Document embed

REGULAMENT din 6 august 2013 privind Serviciul arhivă al Camerei Notarilor Publici

CAPITOLUL I: Dispoziţii generale

Art. 1

Prezentul regulament stabileşte modul de preluare, administrare, utilizare şi protejare a arhivelor deţinute de Camerele Notarilor Publici, denumite în continuare Camere.

Art. 2

(1)Camerele sunt entităţi care deţin, administrează, conservă şi protejează arhivele notariale, fără îndeplinirea vreunei condiţii prealabile de autorizare din partea Arhivelor Naţionale.

(2)Camerele pot deţine, administra, conserva şi proteja şi alte arhive decât cele notariale, cu îndeplinirea tuturor condiţiilor prevăzute de Legea Arhivelor Naţionale ir. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 3

Pentru administrarea şi protejarea arhivelor, Camerele au următoarele obligaţii:

a)să încadreze arhivari sau să numească responsabili cu arhiva din rândul angajaţilor, proporţional cu volumul de documente create şi deţinute şi cu frecvenţa solicitărilor;

b)să amenajeze depozite de arhivă, care să asigure condiţii împotriva distrugerii, degradării, aducerii în stare de neîntrebuinţare ori sustragerii documentelor conservate, avizate de către Arhivele Naţionale, dotate cu toate sistemele de securitate necesare: sisteme antiefracţie; sisteme de detecţie şi stingere a incendiilor; sisteme de supraveghere video funcţionale;

c)să ia măsuri împotriva accesului neautorizat;

d)să asigure condiţii de securitate maximă din punctul de vedere al manipulării documentelor, pentru a asigura integritatea acestora şi securitatea informaţiilor pe întreg ciclul de depozitare şi transfer;

e)să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materiale, instalaţiile, echipamentele sau altele asemenea, pentru administrarea corectă a arhivei notariale;

f)să se supună, în tot ciclul de viaţă a documentelor conservate, controlului de specialitate al Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România, denumită în continuare Uniunea, precum şi al Arhivelor Naţionale, pentru verificarea respectării prevederilor legale.

CAPITOLUL II: Organizarea şi funcţionarea Serviciului arhivă

Art. 4

(1)Prin decizia Colegiului director, Camerele îşi pot organiza activitatea de arhivă în direcţie, serviciu, compartiment sau birou. În prezentul regulament denumirea structurii organizatorice folosite este cea de Serviciu arhivă.

(2)Serviciul arhivă este o parte structurală a Camerei, care exercită atribuţiile stabilite prin prezentul regulament cu privire la administrarea, utilizarea şi protejarea arhivelor depuse în custodia Camerei.

(3)Serviciul arhivă este organizat la nivelul teritorial al Camerei.

(4)Serviciul arhivă acordă asistenţă de specialitate şi oferă servicii arhivistice şi de depozitare birourilor notariale, contra cost, în condiţiile stabilite de Colegiul director al Camerei.

(5)Serviciul arhivă poate prelua spre depozitare fonduri şi colecţii arhivistice cu alt specific decât cel notarial şi poate asigura servicii arhivistice, contra cost, cu avizul Colegiului director al Camerei, pentru alte instituţii şi societăţi după o prealabilă autorizare din partea Arhivelor Naţionale.

(6)Serviciul arhivă are dreptul de a beneficia de sponsorizări şi finanţări din proiecte naţionale şi internaţionale, în condiţiile legii.

(7)Pentru îndeplinirea atribuţiilor sale, Serviciul arhivă poate achiziţiona servicii, potrivit legii.

(8)Regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama şi statul de funcţii al Serviciului arhivă se aprobă prin decizia Colegiului director al Camerei.

(9)Pentru realizarea atribuţiilor sale, Serviciul arhivă îndeplineşte funcţiile:

a)de strategie, prin care elaborează politicile şi strategia în domeniul arhivistic la nivelul Camerei;

b)de reprezentare, prin care asigură, în numele Camerei, reprezentarea pe plan intern şi internaţional în domeniul arhivistic;

c)de autoritate, prin care asigură supravegherea şi controlul aplicării şi respectării reglementărilor din domeniul arhivistic;

d)de consultanţă, prin care asigură asistenţa metodologică în domeniul arhivistic notarial.

Art. 5

(1)Serviciul arhivă va îndeplini atribuţiile prevăzute de prezentul regulament, precum şi următoarele:

a)elaborează, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice şi notariale în vigoare, regulamente şi metodologii privind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice, pe care le supune spre avizare Colegiului director al Camerei;

b)asigură la nivelul Camerei standardizarea şi corelarea cu standardele naţionale şi internaţionale în domeniul arhivistic;

c)întreţine şi dezvoltă relaţii cu organizaţii şi instituţii similare din ţară şi străinătate;

d)acordă, la cerere şi contra cost, consultanţă arhivistică;

e)elaborează şi editează lucrări de cercetare ştiinţifică, instrumente de evidenţă şi informare ştiinţifică;

f)promovează, implementează şi administrează programe de digitalizare în domeniul arhivistic notarial;

g)organizează activităţi de formare şi perfecţionare profesională.

(2)În exercitarea atribuţiilor ce îi revin, Serviciul arhivă colaborează cu Uniunea, Arhivele Naţionale şi cu alte instituţii publice şi cu alte persoane juridice sau fizice, de drept public ori privat din ţară şi străinătate.

Art. 6

(1)În sensul prezentului regulament, termenul "arhivar" desemnează orice persoană, angajată a Camerei în cadrul Serviciului Arhivă, care are atribuţii de preluare, păstrare, deţinere, conservare, administrare şi control al arhivelor notariale.

(2)Personalul din cadrul Serviciului arhivă desemnat cu prelucrarea, păstrarea, deţinerea, conservarea, administrarea şi controlul arhivelor notariale trebuie să semneze un angajament de confidenţialitate conform anexei nr. 1.

(3)Persoana care încetează raporturile de activitate cu Serviciul arhivă are obligaţia de a preda, pe bază de proces-verbal, superiorului ierarhic, succesorului în funcţie sau unei comisii desemnate în acest sens documentele aflate în uz, create şi primite în exercitarea funcţiei sale, precum şi celelalte instrumente de certificare specifice activităţii de arhivă.

Art. 7

(1)Arhivarii trebuie să protejeze integritatea materialului arhivistic şi să garanteze astfel că acesta continuă să fie o mărturie a trecutului demnă de încredere.

(2)Arhivarii trebuie să evalueze, să selecţioneze şi să menţină materialul arhivistic în contextul său istoric, juridic şi administrativ, în respectul principiului provenienţei, păstrând şi făcând astfel evidente interrelaţiile originale ale documentelor.

(3)Arhivarii trebuie să protejeze autenticitatea documentelor în cursul prelucrării, conservării şi folosirii.

(4)Arhivarii trebuie să asigure permanenta accesibilitate şi inteligibilitate a materialelor de arhivă.

Art. 8

(1)Arhivarii trebuie să ţină evidenţa şi să fie în măsură să justifice acţiunile lor asupra materialului arhivistic.

(2)Arhivarii trebuie să asigure accesul la materialul arhivistic şi să ofere servicii imparţiale pentru toţi beneficiarii arhivei.

(3)Arhivarii trebuie să asigure atât accesul la documente, cât şi respectul vieţii private şi să acţioneze în limitele legislaţiei în vigoare.

(4)Arhivarii trebuie să folosească încrederea specială ce lea fost acordată în interesul general şi să evite folosirea poziţiei lor pentru a obţine beneficii pentru ei sau pentru alţii.

Art. 9

Atribuţiile de serviciu ale arhivarilor pentru realizarea obiectivelor prevăzute la art. 7 şi 8 sunt următoarele:

a)planifică activitatea, pe baza obiectivelor, priorităţilor şi sarcinilor ce le revin potrivit prevederilor legale, precum şi măsurilor stabilite de conducerea Camerei cu ocazia evaluărilor;

b)raportează, periodic sau ori de câte ori este necesar, stadiul de realizare a sarcinilor primite;

c)organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică (fondare, ordonare, inventariere, selecţionare şi folosire) a fondurilor deţinute;

d)întocmesc şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice existente în depozitele proprii, sediile secundare şi birourile notariale din raza de activitate;

e)organizează şi efectuează cercetarea fondurilor şi colecţiilor arhivistice în vederea întocmirii instrumentelor de informare ştiinţifică şi a elaborării de lucrări arhivistice;

f)stabilesc măsuri pentru pregătirea fondurilor şi colecţiilor arhivistice din depozitele proprii în vederea fotografierii şi a altor forme de reproducere şi asigurare, conform normelor elaborate în domeniu;

g)asigură condiţiile necesare păstrării şi conservării documentelor, indiferent de suport, din depozitele proprii;

h)execută, din punct de vedere tehnic, reproducerea documentelor, în conformitate cu planurile stabilite pentru Cameră, în situaţia existenţei aparaturii corespunzătoare;

i)acţionează conform legislaţiei în vigoare pentru îmbogăţirea fondul arhivistic al Camerei prin preluări de documente;

j)acordă asistenţă de specialitate, verifică activitatea de constituire a arhivei, ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi păstrarea documentelor create şi deţinute de birourile notariale din aria de competenţă; propun măsuri pentru îmbunătăţirea activităţii;

k)verifică şi preiau de la compartimente, pe bază de inventare şi procese-verbale, dosarele constituite; la termenele şi în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, preiau de la birourile notariale din raza de activitate documentele create, în vederea prelucrării lor, în conformitate cu prevederile legale;

l)organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic şi lucrările de selecţionare pentru documentele notariale; asigură legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului arhivistic; urmăresc modul de aplicare a nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor; organizează instruirea personalului de arhivă şi a comisiilor de selecţionare;

m)la solicitarea persoanelor fizice şi juridice din ţară şi străinătate, asigură activitatea de eliberare a copiilor şi certificatelor de pe documentele deţinute în depozitele proprii; pun la dispoziţie pe bază de semnătură şi ţin evidenţa unităţilor arhivistice împrumutate compartimentelor; reintegrează la fond unităţile arhivistice solicitate şi returnate depozitului de arhivă;

n)aplică şi respectă normele de protecţie a muncii şi paza contra incendiilor;

o)organizează depozitul de arhivă după criteriile stabilite prin legislaţia arhivistică, menţin ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă, solicită conducerii dotarea corespunzătoare cu mobilier, rafturi, mijloace PSI;

p)pun la dispoziţia inspectorului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunilor de control privind situaţia arhivei.

CAPITOLUL III: Procedura referitoare la intrările de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Cameră

Art. 10

(1)Prevederile cap. III constituie cadrul de reglementare a modalităţilor de intrare a arhivelor în depozitele Camerei, identificarea şi aplicarea etapelor ce trebuie parcurse pentru realizarea unei evidenţe corecte a intrărilor, stabilirea responsabilităţilor pentru asigurarea în condiţii optime a intrărilor de material arhivistic.

(2)Camerele deţin depozite de arhivă în care notarii publici pot depune în conservare şi administrare arhiva notarială, integral sau parţial, conform aprobării Colegiului director al Camerei.

Art. 11

(1)În condiţiile prevăzute de lege, o arhivă notarială poate fi preluată integral sau parţial de către Camera din circumscripţia în care creatorul acesteia a funcţionat sau funcţionează, în următoarele condiţii:

a)la încetarea activităţii biroului notarial;

b)la schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea în care îşi desfăşoară activitatea într-o localitate din cadrul aceleiaşi circumscripţii sau din altă circumscripţie judecătorească;

c)la dizolvarea asocierii;

d)în cazul în care în urma controalelor de specialitate se constată o administrare defectuoasă a arhivei notariale;

e)la solicitarea expresă a notarului public.

(2)Ca urmare a acestui proces de preluare, Camerei îi revin toate responsabilităţile prevăzute de lege în calitate de deţinător, pentru păstrarea şi conservarea documentelor, precum şi pentru prelucrare în vederea accesibilizării acestora.

(3)Camera este obligată să respecte normele pentru prelucrarea şi asigurarea datelor cu caracter personal şi să protejeze interesele creatorului arhivei.

(4)Documentele notariale, odată intrate în depozitele Camerelor, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia situaţiei în care au fost preluate în custodie pe termen limitat.

(5)Pe baza aprobării direcţiei competente a Arhivelor Naţionale, deţinătorii de arhive notariale pot păstra şi după expirarea termenului de depunere la Arhivele Naţionale documente care fac parte din Fondul arhivistic naţional al României, dacă acestea le sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor.

Art. 12

(1)Preluarea în custodie a unei arhive notariale se face pe bază de proces-verbal de predare-preluare, care va atesta starea documentelor şi numărul lor, însoţit de inventarele documentelor aflate în arhivă, indicându-se şi individualizându-se documentele care lipsesc. În caz de urgenţă, predarea se poate face fără a se îndeplini această documentaţie, care va fi realizată de către Cameră.

(2)Arhiva financiar-contabilă a unui birou notarial se poate preda în custodie Camerei, dar numai după definitivarea situaţiei financiar-contabile.

Art. 13

(1)Ca urmare a caracterului excepţional impus de suspendarea sau încetarea calităţii de notar public, de abandonul sau administrarea defectuoasă a unei arhive, Camera poate prelua, în regim de urgenţă, fonduri arhivistice neprelucrate.

(2)În cazul suspendării din calitatea de notar public sau al administrării defectuoase a unei arhive, în decizia Colegiului director al Camerei de preluare a arhivei se va stabili durata custodiei asigurată de către Cameră.

(3)Cheltuielile ocazionate de predarea în custodie a arhivei sunt în sarcina celui care face predarea, cu excepţia cazurilor în care această operaţiune se produce la încetarea calităţii de notar public.

Art. 14

(1)Orice persoană obligată la predarea unei arhive notariale către Cameră trebuie să o predea acesteia de îndată ce avizul de predare i-a fost notificat. În executarea acestei obligaţii, Camera poate solicita sprijinul organelor de ordine publică.

(2)Până la realizarea transferului definitiv, Colegiul director al Camerei poate solicita punerea sub sigiliu a arhivei care trebuie preluată în custodie.

(3)Transferul arhivei notariale se efectuează în cel mult 15 zile de la data când s-a luat cunoştinţă de evenimentul care justifică preluarea arhivei. Colegiul director al Camerei poate acorda un termen suplimentar, dacă apreciază că circumstanţele justifică acest lucru.

Art. 15

Camera poate percepe tarife pentru custodia asigurată, precum şi pentru depozitarea şi administrarea documentelor. Cuantumul tarifelor, precum şi modalitatea de plată se stabilesc prin decizie a Colegiului director al Camerei.

SECŢIUNEA 1: Custodia asigurată de către Cameră la solicitarea expresă a notarului public

Art. 16

(1)În condiţiile prevăzute în prezenta secţiune o arhivă creată sau deţinută de un birou notarial poate fi predată integral sau parţial în custodia Camerei la cererea notarului public.

(2)În vederea predării în custodie a unei arhive notariale se va încheia un contract de depozit în care se vor indica, pe lângă obligaţiile şi drepturile părţilor semnatare, tipul custodiei, perioada pentru care se predau documentele şi condiţiile de acces la acestea, conform modelului prezentat în anexa nr. 2.

(3)Custodia asigurată de către Cameră nu implică schimbarea regimului de proprietate asupra documentelor predate.

(4)Deschiderea procedurii de preluare în custodie a unei arhive se face în termen de 30 de zile de la data înregistrării solicitării.

(5)Pentru asigurarea transferului documentelor birourile notariale au obligaţia de a permite personalului împuternicit al Camerei accesul la documentele conservate şi de a desemna un reprezentant din rândul angajaţilor proprii pentru a superviza toate operaţiunile arhivistice efectuate asupra arhivei.

Art. 17

(1)Un birou notarial care intenţionează să transfere documente în custodia Serviciului arhivă are obligaţia să transmită Camerei o notificare scrisă, cu cel puţin 60 de zile înaintea începerii procedurii de predare.

(2)Notificarea se va realiza în mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 18

(1)Notificarea se transmite la sediul Camerei în unul dintre următoarele moduri:

a)prin depunere, personal sau de către reprezentantul legal, sub luare de număr de înregistrare;

b)printr-un serviciu poştal;

c)prin poşta electronică ca înscris în copie scanată.

(2)Este considerată dată a transmiterii, după caz, data înregistrării în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei al Camerei, data confirmării primirii documentelor la sediul Camerei printr-un serviciu poştal cu confirmare de primire sau data confirmării primirii înscrisului în formă electronică.

(3)Orice modificare a datelor cuprinse în notificare va fi comunicată Camerei cu cel puţin 15 zile înainte de data stabilită pentru predare, prin transmiterea unei informări însoţite, acolo unde este cazul, de acte doveditoare, în copie.

Art. 19

(1)Solicitarea de predare în custodie a unei arhive create sau deţinute de către un birou notarial se supune avizului Colegiului director al Camerei în termen de 30 de zile de la data înregistrării.

(2)Avizul Colegiului director al Camerei se acordă în baza unei note scrise de verificare a stadiului de prelucrare a fondului arhivistic nominalizat pentru transfer, întocmită de către un reprezentant al Serviciului arhivă desemnat special în acest sens.

(3)Verificarea stadiului de prelucrare arhivistică se va face la sediul biroului notarial sau, după caz, la depozitul de arhivă al acestuia în termen de 5 zile de la înregistrarea solicitării în evidenţele Camerei.

Art. 20

(1)Documentele pot fi predate în custodia Serviciului arhivă doar pentru custodie care permite eliberarea de copii ale documentelor conservate şi de informaţii către terţi.

(2)Pentru a fi predate în custodie este obligatoriu ca mapele/dosarele care fac obiectul transferului să fie constituite, numerotate şi certificate în prealabil.

Art. 21

(1)Fondurile arhivistice sau părţile structurale ale acestora care sunt nominalizate pentru transfer de către un birou notarial pot fi preluate în custodie numai în condiţiile în care au fost prelucrate arhivistic. Predarea-primirea documentelor între biroul notarial şi Serviciul arhivă se va face la nivel de dosar/mapă/unitate arhivistică. Dosarele/Mapele/Unităţile arhivistice sunt identificate unic prin elementele de cotă.

(2)În prealabil, birourile notariale pot solicita Serviciului arhivă, contra unei taxe fixe, efectuarea procedurilor arhivistice necesare predării în cele mai bune condiţii a fondului arhivistic creat sau deţinut, denumite în continuare servicii de arhivare: constituirea mapelor, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor conform instrucţiunilor precizate în Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create şi deţinute de către birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, aprobat prin Hotărârea Consiliului Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România nr. 143/2011.

(3)Prin efectuarea serviciilor de arhivare se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, îndosarierea, numerotarea şi actualizarea evidenţei (inventarierea), fapt ce va asigura desfăşurarea operaţiunilor de selecţionare şi utilizare legală a documentelor.

