorie şi este eligibilă achiziţia de echipamente care nu se încadrează la prevederile pct. 5, aplicaţiile software, precum şi alte bunuri mobile necesare în legătură directă cu realizarea obiectivelor proiectului.

3.3.Cheltuielile legate de achiziţionarea de echipamente (sisteme, IT, mijloace de transport) sunt eligibile pe baza costului total sau parţial al achiziţiei dacă:

a)sunt direct legate de realizarea proiectului;

b)sunt efectuate în conformitate cu normele naţionale privind achiziţiile publice;

c)echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect.

3.4.Costurile legate de un bun achiziţionat pe durata proiectului sunt eligibile integral sau pe baza amortizării, cu condiţia ca în bugetul previzionat al proiectului să se menţioneze dacă sunt incluse costurile integrale ori doar partea de amortizare a bunului corespunzătoare duratei de folosinţă în scopul proiectului şi ratei de folosire reală în scopul proiectului. Amortizarea se calculează în conformitate cu prevederile naţionale aplicabile.

3.5.Pentru bunurile individuale achiziţionate la un preţ mai mic de 1.000 euro, este eligibil costul integral de achiziţionare, cu condiţia ca bunul să fie cumpărat înainte de ultimele 3 luni de implementare a proiectului. Pentru bunurile individuale achiziţionate a căror valoare este mai mare de 1.000 euro este eligibilă doar cheltuiala cu amortizarea.

3.6.Se exceptează de la prevederile pct. 3.5 achiziţiile de bunuri în cadrul proiectelor care au ca obiectiv dezvoltarea sau dotarea unei infrastructuri. În cazul acestor proiecte este eligibil costul integral al bunurilor, indiferent de momentul achiziţiei, având valoarea unitară de maximum 250.000 euro şi o durată minimă de folosinţă în acelaşi scop pentru care au fost achiziţionate în cadrul proiectului, chiar şi după finalizarea proiectului, după cum urmează:

a)4 ani pentru echipamentele din domeniul tehnologiei informaţiilor şi comunicaţiei;

b)6 ani pentru mijloacele de transport.

3.7.Costurile realizate în legătură cu achiziţia de bunuri pentru persoanele din grupurile-ţintă (solicitanţi de azil, persoane cu o formă de protecţie în România etc.) sunt eligibile ca şi costuri directe sub formă de asistenţă materială şi se încadrează la costuri privind grupurile-ţintă.

3.8.Bunul achiziţionat înainte de perioada de implementare a proiectului, dar care este folosit pentru desfăşurarea proiectului, este eligibil pe baza amortizării. Totuşi, aceste cheltuieli nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost achiziţionat şi achitat din fonduri UE.

4.Costuri cu bunurile imobile

4.1.Costurile privind achiziţionarea, construcţia, renovarea sau închirierea de imobile sunt eligibile dacă imobilele în cauză au calităţile tehnice necesare pentru proiect şi respectă normele şi standardele aplicabile.

4.2.Sunt eligibile costurile cu achiziţionarea, construcţia, modernizarea sau renovarea imobilelor, doar în cadrul proiectelor care au ca obiectiv dezvoltarea unei infrastructuri. Pentru proiectele care au ca obiectiv acordarea de asistenţă grupurilor-ţintă ale fondului sau îmbunătăţirea capacităţii resurselor umane sunt eligibile ca şi costuri directe doar costurile de efectuare a unor mici reparaţii şi igienizări asupra imobilelor destinate activităţilor specifice.

4.3.În cazul în care achiziţionarea de imobile este esenţială pentru punerea în aplicare a proiectului şi are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziţionarea bunurilor imobile, respectiv a clădirilor deja construite, sau construirea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanţare în condiţiile următoare:

a)să se obţină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial autorizat, care să stabilească faptul că preţul nu depăşeşte valoarea de piaţă şi care fie să ateste că bunul imobil este conform cu prevederile legale naţionale, fie să specifice aspectele care nu sunt conforme legislaţiei, pe care beneficiarul intenţionează să le rectifice în cadrul proiectului;

b)imobilul să nu fi fost cumpărat prin altă sursă de finanţare de la Uniunea Europeană;

c)imobilul să fie folosit numai în scopul menţionat în proiect pentru o perioadă de cel puţin 10 ani de la data încheierii proiectului. În cazul cofinanţării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la 5 ani;

d)achiziţia imobilului respectă principiile raportului calitate/preţ şi cost/beneficiu şi este proporţională cu scopul achiziţionării pe parcursul implementării proiectului;

e)în cazul amortizării este eligibilă doar partea de amortizare a activelor ce corespunde duratei de folosinţă pentru proiect şi doar ratei de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se calculează conform prevederilor naţionale aplicabile.

