REGULAMENT nr. 9 din 7 iulie 2015 privind procedura de soluţionare de către entităţile reglementate şi supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital şi a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative a petiţiilor referitoare la activitatea acestora pe piaţa de capital
În temeiul prevederilor art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1) lit. a), art. 3 alin. (1) lit. b), precum şi ale art. 6 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,
în conformitate cu prevederile art. 27 alin. (1) din Legea nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 18 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, şi ale art. 12 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative,
în scopul asigurării protecţiei investitorilor şi promovării stabilităţii pieţei de capital din România,
în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din şedinţa din data de 2 iulie 2015,
Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament.
Art. 1
(1)Prezentul regulament are ca obiect reglementarea modului de soluţionare a petiţiilor de către entităţile reglementate şi supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 297/2004, şi a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, denumită în continuare Legea nr. 74/2015.
(2)Prezentul regulament pune în aplicare prevederile Ghidului privind tratarea plângerilor în sectorul valorilor mobiliare (ESMA) şi în sectorul bancar (EBA).
(3)În înţelesul prezentului regulament, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
a)entităţi - participanţii pe pieţele financiare care furnizează serviciile de investiţii autorizate în baza Legii nr. 297/2004 şi a Legii nr. 74/2015, după cum urmează:
1.(i) societăţile de servicii de investiţii financiare, denumite în continuare S.S.I.F., astfel cum sunt definite la art. 6 din Legea nr. 297/2004;
2.(ii) instituţiile de credit autorizate de Banca Naţională a României, care prestează serviciile şi activităţile de investiţii prevăzute la art. 5 din Legea nr. 297/2004;
3.(iii) societăţile de administrare a investiţiilor, denumite în continuare S.A.I., astfel cum sunt definite la art. 4 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015;
4.(iv) administratorii externi ai fondurilor de investiţii alternative, denumiţi în continuare A.F.I.A. externi, alţii decât S.A.I., astfel cum sunt definiţi la art. 3 pct. 3 din Legea nr. 74/2015;
5.(v) consultanţii de investiţii, astfel cum sunt definiţi la art. 35 alin. (1) şi (2) din Legea nr. 297/2004;
b)petiţie - cererea, reclamaţia sau sesizarea prin care se aduc la cunoştinţa entităţii fapte de natură a aduce atingere drepturilor sau intereselor petentului, formulată în scris şi depusă la sediul entităţii, la sediile secundare ale acesteia ori la sediile distribuitorilor, după caz, transmisă prin poştă sau poşta electronică ori prin sistem on-line, prin intermediul căreia un petent sau împuterniciţii legali ai acestuia, care acţionează exclusiv în numele petentului şi fără un interes comercial propriu, îşi exprimă nemulţumirea cu privire la serviciul şi activitatea de investiţii prestate în baza Legii nr. 297/2004, la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv (O.P.C.) sau la informaţiile furnizate de entitate în urma solicitărilor de informaţii primite de la petenţi;
c)petent - persoană fizică sau juridică, client/investitor al entităţii, care depune o petiţie către o entitate cu privire la serviciul şi activitatea de investiţii prestate în baza Legii nr. 297/2004 ori la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv în valori mobiliare/fondului de investiţii alternativ (O.P.C.V.M./F.I.A.);
d)petiţie soluţionată favorabil - petiţia în legătură cu care au fost dispuse măsuri pentru remedierea situaţiilor sesizate;
e)petiţie soluţionată nefavorabil - petiţia în legătură cu care nu au fost dispuse niciun fel de măsuri.
Art. 2
Compartimentul de control intern/Responsabilul cu funcţia de conformitate din cadrul entităţilor este structura responsabilă de supervizarea soluţionării şi de gestionarea petiţiilor.
Art. 3
(1)În vederea soluţionării corespunzătoare şi în termenul legal a petiţiilor care le sunt adresate, entităţile au următoarele obligaţii:
a)să deţină proceduri scrise în vederea administrării responsabile şi prompte a petiţiilor, să păstreze o evidenţă a înregistrării fiecărei petiţii, precum şi a măsurilor luate pentru soluţionarea acestora. Procedurile trebuie să respecte prevederile prezentului regulament, să conţină informaţii privind modalităţile de soluţionare pe cale amiabilă a litigiilor şi să fie făcute disponibile personalului relevant al entităţii prin utilizarea unor canale interne adecvate. Procedurile sunt aprobate de conducerea entităţii care este responsabil/(ă) pentru punerea lor în aplicare şi monitorizarea respectării acestora;
b)să furnizeze petentului, la cerere sau la primirea unei petiţii, informaţii scrise privind procesul intern de soluţionare a petiţiilor;
c)să facă accesibile publicului la sediul propriu şi pe website-ul lor, în mod permanent, procedurile de soluţionare a petiţiilor, datele de contact necesare în cazul solicitării de informaţii cu privire la stadiul soluţionării petiţiilor, precum şi modalităţile de soluţionare alternativă a litigiilor prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare;