(4)Pentru realizarea serviciilor de arhivare, Serviciul arhivă va executa următoarele operaţiuni arhivistice:

a)desprăfuirea;

b)toaletarea documentelor;

c)ordonarea documentelor;

d)îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor, şnuruirea, numerotarea, copertarea şi etichetarea mapelor/dosarelor) şi constituirea inventarelor.

(5)Descrierea şi conţinutul serviciilor de arhivare:

a)desprăfuirea documentelor se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă etc. Desprăfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele;

b)execuţia toaletării documentelor constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea părţilor utile (text, desen etc.), reparaţii ale zonelor sfâşiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar - în principiu A4;

c)ordonarea documentelor înseamnă aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic confirmat de către Arhivele Naţionale, pe ani de creare a documentelor şi pe termene de păstrare, în vederea constituirii unităţilor arhivistice, precum şi reconstituirea dosarelor;

d)îndosarierea documentelor în vederea exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi îndelungate a documentelor create, care exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.

Odată cu ordonarea documentelor în cadrul dosarului se înlătură acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele şi însemnările personale sau care au servit la redactarea actelor, documentele care nu au legătură cu problemele din dosar etc. Documentele din fiecare dosar se cos sau se leagă în coperte de carton, puse la dispoziţie de Serviciul arhivă (după acceptarea de către beneficiar a calităţii, culorii şi formatului), în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Filele dosarelor se numerotează cu scopul de a determina locul documentului în dosar şi să se asigure astfel integritatea lui. Ea se face cu creionul negru în colţul din dreapta sus al filei. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1. Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file. În cazul depăşirii acestui număr, se formează mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Nu se leagă în acelaşi dosar documente din mai mulţi ani, indiferent de numărul filelor din dosar. Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea biroului notarial, denumirea activităţii, indicativul unităţii arhivistice, cuprinsul unităţii arhivistice, data începerii (ziua şi luna), data încheierii (ziua şi luna), numărul filelor, numărul volumului (dacă sunt mai multe volume), termenul de păstrare şi numărul din inventar.

Certificarea unităţilor arhivistice (dosare, mape) se face pe o foaie nescrisă, pusă la sfârşitul acesteia, înainte de a fi cusut, de către personalul Serviciului arhivă, prin formula: "Prezentul/a dosar/mapă conţine .... file", în cifre şi, între paranteze, în litere. La sfârşitul notei de certificare se trec data, semnătura şi funcţia persoanei care face această operaţiune.

(6)Preluarea mapelor/dosarelor, constituite de Serviciul arhivă, de către biroul notarial se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestărilor serviciilor de arhivare, întocmite după modelul prezentat în Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente. La preluare, responsabilul cu arhiva/arhivarul biroului notarial verifică fiecare mapă/dosar, urmărind respectarea modului de constituire şi concordanţa dintre conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa reprezentanţilor Serviciului arhivă, care au obligaţia de a efectua corecturile ce se impun.

(7)Asigurarea logistică se face astfel:

1.Materialele, uneltele de lucru, copertele de dosare/mape, sfoara şi celelalte mijloace necesare prestării serviciilor de arhivare se vor asigura de Serviciul arhivă.

2.Beneficiarul va pune la dispoziţie spaţiul de lucru, documentele şi personal pentru colaborare.

(8)Taxele pentru efectuarea operaţiunilor precizate la alin. (5) se vor stabili prin decizie a Colegiului director al Camerei.

(9)Serviciile de prelucrare arhivistică precizate la alin. (5) pot fi solicitate şi în cazul în care un birou notarial nu doreşte să predea documente în custodia Serviciului arhivă, semnându-se în acest sens un contract de prestări de servicii care va avea în anexă operaţiunile solicitate şi taxele percepute pentru efectuarea acestora.

Art. 22

(1)Mapele/Dosarele se preiau în custodia Serviciului arhivă pe bază de procese-verbale de predare-preluare şi inventare arhivistice, întocmite de către reprezentanţii Serviciului arhivă după modelul prevăzut în anexa nr. 4, respectiv în anexele nr. 5 şi 5a.

(2)Procesul-verbal de predare-preluare a documentelor şi inventarele se întocmesc în 4 exemplare, fiind semnate de către notarul public titular, cel care predă şi reprezentantul Serviciului arhivă, în calitate de primitor, dintre care un exemplar rămâne la biroul notarial, iar celelalte se depun odată cu mapele/dosarele la Serviciul arhivă.

(3)Notarul public care a luat cunoştinţă de lipsa originalului unui act notarial sau a unei părţi din acesta (anexe etc.) trebuie să indice aceste deficienţe înainte ca transferul să se realizeze, pentru a fi nominalizate în instrumentele de evidenţă.

(4)La preluarea documentelor şi a instrumentelor de evidenţă arhivistice, procesul-verbal şi inventarele se prezumă că sunt complete, fără a fi necesară verificarea fiecărei mape/fiecărui dosar act cu act.

(5)Inventarele arhivistice întocmite prin grija biroului notarial trebuie să îndeplinească criteriile minime de calitate în ceea ce priveşte completarea rubricilor pentru a putea constitui instrumente arhivistice de predare.

Art. 23

(1)Pentru a se asigura o bună conservare pe termen lung unităţile arhivistice pregătite pentru transfer se introduc în cutii speciale de arhivă. Cutiile de arhivă se vor asigura prin grija Serviciului arhivă.

(2)La introducerea unităţilor arhivistice în cutii se va verifica fiecare mapă/dosar, urmărindu-se respectarea modului de constituire şi concordanţa dintre conţinutul acestora şi datele înscrise în inventarul arhivistic.

(3)Fiecare cutie va fi identificată unic prin aplicarea unei etichete de identificare. Aceste etichete vor fi puse la dispoziţie de către Serviciul arhivă şi vor fi ataşate de către personalul acesteia, în ordine crescătoare numărului cutiei şi în continuarea celor existente. Etichetele vor fi autoadezive şi vor conţine elemente unice pe întreg parcursul de depozitare a documentelor.

(4)Fiecare cutie va conţine un opis al mapelor/dosarelor incluse, care va purta semnăturile reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) şi angajatului Serviciului arhivă, conform modelului prezentat în anexa nr. 6.

(5)Fiecare cutie va purta obligatoriu sigilul notarului public titular aplicat pe o alonjă care asigură integritatea cutiei.

Art. 24

(1)Transportul documentelor în custodia Serviciului arhivă se va efectua cu mijloacele de transport auto ale Camerei, prin grija personalului desemnat special în acest sens.

(2)Autoutilitarele utilizate vor fi închise şi folosite numai pentru transportul documentelor.

(3)Transportul cutiilor din arhiva biroului notarial până la maşină şi invers (la depozit) va fi efectuat de către personalul Serviciului arhivă.

(4)Cutiile vor fi încărcate din depozitele arhivei biroului notarial în prezenţa reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) şi a unui angajat al Serviciului arhivă.

(5)Fiecare transport va fi sigilat şi va avea un borderou cu conţinutul acestuia, precum şi un proces-verbal de predare-primire, întocmit în două exemplare (înregistrate, ştampilate şi semnate) conform anexei nr. 4. Reprezentantul Serviciului arhivă va primi un exemplar înregistrat, ştampilat şi semnat, exemplar care va însoţi transportul.

Art. 25

Pentru a preveni accesul neautorizat, pe durata depozitării, controlul accesului se realizează prin restricţii impuse de către creatorul documentelor, prin configurarea unor reguli şi prin respectarea unor proceduri prestabilite de administrare şi accesare.

Art. 26

(1)Beneficiarul custodiei poate solicita personal sau prin delegat notarial, în baza unei delegaţii scrise, accesul la originalele documentelor conservate în depozitele Serviciului arhivă. Notarul public şi delegatul notarial se vor legitima în relaţia cu Serviciul arhivă cu legitimaţia de serviciu sau un act de identitate.

(2)Accesul beneficiarului custodiei sau al reprezentanţilor acestuia în depozitele Serviciului arhivă în vederea regăsirii şi cercetării documentelor predate este strict interzis.

(3)Personalul Serviciului arhivă are obligaţia de a pune la dispoziţia beneficiarului custodiei sau împuternicitului acestuia documentele/cutiile în spaţiul amenajat special pentru cercetare. În cadrul sălii de studiu se vor respecta regulile specifice, care vor fi afişate în locuri vizibile.

(4)Pe toată durata studiului documentelor scoase din depozit, un angajat al Serviciului arhivă are obligaţia de a superviza întreaga operaţiune pentru a nu se aduce atingere integrităţii documentelor/mapelor cercetate.

(5)La solicitarea beneficiarului custodiei, la sediul Serviciului arhivă se pot executa copii de pe documentele predate în custodie, prin grija angajaţilor Serviciului arhivă.

Art. 27

(1)Custodia documentelor oferă posibilitatea Serviciului arhivă de a elibera, la cerere şi contra cost, potrivit legii, copii, certificate, adeverinţe şi extrase de pe documentele depuse în custodie, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, fără a solicita un aviz prealabil privind această activitate din partea creatorului documentelor.

(2)Procedura precizată la alin. (1) se realizează conform cap. VII - Procedură privind eliberarea certificatelor şi copiilor de pe documentele păstrate de Cameră, utilizându-se în acest fel atât evidenţele, cât şi instrumentele de certificare specifice acestei activităţi.

Art. 28

(1)Serviciul arhivă poate pune la dispoziţia biroului notarial documentele solicitate, sub formă fizică (asigurând atât manipularea, cât şi transportul unităţilor arhivistice) sau electronică (fax ori copie scanată).

(2)Pe baza evidenţelor de predare-preluare în custodie a arhivei, beneficiarul solicită în scris (poştă electronică sau fax) un document/dosar/mapă/cutie, menţionând numărul dosarului/mapei/cutiei şi modalitatea de acces al informaţiei (fizic sau electronic), autorizând desigilarea cutiei.

(3)Cazul în care se solicită mapa/dosarul/cutia fizic:

a)Serviciul arhivă desigilează cutia pentru a pune la dispoziţie mapa/dosarul/ele, în interval de 24 ore de la primirea solicitării;

b)Serviciul arhivă operează ieşirile cutiei/mapei/dosarului/elor în registrul de depozit;

c)Serviciul arhivă organizează transportul şi predarea cutiei/mapei/dosarului/elor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

d)biroul notarial notifică Serviciul arhivă în vederea asigurării transportului şi a întocmirii procesului-verbal de predare-primire;

e)biroul notarial poate organiza transportul şi predarea cutiei pe bază de proces-verbal de predare-primire;

f)Serviciul arhivă organizează transportul şi preluarea în gestiune a documentelor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

g)Serviciul arhivă rearhivează documentele, sigilează cutia cu sigiliul propriu şi actualizează registrul de depozit.

(4)Cazul în care se solicită documentul electronic (copie scanată):

a)Serviciul arhivă desigilează cutia, identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin poştă electronică în interval de 30 de minute de la primirea solicitării;

b)Serviciul arhivă sigilează cu sigiliul propriu şi rearhivează cutia.

c)Serviciul arhivă menţionează/evidenţiază comanda în registrul de depozit.

Art. 29

Pentru a putea fi studiat un document predat în custodia Serviciului arhivă de către o persoană alta decât un delegat al biroului notarial împuternicit special în acest sens este necesar acordul scris al beneficiarului custodiei. Acordul va conţine pe lângă datele de identificare ale persoanei desemnate de către beneficiarul custodiei şi restricţiile privind accesul la documentele individualizate pentru cercetare.

Art. 30

Serviciul arhivă are obligaţia de a aduce la cunoştinţă beneficiarului custodiei toate solicitările transmise de către autorităţile şi instituţiile publice de eliberare de copii şi informaţii din arhivă, inclusiv cele care vizează expertiza originalelor documentelor predate.

Art. 31

Lunar, Serviciul arhivă transmite beneficiarului custodiei o copie a situaţiei intrărilor-ieşirilor din depozit privind documentele/cutiile predate sau a solicitărilor care au impus accesul la documente prin poştă electronică.

Art. 32

Beneficiarul custodiei are următoarele drepturi:

a)stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum şi modificarea acestuia pe tot parcursul custodiei;

b)accesul la programele informatice utilizate de Serviciul arhivă în cadrul activităţii de arhivare şi administrare a arhivei, necesare pentru accesul la documentele care au fost arhivate;

c)accesul, pe tot parcursul custodiei şi în funcţie de tipul acesteia, la toate serviciile de administrare a documentelor.

Art. 33

Imediat după preluare, arhiva va fi depozitată în conformitate cu regulile şi etapele prevăzute în cap. VI - Instrucţiuni privind organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare a arhivei.

SECŢIUNEA 2: Custodia provizorie asigurată de către Cameră

Art. 34

(1)La suspendarea din exerciţiul funcţiei pe o perioadă mai mare de 6 luni, în lipsa unui notar public asociat sau a unui alt notar public în aceeaşi circumscripţie teritorială sau la cererea notarului public suspendat, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă poate prelua, pe cheltuiala notarului public, registrele şi, după caz, arhiva, în vederea păstrării pe perioada suspendării.

(2)Predarea oficială a arhivei către Serviciul arhivă se va face de către notarul public suspendat.

(3)Cu excepţia situaţiilor în care Colegiul director sau, în caz de urgenţă, preşedintele Colegiului director al Camerei îi poate acorda accesul în arhivă notarului suspendat, Serviciul arhivă este obligat să ia măsurile necesare pentru ca notarul respectiv să nu aibă acces la arhivă.

Art. 35

Persoana/persoanele desemnată/desemnate să asigure coordonarea activităţii de preluare va/vor asigura:

a)mijloacele de protecţie necesare transportului arhivei în condiţii optime;

b)instruirea personalului care participă la preluare;

c)pregătirea spaţiului necesar pentru depozitarea noii preluări.

Art. 36

La preluarea temporară a unui fond arhivistic se pot identifica 3 situaţii:

a)fondul arhivistic este inventariat;

b)fondul arhivistic nu are evidenţă;

c)fondul arhivistic preluat are evidenţă parţială.

Art. 37

(1)În cazul în care fondurile arhivistice preluate au inventar de la creator:

a)inventarele vor constitui, după verificare, dovada existentului, în măsura în care au suficiente elemente care să permită administrarea corespunzătoare;

b)unităţile arhivistice vor păstra cotele existente;

c)se va verifica înscrierea cotelor pe unităţile arhivistice.

(2)Se va verifica mai ales înscrierea pe coperta 1 a numelui fondului, a indicativului arhivistic şi a numărul de inventar. În cazul în care există probleme la modul de scriere a cotei, se va bara vizibil cota veche şi se va proceda la înscrierea noilor elemente de cotă, după caz, astfel:

a)se vor înscrie cu creion, în partea stângă sus a copertei, elementele de cotă;

b)scrierea se face astfel încât să nu aglomereze sau să se confunde cu cotele atribuite anterior.

(3)Nu se va proceda la ştergerea, mâzgălirea cotei vechi etc., deoarece aceasta este importantă pentru stabilirea istoricului unităţii arhivistice.

(4)Activitatea de preluare se va încheia în conformitate cu etapele prevăzute la art. 22-24.

Art. 38

(1)În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidenţă, iar preluarea se efectuează în regim normal, activitatea de preluare se va desfăşura în conformitate cu etapele prevăzute la art. 21-24.

(2)În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidenţă, iar preluarea se efectuează în regim de urgenţă:

a)unităţile arhivistice se introduc în cutii;

b)în funcţie de cantitate şi de volumul de muncă implicat, se poate opta pentru numerotarea fiecărei unităţi arhivistice de la 1 la n sau a cutiilor de la 1 la n în cadrul preluării;

c)pe fiecare cutie se menţionează numărul dosarelor din cutie;

d)în cazul în care există doar foi volante, se face menţiunea: "foi volante";

e)dacă există alte mijloace de păstrare (saci, mape etc.), acestea se numerotează;

f)se întocmesc liste de existent iniţial, cu menţionarea conţinutului fizic;

g)caracterul de urgenţă şi motivaţia necesităţii preluării în regim de urgenţă vor fi evidenţiate în cuprinsul procesului-verbal de predare-preluare întocmit de persoana desemnată cu coordonarea activităţii de preluare;

h)ordonarea, inventarierea şi selecţionarea fondului arhivistic se vor realiza la sediul Camerei.

Art. 39

În cazul în care materialele arhivistice preluate au evidenţă parţială: se procedează, pentru fiecare caz, ca la art. 37 şi 38, în aşa fel încât scopul să fie atins, iar folosirea resurselor umane şi de timp să fie cât mai judicioasă.

Art. 40

(1)În cazul în care se decide amânarea activităţii de preluare în urma deciziei Colegiului director al Camerei, solicitantul va fi înştiinţat în scris despre acest lucru, cu invocarea temeiului legal.

(2)Amânarea preluării se poate decide în următoarele cazuri:

a)lipsa spaţiilor de depozitare;

b)neîntrunirea condiţiilor de prelucrare;

c)lipsa personalului necesar pentru preluarea documentelor.

Art. 41

SECŢIUNEA 3: Custodia definitivă asigurată de către Cameră

Art. 42

(1)La încetarea calităţii de notar public sau la schimbarea sediului din localitatea în care a fost creată arhiva notarială, în cazul în care arhiva nu poate fi preluată de un notar public, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă preia arhiva în vederea păstrării definitive.

(2)În cazul decesului notarului public, predarea oficială a arhivei către custode se va face de către un împuternicit al său, un curator, un moştenitor, soţul/soţia sau un executor testamentar.

(3)În celelalte cazuri de încetare a calităţii de notar public sau în cazul schimbării sediului, predarea oficială a arhivei notariale către Serviciul arhivă se va face de către notarul public sau un împuternicit al acestuia ori un reprezentant.

(4)Arhiva financiar-contabilă rămâne în păstrarea şi gestiunea persoanei căreia i-a încetat calitatea de notar public sau a urmaşilor acesteia, pentru definitivarea situaţiei financiar-contabile.

Art. 43

Persoana/persoanele desemnată/desemnate să asigure coordonarea activităţii de preluare va/vor asigura:

a)mijloacele de protecţie necesare transportului arhivei în condiţii optime;

b)instruirea personalului care participă la preluare;

c)pregătirea spaţiului necesar pentru depozitarea noii preluări.

Art. 44

Activitatea de preluare se va desfăşura în conformitate cu etapele precizate la art. 36-39.

Art. 45

Art. 46

(1)Acceptarea donaţiilor de material arhivistic se face în condiţiile în care materialul arhivistic donat prezintă o valoare documentar-istorică deosebită, iar provenienţa licită a acestuia este asumată de ofertant prin oferta de donaţie.

(2)Nu se vor accepta donaţii asupra cărora donatorul a instituit clauze ce restricţionează accesul la documente pe termene mai lungi decât cele prevăzute de legislaţia arhivistică.

(3)Procedura se declanşează prin depunerea de către donator a unei oferte de donaţie, înregistrată, care trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a)identificarea donatorului: numele şi prenumele, adresa, actul de identitate şi CNP-ul;

b)provenienţa documentelor;

c)opţiunea pentru donaţie: identificarea beneficiarului;

d)descrierea obiectului donaţiei:

- cantitatea şi anii extremi ai documentelor;

- lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul şi o descriere minimală;

e)eventualele clauze speciale pe care doreşte să le impună asupra donaţiei (perioadă de protecţie etc.), păstrarea copiilor, a exemplarelor 2, 3 etc.;

f)data şi semnătura.