4.4.Cheltuielile pentru renovare, amenajare şi modernizare a imobilelor sunt eligibile pe baza costului total sau parţial ori pe baza amortizării. În cazul costurilor aferente renovării se aplică doar condiţiile de la pct. 4.3 lit. c) şi e).

4.5.Cheltuielile de amortizare a valorii unui imobil sunt eligibile dacă se îndeplinesc în mod corespunzător condiţiile menţionate la pct. 3.4.

4.6.Costurile legate de închirierea unui imobil sunt eligibile dacă există o legătură clară între respectiva închiriere şi obiectivele proiectului în cauză, în următoarele condiţii:

a)imobilul nu a fost achiziţionat prin altă sursă de finanţare de la Uniunea Europeană;

b)imobilul este folosit doar pentru implementarea proiectului; altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.

4.7.Costurile pentru cumpărarea, construcţia, renovarea sau închirierea de spaţiu de birou pentru activităţile obişnuite ale beneficiarului final sunt eligibile, dar nu se încadrează la categoria de costuri directe, ci la categoria costurilor indirecte decontate conform plafonului stabilit pentru aceste costuri.

4.8.Cheltuielile privind serviciile de închiriere a imobilelor pentru persoanele din grupurile-ţintă (solicitanţi de azil, persoane cu o formă de protecţie în România etc.) sunt eligibile şi se încadrează la categoria costurilor specifice grupurilor-ţintă.

5.Costuri cu consumabile, furnituri şi serviciile generale

5.1.Cheltuielile cu achiziţia consumabilelor, furniturilor şi serviciilor generale sunt eligibile şi se încadrează în categoria de costuri directe la acest capitol, cu condiţia ca acestea să poată fi identificate şi să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

5.2.Orice tip de cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol şi servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poştă, curăţenie în birouri, utilităţi, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) pentru care nu se poate face o legătură directă cu aplicarea proiectului nu se iau în calcul drept costuri eligibile directe, ci se suportă din costurile indirecte ale proiectului.

5.3.Cheltuielile cu serviciile generale, cum ar fi paza, utilităţile, curăţenia, comunicaţiile etc., pentru a fi încadrate la costurile directe, trebuie să fie necesare asigurării funcţionării unui imobil destinat activităţilor care contribuie în mod direct la atingerea obiectivelor proiectului.

5.4.Costurile realizate în legătură cu achiziţia de consumabile pentru persoanele din grupurile-ţintă (solicitanţi de azil, persoane cu o formă de protecţie în România etc.) sunt eligibile şi se încadrează la categoria costurilor specifice grupurilor-ţintă.

6.Costuri aferente activităţilor subcontractate

6.1.Cheltuielile legate de următoarele subcontractări nu sunt eligibile:

a)subcontractarea sarcinilor legate de administrarea proiectului;

b)subcontractarea care măreşte costul proiectului, fără a-i aduce şi o valoare adăugată proporţională;

c)subcontractarea serviciilor unor intermediari sau consultanţi a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului.

6.2.Subcontractanţii au obligaţia de a furniza beneficiarului, iar acesta are obligaţia de a prezenta tuturor organismelor de audit şi control toate informaţiile necesare referitoare la activităţile prestate, inclusiv documente justificative. În acest sens, contractele de finanţare nerambursabilă vor prevedea dreptul instituţiilor naţionale şi ale Uniunii Europene cu atribuţii de control/audit de a-şi exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor, partenerilor şi subcontractanţilor.

6.4.Serviciile subcontractate se prestează în baza unui contract încheiat cu respectarea regulilor aplicabile achiziţiilor în cadrul proiectelor, stabilite prin contractele de finanţare nerambursabilă.

7.Costuri care derivă în mod direct din cerinţele legate de finanţarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerinţele legate de finanţarea din Fond, cum ar fi vizibilitatea, publicitatea, transparenţa, evaluarea proiectului, auditul extern, garanţiile bancare, costurile de traducere etc., sunt costuri directe eligibile.