d)să deţină şi să menţină la sediul social/central un registru unic de petiţii în format electronic securizat, pe an calendaristic, cu reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, toate petiţiile, inclusiv pe cele primite la sucursale/agenţii, indiferent de modalitatea de primire a acestora: prin registratură, prin poştă electronică, prin sistemul on-line. Registrul unic de petiţii în format electronic va fi securizat prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrisurilor şi va cuprinde în mod obligatoriu cel puţin următoarele informaţii:
1.(i) numărul petiţiei;
2.(ii) data petiţiei;
3.(iii) identitatea petentului, inclusiv adresa, numărul de telefon, e-mail şi serviciul/activitatea prestat(ă) la care se referă;
4.(iv) numele, prenumele şi funcţia persoanelor din cadrul entităţii la adresa cărora s-a formulat petiţia sau cărora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activităţii respectiv(e);
5.(v) obiectul petiţiei;
6.(vi) stadiul petiţiei;
7.(vii) data şi modul de soluţionare a petiţiei;
8.(viii) motivul pentru care petiţia nu a fost soluţionată favorabil (dacă este cazul);
9.(ix) prejudiciul invocat de petent (dacă este cazul);
10.(x) observaţii;
e)reprezentantul compartimentului de control intern/ responsabilul cu funcţia de conformitate care îşi desfăşoară activitatea într-un sediu secundar al entităţii are obligaţia de a transmite lunar, în copie, la sediul social/central, petiţiile primite şi de a solicita înregistrarea acestora în Registrul unic de petiţii;
f)să răspundă la fiecare petiţie primită de la petenţi într-un limbaj simplu şi uşor de înţeles, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării acesteia, indiferent dacă soluţia este favorabilă sau nefavorabilă. În situaţia în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, entitatea trebuie să informeze petentul cu privire la cauzele întârzierii şi să precizeze termenul în care va fi soluţionată petiţia care nu poate depăşi cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la înregistrarea petiţiei.
(2)Informaţiile furnizate conform alin. (1) lit. b) şi c) trebuie să fie clare şi actuale şi să conţină detalii privind;
a)modalitatea de transmitere a petiţiilor (tipul de informaţii pe care trebuie să le furnizeze petentul, precum calitatea în care formulează petiţia, interesul în cauză etc.), identitatea şi datele de contact ale persoanei/persoanelor către care trebuie să fie transmise petiţiile, precum adresa de e-mail, numărul de telefon etc.;
b)procesul ce va fi urmat în vederea administrării petiţiei (informaţii privind termenul de soluţionare a petiţiei, posibilitatea adresării către o autoritate competentă sau utilizării unui mecanism de soluţionare a litigiilor etc.);
c)informarea petentului cu privire la stadiul de soluţionare a petiţiilor.
(3)Toate înregistrările în Registrul unic de petiţii dintr-un an calendaristic şi totalul centralizat al acestora se vor păstra de către entităţi pentru o perioadă de 5 ani de la momentul depunerii petiţiei iniţiale.
Art. 4
Atunci când este adoptată o soluţie finală care nu răspunde/este în contradicţie cu solicitarea/solicitările petentului, entitatea este obligată să îşi susţină în scris punctul de vedere, oferind explicaţii detaliate privind măsurile adoptate, şi să informeze petentul cu privire la dreptul său de a se adresa organelor şi autorităţilor competente şi de a utiliza modalităţile de soluţionare pe cale amiabilă a litigiilor, prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare.
Art. 5
Conducerea entităţilor/Conducătorii structurilor organizatorice aferente operaţiunilor pe piaţa de capital din cadrul instituţiilor de credit şi reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcţia de conformitate sunt direct răspunzători de:
a)buna organizare şi desfăşurare a activităţii de primire, înregistrarea şi soluţionarea petiţiilor ce le sunt adresate;
b)legalitatea soluţiilor adoptate;
c)comunicarea soluţiilor adoptate în termenul legal către petenţi şi către Autoritatea de Supraveghere Financiară, la solicitarea acesteia.
Art. 6
(1)În scopul apărării drepturilor investitorilor, Autoritatea de Supraveghere Financiară verifică modul de aplicare şi de respectare a prevederilor prezentului regulament şi poate verifica modul de soluţionare a petiţiilor de către entităţi. În acest scop, entităţile au obligaţia de a transmite trimestrial Autorităţii de Supraveghere Financiară o copie în format electronic a Registrului unic de petiţii întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 1.
(2)Raportarea prevăzută la alin. (1) se transmite până în ultima zi a lunii următoare trimestrului pentru care se face raportarea, atât în format electronic, prin încărcarea datelor în aplicaţia de raportări electronice, cât şi în scris, şi este semnată de conducerea entităţii/conducătorii structurilor organizatorice aferente operaţiunilor pe piaţa de capital din cadrul instituţiilor de credit şi de reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcţia de conformitate.