(4)Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(5)În cazul acceptării donaţiei şi dacă materialul arhivistic donat se constituie, în integralitate, în fond distinct/colecţie distinctă, o copie a actului de acceptare va fi depusă la dosarul colecţiei/fondului.

(6)Donatorul va fi înştiinţat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile şi, în cazul acceptării donaţiei, se va conveni asupra locului şi datei încheierii actelor.

(7)Contractul de donaţie va fi încheiat în faţa unui notar public. Conţinutul contractului de donaţie va cuprinde menţiunile obligatorii prevăzute de legislaţia notarilor publici şi activităţii notariale, precum şi menţiunile/clauzele stabilite de comun acord de donator şi donatar.

(8)În situaţia în care din materialul arhivistic donat se va constitui un fond distinct/o colecţie distinctă, acesta se va denumi cu numele creatorului/colecţionarului şi va fi înregistrat în Registrul general de arhivă, completându-se fişa preluării şi fişa Situaţia fondului.

(9)În situaţia în care materialul arhivistic donat nu se constituie în fond distinct, iar unităţile arhivistice donate vor fi integrate unor fonduri şi colecţii existente, acestea vor fi înregistrate la ultima preluare aferentă fiecărui fond/colecţie la care vor fi integrate, actualizându-se datele înregistrate în instrumentele de evidenţă.

(10)Imediat după preluarea materialului arhivistic donat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile şi etapele prevăzute în cap. VI - Instrucţiuni privind organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare a arhivei.

Art. 47

(1)Procedura de vânzare-cumpărare se declanşează la solicitarea vânzătorului, care va depune la Cameră o ofertă de vânzare-cumpărare, care se înregistrează şi trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a)identificarea vânzătorului: numele şi prenumele, adresa, actul de identitate şi CNP-ul;

b)provenienţa documentelor;

c)opţiunea pentru cumpărare: identificarea beneficiarului;

d)descrierea obiectului vânzării:

- cantitatea şi anii extremi ai documentelor;

- lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul şi o descriere minimală;

e)refuzul Arhivelor Naţionale în virtutea dreptului de preempţiune la vânzarea documentelor aparţinând Fondului arhivistic naţional al României;

f)data şi semnătura.

(2)Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei, în vederea stabilirii valorii arhivistice, a oportunităţii de cumpărare şi a determinării valorii financiare a materialului arhivistic.

(3)În vederea stabilirii valorii financiare a materialului arhivistic, Colegiul director al Camerei poate apela la consultanţi externi din zona culturală (arhivişti, bibliotecari, muzeografi, anticari); se vor folosi în acest sens şi listele de preţuri pentru bunuri culturale elaborate de Biblioteca Naţională a României şi Ministerul Culturii.

(4)În situaţia în care documentele corespund politicii de preluări a Camerei, responsabilul desemnat va face demersuri şi va armoniza preţul oferit de vânzător, preţul estimat de Cameră şi resursele financiare puse la dispoziţie, putând opta, după caz, între: refuzul achiziţionării, achiziţionare parţială sau integrală.

(5)Vânzătorul va fi înştiinţat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile şi, în cazul acceptării totale sau parţiale a cumpărării, se va conveni asupra locului şi datei încheierii actelor.

(6)În cazul în care se decide cumpărarea materialului arhivistic, se va încheia un contract de vânzare-cumpărare între vânzător şi Cameră.

(7)Contractul de vânzare-cumpărare va fi încheiat în faţa unui notar public. Conţinutul contractului de vânzare-cumpărare va cuprinde menţiunile obligatorii prevăzute de legislaţia notarilor publici şi a activităţii notariale, precum şi menţiunile/clauzele stabilite de comun acord de vânzător şi cumpărător.

(8)Materialul arhivistic cumpărat se poate constitui în fond distinct/colecţie distinctă sau poate fi integrat unor fonduri/colecţii existente. Înregistrarea în instrumentele de evidenţă a materialului arhivistic provenit prin depunere de ofertă de vânzare-cumpărare se va realiza urmând etapele prevăzute la donaţie.

(9)Imediat după preluarea materialului arhivistic cumpărat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile şi etapele prevăzute în cap. VI - Instrucţiuni privind organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare a arhivei.

Art. 48

(1)Va fi acceptat pentru păstrarea în custodie la Cameră materialul arhivistic în următoarele situaţii:

a)materialul arhivistic are o valoare istorică deosebită, însă proprietarul acestuia nu îi poate asigura condiţii propice de păstrare şi securitate;

b)proprietarul permite accesul la cercetarea materialului arhivistic şi, la retragerea custodiei, acceptă să doneze Camerei copii ale acestuia;

c)există spaţiu suficient de depozitare şi măsuri de siguranţă suficiente pentru a garanta custodia.

(2)Procedura este declanşată la solicitarea persoanei care doreşte să depună în custodie materialul arhivistic, prin completarea unei cereri de depunere în custodie, care va conţine minimum următoarele elemente:

a)identificarea persoanei care doreşte să depună în custodie: numele şi prenumele, adresa, actul de identitate şi CNP-ul;

b)provenienţa materialului arhivistic;

c)motivarea cererii de custodie;

d)descrierea obiectului custodiei:

- cantitatea şi anii extremi ai documentelor;

- lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul şi o descriere detaliată;

e)data revocării custodiei şi condiţiile în care ea se produce;

f)procedura de adoptat în cazul în care revendicarea custodiei nu se produce la termenul scadent;

g)alte clauze speciale;

h)data şi semnătura.

(3)Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(4)Solicitantul va fi înştiinţat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile şi, în cazul acceptării custodiei, se va conveni asupra locului şi datei încheierii actelor.

(5)Se va proceda la încheierea unui contract de custodie, care va cuprinde minimum următoarele elemente:

a)identificarea persoanei care doreşte să depună în custodie: numele şi prenumele, adresa, actul de identitate şi CNP-ul;

b)identificarea angajatului Camerei care acceptă custodia;

c)provenienţa documentelor;

d)descrierea obiectului custodiei:

- cantitatea şi anii extremi ai documentelor;

- lista documentelor, cuprinzând data, rezumatul şi o descriere detaliată;

- reproduceri foto color ale documentelor;

e)data revocării custodiei şi condiţiile în care ea se produce;

f)alte clauze speciale;

g)data şi semnătura părţilor (depunătorul şi reprezentantul legal al Camerei).

(6)Contractul va fi întocmit în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte; exemplarul Camerei va fi înregistrat şi depus la dosarul fondului.

(7)Custodiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă şi se va completa fişa Situaţia fondului, iar instrumentele de evidenţă vor fi înregistrate în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice.

(8)Custodiile îşi vor păstra individualitatea, iar pentru o gestiune mai facilă se va constitui o colecţie de custodii.

(9)Imediat după preluarea materialului arhivistic, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile şi etapele prevăzute în cap. VI - Instrucţiuni privind organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare a arhivei.

Art. 49

(1)Camera poate achiziţiona, în baza acordurilor şi protocoalelor naţionale şi internaţionale, copii (pe suporturi diverse: hârtie, peliculă, digital etc.) de pe documente ce conţin informaţii cu valoare istorică notarială deosebită şi ale căror originale fac parte din fonduri sau colecţii ce se află în administrarea altor arhive.

(2)Se vor constitui colecţii din copii ale originalelor aflate în arhivele altor instituţii, colecţii ce vor purta numele deţinătorului de unde s-au efectuat reproducerile de documente.

(3)Colecţiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă şi se vor întocmi fişa Situaţia preluării şi fişa Situaţia fondului, iar instrumentele de evidenţă vor fi înregistrate în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice.

CAPITOLUL IV: Luarea în evidenţă a materialelor arhivistice intrate la Cameră; instrumente de evidenţă a intrărilor

Art. 50

Materialele arhivistice sunt preluate de Cameră pe baza a două tipuri de documente:

a)documente ce atestă transferul de material arhivistic în administrarea Camerei;

b)documente ce descriu conţinutul preluării.

Art. 51

(1)Documentele ce atestă transferul de material arhivistic în administrarea Camerei sunt:

a)procese-verbale de predare-preluare;

b)act de donaţie;

c)contract de custodie sau de depozit;

d)contract de vânzare-cumpărare;

e)proces-verbal de luare în evidenţă.

(2)Aceste documente se întocmesc în formă scrisă la momentul preluării, în cel puţin două exemplare (cu excepţia procesului-verbal de luare în evidenţă), fiind semnate de părţi. Exemplarul Camerei se înregistrează şi se depune la dosarul fondului. În cazul în care se întocmesc sub formă electronică, documentele încheiate se semnează cu semnătură electronică extinsă, în condiţiile stabilite de lege, şi se arhivează, având în vedere nevoia de păstrare pe termen lung.

Art. 52

(1)Documente ce descriu conţinutul preluării: inventare, listă existent etc.

(2)Aceste documente se întocmesc în formă scrisă, în format hârtie şi/sau electronic, anterior întocmirii actelor ce înregistrează oficial transferul de administrare. În format hârtie, se întocmesc cel puţin 3 exemplare. Documentele se înregistrează în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice.

Art. 53

După preluare, se completează următoarele instrumente de evidenţă:

a)Registrul general de arhivă;

b)Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice;

c)fişa Situaţia preluării;

d)fişa Situaţia fondului;

e)dosarul fondului.

Art. 54

(1)Registrul general de arhivă (anexa nr. 7) este un instrument de evidenţă a fondurilor şi colecţiilor deţinute de către Cameră, care are rolul:

a)de a identifica în mod unic preluările de materiale arhivistice;

b)de a înregistra atribuirea numărului de fond;

c)de a face legătura între prima preluare şi următoarele.

(2)În Registrul general de arhivă se înregistrează toate fondurile deţinute la data întocmirii şi, în continuare, preluările de documente, în ordinea intrării lor, şi fondurile/fragmentele de fonduri depistate ulterior în depozitele proprii, fără forme de evidenţă.

(3)Registrul general de arhivă poate fi întocmit în format hârtie sau în format electronic. Pentru sistemul în format electronic, sistemul informatic trebuie să asigure cel puţin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, realizarea de copii de siguranţă periodice şi imprimarea pe hârtie a datelor înscrise în decursul unui an.

(4)Registrul general de arhivă, în format hârtie sau electronic, va fi păstrat cu caracter permanent, ceea ce impune luarea măsurilor necesare pentru o scriere durabilă (instrument şi material de scriere, precum şi suport rezistent), respectiv pentru păstrarea pe termen lung a fişierelor informatice.

Art. 55

(1)În Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (anexa nr. 8) se înregistrează şi se ţine evidenţa instrumentelor rezultate în urma întocmirii evidenţei fizice şi descrierii materialelor arhivistice din fonduri şi colecţii

(2)În Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor a unităţilor arhivistice se înscriu toate instrumentele de evidenţă existente în momentul întocmirii acestuia şi, în continuare, cele care se realizează sau se preiau ulterior.

(3)Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice poate fi întocmit în format hârtie sau în format electronic. Pentru sistemul în format electronic, sistemul informatic trebuie să asigure cel puţin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, să asigure realizarea de copii de siguranţă periodice şi să asigure imprimarea pe hârtie a datelor înscrise în decursul unui an.

(4)Registrul prevăzut la alin. (1)-(3), în format hârtie sau electronic, va fi păstrat permanent, ceea ce impune luarea măsurilor necesare pentru o scriere durabilă (instrument şi material de scriere, precum şi suport rezistent), respectiv pentru păstrarea pe termen lung a fişierelor informatice.

Art. 56

(1)Fişa Situaţia fondului (anexa nr. 9) este un instrument de sinteză, care serveşte cunoaşterii existentului de documente preluate, precum şi a tuturor operaţiunilor şi activităţilor arhivistice la care a fost supus fondul; se întocmeşte în baza fişei Situaţia preluării şi a instrumentelor de evidenţă fizică şi intelectuală.

(2)Fişa Situaţia fondului va fi formată dintr-o fişă de bază şi va avea tot atâtea fişe anexă câte preluări vor exista în cadrul fondului.

Art. 57

Fişa Situaţia preluării este un instrument auxiliar Fişei Situaţia fondului şi se întocmeşte pentru fiecare preluare din cadrul unui fond. Serveşte cunoaşterii existentului de documente efectiv preluate, precum şi a tuturor operaţiunilor şi activităţilor arhivistice la care a fost supusă preluarea.

Art. 58

(1)La prima preluare, se deschide pentru fiecare fond în parte dosarul fondului.

(2)Cota dosarului este dată de numărul fondului, din Registrul general de arhivă. Dosarele vor fi păstrate în ordinea numerelor de fond.

(3)La dosarul fondului se vor păstra toate documentele ce rezultă din administrarea fondului arhivistic în cadrul Camerei, cu excepţia instrumentelor de evidenţă active, care vor fi păstrate separat; instrumentele de evidenţă anulate se vor clasa la dosarul fondului, ca volume separate.

Art. 59

Inventare arhivistice întocmite de creatori vor fi înregistrate în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice.

Art. 60

(1)Elementele de cotă stabilite în faza de preluare, de regulă, vor fi păstrate în continuare.

(2)Modificări ale cotelor de preluare se vor produce în următoarele cazuri:

a)se constată faptul că o cotă nu identifică în mod unic unităţile arhivistice, caz în care se adaugă un element la cotă, astfel încât să se rectifice situaţia. Modificarea va fi documentată la dosarul fondului pe baza unei note şi va fi semnalată în descrierea arhivistică;

b)se constată că în cadrul preluării există materiale arhivistice aparţinând mai multor fonduri. În acest caz se fondează documentele; ansamblurile de documente aparţinând fiecărui fond vor fi tratate ca preluări distincte, se înregistrează separat în Registrul general de arhivă, se recotează şi se întocmesc evidenţele specifice unei preluări; se face referinţă la preluarea iniţială şi se face menţiune pe instrumentele de evidenţă ale preluării iniţiale şi fişa Situaţia preluării asupra unităţii arhivistice transferate, cu menţiune la preluarea iniţială. De asemenea, pe coperta 3 a dosarului se face menţiune: "cotă veche: .....", se datează şi se semnează de lucrătorul care a recotat.

c)alte cazuri, temeinic justificate prin planul activităţii desfăşurate (ordonare, descriere, selecţionare, după caz) şi aprobate de şeful Serviciului arhivă.

(3)În toate cazurile în care cotele alocate iniţial se modifică, este obligatorie realizarea unor tabele de corespondenţă între cotele iniţiale şi cele finale (care să facă astfel legătura între inventarele administrative iniţiale şi inventarele administrative/formele de evidenţă ulterioare). Ca rezultat final, evidenţele trebuie să permită reconstituirea preluării şi a cotelor cu care o unitate arhivistică a intrat în administrarea Camerei şi a perioadei în care a purtat cotele respective, în măsura posibilităţii de reconstituire.

(4)În situaţia în care instrumentele de evidenţă iniţiale ies din uz, ca urmare a întocmirii unor noi forme de evidenţă, vechile instrumente se anulează (prin indicarea pe foaia de titlu a menţiunii "Anulat"), se anulează în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice prin menţiunea la rubrica "Ieşiri din arhivă" a cuvântului "Anulat"; numărul respectivului instrument de evidenţă nu va mai fi atribuit altuia nou, iar instrumentul în sine va fi arhivat la dosarul fondului. Aceste modificări vor fi înregistrate şi în descrierile arhivistice, precizând perioada de timp în care a fost folosită o anume cotă şi un anumit instrument de evidenţă.

Art. 61

(1)În cazul în care în depozitele Camerei se identifică material arhivistic fără niciun fel de formă de evidenţă, va fi informat şeful serviciului, iar acesta va desemna o persoană/un colectiv care va proceda astfel:

a)va analiza contextul în care sunt amplasate în depozit documentele şi eventualele legături cu fondurile şi colecţiile învecinate;

b)se vor analiza sumar, prin sondaj, documentele, pentru stabilirea eventualului creator şi se va verifica în ce măsură există un fond căruia documentele i-ar putea aparţine sau de la care sunt declarate lipsă;

c)se vor analiza şi alte acte referitoare la aşezarea fondurilor şi colecţiilor în depozite.

(2)Se va întocmi o notă de constatare către şeful serviciului, care va cuprinde rezultatele analizei indicate mai sus şi contextul în care a fost identificat materialul arhivistic, urmată de propunerea fie de luare în evidenţă, fie de integrare la fondurile/colecţiile de unde a fost constatat şi declarat lipsă.

(3)În baza notei de constatare, şeful Serviciului arhivă va decide luarea în evidenţă a materialului arhivistic prin încheierea unui proces-verbal de luare în evidenţă, înregistrarea materialului arhivistic ca un nou fond sau ca o nouă preluare în cadrul unui fond existent. Ambele documente se vor clasa la dosarul fondului.

CAPITOLUL V: Procedură privind ieşirile de fonduri arhivistice/material arhivistic din depozitele Camerei

Art. 62

Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se poate realiza prin:

a)selecţionarea de arhivă;

b)retragerea custodiei;

c)transferul de arhivă;

d)eliminarea în urma distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

Art. 63

(1)Selecţionarea documentelor deţinute definitiv de Cameră în vederea eliminării se efectuează cu avizul comisiei de selecţionare constituite la nivelul aparatului propriu şi cu aprobarea preşedintelui Colegiului director al Camerei.

(2)Serviciul arhivă poate realiza procedura de selecţionare a arhivelor conservate temporar după o prealabilă autorizare a acestei operaţiuni arhivistice de către beneficiarul custodiei.

(3)În vederea efectuării operaţiunii arhivistice de selecţionare, se vor parcurge următoarele etape:

a)evaluarea documentelor;

b)întocmirea planului de selecţionare;

c)întocmirea evidenţei materialelor arhivistice care urmează a fi eliminate;

d)înaintarea spre avizare a lucrării de selecţionare.

(4)În funcţie de cantitatea de documente supusă selecţionării, schema de organizare a creatorului, modul de constituire a unităţilor arhivistice şi de gradul de prelucrare arhivistică a fondului respectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe dintre următoarele metode:

a)la nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structurală, serie, unitate arhivistică - fie aceasta foaie volantă, dosar, registru etc.);

b)în interiorul unităţii arhivistice, în cazul în care documentele lipsite de valoare sunt numeroase, iar cheltuiala de timp şi de resurse umane este justificată prin spaţiul de depozitare câştigat.

(5)Lucrarea de selecţionare se transmite, spre analiză, Arhivelor Naţionale şi se compune din:

a)adresa de înaintare;

b)inventarele documentelor care se propun pentru eliminare;

c)inventarele documentelor care se păstrează permanent (în cazul fondurilor ordonate şi inventariate);

d)procesul-verbal al şedinţei comisiei de selecţionare;

e)decizia de numire a comisiei de selecţionare.