8.Costuri specifice grupurilor-ţintă

8.1.Costurile specifice grupurilor-ţintă intră în categoria costurilor directe eligibile, în conformitate cu acţiunile enumerate la cap. II-IV din Regulamentul nr. 516/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 16 aprilie 2014 de instituire a Fondului pentru azil, migraţie şi integrare, de modificare a Deciziei 2008/381/CE a Consiliului şi de abrogare a Deciziilor nr. 573/2007/CE şi nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European şi ale Consiliului şi a Deciziei 2007/435/CE a Consiliului, şi vor consta în sprijin total sau parţial sub formă de:

a)costuri suportate de beneficiar în beneficiul direct al grupurilor-ţintă;

b)costuri suportate de grupurile-ţintă care sunt rambursate de către beneficiarul final;

c)sume forfetare nerambursabile, de exemplu, sprijin limitat pentru ajutorarea unor persoane cu nevoi speciale, stimulente financiare sau iniţierea unor activităţi economice de către persoanele returnate.

8.2.Costurile specifice grupurilor-ţintă sunt eligibile în următoarele condiţii:

a)beneficiarul păstrează informaţiile şi documentele justificative necesare care dovedesc că persoanele corespund grupurilor-ţintă specifice şi situaţiilor definite în Regulamentul (UE) nr. 516/2014, ceea ce le face eligibile pentru o astfel de asistenţă;

b)beneficiarul păstrează informaţiile necesare privind persoanele returnate care sunt asistate pentru a permite identificarea lor corespunzătoare, data returnării acestor persoane în ţara de origine şi documente justificative care dovedesc că acestea au primit asistenţa respectivă;

c)beneficiarul păstrează documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi şi chitanţe), precum şi documente justificative care dovedesc că persoanele în cauză au primit acest sprijin.

8.3.Păstrarea şi prelucrarea informaţiilor menţionate la pct. 9.2 trebuie să respecte legislaţia naţională privind protecţia datelor cu caracter personal, precum şi să asigure confidenţialitatea acestora.

8.4.Asistenţa oferită grupurilor-ţintă trebuie să fie rezonabilă, proporţională şi necesară, în raport cu natura activităţilor şi situaţia categoriei de persoane vizate pentru a se încadra în categoria costurilor directe eligibile.

8.5.Pentru sprijinirea persoanelor cu nevoi speciale, în cadrul proiectelor finanţate de Fond, pot fi acordate ajutoare în natură sau ajutoare financiare. Ajutoarele financiare trebuie să nu depăşească echivalentul a 100 euro pentru o persoană asistată în cadrul unui proiect.

SECŢIUNEA 2: Costuri indirecte

9.Costuri indirecte

9.1.Costurile indirecte sunt cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de proiect.

9.2.În bugetul de cheltuieli al unui proiect se pot prevedea costuri indirecte, sub formă de finanţare forfetară, în proporţie de cel mult 7% din valoarea totală a costurilor eligibile directe, dacă beneficiarul nu beneficiază de o subvenţie de funcţionare din partea bugetului UE şi/sau din partea statelor membre.

9.3.Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile sau alte documente justificative ori prin calcule specifice.

9.4.Costurile pentru personalul din cadrul structurii beneficiarului/partenerilor, care îndeplineşte doar un rol de sprijin (cum ar fi directorul, personalul care acordă asistenţă în materie de resurse umane şi de tehnologia informaţiei, asistentul administrativ, personalul de întreţinere etc.), nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, fiind considerate costuri indirecte eligibile.

9.5.Taxele şi comisioanele bancare sunt costuri eligibile indirecte.

10.Sume forfetare pentru relocare şi transfer intra-UE

10.1.Sumele forfetare acordate României pentru relocarea sau transferul intra-UE al persoanelor aflate în nevoie de protecţie internaţională se utilizează prin intermediul proiectelor cu finanţare nerambursabilă, pentru derularea de activităţi referitoare la aceste categorii de persoane, cu respectarea prevederile art. 17 şi 18 din Regulamentul nr. 516/2014.

10.2.Modalitatea de atribuire a proiectelor menţionate la pct. 10.1 se aprobă de către autoritatea responsabilă pe baza unei solicitări justificate a autorităţii delegate.

ANEXA nr. 3: REGULILE SPECIFICE de eligibilitate a cheltuielilor în cadrul activităţilor/proiectelor de asistenţă tehnică finanţate din Fondul pentru securitate internă şi Fondul pentru azil, migraţie şi integrare

1.Sunt eligibile pentru finanţare din asistenţa tehnică cheltuieli pentru derularea activităţilor de pregătire, gestionare, monitorizare, evaluare, informare şi comunicare, colaborarea în reţea, auditul şi controlul, precum şi măsurile de consolidare a capacităţii administrative pentru punerea în aplicare a regulamentelor specifice aplicabile.