(3)În aplicarea prevederilor alin. (1) entităţile au obligaţia de a transmite, pentru fiecare solicitare primită de la Autoritatea de Supraveghere Financiară în legătură cu modalitatea de soluţionare a unei petiţii, în termen de maximum 5 zile de la primirea solicitării sau în termenul precizat în mod expres în aceasta, o notă de fundamentare, precum şi toate informaţiile şi documentele avute la dispoziţie, pentru verificarea modalităţii de soluţionare a respectivei petiţii.
(4)În cazul în care, din analiza documentaţiei prevăzute la alin. (3) transmise Autorităţii de Supraveghere Financiară, rezultă că prin soluţia adoptată sunt încălcate drepturile petenţilor, Autoritatea de Supraveghere Financiară comunică entităţilor în cauză punctul său de vedere privind soluţionarea aspectelor semnalate în petiţii şi dispune reanalizarea, în regim de urgenţă, în conformitate cu dispoziţiile legale, a soluţiei comunicate petentului.
Art. 7
(1)Pentru asigurarea transparenţei modului de înregistrare şi soluţionare a petiţiilor, entităţile au obligaţia de a transmite Autorităţii de Supraveghere Financiară rapoartele prevăzute în anexele nr. 2 şi 3.
(2)Raportul prevăzut în anexa nr. 2 conţine informaţii cu privire la situaţia generală a petiţiilor, după cum urmează:
a)numărul total de petiţii înregistrate pe lună şi pe an;
b)numărul total de petiţii soluţionate favorabil pe lună şi pe an;
c)numărul total de petiţii soluţionate nefavorabil pe lună şi pe an;
d)numărul de petiţii în curs de soluţionare pe lună şi pe an.
(3)Rapoartele prevăzute la alin. (1) vor fi transmise, în format Excel, semnate electronic cu semnătură electronică extinsă validă, pe adresa de e-mail: raportariESMAarticol9@asfromania.ro
(4)Macheta standard în format Excel a rapoartelor prevăzute la alin. (1) poate fi descărcată de pe site-ul Autorităţii de Supraveghere Financiară (www.asfromania.ro), secţiunea Supraveghere/Piaţă de capital/Raportări ReSE 3.
(5)Rapoartele menţionate la alin. (1) vor fi transmise Autorităţii de Supraveghere Financiară trimestrial şi anual, până în ultima zi a lunii următoare trimestrului, respectiv anului pentru care se face raportarea.
Art. 8
În vederea identificării şi soluţionării eventualelor probleme recurente sau care pot genera risc sistemic, precum şi a minimizării riscurilor juridice, operaţionale şi de orice altă natură, entităţile analizează permanent şi în mod individual petiţiile în scopul identificării cauzelor fundamentale comune ale acestora şi măsura în care acestea pot afecta alte procese ori produse, în vederea corectării acestor cauze fundamentale şi adoptării măsurilor de remediere.
Art. 9
(1)Entităţile au obligaţia de punere în aplicare a prevederilor prezentului regulament în termen de maximum 60 de zile de la intrarea sa în vigoare.
(2)Ulterior termenului prevăzut la alin. (1), entităţile au obligaţia de a actualiza şi de a transmite Autorităţii de Supraveghere Financiară trimestrial şi anual informaţiile cuprinse în rapoartele prevăzute la art. 7 alin. (1), până în ultima zi a lunii următoare trimestrului, respectiv anului pentru care se face raportarea.
Art. 10
Nerespectarea de către entităţi în orice mod a dispoziţiilor prezentului regulament constituie contravenţie conform art. 272 alin. (1) lit. a) şi lit. b) pct. 3 din Legea nr. 297/2004, art. 195 lit. b) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, şi art. 51 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 74/2015 şi se sancţionează de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, în condiţiile şi potrivit dispoziţiilor titlului X din Legea nr. 297/2004, cap. VII din titlul I al Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, şi ale art. 52 din Legea nr. 74/2015.
Art. 11
Prezentul regulament nu se aplică în cazul în care o entitate primeşte o petiţie cu privire la:
a)alte activităţi decât cele supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară;
b)activităţile unei alte entităţi faţă de care entitatea în cauză nu are nicio răspundere juridică sau de reglementare (şi în cazul în care activităţile respective reprezintă temeiul petiţiei).
Art. 12
Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul regulament.
Art. 13
(1)Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării acestuia.
(2)La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă:
a)art. 77 şi pct. 25 şi 26 din anexa nr. 10 la Regulamentul nr. 32/2006 privind serviciile de investiţii financiare, aprobat prin Ordinul Comisiei Naţionale a Valorilor Mobiliare nr. 121/2006, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 103 şi 103 bis din 12 februarie 2007, cu modificările şi completările ulterioare;
b)art. 42 din Regulamentul Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 9/2014 privind autorizarea şi funcţionarea societăţilor de administrare a investiţiilor, a organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare şi a depozitarilor organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 436 din 16 iunie 2014;
c)Instrucţiunea nr. 7/2012 privind transmiterea de rapoarte referitoare la reclamaţiile primite de la clienţi şi stadiul rezolvării acestora, aprobată prin Ordinul Comisiei Naţionale a Valorilor Mobiliare nr. 143/2012, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1 din 3 ianuarie 2013.
-****-

Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară,

Mişu Negriţoiu

ANEXA nr. 1: MODEL REGISTRU UNIC DE PETIŢII

Nr. de intrare şi data petiţiei

Numele şi prenumele petentului

Persoana responsabilă din cadrul entităţii

Obiectul petiţiei

Stadiul petiţiei

Data soluţionării

Modul de soluţionare a petiţiei

Motivul pentru care petiţia nu a fost soluţionată favorabil (dacă este cazul)

Prejudiciul invocat de petent

(dacă este cazul)

Observaţii

Nr.

Data

1

          

2

          

3

          

4

          
Numele:
Funcţia:
Semnătura:
Data:
Reprezentant control intern,
ANEXA nr. 2: RAPORT privind situaţia generală a petiţiilor pentru luna/anul ...........
 

Luna curentă/Anul curent

Luna precedentă/Anul precedent

Numărul total de petiţii înregistrate

  

Numărul total de petiţii soluţionate favorabil

  

Numărul total de petiţii soluţionate nefavorabil

  

Numărul de petiţii în curs de soluţionare

  
Numele:
Funcţia:
Semnătura:
Data:
Reprezentant control intern,
ANEXA nr. 3: RAPORT TRIMESTRIAL privind petiţiile primite de la clienţi
Denumirea ...............
Trimestrul ......................
RAPORT TRIMESTRIAL privind petiţiile primite de la clienţi

Numărul total de petiţii primite exclusiv pentru investiţii în perioada de raportare menţionată:

Nr. de petiţii în funcţie de cauză1 în perioada raportată2

Executarea ordinelor

 

Consultanţă pentru investiţii (de exemplu, consultanţă necorespunzătoare)

 

Administrarea portofoliilor

 

Informaţiile furnizate clientului (calitatea sau lipsa informaţiilor)

 

Termenii contractului/taxe/tarife contestate

 

Administrare generală/Servicii pentru clienţi (inclusiv servicii de custodie)

 

Efectuarea de activităţi neautorizate

 

Altele (a se detalia în rubrica de observaţii)

 

Subtotal

 

Observaţii

 
Nr. de petiţii după tipul de instrument financiar în perioada raportată3

Titluri de capital (Shares/stock/equities)

 

Titluri de creanţă (Bonds/debentures/loan stock/debt securities)

 

Titluri de valoare structurate (inclusiv titluri de valoare cu protecţia capitalului şi fonduri structurate)

 

Titluri de valoare de pe piaţa monetară (Moneymarket securities)

 

Fonduri mutuale/unităţi în O.P.C.V.M. (excluzând fondurile structurate)

 

Contracte pe opţiuni, futures, swapuri, forward pe rata dobânzii şi alte contracte derivate (Options, futures, swaps, forward rate agreements and any other derivatives)

 

Contracte financiare pentru diferenţe (Financial contracts for differences)

 

Alte produse de investiţii/fonduri (a se detalia în rubrica de observaţii) (Other investment products/funds)

 

Subtotal

 

Observaţii

 

Va rugăm să includeţi orice altă informaţie relevantă în legătură cu datele privind petiţiile.

Exemplu: Petiţiile vizează în special servicii furnizate prin internet? Care este procedura pentru soluţionarea petiţiilor?

___
1În situaţia în caro obiectul unei petiţii este multiplu, se completează doar obiectul principal al acesteia pentru a evita dubla raportare.
2În situaţia în care obiectul petiţiei descris nu este aplicabil pentru S.S.I.F., se completează N/A în rubrica relevantă. Dacă obiectul petiţiei descris este aplicabil pentru S.S.I.F., dar pentru perioada raportată nu s-a înregistrat niciun caz, se comptează "0".
3În situaţia în care S.S.I.F. nu prestează servicii de investiţii în legătură cu instrumentul financiar menţionat, se completează N/A în rubrica relevantă. Dacă S.S.I.F. prestează servicii de investiţii în legătură cu instrumentul financiar menţionat, dar pentru perioada raportată nu s-a înregistrat nicio petiţie, se completează "0".
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 537 din data de 20 iulie 2015