(6)Documentele care sunt respinse de la eliminare de către Arhivele Naţionale, chiar dacă au fost avizate de comisiile de selecţionare, se reintegrează la fond.

(7)Lucrarea de selecţionare se întocmeşte în 3 exemplare, un exemplar se transmite Arhivelor Naţionale, un exemplar se arhivează de către comisia de selecţionare şi un exemplar la Dosarul fondului.

(8)Inventarele se refac dacă arhiva eliminată depăşeşte 50% din total. În caz contrar, se fac doar notificările privind eliminarea, la rubrica "Observaţii" din instrumentele de evidenţă.

Art. 64

(1)Pentru fondurile arhivistice notariale primite în custodie temporară retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisă, datată şi semnată a notarului public depunător.

(2)Pentru celelalte materiale arhivistice primite în custodie retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisă, datată şi semnată a depunătorului, urmaşului acestuia sau a unui împuternicit al acestora, împuternicit în acest sens prin procură notarială. Copia actului care face dovada succesiunii în drepturi se va depune la dosarul colecţiei/fondului primit în custodie.

(3)În urma cererii, se va proceda la numirea unei persoane/comisii (în funcţie de cantitatea de documente) care să se ocupe de problema înapoierii custodiei.

(4)Persoana/comisia va proceda la:

a)verificarea existentului (compararea cu instrumentul de evidenţă valabil în momentul depunerii în custodie);

b)verificarea întocmirii copiilor de pe documente; în cazul în care acestea nu au fost executate, se va proceda la executarea lor în regim de urgenţă.

(5)În termen de 5 zile de la primirea cererii de retragere, se va proceda la convocarea în scris a persoanei care a solicitat retragerea în vederea stabilirii, de comun acord, a datei şi locului de restituire a documentelor aflate în custodie.

(6)Predarea se va face la nivel de unitate arhivistică, prin compararea cu instrumentul de evidenţă.

(7)Rezultatele predării vor fi consemnate într-un proces-verbal, încheiat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte (exemplarul Camerei fiind înregistrat şi depus la dosarul fondului).

(8)În cazul în care, cu ocazia verificării sau cu ocazia restituirii custodiei, apar diferenţe faţă de momentul depunerii (documente lipsă sau deteriorate), acestea vor fi menţionate în procesul-verbal şi se vor lua măsuri pentru remedierea problemelor, astfel:

a)documentele deteriorate din alte cauze decât cele provocate de un eveniment imprevizibil şi de neînlăturat vor fi restaurate cu titlu gratuit de Cameră;

b)pentru documentele lipsă se vor lua măsuri pentru depistarea acestora şi, în cazul persistenţei problemei, se vor lua măsuri disciplinare, civile sau penale faţă de cei găsiţi vinovaţi;

c)instrumentele de evidenţă se vor actualiza corespunzător;

d)fişa Situaţia fondului/fişa Situaţia preluării se va închide prin bararea spaţiilor goale şi menţiunea: "restituit la data de... "; va fi depusă în dosarul fondului (custodiei);

e)dosarul fondului/colecţiei restituite din custodie se va închide, certifica şi arhiva;

f)la poziţia din Registrul general de arhivă corespunzătoare preluării custodiei vor fi inserate, la rubrica "Observaţii", menţiunea: "restituit", data şi numărul procesului-verbal de restituire;

g)pe instrumentul de evidenţă se vor menţiona: "Anulat în urma restituirii custodiei", data şi numărul actului de restituire;

h)în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice se va anula instrumentul de evidenţă corespunzător, cu menţiunea: "Anulat";

i)se vor actualiza instrumentele de evidenţă fizică de la depozit.

Art. 65

(1)În cadrul Camerei, prin decizie a Colegiului director al Camerei, se pot realiza transferuri permanente de ansambluri de documente (fonduri/părţi de fonduri), cu scopul:

a)de a reîntregi fonduri şi colecţii;

b)de a aplica principiul teritorialităţii (asigurarea proximităţii documentelor de o anumită comunitate sau zonă geografică la care se referă).

(2)Transferurile se realizează în baza unei planificări, stabilită de comun acord între structurile Camerei predătoare şi primitoare.

(3)Planificarea va cuprinde cel puţin structurile implicate, motivarea transferului, fondurile şi cantităţile implicate, resursele umane şi de transport necesare, data prevăzută pentru transfer, traseele de transport.

(4)Predarea se va realiza la nivel de unitate arhivistică, prin confruntarea existentului cu instrumentele de evidenţă.

(5)Predarea se va finaliza cu încheierea unui proces-verbal de predare-primire, câte unul pentru fiecare parte, care va fi înregistrat şi depus la dosarul fondului. Procesul-verbal va cuprinde menţiuni despre predător şi primitor, perioada realizării transferului, denumirea fondurilor şi cantităţile, lista instrumentelor de evidenţă predate.

(6)Transferul de fonduri arhivistice între camere urmează aceeaşi procedură.

(7)Primirea materialelor se va face conform precizărilor din cap. III - Procedura referitoare la intrările de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Cameră.

(8)După efectuarea transferului vor fi realizate menţiunile corespunzătoare în Registrul general de arhivă, Ghidul topografic, Ghidul de raft şi Fişa de depozit.

Art. 66

(1)Transferul temporar reprezintă împrumutul de documente, pe perioadă determinată, între structurile Camerei sau între Camere şi Uniune.

(2)În vederea realizării unor evenimente culturale (expoziţii, simpozioane etc.), Camerele şi Uniunea îşi pot împrumuta între ele documente originale, pe perioadă determinată, pe bază de proces-verbal de predare-primire.

(3)Transferul temporar de documente se va realiza întotdeauna cu aprobarea preşedintelui Colegiului director al Camerei sau a înlocuitorului legal.

Art. 67

(1)Pentru materialele arhivistice afectate grav şi iremediabil de un eveniment neprevăzut şi de neînlăturat se realizează o eliminare pe criteriul deteriorării iremediabile.

(2)În vederea eliminării, se întocmeşte procesul-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor, în care se vor menţiona împrejurările producerii evenimentului, cantitatea de arhivă afectată, denumirea fondurilor şi părţilor structurale afectate, anii extremi ai documentelor. În cazul în care există instrumente de evidenţă pentru aceste materiale, se vor indica şi cotele unităţii arhivistice.

(3)Procesul-verbal va fi avizat de şeful serviciului arhivă şi aprobat de preşedintele Colegiului director al Camerei.

(4)După comunicarea aprobării, instrumentele de evidenţă ale fondurilor şi colecţiilor care au făcut obiectul eliminării vor fi actualizate.

CAPITOLUL VI: Instrucţiuni privind organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare a arhivei

Art. 68

Prezentul capitol reglementează organizarea şi administrarea spaţiilor de depozitare în vederea cunoaşterii localizării fondurilor şi colecţiilor în depozite, pentru a permite:

a)regăsirea facilă;

b)reorganizările necesare;

c)urmărirea circuitului unităţilor arhivistice (intrare, aşezare, ieşire din depozit);

d)cunoaşterea existentului fondurilor şi colecţiilor din depozite;

e)gestiunea gradului de ocupare a spaţiilor de depozitare;

f)elaborarea de rapoarte şi statistici, analize şi sinteze.

SECŢIUNEA 1: Organizarea şi administrarea depozitelor de arhivă

Art. 69

(1)Materialele arhiviste preluate de Cameră se introduc la început într-un spaţiu în care se verifică cu inventarele de preluare, se desprăfuiesc şi se introduc în mijloace de păstrare, înainte să intre în depozit.

(2)Documentele suspecte sau contaminate vor fi izolate de restul documentelor şi nu vor fi introduse în depozit decât după ce s-au luat măsuri de aducere a lor la o stare corespunzătoare de conservare.

(3)Mijloacele de protecţie trebuie dimensionate după materialul arhivistic ce urmează a fi introdus, astfel încât să se evite orice fel de solicitări care l-ar putea deteriora (plieri, tensionări, presiuni etc.).

(4)Încărcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectând următoarele reguli:

a)sensul încărcării depozitului şi mijloacelor de păstrare urmează regula scrierii, stând cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, după caz:

- din faţă în spate;

- de sus în jos;

- de la stânga la dreapta;

b)se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorită condiţiilor de mediu specifice, arhiva pe suport hârtie nu va fi păstrată în aceleaşi depozite cu arhiva electronică sau cea pe suport de celuloid). Legătura intelectuală (de conţinut) între materialul documentar aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se realizează prin intermediul instrumentelor de evidenţă;

c)în legătură cu compatibilitatea de conţinut a materialului documentar dintr-un depozit, se poate opta pentru una dintre următoarele variante:

- soluţia tematică: fondurile aparţinând unei zone geografice sau documentele aparţinând unui fond de mari dimensiuni se păstrează fizic în acelaşi spaţiu de depozitare. Pentru acest lucru se va avea în vedere gruparea fondurilor aparţinând unei zone geografice sau asigurarea corespondenţei între mărimea fondului şi mărimea depozitului; asigurarea spaţiilor de rezervă, pentru preluări ulterioare etc.;

- soluţia economică: documentele vor fi aşezate în depozit fără a ţine cont de provenienţă, iar legătura intelectuală (de conţinut) între materialul documentar aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se realizează prin intermediul instrumentelor de evidenţă.

(5)Aşezarea materialului arhivistic în mijloacele de păstrare se face în funcţie de formatul şi caracteristicile suportului.

(6)Aşezarea materialelor arhivistice pe raft sau în cutie în poziţie detensionată şi uşor manevrabilă. Din acest punct de vedere există posibilităţi multiple, cum ar fi:

a)aşezarea pe orizontală a unităţilor arhivistice. Aceasta este specifică unităţilor de format mare (registre, planuri), dar trebuie evitată gruparea mai multor unităţi care ar îngreuna scoaterea din raft sau din cutie;

b)documentele conservate rulate se stabilizează în această formă, se rigidizează şi sunt dificil de întins. Se recomandă evitarea acestei modalităţi de păstrare;

c)fotografiile trebuie puse în cămăşi sau plicuri individuale, cu folie specială de protecţie peste partea imprimată. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color. Cele de format mare trebuie aranjate orizontal;

d)aşezarea pe cant, pe latura lungă a unităţilor arhivistice şi, respectiv, a cutiilor şi pachetelor. La volumele foarte grele aşezarea în raft se face pe cotorul registrului, deoarece în acest fel greutatea volumelor se descarcă pe o suprafaţă mai mare decât dacă volumele s-ar aşeza pe latura scurtă şi nu este forţată linia de îmbinare dintre scoarţe şi blocul de file;

e)aşezarea pe cant a discurilor de orice fel;

f)în cutii, materialele arhivistice vor fi introduse în grupuri de unităţi arhivistice la care toate dosarele au aceeaşi orientare, de preferinţă cu cotorul în jos. Când cotorul este mai gros decât faţa dosarului se împarte grupul de dosare în două, din care o parte va sta cu cotorul în jos, iar o altă parte va fi plasată cu faţa în jos:

- se recomandă ca broşurile şi foile volante să fie introduse în cutii. Foile volante trebuie introduse în cămaşă de protecţie. O cămaşă poate conţine mai multe documente, dar nu trebuie să depăşească grosimea de 2,5 cm.

- dacă o cutie este aranjată vertical în raft şi nu este în întregime umplută, foile se deformează. Se recomandă folosirea unui material de umplere (deşeuri de carton şi hârtie cu caracteristici fizico-chimice corespunzătoare) pentru a păstra materialele în poziţie verticală.

- dacă o cutie este prea plină sau prea mică, apar deformări. Se recomandă înlocuirea mijlocului de protecţie.

(7)Este interzisă aşezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă este sau nu este introdusă în mijloace de protecţie ori dacă aceasta este organizată sau neorganizată. Singurele excepţii de la această regulă sunt ocazionale şi sunt determinate de necesităţi de transport şi de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioadă foarte scurtă de timp şi numai dacă există posibilitatea aşezării acestora pe paleţi.

Art. 70

(1)Activitatea de transport/transfer de arhivă are în vedere următoarele aspecte:

a)transferul de material arhivistic de la/către altă structură a Camerei:

- acţiunea se stabileşte în baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, după caz, a dispoziţiei preşedintelui, cu specificarea datei (datelor), itinerarului transportului, cantităţii şi a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care participă la transport şi persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);

- activitatea va fi consemnată într-un proces-verbal de predare-primire;

- în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată şi cea descărcată, sunt înştiinţaţi de îndată şefii structurilor destinatar-expeditor şi se fac verificări pentru recuperarea materialelor lipsă şi/sau stabilirea responsabilităţilor;

b)transferul de material arhivistic între depozite aparţinând aceleiaşi structuri:

- acţiunea se declanşează în baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, după caz, a dispoziţiei preşedintelui, unde se precizează data acţiunii, itinerarul transportului şi resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar şi persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);

- după transport, în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată şi cea descărcată, este înştiinţat de îndată şeful direct şi se iau măsuri pentru lecuperarea materialelor lipsă şi/sau stabilirea responsabilităţilor.

(2)În procesul de transfer/transport arhivă, trebuie avute în vedere cel puţin 3 aspecte esenţiale:

a)securitatea transportului se referă la protecţia materialelor arhivistice împotriva pierderii, sustragerii sau distrugeri în timpul transportului. În acest sens:

- nu se va transporta arhivă cu mijloace de transport proprietate personală sau cu mijloace de transport în comun;

- în cazul transportării unor materiale arhivistice de valoare excepţională se va cere protecţia structurilor de ordine publică;

- spaţiul de transport arhivă trebuie securizat, pentru a împiedica o cădere accidentală în timpul transportului;

b)integritatea fizică a materialului documentar se referă la protejarea împotriva deteriorării în timpul transportului. În acest sens, se vor avea în vedere:

pregătirea mutării:

- ambalarea arhivei (în cazul în care nu este introdusă în mijloace de protecţie);

- asigurarea închiderii mijloacelor de protecţie;

igiena spaţiului de transport, respectiv curăţarea acestuia de potenţiale substanţe inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;

modul de încărcare în vehicul, luând în considerare:

- rezistenţa materialului de protecţie/ambalare arhivă;

- înălţimea stivei de arhivă;

- gradul de fixare al stivei de arhivă împotriva răsturnării (lateral şi faţă-spate);

protecţia împotriva intemperiilor;

c)asigurarea ordinii materialelor se referă la evitarea răvăşirii materialului în timpul activităţii de mutare/transport. În acest sens, se vor avea în vedere:

- pregătirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel încât să asigure identificarea facilă a ordinii de aşezare;

- la încărcarea materialului se vor avea în vedere etapele de transport şi încărcare pe raft la destinaţie, astfel încât să fie păstrată ordinea materialului. Soluţia cea mai potrivită va fi identificată practic, printr-o serie de simulări, la începutul transportului;

- o atenţie deosebită trebuie acordată în cazul transportului unităţilor arhivistice ce nu sunt în mod normal introduse în mijloace de protecţie (registre, hărţi etc.). În acest caz, se recomandă identificarea unei soluţii de ambalare, în caz contrar fiind extrem de dificilă păstrarea ordinii în timpul transportului unei mari cantităţi de arhivă.

(3)Transferul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării şi cercetării de către personalul altei structuri, se aprobă la propunerea personalului specializat de arhivă de către Colegiul director al Camerei sau, după caz, de către preşedintele Colegiului director al Camerei.

(4)Transportul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării şi cercetării de către personalul altei structuri, se efectuează prin intermediul şi sub coordonarea Serviciului arhivă.

(5)În cazul în care urmează a fi cercetate unităţile arhivistice de către angajaţi din cadrul unei substructuri (birou/compartiment) aflate în aceeaşi locaţie cu cea a structurii Camerei ce le administrează, consultarea respectivelor unităţi arhivistice poate fi realizată în camerele de lucru, după completarea fişei de control. În acest caz, angajaţii Camerei vor ridica şi vor restitui personal de la/la depozitul de arhivă unităţile arhivistice solicitate, executarea eventualelor reproduceri de pe documente realizându-se doar de către angajaţii Serviciului arhivă.

(6)Angajaţii Serviciului arhivă care scot materiale din depozite sunt obligaţi să completeze în baza fişelor de control Registrul de depozit.

(7)Transportarea unităţilor arhivistice se face astfel încât să respecte normele de securitate şi sănătate în muncă şi integritatea materialului arhivistic.

SECŢIUNEA 2: Administrarea spaţiilor de depozitare

Art. 71

(1)În vederea regăsirii unităţii arhivistice aşezate în depozite, trebuie realizată o legătură între o adresă fizică (topografică) şi unitatea arhivistică:

a)alocarea adreselor topografice se realizează prin stabilirea unei identităţi unice a fiecărui spaţiu de depozitare arhivă existent într-un depozit. În acest sens:

- depozitele se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul Camerei;

- rafturile (sau alte echipamente de depozitare) se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul depozitului;

- poliţele se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul raftului;

- numerotarea rafturilor şi poliţelor se face în ordinea scrierii, de la intrarea în depozit, de la stânga la dreapta şi de sus în jos;

b)fiecare unitate arhivistică se caracterizează prin:

- apartenenţa la un fond (o colecţie) şi/sau o preluare;

- apartenenţa la un instrument de evidenţă fizică şi/sau intelectuală;

- cotă, identificată în instrumentul de evidenţă.

(2)Necesarul de instrumente de evidenţă topografică la depozit poate varia, în funcţie de situaţia concretă, dispunerea depozitului etc. Pentru fiecare depozit se va întocmi un ghid topografic.

Art. 72

(1)Ghidul va fi realizat, la nivel de depozit, sub forma unui tabel sau a unei baze de date şi va cuprinde următoarele informaţii minimale:

a)denumirea fondului/colecţiei, numărul preluării şi denumirea părţii structurale (în ordine alfabetică);

b)numărul fondului, preluării şi părţii structurale (unde e cazul);

c)adresa topografică (rafturile şi poliţele) pe care se regăseşte;

d)numărul instrumentului de evidenţă asociat.

(2)Ghidul va fi actualizat de către persoana desemnată ori de câte ori situaţia de la depozit se modifică.

(3)Dacă în depozit există un fond mare, cu mai multe părţi structurale sau cu mai multe preluări, se va trece numele fondului, urmat de numărul preluării (după caz) şi/sau de numele părţii structurale.

(4)Dacă un fond este aşezat pe mai multe rafturi, se vor trece pe rânduri separate rafturile cu numărul de poliţe corespunzător.

(5)În cazul întocmirii unor baze de date, în adresa topografică va trebui introdus şi numărul depozitului.

Art. 73

(1)Urmărirea circuitului documentelor la nivelul unui depozit se va face în baza următoarelor instrumente:

a)fişa de control, care va ţine locul unităţilor arhivistice scoase din depozit;

b)registrul de depozit (anexa nr. 10), în care se vor înscrie toate ieşirile unităţii arhivistice din depozit.