2.Măsurile menţionate la pct. 1 pot cuprinde:

a)costuri legate de pregătirea, selecţia, evaluarea, gestionarea şi monitorizarea programului, proiectelor şi acţiunilor (inclusiv echipament informatic şi consumabile);

b)costuri legate de pregătirea, instruirea şi formarea profesională a personalului care face parte din autorităţile din cadrul sistemului de management şi control, astfel cum sunt prevăzute în Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management şi control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne;

c)costuri legate de audituri, controale şi verificări la faţa locului ale acţiunilor sau proiectelor, inclusiv pentru controale şi verificări ex-post PG SOLID;

d)costuri legate de evaluările acţiunilor sau proiectelor, precum şi de serviciile de expertiză judiciară ori de specialitate;

e)costuri legate de informare, diseminare şi transparenţă în ceea ce priveşte programele, acţiunile sau proiectele;

f)costuri pentru achiziţionarea, instalarea şi întreţinerea sistemelor computerizate pentru gestionarea, monitorizarea şi evaluarea fondurilor;

g)costuri pentru şedinţele, comitetele, subcomitetele şi grupurile de lucru din cadrul sistemului decizional, astfel cum sunt prevăzute în ordinul viceprim-ministrului, ministrul afacerilor interne, privind sistemul decizional şi de coordonare pentru implementarea programelor naţionale şi pentru gestionarea asistenţei financiare aferente Cadrului financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne. Aceste cheltuieli pot include, de asemenea, costurile pentru plata experţilor şi a altor participanţi la aceste comitete, inclusiv participanţi din alte state membre UE sau ţări terţe, în cazul în care prezenţa acestora este esenţială pentru gestionarea eficientă a Fondului, precum şi schimb de experienţă şi bune practici, inclusiv la nivelul UE;

h)costuri pentru salarii, inclusiv contribuţiile la asigurările sociale, pentru angajaţii autorităţilor care fac parte din sistemul de management şi control prevăzute în Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 şi desfăşoară activităţi legate de gestionarea Fondului pentru securitate internă, componenta pentru frontiere externe şi vize sau componenta pentru cooperare poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor şi a Fondului pentru azil, migraţie şi integrare;

i)cheltuieli pentru consolidarea capacităţii administrative în vederea punerii în aplicare a regulamentelor specifice;

j)cheltuieli legate de serviciile de expertiză judiciară sau de specialitate;

k)alte cheltuieli rezonabile esenţiale pentru punerea în aplicare efectivă a programelor, acţiunilor sau proiectelor.

3.Măsurile finanţate din asistenţa tehnică pot avea în vedere, de asemenea, cadrele financiare ale Uniunii Europene în domeniul Afaceri interne, precedent şi ulterior.

4.Cheltuielile aferente asistenţei tehnice pentru fiecare program naţional pot fi fuzionate parţial sau integral pentru măsurile/activităţile de asistenţă tehnică comune programelor naţionale.

5.În cazul măsurilor/activităţilor comune de asistenţă tehnică, partea suportată de fiecare program naţional se va calcula fie în funcţie de relevanţa sau impactul măsurii/activităţii respective pentru fiecare dintre cele două programe, fie în funcţie de proporţia pe care fiecare componentă de asistenţă tehnică o reprezintă în valoarea totală a sumelor alocate în acest scop.

6.Costuri de personal

Sunt considerate eligibile cheltuielile cu personalul încadrat, în baza unor raporturi de serviciu sau contract individual de muncă, cu normă parţială ori întreagă de lucru, având atribuţii în procesul de gestionare şi control al programelor naţionale, în structurile care fac parte din sistemul de management şi control prevăzut în Hotărârea Guvernului nr. 48/2015.

7.Costuri de deplasare şi şedere

Sunt eligibile pentru finanţare din asistenţă tehnică cheltuielile cu cazarea, transportul şi diurna pentru personalul menţionat la pct. 6, precum şi pentru persoanele participante la activităţi (reuniuni, conferinţe, misiuni, seminare etc.) privind managementul şi/sau controlul programelor naţionale, cu condiţia ca ofiţerul responsabil de program să considere oportună prezenţa acestora la aceste activităţi.

8.Costuri cu managementul programului

Cheltuielile cu managementul programului includ toate cheltuielile cu achiziţia de bunuri, prestarea de servicii şi executarea de lucrări necesare autorităţilor desemnate pentru derularea activităţilor şi măsurilor prevăzute la pct. 1 şi 2, precum şi alte măsuri determinate de cerinţele regulamentelor specifice.

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 517 din data de 10 iulie 2015