(2)În vederea scoaterii unităţii arhivistice din depozit:

a)lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unităţii arhivistice în cadrul depozitului;

b)va scoate din mijlocul de protecţie unitatea arhivistică şi va confrunta cota cu cea înscrisă pe fişa de control;

c)va plasa fişa de control în locul unităţii arhivistice şi va reaşeza mijlocul de protecţie pe raft;

d)va înregistra în registrul de depozit scoaterea unităţii arhivistice din zona de depozitare.

(3)În vederea rearhivării:

a)lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unităţii arhivistice în cadrul depozitului;

b)va scoate mijlocul de protecţie, va scoate fişa de control şi va confrunta cota înscrisă cu cea a unităţii arhivistice;

c)în cazul corespondenţei între cote, va plasa unitatea arhivistică la locul ei şi va extrage fişa de control;

d)va reaşeza pe raft mijlocul de protecţie;

e)va opera în registrul de depozit rearhivarea unităţii arhivistice;

f)va pune fişa de control într-un loc special destinat păstrării acestora.

(4)La sfârşitul fiecărui an calendaristic responsabilii de depozite vor întocmi, în baza registrului, rapoarte privind gradul de utilizare pentru fondurile sau părţile de fond din depozite. În cazul în care se constată o utilizare intensivă, pe parcursul mai multor ani, a anumitor materiale documentare, se vor preconiza măsuri pentru:

a)realizarea de copii de folosire;

b)prioritizarea prelucrării integrale a fondului, unde este cazul.

(5)La sfârşitul fiecărui an calendaristic, persoana desemnată va proceda la verificarea scăderii din registru a unităţii arhivistice scoase şi nerevenite la depozit în cursul anului.

SECŢIUNEA 3: Cunoaşterea existentului fondurilor şi colecţiilor

Art. 74

(1)Pentru fiecare depozit va fi numit, prin dispoziţie a preşedintelui Colegiului director al Camerei, un responsabil de depozit. Acesta va primi fişa depozitului, care va cuprinde minimum următoarele informaţii:

a)capacitatea totală de depozitare;

b)capacitatea încărcată în mod real;

c)fondurile şi colecţiile existente (listare alfabetică, cu indicarea elementelor minime de identificare).

(2)Fişa de depozit va fi întocmită de responsabilul de depozit, în două exemplare. Un exemplar al fişei va fi păstrat de conducătorul structurii şi celălalt la persoana desemnată.

(3)Fişa de depozit va fi actualizată în funcţie de intrările şi ieşirile permanente ale unităţilor arhivistice din depozitul respectiv.

(4)La schimbarea superiorului ierarhic, fiecare persoană desemnată îi va face acestuia o prezentare a fondurilor şi colecţiilor existente şi a situaţiei depozitului de care răspunde.

Art. 75

(1)Periodic, fondurile şi colecţiile frecvent utilizate sau asupra cărora există indicii temeinice care justifică decizia vor fi supuse verificării existentului cu instrumentele de evidenţă.

(2)În cadrul procesului de verificare se vor confrunta instrumentele de evidenţă administrativă cu unităţile arhivistice existente fizic la depozit şi starea de conservare a acestora.

(3)La finalizarea activităţii se va încheia un proces-verbal de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare şi a stării de conservare a fondului, în care se vor menţiona cel puţin următoarele:

a)persoanele care au participat;

b)perioada desfăşurării activităţii;

c)cota părţii structurale sau preluării supusă verificării, anii extremi şi orice alte elemente care pot identifica un fragment verificat dintr-o preluare;

d)cotele instrumentelor de evidenţă în baza cărora se face verificarea;

e)situaţia existentului pentru perioada supusă verificării: se vor nota cotele unităţilor arhivistice neidentificate la raft, sub forma: "lipsă", "fişă de control - cercetare";

f)starea de conservare;

g)măsuri propuse în vederea remedierii deficienţelor constatate.

(4)Procesul-verbal de verificare va fi clasat la dosarul fondului.

CAPITOLUL VII: Procedură privind eliberarea certificatelor şi copiilor de pe documentele păstrate de Cameră

SECŢIUNEA 1: Consideraţii generale

Art. 76

(1)Prevederile prezentului capitol constituie cadrul de reglementare a activităţii de rezolvare a cererilor pentru furnizarea de informaţii şi eliberarea certificatelor şi copiilor de pe documentele aflate în păstrarea şi conservarea Camerei prin personalul de specialitate angajat: arhivişti, jurişti, operatori, referenţi de specialitate, secretari şi arhivari, sub coordonarea conducerii Camerei.

(2)Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din aceste arhive, pentru îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite, precum şi pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public. Reconstituirea înscrisurilor care au dispărut fără a mai exista un exemplar original se face cu citarea şi cu acordul tuturor părţilor sau a succesorilor acestora.

(3)Pentru înscrierea menţiunilor privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate în arhiva Camerei se va desemna un membru al Colegiului director al Camerei sau un alt notar public din cadrul Camerei.

Art. 77

(1)Camera este obligată să respecte dreptul părţilor actului notarial de a lua cunoştinţă de documentele care le privesc, aflate într-un dosar întocmit cu privire la acestea, şi să obţină copii, certificate sau extrase ale acestor documente.

(2)Orice informaţii cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei se eliberează numai persoanelor fizice şi juridice care au calitatea de părţi ale actului, succesorilor şi reprezentanţilor acestora, precum şi acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.

(3)Informaţia cu privire la testamente se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu actul de deces, cu excepţia cazurilor în care cererea este formulată de testatorul însuşi.

Art. 78

(1)Camera poate elibera - la cererea, formulată în nume propriu, a persoanelor interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat - certificate şi copii de pe toate documentele pe care le deţine.

(2)Persoanele interesate pot fi reprezentante în relaţia cu Camera de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică ori de avocat în baza delegaţiei avocaţiale.

(3)Camera care deţine înscrisul ce face obiectul cererii prevăzute la alin. (1) are obligaţia să soluţioneze cererea în cel mai scurt timp posibil, iar în cazul în care refuză, să comunice în scris refuzul său motivat.

(4)Camera trebuie să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Uniunii sau a organului de control, care vizează documente din arhiva pe care o deţine.

(5)Cererea de eliberare de copii ale unor înscrisuri sau de informaţii cu privire la acestea se face în scris de către Uniune. Cererea trebuie să cuprindă menţiuni privind numărul de înregistrare, semnătura şi sigiliul solicitantului şi se comunică prin mijloace convenţionale de comunicare. Cel căruia i se adresează cererea are obligaţia de a transmite, de îndată şi întocmai, cele solicitate, cu excepţia testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziţie fără dovada decesului testatorului.

Art. 79

(1)Prin copie, în sensul prezentului regulament, se înţelege o reproducere fidelă, prin xerografiere, fotocopiere, editare electronică sau scanare, a originalului documentului solicitat, aflat în fondurile păstrate de Cameră. În condiţiile legii, copia poate viza documentul în întregime ori în extras.

(2)Prin certificat, în sensul prezentului regulament, se înţelege documentul prin care se confirmă exactitatea sau realitatea unui fapt ori se atestă o anumită calitate în vederea valorificării anumitor drepturi. Este un act întocmit de către personalul de specialitate al Camerei, cuprinzând o grupare de informaţii referitoare la solicitant (persoană fizică sau juridică), existente în unul sau mai multe documente originale deţinute în fondurile arhivistice conservate în depozitele proprii, fără adăugări, omisiuni sau interpretări din partea deţinătorului (inclusiv a celui care a întocmit lucrarea).

(3)În următoarele situaţii în care nu se eliberează copii ale documentelor ori la cererea petentului se întocmeşte un certificat:

a)atunci când nu se pot elibera copii din cauza investigării mai multor documente, a dimensiunilor şi stării lor de conservare;

b)dacă se solicită informaţii privind revocarea unui testament sau a unei procuri;

c)dacă se constată lipsa documentului, dar sunt regăsite informaţii privind actul solicitat în celelalte instrumente de evidenţă: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;

d)dacă există neconcordanţe între obiectul cererii şi informaţiile deţinute în arhivă.

SECŢIUNEA 2: Competenţe şi atribuţii

Art. 80

(1)Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, preşedintele Colegiului director al Camerei are următoarele competenţe:

a)organizează, coordonează, îndrumă şi controlează întreaga activitate de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b)acordă, de obicei, săptămânal, audienţe petenţilor;

c)dispune verificarea petiţiilor adresate de persoane fizice sau juridice în legătură cu modul de rezolvare a solicitărilor lor.

(2)La propunerea preşedintelui, Colegiul director al Camerei poate desemna un alt membru al Colegiului pentru îndeplinirea competenţelor prevăzute la alin. (1).

(3)La nivelul judeţelor, responsabilii sediilor judeţene îndeplinesc în mod corespunzător competenţele prevăzute la alin. (1).

Art. 81

(1)Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, secretarul general al Camerei are următoarele atribuţii:

a)organizează, îndrumă, coordonează, controlează şi răspunde de modul de desfăşurare a întregii activităţi de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b)urmăreşte şi verifică modul de rezolvare a cererilor;

c)controlează modul în care sunt îndrumate către alţi deţinători de arhivă cererile pentru care Camera nu deţine documente;

d)asigură aplicarea şi respectarea prevederilor actelor normative care reglementează raporturile cu petenţii;

e)controlează corectitudinea şi modul în care îşi îndeplinesc obligaţiile de serviciu cei însărcinaţi cu rezolvarea cererilor;

f)raportează semestrial, Colegiului director al Camerei situaţia rezolvării cererilor adresate Camerei.

(2)Secretarul general al Camerei îndeplineşte orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei.

Art. 82

(1)Şeful Serviciului arhivă din cadrul Camerei are următoarele atribuţii:

a)coordonează, verifică şi răspunde de modul de desfăşurare a întregii activităţi pentru rezolvarea cererilor adresate Camerei;

b)răspunde de modul de rezolvare a cererilor adresate, implicându-se direct în această activitate;

c)asigură primirea cererilor adresate Camerei, le analizează, le repartizează spre rezolvare şi formulează rezoluţia;

d)verifică datele şi concluziile menţionate în referate şi termenele de rezolvare;

e)verifică, prin sondaj, cererile cu răspuns negativ, pentru a constata, cu certitudine, că nu există documente referitoare la obiectul lor;

f)verifică modul de întocmire a certificatelor şi copiilor, precum şi a corespondenţei ce însoţeşte aceste acte pe care o semnează şi ştampilează;

g)verifică, prin sondaj, documentele cercetate în vederea rezolvării cererilor şi rearhivează unităţile arhivistice folosite;

h)verifică modul de înregistrare, scădere şi expediere a răspunsurilor;

i)certifică, prin semnătură şi ştampila instituţiei, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, prezintă actele întocmite pentru contrasemnare juristului instituţiei şi răspunde pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

j)instruieşte personalul din subordine asupra actelor normative ce reglementează activitatea Serviciului arhivă, pe linia rezolvării cererilor;

k)controlează corectitudinea şi modul în care îşi îndeplinesc obligaţiile de serviciu cei însărcinaţi cu rezolvarea cererilor;

l)îndrumă spre alţi deţinători de arhivă cererile care nu se pot rezolva pe baza documentelor deţinute, înştiinţând petentul despre locul la care i s-a transmis cererea spre rezolvare.

(2)Şeful Serviciului arhivă îndeplineşte orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei şi de secretarul general al Camerei.

Art. 83

(1)Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, juriştii, secretarii şi operatorii din cadrul Serviciului de relaţii cu publicul al Camerei au următoarele atribuţii:

a)primesc, prin biroul de informaţii special amenajat în acest sens, cererile persoanelor fizice şi juridice pentru eliberarea de certificate şi copii, le înregistrează şi le prezintă pentru repartizare;

b)întocmesc evidenţa corespondenţei primite prin poştă;

c)întocmesc evidenţa cererilor primite şi eliberate pe bază de registru de intrare-ieşire, registru repertoar alfabetic, în format clasic şi electronic, după caz;

d)asigură îndrumarea petenţilor; în cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, angajatul invită solicitantul să o clarifice şi îl asistă în acest scop;

e)verifică autenticitatea datelor rezultate în urma cercetărilor făcute la depozite pentru eliberarea copiilor solicitate, corectitudinea întocmirii răspunsurilor şi corectitudinea certificării copiilor care urmează a fi eliberate;

f)juristul va contrasemna toate certificările copiilor emise din arhivă;

g)eliberează certificatele şi copiile realizate în urma cercetării documentelor;

h)ţin evidenţa copiilor-martor, ale actelor anexate cererii şi a corespondenţei aferente;

i)întocmesc evidenţa cererilor primite direct şi a celor primite prin corespondenţă, raportând secretarului general situaţia rezolvării cererilor;

j)comunică petenţilor taxele ce urmează a fi plătite;

k)îndrumă spre alţi deţinători de arhivă cererile pentru care nu deţin documente.

(2)Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) accesul în depozitul de arhivă în vederea cercetării şi verificării documentelor, această activitate fiind în sarcina Serviciului arhivă.

(3)Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplineşte orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei şi de secretarul general al Camerei.

Art. 84

(1)Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, arhiviştii, arhivarii şi referenţii de specialitate din cadrul Serviciului arhivă au următoarele atribuţii:

a)cercetează inventarele şi unităţile arhivistice din depozitele proprii, în vederea rezolvării cererilor, întocmesc referate, le semnează şi le datează şi răspund de autenticitatea datelor menţionate în acestea (după care se redactează şi se eliberează actele solicitate);

b)urmăresc circuitul unităţilor arhivistice folosite în vederea rezolvării cererilor şi rearhivarea lor;

c)urmăresc şi execută xerografierea, fotocopierea, editarea electronică sau scanarea şi colaţionează actele ce urmează a fi eliberate;

d)întocmesc corespondenţa către petenţi, împuterniciţii acestora sau către organele abilitate;

e)verifică modul de întocmire a certificatelor şi copiilor, precum şi a corespondenţei ce însoţeşte aceste acte, pe care o prezintă spre semnare şefului serviciului;

f)completează certificările şi le prezintă spre semnare şefului serviciului şi răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

g)colaţionează actele şi întocmesc corespondenţa care le însoţeşte.

(2)Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) furnizarea de informaţii direct petenţilor şi orice contact direct cu aceştia, această activitate fiind în sarcina Serviciului de relaţii cu publicul.

(3)Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplineşte orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei şi de şeful Serviciului arhivă.

Art. 85

(1)Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol la nivelul sediilor judeţene şi locale ale Camerei, juriştii, secretarii, operatorii, referenţii de specialitate şi arhivarii desemnaţi în acest sens au următoarele atribuţii:

a)primesc, prin birourile de informaţii special amenajate în acest sens, de la persoane fizice sau juridice, din ţară şi străinătate, cereri pentru eliberări de certificate şi copii, le înregistrează şi le repartizează;

b)întocmesc evidenţa corespondenţei primite prin poştă de la persoane fizice şi juridice;

c)asigură îndrumarea petenţilor;

d)cercetează inventarele fondurilor arhivistice, pentru rezolvarea cererilor persoanelor fizice sau juridice, din ţară ori din străinătate, întocmesc referatele, pe care le semnează şi datează, şi răspund de autenticitatea datelor menţionate în acestea;

e)scot unităţile arhivistice necesare cercetării şi le rearhivează după întrebuinţare;

f)colaţionează actele şi întocmesc corespondenţa care le însoţeşte;

g)certifică, prin semnătură şi ştampila instituţiei, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, şi răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

h)eliberează certificatele şi copiile întocmite în urma cercetării documentelor, pentru notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat;

i)întocmesc evidenţa cererilor primite direct şi a celor primite prin corespondenţă, raportând semestrial secretarului general situaţia rezolvării cererilor.

(2)Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplineşte orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei, responsabilul sediului judeţean şi de şeful Serviciului arhivă.

Art. 86

(1)Personalul cu atribuţii pe linia relaţiilor cu publicul este obligat să studieze, să cunoască şi să aplice în activitatea practică prevederile legislaţiei în vigoare, ale tuturor actelor normative aferente acestui sector de activitate.

(2)În afara atribuţiilor şi sarcinilor de serviciu ce revin fiecărui salariat, în raport cu locul său de muncă, întreg personalul implicat în activitatea de rezolvare a cererilor are următoarele obligaţii:

a)să respecte obligaţia de loialitate faţă de instituţia notariatului şi să apere prestigiul acesteia;

b)să păstreze secretul cu privire la actele îndeplinite şi la faptele care i-au devenit cunoscute în timpul activităţii sale; obligaţia de a păstra secretul asupra actelor notariale subzistă şi după încetarea raporturilor de muncă ale persoanei care desfăşoară această activitate;

c)să nu solicite sau să nu accepte cadouri, favoruri, servicii ori alte avantaje care pot influenţa imparţialitatea şi corectitudinea în luarea unei decizii şi să nu accepte recompense suplimentare necuvenite pentru activitatea prestată;

d)să nu se prevaleze de informaţii şi date la care are acces datorită serviciului pentru a desfăşura el însuşi sau prin alte persoane cărora le sunt aduse la cunoştinţă activităţi de natură a genera obţinerea unor venituri necuvenite;

e)să nu realizeze acte şi fapte producătoare de efecte juridice sau generatoare de orice alte consecinţe, care afectează interesul instituţiei, fără a dispune de un mandat special;

f)să aibă o conduită corespunzătoare regulilor de protocol;

g)să respecte onoarea, reputaţia, demnitatea şi celelalte drepturi şi libertăţi fundamentale în raporturile cu terţii;

h)să fie imparţial şi să respecte principiul legalităţii şi nediscriminării, indiferent de naţionalitate, sex, religie sau alte criterii discriminatorii;

i)să susţină cu demnitate şi competenţă drepturile şi interesele legitime ale notariatului, cu respectarea secretului şi confidenţialităţii, în întreaga activitate.

SECŢIUNEA 3: Soluţionarea cererilor adresate Camerei pentru eliberarea certificatelor şi copiilor documentelor din arhivă. Procedura de lucru cu birourile notariale

Art. 87

(1)Notarul public poate solicita copii ale documentelor păstrate în custodie de Serviciul arhivă ori relaţii cu privire la existenţa în arhivă a unui act notarial sau cu privire la revocarea unui testament ori a unei procuri.

(2)Solicitarea se face prin cerere scrisă transmisă prin fax sau e-mail ori depusă prin delegat al biroului la Serviciul de relaţii cu publicul al Camerei sau, după caz, la sediile judeţene ori sediile locale de arhivă.

(3)Cererea va avea număr şi dată de înregistrare şi va purta semnătura şi sigiliul notarului public instrumentator şi va cuprinde elementele esenţiale regăsirii documentului solicitat: instituţia emitentă (notariat de stat sau birou notarial), numărul şi data actului. Constituie informaţii necesare pentru identificarea actului în arhivă şi numele defunctului, în cazul dosarelor succesorale, certificatelor de moştenitor sau altor soluţii dispuse, numele părţilor, în cazul actelor bilaterale, ori numele declarantului, testatorului, mandantului ori altei persoane care a solicitat îndeplinirea procedurii notariale, în cazul altor acte şi proceduri notariale.

Art. 88

(1)Primind cererea notarului public, se va proceda de îndată la verificarea în arhivă a situaţiei solicitate, eliberându-se notarului public documentele solicitate sau, după caz, un certificat conţinând rezultatul cercetărilor efectuate.

(2)Documentele transmise în copie către birourile notariale sau, după caz, certificatele care conţin rezultatul cercetărilor efectuate în arhivă vor cuprinde o parafă cu legenda "EXECUTAT LA CAMERA NOTARILOR PUBLICI ............ - STRICT PENTRU UZUL BIROULUI NOTARIAL".

(3)Copiile documentelor se vor transmite cu adrese de înaintare numai în cazul în care se va solicita expres acest fapt.

(4)Certificatele eliberate în condiţiile prezentului capitol vor purta numărul sub care au fost înregistrate şi data eliberării, precum şi ştampila şi semnătura persoanei care a făcut cercetarea, aceasta având răspunderea informaţiilor furnizate.

(5)După întocmire, certificatul se comunică de îndată prin fax sau e-mail notarului public solicitant, iar exemplarul original se transmite prin poştă.

Art. 89

(1)Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră sunt tratate cu prioritate faţă de cele venite din partea altor birouri notariale, ale instituţiilor publice sau ale petenţilor.

(2)Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră se soluţionează, de regulă, în cursul aceleaşi zile şi nu se taxează.

(3)Din cauza condiţiilor improprii în care au fost conservate actele autentice preluate din arhivele instanţelor, cercetările în arhivă pot depăşi termenul prevăzut la alin. (2), dar nu mai mult de 24 de ore de la data înregistrării cererii, cu excepţia situaţiei în care arhiva din care se solicită informaţii este în curs de mutare şi/sau reinventariere.

(4)Pentru birourile din alte Camere procedura de lucru şi modalitatea de taxare sunt cele aplicabile petenţilor.

Art. 90

(1)Cererea privind revocarea unui testament sau a unei procuri va cuprinde următoarele date, necesare pentru identificarea documentului solicitat:

a)date despre mandant/testator: numele, prenumele şi data naşterii, domiciliul sau reşedinţa;

b)date despre testament/procură: numărul şi data autentificării şi notariatul de stat sau notarul public instrumentator.

(2)În cazul în care se solicită relaţii privind un testament, cererea va fi însoţită în mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului ori de un extras pentru uz oficial din registrul de stare civilă în care a fost înregistrat decesul.

Art. 91

În cazul în care în urma verificării se constată că testamentul/procura a fost revocat(ă), în răspuns vor fi cuprinse informaţii despre actul de revocare - numărul şi data autentificării, notarul instrumentator al actului de revocare şi sediul biroului notarial, precum şi numărul şi data adresei de comunicare din partea biroului notarial care a autentificat actul de revocare.

Art. 92

Notarul public care a întocmit o încheiere de rectificare, a revocat un testament sau o procură autentificată de notariatele de stat sau de unul dintre birourile notariale a cărui arhivă se află în păstrarea Camerei va comunica un exemplar al actului juridic de rectificare sau revocare cu adresă de înaintare.

SECŢIUNEA 4: Soluţionarea cererilor adresate Camerei pentru eliberarea certificatelor şi copiilor documentelor din arhivă. Procedura de lucru cu publicul

Art. 93

(1)Primirea cererilor şi eliberarea răspunsurilor se vor face prin birourile de informaţii, special amenajate în acest sens, după un program stabilit pentru lucrul cu publicul.

(2)Pentru îndrumarea petenţilor este necesar să se afişeze, la loc vizibil, informaţii concrete privind întocmirea cererilor şi taxarea acestora.

Art. 94

La primire, cererile se verifică pentru a se stabili dacă acestea conţin datele necesare efectuării cercetării. Cererea trebuie să cuprindă:

a)numele, prenumele şi adresa solicitantului, datele de stare civilă, eventual alte nume purtate;

b)obiectul solicitării, date privind identificarea actului solicitat (instituţia emitentă, persoana pe numele căreia s-a emis actul, data emiterii, localitatea, numărul actului etc.);

c)scopul pentru care se solicită actul;

d)calitatea în baza căreia petiţionarul, care nu este titularul actului respectiv, are un drept sau un interes legitim de a solicita acte sau informaţii din arhivă. Calitatea în care se solicită actul se va dovedi prin înscrisuri;

e)în cazul în care se solicită relaţii privind un testament sau orice alte informaţii în materie succesorală, cererea va fi însoţită în mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului, respectiv al autorului succesiunii ori de un extras din registrul de stare civilă în care a fost înregistrat decesul.

Art. 95

(1)Sunt considerate persoane care au dreptul de a solicita acte şi informaţii din arhivă, dacă nu sunt părţi în actele respective, următoarele persoane:

a)succesorii acestora, potrivit certificatului de moştenitor sau, în cazul în care succesiunea nu a fost soluţionată, potrivit certificatelor de stare civilă;

b)reprezentanţii legali;

c)persoanele împuternicite prin procură autentică sau contract de mandat în formă autentică de partea din act sau succesorul acesteia.

(2)Sunt considerate persoane care au interesul legitim de a solicita acte şi informaţii din arhivă, dacă nu sunt părţi în actele respective, următoarele persoane:

a)proprietarul actual al bunului ce face obiectul actului notarial despre care se solicită informaţii; calitatea se dovedeşte cu înscris autentic;

b)creditorul unei obligaţii în care debitor este partea din actul notarial despre care se solicită informaţii ori succesorul acesteia; calitatea se dovedeşte cu titlul executoriu;

c)persoana care este în litigiu cu partea din actul notarial despre care se solicită informaţii ori succesorul acesteia; calitatea se dovedeşte cu certificat de grefă;

d)avocatul care acordă asistenţă juridică părţii din actul notarial despre care se solicită informaţii ori persoanelor prevăzute la alin. (1) lit. a) şi b) sau la alin. (2) lit. a), b) şi c); calitatea se dovedeşte prin delegaţie avocaţială semnată de persoana care are un drept sau un interes legitim, însoţită de actele doveditoare ale calităţii acestora.

(3)Enumerarea persoanelor care au un drept sau un interes legitim potrivit alin. (1) şi (2) are caracter exemplificativ. Orice alt drept sau interes legitim se dovedeşte potrivit legii.

(4)Procura, contractul de mandat şi delegaţia avocaţială necesare în situaţiile prevăzute la alin. (1) şi (2) se prezintă odată cu cererea, în original şi în copie, care se opreşte ca anexă la cerere.

Art. 96

(1)Se primesc pentru înregistrare toate cererile.

(2)Petiţia anonimă sau în care nu sunt trecute toate datele de identificare a petiţionarului nu se ia în considerare şi se clasează.

Art. 97

(1)Se vor rezolva cererile care conţin datele menţionate la art. 94 şi intră în competenţa Camerei.

(2)Solicitantului i se oferă o confirmare de înregistrare a cererii, în cazul în care aceasta nu poate fi rezolvată pe loc.

Art. 98

(1)Examinarea şi rezolvarea cererilor care privesc documente din arhivă, precum şi comunicarea răspunsurilor către petenţi se fac în termen de două zile de la primirea acestora pentru fiecare an dat în cercetare.

(2)Termenul maxim de răspuns nu trebuie să depăşească 30 de zile de la înregistrarea cererii în evidenţele Camerei.

(3)În cazul în care petentul modifică sau completează cererea, termenul de rezolvare a acesteia curge de la data modificării sau completării.

Art. 99

(1)În cazul în care Camera nu deţine documentele necesare rezolvării cererii şi se cunoaşte deţinătorul arhivei în care acestea se află, cererea se trimite autorităţilor sau instituţiilor publice în ale căror atribuţii intră rezolvarea problemelor semnalate în petiţie.

(2)În acest caz, în adresa de înaintare a petiţiei se va menţiona că răspunsul se va comunica direct petentului, iar în adresa către petent se va preciza că acesta urmează să primească răspunsul de la instituţia sau autoritatea publică competentă.

Art. 100

Cererile primite prin poştă, fax sau poştă electronică care intră în competenţa Camerei sunt înregistrate şi rezolvate, iar cele care sunt de competenţa altor autorităţi publice se înregistrează şi se trimit instituţiilor competente în termenul maxim de 5 zile de la data primirii lor, situaţie ce va fi adusă la cunoştinţa petenţilor prin adresă. În adresa către petent se menţionează instituţia la care s-a înaintat cererea, data şi numărul cu care s-a înaintat.

Art. 101

(1)Pentru înregistrarea cererilor adresate de către persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat, pentru furnizarea de informaţii şi eliberarea certificatelor şi copiilor de pe documentele aflate în păstrarea şi conservarea Camerei se va utiliza Registrul de intrare-ieşire a cererilor.

(2)La nivelul fiecărui depozit de arhivă se va utiliza Registrul de evidenţă a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei pentru înregistrarea copiilor eliberate de pe documentele aflate în păstrarea şi conservarea Camerei.

(3)Înregistrarea hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale şi de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor şi duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale şi aflate în arhiva Camerei se va face în Registrul de evidenţă a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale şi de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor şi duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale şi aflate în arhiva Camerei.

(4)Registrul de intrare-ieşire a cererilor, registrul de evidenţă a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei şi Registrul de evidenţă a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale şi de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor şi duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale şi aflate în arhiva Camerei vor fi separate de cele folosite pentru corespondenţa curentă, fără ca numerele de înregistrare să se repete în cursul unui an.

(5)Registrele se înregistrează şi se numerotează, făcându-se proces-verbal despre deschiderea registrului, semnat şi datat de persoana competentă, conţinând formularea: "Prezentul registru conţine (în cifre şi litere) file."

(6)Înregistrarea lucrărilor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând cu numărul 1 de la data de 3 ianuarie (sau prima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată) şi terminând la data 31 decembrie a fiecărui an (sau ultima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată).

(7)La încheierea fiecărui an, se face proces-verbal, semnat şi datat de persoana competentă, despre numărul de file scrise şi numărul de înregistrări din anul respectiv, cu formularea: "Prezentul registru conţine (în cifre şi litere) file scrise şi (în cifre şi litere) înregistrări de la numărul (în cifre şi litere) la numărul (în cifre şi litere)."

Art. 102

(1)Atunci când un petent se adresează de mai multe ori Camerei cu acelaşi obiect, se efectuează conexarea cererilor ulterioare la prima cerere înregistrată, petentul urmând să primească un singur răspuns.

(2)În registre se menţionează în dreptul fiecărei cereri conexate numărul de înregistrare al primei cereri la care s-a făcut conexarea şi anul, în cazul în care cererea conexată este din alt an decât cel al primei cereri la care s-a făcut conexarea.

(3)Dacă după trimiterea răspunsului se primeşte o nouă petiţie cu acelaşi conţinut, aceasta se clasează la numărul iniţial, făcându-se menţiune despre faptul că s-a răspuns.

Art. 103

După rezolvare, cererile sunt scăzute în registrul de intrare-ieşire, completându-se rubrica privind modul de rezolvare, iar la eliberare se completează cui i s-a eliberat sau înaintat actul, data eliberării şi numărul copiilor eliberate.

Art. 104

(1)Evidenţa cererilor înregistrate se ţine pe bază de registru, registru-repertoar alfabetic (opis), în format clasic şi electronic, după caz.

(2)În repertoarul alfabetic (opis) se trec: numele şi prenumele petentului, precum şi numărul de înregistrare a cererii.

Art. 105

(1)Cererile înregistrate sunt prezentate şefului Serviciului arhivă, care stabileşte, prin rezoluţie scrisă, modalitatea de rezolvare a cererilor.

(2)Prin derogare de la prevederile alin. (1), la sediile judeţene şi la sediile locale de arhivă ale Camerei, soluţionarea cererilor se face direct de persoana competentă.

Art. 106

Dacă cererile sosite prin poştă, fax sau poştă electronică nu conţin toate elementele necesare pentru efectuarea investigaţiilor, se vor cere relaţii suplimentare, fără o cercetare prealabilă a documentelor.

Art. 107

Angajatul care a primit cererea spre rezolvare (arhivar/operator/referent de specialitate), având în vedere rezoluţia, cunoştinţele sale profesionale şi activitatea practică desfăşurată, efectuează următoarele operaţiuni:

a)cercetează inventarele fondurilor arhivistice în care se pot găsi documentele ce pot să răspundă la obiectul cererii;

b)scoate din inventare cotele unităţilor arhivistice ce urmează a fi cercetate;

c)scoate unităţile arhivistice respective din raft sau mijloacele de protecţie (cutii, mape), punând în locul lor fişe de control;

d)efectuează cercetarea, extrăgând datele necesare formulării răspunsului;

e)după întocmirea răspunsului, rearhivează unităţile arhivistice folosite.

Art. 108

(1)Angajatul căruia i-a fost repartizată cererea şi a efectuat cercetarea întocmeşte referatul, cu cerneală sau cu pastă, pe versoul cererii, îl semnează şi menţionează data realizării.

(2)Referatul trebuie să cuprindă:

a)denumirea fondurilor arhivistice cercetate, cu menţiunea numerelor de inventar cercetate, cotele unităţilor arhivistice depistate în inventare şi cercetate, anul sau anii documentelor cercetate, genurile documentelor cercetate;

b)referiri la obiectul solicitării;

c)concluzia cercetării: în cazul în care rezultatul este pozitiv, se menţionează cota (cotele) unităţilor arhivistice, filele după care se întocmeşte certificatul sau copia, după caz. Când concluzia este negativă, se arată fie că în arhivă nu se deţin documentele necesare întocmirii actului, fie că se deţin documente cu acelaşi număr, dar cu alt obiect şi sau/părţi decât cele prezentate de petent.

Art. 109

Angajatul care a întocmit referatul (referent/arhivar/jurist/şef de serviciu), cel care întocmeşte răspunsul (referent/arhivar/jurist/şef de serviciu) şi cel care semnează copiile eliberate (referent/arhivar/jurist/şef de serviciu) poartă răspunderea pentru exactitatea datelor comunicate petentului. La întocmirea referatului şi a răspunsului se va acorda o atenţie deosebită formulărilor lingvistice, pentru eliminarea exprimărilor neclare, dubitative sau tranşante, în vederea evitării posibilelor interpretări juridice.

Art. 110

(1)Este interzis accesul petenţilor la inventare, dosare, registre sau alte documente pentru a identifica actele notariale care îi interesează.

(2)Este interzis accesul petenţilor în depozitele de arhivă sau alte spaţii ale Camerei, cu excepţia birourilor de relaţii cu publicul.

Art. 111

În următoarele situaţii în care nu se eliberează copii ale documentelor ori la cererea petentului se întocmeşte un certificat:

a)atunci când nu se pot elibera copii din cauza investigării mai multor documente, a dimensiunilor şi stării lor de conservare;

b)dacă se solicită informaţii privind revocarea unui testament sau a unei procuri;

c)dacă se constată lipsa documentului, dar sunt regăsite informaţii privind actul solicitat în celelalte instrumente de evidenţă: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;

d)dacă există neconcordanţe între obiectul cererii şi informaţiile deţinute în arhivă.

Art. 112

(1)Certificatul trebuie să cuprindă o expunere, în ordine cronologică, exactă şi clară, a datelor rezultate din documentele care sunt în directă legătură cu obiectul cererii, în următoarele condiţii:

a)se vor indica numai datele existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului;

b)este interzisă expunerea de concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor care au stat la baza întocmirii certificatului;

c)se vor indica denumirile creatorului şi genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului şi apoi datele cuprinse în aceste documente, fără a se preciza numărul dosarului, al registrului şi cel al filelor care conţin actele ce stau la baza certificatului;

d)în textul certificatului nu se admit ştersături, modificări sau completări, care anulează valoarea probatorie a certificatului.

(2)La întocmirea certificatului se acordă o atenţie deosebită numelui, mai ales în acele situaţii în care numele din cerere nu corespunde, parţial sau total, cu cel din documente, datorită schimbării lui prin căsătorie sau în alte circumstanţe ori ca urmare a unor greşeli de transcriere survenite în momentul întocmirii actului. În certificat se redă întocmai numele din document, urmând ca solicitantul să facă dovada identităţii de persoană faţă de numele menţionat în cerere.

(3)În cazul în care, la cererea petentului ori din dispoziţia conducerii (în condiţiile preluării de noi documente sau perfecţionării evidenţei celor deţinute), se efectuează o reverificare şi se găsesc date suplimentare, se poate elibera fie un alt certificat, menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula, fiind declarat nul; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

(4)După caz, în certificat se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau cele în care nu se găseşte înscris numele solicitantului.

(5)Camera certifică actul întocmit, prin aplicarea ştampilei şi a semnăturii persoanei competente.

Art. 113

(1)Copia se întocmeşte de pe documentele notariale originale care există în depozitele de arhivă ale Camerei.

(2)Copia se eliberează, de regulă, în forma certificată de personalul de specialitate al Camerei ca fiind conformă cu originalul deţinut în arhivă.

(3)Copia va cuprinde toate menţiunile făcute pe actul notarial original din arhivă în intervalul cuprins între data întocmirii actului original şi data întocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificări, revocări totale sau parţiale ori anulări.

(4)Dacă originalul actului a fost rectificat, copia legalizată cuprinde atât textul actului original, cât şi al încheierii de rectificare.

(5)Dacă pe actul original există menţiunea revocării sau a anulării totale ori parţiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. În acest caz, se poate elibera copie legalizată din arhivă, în condiţiile prevăzute de prezentul regulament.

(6)Actele care au stat la baza întocmirii actului notarial pot fi eliberate, la cerere, doar în copii simple, fiind însoţite întotdeauna de actul notarial la care sunt anexate. În această situaţie documentele vor fi eliberate aplicându-se între documente ştampila operatorului.

(7)Termenul de valabilitate a copiei legalizate/certificate eliberate din arhivele notariale este de 6 luni.

Art. 114

(1)La întocmirea copiilor în extras ale documentelor, trebuie să se scoată din document întregul pasaj care face obiectul cererii.

(2)Se va cerceta cu atenţie întregul act, pentru a nu se face omisiuni care ar putea duce la înţelegerea eronată a conţinutului actului. Astfel, pasajele care pot anula total sau parţial sensul conţinutului vor fi, de asemenea, reproduse.

(3)Nu este permis să se reunească într-o copie extrase din mai multe documente.

Art. 115

(1)Copiile trebuie să conţină: denumirea documentului după care au fost întocmite, numărul şi data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului.

(2)Nu se indică elementele de cotă arhivistică.

Art. 116

(1)Camera certifică, cu ştampila specifică şi semnătură, copiile eliberate la solicitarea petenţilor.

(2)Copiile de pe documentele autentice sunt certificate ca fiind conforme cu originalul aflat în arhivă, prin aplicarea ştampilei de certificare şi a semnăturii angajatului Camerei care are această atribuţie, contrasemnată de juristul instituţiei.

(3)Certificarea efectuată va cuprinde, în mod obligatoriu, denumirea documentului după care au fost întocmite copiile, numărul şi data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului, numărul exemplarelor eliberate, persoana care a solicitat documentul, cuantumul taxei percepute şi numărul bonului fiscal cu care s-a achitat aceasta.

Art. 117

(1)Certificatele şi copiile se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

(2)Expedierea corespondenţei se va realiza prin poştă, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a cărui supraveghere poate fi exercitată, astfel încât să fie asigurat caracterul oficial al acesteia.

(3)Eliberarea sau expedierea răspunsului se va face numai prin intermediul compartimentului care a înregistrat petiţia, acesta îngrijindu-se şi de clasare şi arhivare.

Art. 118

(1)Persoana căreia i se eliberează actul va menţiona, pe cerere sau pe copia adresei de însoţire, sub semnătură, că a primit actul, numele, numărul şi seria actului de identitate, precum şi data eliberării.

(2)Dispoziţiile prezentului capitol cu privire la reprezentare se aplică în mod corespunzător.

Art. 119

(1)Cuantumul tarifului pentru eliberarea copiilor certificate şi a copiilor simple, precum şi persoanele scutite de plata acestui tarif se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Uniunii dată în acest sens.

(2)Tariful perceput pentru eliberarea copiilor reprezintă venit din activitatea economică a Camerei.

(3)Cuantumul tarifelor este unic pentru certificat sau copie.

(4)Pentru fiecare act eliberat se va percepe tariful corespunzător.

(5)Achitarea tarifelor se face prin chitanţă, menţionându-se pe cerere: "Achitat tarif în valoare de .........., cu chitanţa nr. ..........., emisă de Camera Notarilor Publici". Achitarea tarifelor se poate face şi prin ordin de plată în contul Camerei, ataşat, în copie, la cerere.

(6)La solicitarea instituţiilor statului, Camera va elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.

Art. 120

Copiile certificate nu se eliberează cu adrese de însoţire decât în cazul în care există neconcordanţe între exemplarul existent în arhivă şi alte informaţii legate de document (lipsa numărului încheierii de autentificare, starea de conservare a documentului, lipsa unor elemente de validitate etc.)

CAPITOLUL VIII: Dispoziţii finale

Art. 121

(1)Camerele vor realiza, prin intermediul Uniunii, matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe) folosite în activitatea de arhivă, de certificare şi eliberare a documentelor.

(2)Matricele sigilare se predau sub semnătură, pe o perioadă nedeterminată sau determinată, în baza unui proces verbal de predare-primire.

(3)Păstrarea matricelor sigilare se va face la loc sigur, atât în timpul activităţii zilnice, cât şi în afara programului de lucru. Nu vor fi lăsate pe biroul de lucru, la îndemâna persoanelor aflate în încăpere.

(4)Matricele sigilare vor fi utilizate doar de persoanele împuternicite, pentru a se elimina astfel lipsa de responsabilitate.

Art. 122

Bazele de date şi programele informatice utilizate în activitatea de arhivă, de eliberare a copiilor şi certificatelor sunt proprietatea Camerei.

Art. 123

Documentele generate în urma activităţii Serviciului arhivă şi a Serviciului de relaţii cu publicul se arhivează, se conservă şi se păstrează în condiţiile legii şi ale nomenclatorului arhivistic aprobat potrivit legii.

Art. 124

Semnificaţiile termenilor utilizaţi în prezentul regulament sunt prevăzute în anexa nr. 11.

Art. 125

Anexele nr. 1-11 fac parte integrantă din prezentul regulament.

Art. 126

Prezentul regulament se completează cu legislaţia privind activitatea notarială, legislaţia în domeniul arhivistic şi regulamentele interne ale Camerei.

Art. 127

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor de către personalul Camerei constituie infracţiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal.

Art. 128

(1)Verificarea, precum şi transmiterea unor informaţii greşite referitoare la documentele deţinute de Cameră constituie abatere disciplinară şi atrag sancţionarea persoanei vinovate în condiţiile legii şi ale Regulamentului de ordine interioară.

(2)Verificarea, precum şi transmiterea unor informaţii referitoare la documentele deţinute de Cameră, cu încălcarea prevederilor prezentului regulament, constituie abatere disciplinară şi atrag sancţionarea persoanei vinovate în condiţiile legii şi ale Regulamentului de ordine interioară.

(3)Încălcarea oricăror altor prevederi ale prezentului regulament constituie abatere disciplinară şi atrage sancţionarea persoanei vinovate în condiţiile legii şi ale Regulamentului de ordine interioară.

-****-

ANEXA nr. 1: ANGAJAMENT DE CONFIDENŢIALITATE

Camera Notarilor Publici .............

Subsemnatul, ............., născut în localitatea ............., la data de ............., fiul (fiica) lui ............. şi al (a) ............., CNP .........., angajat la Serviciul arhivă în funcţia de ............., cu domiciliul în localitatea ............., str. ............ nr. ......, bl. ....., sc. ....., et. ......, ap. ......, judeţul/sectorul ............., posesor al legitimaţiei de serviciu seria ..... nr. ............, declar că am luat cunoştinţă de dispoziţiile legale cu privire la protecţia documentelor şi informaţilor notariale şi mă angajez să respect întocmai normele legale cu privire la evidenţa, manipularea şi păstrarea arhivei, a datelor şi a documentelor care conţin informaţii cu caracter personal ce mi-au fost încredinţate, inclusiv după încetarea activităţilor care presupun accesul la aceste informaţii.

Sunt conştient că, în cazul în care voi încălca prevederile normative privind protecţia informaţiilor ce mi-au fost făcute cunoscute, voi răspunde, potrivit legii, administrativ, disciplinar, material, civil ori penal, în raport cu gravitatea faptei.

Data .............

Semnătura

........................

Dat în prezenţa

..................

(numele, prenumele şi funcţia)

Semnătura

.......................

ANEXA nr. 2: CONTRACT DE DEPOZIT

Încheiat astăzi, .................

CAPITOLUL I: Părţile contractante

1.............., cu sediul în ............., telefon ....., fax ....., având cont curent nr. ......., deschis la Banca ........., şi codul fiscal nr. ......., reprezentat prin domnul/doamna ..........., în calitate de deponent,

şi

2.Camera Notarilor Publici ............. cu sediul în ............., telefon ......, fax ......, având cont curent nr. ......., deschis la Banca ............., şi codul fiscal nr. ........., reprezentat prin domnul/doamna ............., în calitate de depozitar,

au convenit încheierea prezentului contract de depozit, cu următoarele clauze:

CAPITOLUL II: Obiectul contractului

Deponentul încredinţează depozitarului pentru conservare şi administrare în depozitul proprietatea acestuia, situat la adresa din .........., arhiva creată de către ........ în perioada ............. .

Documentele sunt încredinţate şi luate în custodie de depozitar la data de .........., pe bază de proces-verbal şi inventare arhivistice, ce constituie parte integrantă a prezentului contract, redactate în 4 (patru) exemplare, din care un exemplar rămâne în păstrarea deponentului.

CAPITOLUL III: Clauze privind accesul la arhiva predată

1.Documentele sunt predate depozitarului pentru următorul tip de custodie: arhiva este predată pentru custodie care permite depozitarului eliberarea de copii şi informaţii către terţi, de pe documentele conservate.

2.Tipul custodiei ales este obligatoriu până la data de expirare a contractului pentru deponent.

3.Documentele care fac obiectul predării vor fi comunicate în conformitate cu legile şi reglementările în vigoare şi conform tipului de custodie ales.

4.Orice solicitare care vizează scoaterea unui act original din evidenţa depozitarului va fi supusă aprobării scrise din partea deponentului.

5.Selecţionarea documentelor cu termen de păstrare temporar predate depozitarului se va realiza de către acesta. Depozitarul va stabili inventarele documentelor propuse spre eliminare şi le va prezenta spre aprobare deponentului.

CAPITOLUL IV: Durata contractului

1.Durata depozitării este de ............, cu începere de la încheierea contractului ............., până la data de ............ .

2.Durata depozitului este obligatorie pentru depozitar şi facultativă pentru deponent, care îşi poate retrage arhiva, printr-o notificare scrisă. Denunţarea contractului nu va intra în vigoare până la expirarea unui termen de 3 luni de la data primirii notificării. Primirea documentelor se va realiza de către deponent pe cheltuiala sa.

3.Contractul se prelungeşte automat pentru încă 1 (un) an, în cazul în care niciuna dintre părţi nu cere rezilierea contractului până la data de expirare a acestuia.

CAPITOLUL V: Preţul şi modalitatea de plată

1.Preţul depozitării este de .......... lei pe .........., indexabil în funcţie de rata medie lunară a inflaţiei. Indexarea va face obiectul unui act adiţional, separat, încheiat între părţi.

2.Plata preţului depozitării se va face astfel: .......................... .

3.Plata preţului depozitării se va face cu dispoziţie de plată, din contul deponentului nr. ......, deschis la Banca ......., în contul depozitarului nr. ......, deschis la Banca ...... .

4.Neplata preţului la termenul fixat îl autorizează pe depozitar să perceapă penalităţi de întârziere de ....... % pe zi de întârziere, calculate la valoarea preţului depozitării, să rezilieze contractul şi să ceară deponentului să îşi ridice bunurile.

5.În caz de neplată în termen de ............ de zile de la data emiterii facturii sau în caz de întârzieri repetate în efectuarea plăţilor, depozitarul îşi rezervă dreptul de a nu mai prelua solicitările deponentului.

6.Tarifele care vor fi percepute deponentului pentru serviciile prestate de către depozitar sunt precizate în anexa nr. 1.

CAPITOLUL VI: Drepturile şi obligaţiile părţilor

SECŢIUNEA 1: A. Depozitarul

1.se obligă să asigure păstrarea, întreţinerea şi paza arhivei încredinţate, ca un deţinător prudent şi diligent;

2.se obligă să nu utilizeze informaţiile şi documentele conservate sau la care are acces în perioada de derulare a contractului în alt scop decât acela de a-şi îndeplini obligaţiile contractuale prevăzute la pct. III;

3.se obligă să nu folosească documentele depozitate în scop personal;

4.se obligă să nu înstrăineze documentele ce fac obiectul depozitului;

5.se obligă să asigure şi să garanteze secretul depozitului;

6.se obligă să restituie arhiva depozitată la cererea deponentului sau la expirarea contractului în starea în care a fost preluată;

7.se obligă să suporte preluarea arhivei (transportul, ridicarea, încărcarea şi descărcarea fiind în sarcina sa) şi livrarea documentelor în sistemul "door to door" către sau din partea deponentului la cererea acestuia;

8.se obligă să depoziteze şi să încarce documentele în mijloacele de transport din dotare, asigurându-le împotriva eventualelor daune sau prejudicii cauzate de transport, procedând la fixarea ori ancorarea acestora etc., în funcţie de cantitatea lor, precum şi să asigure securitatea acestora;

9.se obligă să preia comenzile de predare-primire sau de eliberare a documentelor de luni până vineri, între 9,00 şi 18,00 sau la ora stabilită de comun acord cu deponentul, în baza solicitării acestuia şi pe bază de borderou de predare-primire;

10.se obligă să informeze deponentul telefonic sau în scris, prin mesaj, fax sau e-mail, despre eventualele solicitări incomplete sau greşite, în maximum 30 (treizeci) de minute de la primirea adresei;

11.se obligă să anunţe deponentul în cazul în care nu poate efectua livrarea, din motive independente de voinţa sa, în termenul stabilit;

12.se obligă să pună la dispoziţia beneficiarului custodiei sau împuternicitului acestuia documentele/cutiile în spaţiul amenajat special pentru cercetare;

13.răspunde pentru pierderea sau deteriorarea documentelor atât timp cât acestea se află în custodia sa şi doar dacă pierderea sau deteriorarea se datorează culpei directe;

14.nu răspunde pentru întârziere în cazul în care poate dovedi că aceasta a survenit:

a)ca urmare a unor circumstanţe independente de voinţa sa;

b)ca urmare a forţei majore;

c)din culpa destinatarului;

15.nu răspunde pentru:

a)solicitările greşit înscrise la rubrica actului;

b)incidentele survenite după semnarea de primire la destinaţie a documentelor;

c)documentele ambalate necorespunzător de către beneficiar, dacă acestea se deteriorează în timpul transportului;

16.se obligă să informeze deponentul dacă are rezerve privind starea de conservare a documentelor, respectiv viciile aparente ce pot fi uşor constatate la ambalare, şi să le menţioneze în mod expres în documentele de predare-primire. În lipsa obiecţiunilor privind viciile aparente, operează prezumţia predării în stare bună.

SECŢIUNEA 2: B. Deponentul

1.se obligă să suporte cheltuielile cu depozitarea, conservarea, întreţinerea şi paza arhivei depozitate, precum şi cu serviciile arhivistice solicitate;

2.se obligă să respecte condiţiile tipului de custodie ales;

3.se obligă să nu pătrundă în depozitul de arhivă în vederea regăsirii documentelor predate;

4.se obligă să accepte condiţiile impuse de regulamentul sălii de studiu;

5.se obligă să plătească depozitarului, la termenul fixat, suma de ............., reprezentând remuneraţia cuvenită pentru depozitul încredinţat şi activităţile solicitate;

6.se obligă să asigure fluiditatea operaţiunilor de colectare a arhivei, având documentele pregătite la ora stabilită pentru ridicare de către depozitar, în condiţiile în care au fost predate pentru cercetare;

7.are dreptul să solicite oricând restituirea documentelor în starea în care le-a predat depozitarului, în caz contrar având dreptul la despăgubiri;

8.se obligă să ridice arhiva la termen sau oricând, la cererea sa, după preaviz;

9.se obligă să elibereze spaţiile de depozitare la termenul stabilit prin contract sau în termen de ........... după plata preţului, dacă este în întârziere de plată;

10.se obligă să semneze procesul-verbal şi inventarele de predare/primire/preluare a documentelor, precum şi borderourile de predare-primire a documentelor, iar dacă are rezerve privind starea de conservare şi prelucrare a documentelor, respectiv viciile aparente ce pot fi uşor constatate, să le menţioneze în mod expres. În lipsa obiecţiunilor privind viciile aparente, operează prezumţia predării în stare bună;

11.se obligă să furnizeze depozitarului toate informaţiile necesare privind persoana delegată cu studiul sau cu primirea documentelor, să specifice condiţiile de acces la documente, astfel încât procedurile solicitate să fie făcute în condiţii de maximă siguranţă;

12.se obligă să nu folosească serviciile depozitarului pentru scopuri care sunt împotriva oricărei legi, oricărui regulament sau oricărui alt act normativ din România, iar în cazul în care o face, se obligă să răspundă pentru toate consecinţele, de orice natură, care ar decurge dintr-o asemenea faptă;

13.răspunde pentru pierderea sau deteriorarea documentelor atât timp cât acestea se află în posesia sa sau a reprezentanţilor săi.

CAPITOLUL VII: Răspunderea contractuală

1.Prezentul contract încetează de plin drept, fără a mai fi necesară intervenţia unei instanţe judecătoreşti, în cazul în care una dintre părţi:

a)nu îşi execută una dintre obligaţiile esenţiale enumerate la pct. ...........;

b)este declarată în stare de incapacitate de plată;

c)îşi încalcă vreuna dintre obligaţiile sale, după ce a fost avertizată, printr-o notificare scrisă, că o nouă nerespectare a acestora va duce la rezoluţiunea/rezilierea prezentului contract.

2.Partea care invocă o cauză de încetare a prevederilor prezentului contract o va notifica celeilalte părţi, cu cel puţin ............. zile înainte de data la care încetarea urmează să îşi producă efectele.

3.Rezilierea prezentului contract nu va avea niciun efect asupra obligaţiilor deja scadente între părţile contractante.

4.Pentru nerespectarea totală sau parţială ori executarea defectuoasă a clauzelor contractului, partea vinovată se obligă să plătească daune-interese. Depozitarul răspunde de orice deteriorare sau pierdere a documentelor, inclusiv în caz de incendiu, furt sau alte asemenea cauze, cu excepţia cazului de forţă majoră.

5.În cazul în care deponentul are nemulţumiri, trebuie să facă o notificare, în termen de 2 (două) zile de la data efectuării de către depozitar a serviciilor considerate deficitare, urmând a se face verificări. În cazul în care nu se face nicio reclamaţie, se consideră că deponentul acceptă că serviciul prestat este corect, orice altă reclamaţie adresată depozitarului peste acest termen nemaiputând fi luată în considerare.

6.O parte contractantă nu are dreptul, fără acordul scris al celeilalte părţi, de a face cunoscut contractul sau orice prevedere a acestuia unei terţe părţi, în afara acelor persoane implicate în îndeplinirea contractului.

7.Dezvăluirea oricărei informaţii faţă de persoanele implicate în îndeplinirea contractului se va face confidenţial şi se va extinde numai asupra acelor informaţii necesare în vederea îndeplinirii contractului.

CAPITOLUL VIII: Forţa majoră

1.Niciuna dintre părţile contractante nu răspunde de neexecutarea la termen sau/şi de executarea în mod necorespunzător - total sau parţial - a oricărei obligaţii care îi revine în baza prezentului contract, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligaţiei respective a fost cauzată de forţa majoră, aşa cum este definită de lege.

2.Forţa majoră exonerează de răspundere partea care o invocă, în condiţiile legii, cu condiţia notificării scrise prealabile în termen de 3 zile de la apariţia cazului de forţă majoră.

CAPITOLUL IX: Notificări

1.În accepţiunea părţilor contractante, orice notificare adresată de una dintre acestea celeilalte este valabil îndeplinită dacă va fi transmisă la sediul prevăzut în partea introductivă a prezentului contract.

2.În cazul în care notificarea se face prin poştă, ea va fi transmisă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (A.R.) şi se consideră primită de destinatar la data menţionată de oficiul poştal primitor pe această confirmare.

3.Dacă notificarea se trimite prin e-mail sau fax, ea se consideră primită în prima zi lucrătoare după cea în care a fost expediată.

4.Notificările verbale nu se iau în considerare de niciuna dintre părţi, dacă nu sunt confirmate prin intermediul uneia dintre modalităţile prevăzute la alineatele precedente.

CAPITOLUL X: Litigii

Toate litigiile privind interpretarea, executarea ori încetarea prezentului contract vor fi soluţionate pe cale amiabilă de către reprezentanţii părţilor contractante. În cazul imposibilităţii realizării unei înţelegeri, soluţionarea litigiului este de competenţa instanţei judecătoreşti.

CAPITOLUL XI: Clauze finale

1.Modificarea prezentului contract se face numai prin act adiţional încheiat între părţile contractante, cu acordul ambelor părţi, cu 5 zile înainte de intrarea în vigoare a noilor condiţii incluse în actul adiţional.

2.Prezentul contract, împreună cu anexele sale care fac parte integrantă din cuprinsul său, reprezintă voinţa părţilor şi înlătură orice altă înţelegere verbală dintre acestea, anterioară sau ulterioară încheierii lui.

3.În cazul în care părţile îşi încalcă obligaţiile, neexercitarea de către partea care suferă un prejudiciu a dreptului de a cere executarea întocmai sau prin echivalent bănesc a obligaţiei respective nu înseamnă că ea a renunţat la acest drept al său.

4.Prezentul contract a fost încheiat într-un număr de 4 exemplare, din care 1 (unul) pentru ......... şi 3 (trei) pentru Camera Notarilor Publici, astăzi ......., data semnării lui.

Deponent,

........................

Depozitar,

........................

ANEXA nr. 3:

Nr. ........ din .............

Biroul Notarial Public .............

Adresa .............

Telefon, fax, e-mail .............

Către

Camera Notarilor Publici

Serviciul arhivă

(1)Biroul Notarial Public ..........., prin prezenta, vă solicităm întocmirea documentaţiei necesare în vederea obţinerii avizului Colegiului director al Camerei Notarilor Publici .........., necesar transferului documentelor create în perioada ......... de către Biroul Notarial ......... în custodia Serviciului arhivă al Camerei Notarilor Publici ....... .

1.Descrierea arhivei ce urmează a se preda:

2.Stadiul de prelucrare al arhivei:

3.Cantitatea:

4.Locaţia documentelor ce urmează a fi predate:

5.Perioada în care angajaţii Serviciului arhivă pot veni la birou pentru întocmirea documentaţiei necesare transferului:

6.Persoana de contact din cadrul biroului notarial:

7.Nr. telefon persoană de contact:

Notar public,

...................

(nume şi prenume,

semnătura şi ştampila)

(2)Observaţii:

1.Se vor indica genurile de documente care vor face obiectul transferului.

2.Se vor preciza următoarele detalii despre mape: dacă sunt constituite şi numerotate, dacă sunt inventariate.

3.Cantitatea se va indica cu aproximaţie în mape sau în metri liniari.

4.Se va menţiona dacă arhiva este la sediul biroului notarial sau în altă locaţie.

5.Ca persoană de contact este de preferat să fie desemnat responsabilul cu arhiva din cadrul biroului notarial.

ANEXA nr. 4: PROCES-VERBAL de predare-preluare a documentelor

Biroul Notarului Public .............

I....... Activitatea .............

Astăzi, .........., subsemnatul, .........., notar public în cadrul Biroului Notarial Public ..........., şi ........., reprezentantul Serviciului arhivă al Camerei Notarilor Publici ........., am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în anul/perioada ......... de către Biroului Notarului Public ........, în cantitate de ..... mape/dosare.

Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ........ pagini, conform dispoziţiilor legale.

Am predat,

........................

Am primit,

........................

ANEXA nr. 5:

Biroul Notarului Public .............

Adresa .............

I......... . Activitate .............

INVENTAR PE ANUL .......... pentru documentele care se păstrează ..............

Nr. crt.	Indicativul dosarului după nomenclator	Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului etc.			Datele extreme	Nr. filelor	Observaţii
Nr. crt.	Indicativul dosarului după nomenclator	Nr. dosar succesoral	Defunct	CM	Datele extreme	Nr. filelor	Observaţii

Prezentul inventar, format din ............. file, conţine ............. dosare succesorale.

Numerele ............. au fost lăsate la ............., nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. ........... .

Astăzi, ............., s-au preluat ............. dosare succesorale.

Am predat,

........................

Am primit,

........................

ANEXA nr. 5^a:

Biroul Notarului Public .............

Adresa .............

I......... . Activitate .............

INVENTAR PE ANUL ............. pentru documentele care se păstrează .............

Nr. crt.	Indicativul dosarului după nomenclator	Cuprinsul pe scurt al dosarului, registrului etc.	Datele extreme	Nr. filelor	Observaţii

Prezentul inventar, format din ............. file, conţine ............. dosare, registre, condici etc.

Numerele ............. au fost lăsate la ............., nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. ........... .

Astăzi, ............., s-au preluat ............. dosare.

Am predat,

........................

Am primit,

........................

ANEXA nr. 6:

Biroul Notarului Public .............

I......... . Activitatea .............

Opis cutia nr. ........

Astăzi, ............., subsemnatul, ............., angajat în cadrul Biroului Notarial Public ............., şi ............., reprezentantul Arhivei Camerei Notarilor Publici, am procedat la sigilarea cutiei nr. ......., care conţine un număr de ............. mape/dosare create în anul/perioada ............. de către Biroului Notarului Public ............ .

Opisul cuprinde ............. (file) şi s-a încheiat în 3 exemplare.

Nr. crt.	Indicativ arhivistic	Nr. de file	Nr. act
1.
2.
3.
4.

Am predat,

........................

Am preluat,

........................

ANEXA nr. 7:

Camera Notarilor Publici

....................

Depozit .............

REGISTRUL GENERAL DE ARHIVĂ

Nr. crt.	Genul, numărul şi data actului de depunere/preluare a documentelor	Numărul şi data înregistrării la Camera Notarilor Publici .............	Denumirea depunătorului	Denumirea fondului sau a colecţiei	Genul documentelor	Anii extremi	Cantitatea		Nr. fondului	Observaţii
Nr. crt.			Denumirea depunătorului	Denumirea fondului sau a colecţiei	Genul documentelor	Anii extremi	unităţi arhivistice	metri liniari	Nr. fondului	Observaţii

ANEXA nr. 8:

Camera Notarilor Publici

....................

Depozit .............

REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A INTRĂRILOR-IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE

INTRĂRI							IEŞIRI
Nr. crt.	Data intrării	Denumirea compartimentului	Datele extreme ale documentelor	Nr. de unităţi arhivistice după inventar	Nr. de unităţi arhivistice primite efectiv	Nr. de unităţi arhivistice rămase la compartimente	Data ieşirii	Unde s-au predat documentele	Denumirea actului de predare Nr. şi data	Total unităţi arhivistice ieşite

ANEXA nr. 9:

Camera Notarilor Publici .............

Fond .............

Denumirea fondului .............

Depozit .............

FIŞA SITUAŢIA FONDULUI Nr. .........

Nr. crt.	Parte structurală	Nr. crt.	Parte structurală

(Se vor trece părţile structurale în ordinea identificării lor, numerotate de la 1 la n.)

An calendaristic

Situaţia statistică generală a fondului

Prelucrarea documentelor

Situaţia la 1 ianuarie

Nr. preluare

Preluate până la 31 decembrie

Selecţionate

Transferate

Alte modificări de cantitate (reambalare etc.)

Situaţia la 31 decembrie

Evidenţa fizică

Ordonare

Verificare existent

Copiere de asigurare

Anii extremi

metri liniari

unităţi arhivistice

Ani extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

Ani extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

Ani extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

Ani extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

Ani extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

Anii extremi

unităţi arhivistice

metri liniari

unităţi arhivistice

metri liniari

unităţi arhivistice

metri liniari

unităţi arhivistice

Camera Notarilor Publici .............

Fond .............

Denumirea fondului .............

Depozit .............

FIŞA SITUAŢIA PRELUĂRII Nr. ...........

din data de: ...................

Evidenţa fizică a preluării
Parte structurală existentă în preluare	Nr. parte structurală	metri liniari	Ani extremi ai unităţilor arhivistice	Nr. de unitate arhivistică/cutii/pachete





Cantitate totală preluată

An calendaristic	Situaţia prelucrării
		Ordonare		Selecţionare		Transfer		Verificare existent
	Anii extremi	unităţi arhivistice	metri liniari	unităţi arhivistice	metri liniari	metri liniari	unităţi arhivistice	metri liniari	unităţi arhivistice

ANEXA nr. 10:

Camera Notarilor Publici

Depozit .............

REGISTRUL DE DEPOZIT

Nr. crt.	Denumirea fondului, compartimentului, colecţiei	Cota unităţii arhivistice	Scopul scoaterii din depozit	Numele şi prenumele solicitantului; funcţia	Data scoaterii unităţii arhivistice; semnătura solicitantului	Data restituirii unităţii arhivistice; semnătura arhivarului	Observaţii

ANEXA nr. 11:

În cuprinsul Regulamentului, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:

1.administrarea arhivelor - ansamblul activităţilor care privesc constituirea, evidenţa, prelucrarea, păstrarea, conservarea şi punerea în folosire a arhivelor. Administrarea poate fi:

(i)administrare fizică - ansamblul activităţilor care se referă la constituirea, evidenţa, prelucrarea, păstrarea documentelor sau grupurilor de documente ca entităţi fizice, independent de conţinutul lor;

(ii)administrare intelectuală - ansamblul activităţilor care se referă la constituirea, evidenţa, prelucrarea şi punerea în folosire a documentelor sau grupurilor de documente, din perspectiva conţinutului lor;

2.arhivă neprelucrată - ansamblu de documente (fond/colecţie, părţi de fond/colecţie) asupra cărora nu s-au efectuat activităţi de ordonare, luare în evidenţă, selecţionare etc. sau, din diverse motive, rezultatele unor astfel de acţiuni au fost anulate;

3.arhivă prelucrată - ansamblu de documente cu forme de evidenţă corespunzătoare, ordonat şi selecţionat;

4.autor - responsabilul intelectual pentru conţinutul unui document. A nu se confunda cu creatorul (de obicei, autorul este o persoană, în timp ce creatorul este o structură organizaţională);

5.categorie de documente - clasă de documente care au drept criteriu comun de asociere forma sau conţinutul similar, referirea la aceeaşi problemă, persoană etc. şi scopul de a facilita regăsirea sau administrarea;

6.colecţie arhivistică - totalitatea documentelor grupate de o persoană juridică sau fizică conform unui anumit criteriu, fără a ţine seama de provenienţa lor sau de existenţa unor legături organice;

7.compartiment creator - termen generic pentru orice parte structurală a unui creator (direcţie, serviciu, birou etc.), care, în urma desfăşurării activităţii sale, a produs, acumulat şi păstrat materiale documentare (de obicei, părţi structurale, ale fondului arhivistic);

8.constituire a unei unităţi arhivistice - alcătuirea fizică a unei unităţi arhivistice, prin legarea documentelor într-o grupare compactă şi care nu se poate desface fără deteriorarea fizică a documentelor; a nu se confunda cu gruparea documentelor;

9.cotă - ansamblu de semne alfanumeric care asigură individualizarea (fizică şi intelectuală) a unei unităţi arhivistice;

10.creator de arhivă - organizaţia care, în urma desfăşurării activităţii sale, a produs, acumulat şi păstrat un fond arhivistic; a nu se confunda cu autorul unui act;

11.creator şi deţinător de arhivă - persoane fizice sau juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul arhivistic naţional al României;

12.data documentelor - element care individualizează momentul creării unui document (momentul de timp în care a fost întocmit documentul). În funcţie de sistemul de evidenţă al creatorului, data cronologică poate fi dată istorică (data efectivă de întocmire) şi dată arhivistică (data de înregistrare într-o evidenţă). De asemenea, la un document se mai poate întâlni data evenimentului la care se referă conţinutul, data anexelor etc.;

13.depozit de arhivă - spaţiu special amenajat destinat păstrării şi conservării documentelor;

14.descrierea arhivistică - crearea unei reprezentări fidele a unei unităţi de descriere, prin culegerea, analizarea, organizarea şi înregistrarea informaţiilor care servesc la identificarea, administrarea, localizarea şi explicarea materialului arhivistic, a contextului şi a sistemului de administrare care l-a produs;

15.document - înscrisuri oficiale sau particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi electronice;

16.document activ - document aflat în faza de arhivă curentă, fără a fi constituite dosarele şi predate la depozitul de arhivă al creatorului;

17.document semiactiv - document aflat în faza de arhivă intermediară (de depozit) la creator;

18.documentarea istoricului - înregistrarea intervenţiilor şi evenimentelor care afectează integritatea, cota etc. unei unităţi arhivistice, fond etc. de-a lungul existenţei sale;

19.dosar/mapă - (cu referire la conţinut) grupare de documente, asociate pe baza referirii la aceeaşi problemă, persoană, eveniment etc.; (cu referire la păstrare) coperte de carton destinate a găzdui documentele componente (conţinut);

20.echipament de depozitare - mobilier destinat exclusiv pentru depozitarea în bune condiţii a arhivei: rafturi, rastele, dulapuri etc.;

21.foaie de folosire - listă a persoanelor care au cercetat informaţiile dintr-o unitate arhivistică:

22.foaie volantă - hârtie (sau alt suport papetar) luată în considerare individual, nelegată de altă entitate fizică;

23.fond arhivistic - totalitatea documentelor create, primite sau acumulate, în decursul activităţii sau existenţei unei persoane juridice ori fizice, independentă din punct de vedere organizatoric;

24.fond deschis - fond al cărui creator încă produce documente;

25.fond închis - fond al cărui creator şi-a încetat activitatea şi care, după transferul la Camera Notarilor Publici, nu mai este susceptibil de a furniza noi transferuri de documente;

26.gen documentar - ansamblu de documente care se individualizează pe baza unor caracteristici fizice (de exemplu, acuarelă, desen, plan, registru) şi/sau de conţinut (rapoarte, inventare, state de plată). Întâlnit uneori sub denumirea tip de document;

27.ghid topografic (de raft şi de depozit)- instrument de evidenţă care asigură localizarea fizică a documentelor şi grupelor de documente, într-un depozit, pe baza cotei şi adresei lor topografice;

28.fişă de control - document, de obicei sub forma unei fâşii de hârtie sau carton, care ţine locul unităţii arhivistice scoase din depozit, cu indicarea cel puţin a cotei complete a unităţii arhivistice, a datei scoaterii unităţii arhivistice şi a persoanei care a solicitat unitatea arhivistică;

29.fişa depozit - instrument de evidenţă la nivel de depozit care descrie capacitatea totală de depozitare, capacitatea încărcată în mod real şi conţine lista alfabetică a fondurilor şi colecţiilor, cu nr. fond/nr. părţi structurale/nr. preluări;

30.instrument de evidenţă - document cu caracter de sinteză prin care se furnizează informaţii durabile şi precise prin înregistrarea şi controlul proceselor, documentelor, persoanelor etc. din punct de vedere cantitativ şi calitativ.

Instrumentele de evidenţă pot fi de mai multe tipuri:

(i)instrument de evidenţă fizică - instrumentul de evidenţă care conţine informaţii referitoare la cantitate şi la caracteristicile fizice ale documentelor;

(ii)instrument de evidenţă intelectuală - instrumentul de evidenţă care conţine informaţii referitoare la conţinutul informaţional al documentelor, la relaţiile cu alte materiale arhivistice şi la contextul creării documentelor. În cadrul prezentului material, instrumentul de evidenţă intelectuală este denumit şi "instrument de informare";

(iii)instrument de evidenţă al creatorului - instrumentul de evidenţă produs de creator pentru evidenţa materialelor arhivistice proprii; în mod tradiţional, sunt denumite "instrumente contemporane de evidenţă". Prin opoziţie, în prezentul material, formula "instrument de evidenţă" desemnează materialele întocmite de către lucrători;

31.integritatea materialului arhivistic - situaţie care se referă la evitarea intervenţiilor neautorizate asupra documentelor, a eliminărilor sau a fragmentării unui fond arhivistic; de obicei nu se referă la integritatea fizică a documentelor, ci se raportează la conţinut;

32.intrare material arhivistic - modalitatea legală prin care materialele arhivistice intră în administrarea Camerei Notarilor Publici;

33.inventar arhivistic - instrument de evidenţă care cuprinde informaţii despre materialul arhivistic până la nivel de unitate arhivistică. Inventarele pot fi sintetice (accentul cade pe existentul fizic, cu o descrie minimală a conţinutului; structura fondului poate fi una liniară) sau inventare analitice (accentul cade pe conţinutul unităţii arhivistice, prezentate obligatoriu în contextul ierarhic al celorlalte unităţi de descriere);

34.listă de corespondenţă - instrument de evidenţă care asigură echivalarea unor cote noi cu unele anterioare. Serveşte la stabilirea istoricului cotelor unor unităţi arhivistice;

35.material arhivistic - documente de forme şi genuri diferite, grupate în fonduri şi colecţii, şi care fac obiectul activităţilor de administrare arhivă;

36.material preconstituit - ansamblu de documente preformatate (liniate, desenate etc.) şi constituite anterior completării;

37.metraj liniar - formă de măsurare a cantităţii de arhivă, care are ca unitate de bază unitatea arhivistică aşezată pe cant pe o lungime de 1 m;

38.mijloace de protecţie - ambalaje (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) care au rolul de a proteja materialul arhivistic;

39.mobilier specific - mobilier suplimentar, adaptat, menit să faciliteze activitatea de administrare, restaurare şi conservare arhivă: mese depozit, mese lucru arhivă, mese sală studiu, scări, cărucioare arhivă, mese citit microfilme etc.;

40.numerotare - activitatea de atribuire a unui număr pentru identificarea unei entităţi. De obicei, se foloseşte cu referire la numerotarea filelor unui dosar sau registru;

41.operaţiune arhivistică - una dintre etapele intervenite în prelucrarea fondului (ordonare, inventariere, descrierea, selecţionarea etc.);

42.ordonarea - activitatea de organizare a materialului arhivistic în concordanţă cu principiile profesionale sau după criterii fizice ori administrative. Ordonarea poate fi:

- ordonare intelectuală, ce presupune operaţiunea arhivistică de grupare a documentelor, conform prevederilor principiilor arhivistice şi criteriilor de ordonare, cu scopul de a recrea legătura logică şi funcţională dintre fonduri, părţi structurale şi unităţi arhivistice, astfel încât să fie facilitate identificarea şi folosirea acestora;

- ordonare fizică, ce presupune aranjarea unităţii arhivistice într-un anumit loc în spaţiul de depozitare;

43.parte structurală - termen care desemnează unităţi componente ale organigramei unui creator, respectiv ansamblul documentelor dintr-un fond rezultate din activitatea acesteia;

44.prelucrare arhivistică - ansamblul activităţilor efectuate în scopul realizării ordonării, evidenţei fizice şi intelectuale, a selecţionării şi păstrării documentelor de arhivă;

45.raft - mobilier constând dintr-un şir vertical de poliţe, fixate prin stâlpi laterali;

46.registru de depozit - instrument de evidenţă la depozit referitor la ieşirile temporare de material arhivistic dintr-un depozit, în vederea consultării, restaurării sau a prelucrării;

47.schema de ordonare - reprezentare simplificată a părţilor structurale şi grupărilor de documente ale unui fond arhivistic;

48.selecţionare - operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii arhivistice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie (evaluare), în vederea păstrării permanente a documentelor care fac parte din Fondul arhivistic naţional al României şi a eliminării celor lipsite de importanţă;

49.unitate arhivistică - element component al unui fond sau al unei colecţii arhivistice, care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă în instrumentul de evidenţă fizică al fondului sau colecţiei;

50.verificarea existentului - operaţiunea arhivistică de confruntare a existentului cu instrumentele de evidenţă.

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 529 din data de 22 august 2013