NORME din 21 decembrie 2015 privind instituirea de către auditorii financiari a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului
CAPITOLUL I: Consideraţii generale
Art. 1
În conformitate cu prevederile art. 10 lit. e) din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare (denumită în continuare Legea nr. 656/2002), şi cu dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, cu modificările ulterioare (denumită în continuare Hotărârea Guvernului nr. 594/2008), auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit, sunt entităţi raportoare, având toate obligaţiile ce decurg din legislaţia de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.
Art. 2
(1)Camera Auditorilor Financiari din România (Camera), prin intermediul prezentelor norme, stabileşte mecanisme şi măsuri de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, ce trebuie implementate de auditorii financiari pentru respectarea prevederilor Legii nr. 656/2002 şi a Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, şi reglementează standardele minime pentru elaborarea de către auditorii financiari a politicilor şi procedurilor proprii de cunoaştere a clienţilor, astfel încât aceştia să poată administra în mod eficient riscul spălării banilor, precum şi al finanţării terorismului.
(2)Auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit, au obligaţia să se protejeze împotriva riscurilor majore, în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 656/2002, în limita responsabilităţilor specifice activităţilor desfăşurate în calitate de membri ai Camerei, prevăzute de Standardele internaţionale de audit.
Art. 3
Pentru aplicarea şi înţelegerea mecanismului de cunoaştere a clientelei, a legislaţiei de prevenire şi combatere a spălării banilor, precum şi a finanţării terorismului, termenii şi expresiile utilizate în cuprinsul prezentelor norme au semnificaţia prevăzută în Legea nr. 656/2002.
Art. 4
(1)Firmele de audit au obligaţia de a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane din cadrul firmei, care au responsabilităţi în aplicarea prevederilor referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, ale căror nume vor fi comunicate Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor (denumit în continuare Oficiul) împreună cu natura şi limitele responsabilităţilor menţionate. Persoanele desemnate răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea Legii nr. 656/2002 şi a prezentelor norme.
(2)Actul intern, respectiv desemnarea persoanei în relaţia cu Oficiul, va fi comunicat direct la sediul Oficiului sau prin intermediul serviciilor poştale, cu confirmare de primire, şi va respecta formularul de desemnare elaborat de Oficiu.
(3)Firmele de audit vor notifica Oficiul cu privire la orice modificare sau schimbare a persoanei/persoanelor desemnate conform alin. (1), în termen de 30 de zile de la data modificării.
(4)Notificările prevăzute la alineatele anterioare vor fi transmise şi Camerei, spre ştiinţă, în termen de 10 zile lucrătoare de la data comunicării către Oficiu.
CAPITOLUL II: Norme metodologice privind cunoaşterea clientului
SECŢIUNEA 1: Obligaţiile auditorilor financiari privind politicile fi procedurile de cunoaştere a clientului
Art. 5
Auditorii financiari activi, persoane fizice şi firme de audit, adoptă si aplică, în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 656/2002 şi ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, politici şi proceduri proprii de cunoaştere a clienţilor pentru prevenirea spălării banilor sau finanţării terorismului, de control intern, de evaluare şi gestionare a riscurilor, de păstrare a evidenţelor şi de raportare, precum şi de monitorizare a conformităţii cu aceste politici şi proceduri, pentru a preveni şi împiedica implicarea auditorilor financiari în tranzacţii suspecte de spălare de bani şi finanţare a terorismului, asigurând instruirea corespunzătoare a angajaţilor. Asemenea politici şi proceduri, specifice activităţii desfăşurate în calitate de membri ai Camerei, trebuie incluse în sistemul de control intern al calităţii, implementat de auditorii financiari în conformitate cu Standardul Internaţional de Control al Calităţii (ISQC) 1.
Art. 6
(1)Auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit, stabilesc, prin politicile şi procedurile de cunoaştere a clientului, mecanisme şi măsuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, a Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 şi a prezentelor norme.
(2)Politicile şi procedurile de cunoaştere a clientului trebuie să fie adoptate şi supuse revizuirii ori de câte ori apar modificări ale reglementărilor referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi atunci când auditorul financiar consideră că este necesar.
Art. 7
Auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit, au obligaţia să identifice, să verifice şi să înregistreze identitatea clienţilor şi a beneficiarilor reali înainte de a iniţia orice relaţie de afaceri cu aceştia.
Art. 8
Firmele de audit sunt obligate să informeze toţi angajaţii asupra politicilor şi procedurilor emise în baza Legii nr. 656/2002 şi trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaţilor cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, inclusiv prin programe speciale de instruire, la care pot participa şi reprezentanţi din cadrul Oficiului, la solicitarea acestora.
Art. 9
Politicile şi procedurile proprii de cunoaştere a clientului trebuie să corespundă naturii, volumului, complexităţii şi întinderii activităţii acestuia şi să fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienţi pentru care membrii Camerei prestează servicii, în calitate de auditori financiari, şi la gradul de risc al serviciilor oferite.
Art. 10
Principalele elemente privind cunoaşterea clientului în materia prevenirii şi combaterii spălării banilor, precum şi a finanţării terorismului sunt următoarele:
a)politica de acceptare a clienţilor, prin care să se stabilească categoriile de clienţi, în funcţie de risc, precum şi de monitorizare pe parcursul relaţiilor profesionale;
b)conţinutul măsurilor-standard şi măsurile suplimentare de cunoaştere a clientului pentru fiecare categorie de clientelă;
c)verificarea operaţiunilor neobişnuite ale clienţilor pentru identificarea tranzacţiilor suspecte;
d)modalităţi de întocmire şi păstrare a evidenţelor, precum şi stabilirea accesului la acestea.
SECŢIUNEA 2: Politica de acceptare a clienţilor
Art. 11
(1)Auditorii financiari trebuie să elaboreze şi să aplice proceduri adecvate de identificare a clienţilor, atunci când acceptă o misiune ce urmează a fi derulată în calitate de membri ai Camerei.
(2)Auditorii financiari au obligaţia de a aplica principiul "cunoaşte-ţi clientul", principiu care începe chiar de la iniţierea relaţiei prin preluarea şi înregistrarea informaţiilor necesare identificării acestuia şi continuă prin monitorizare pe parcursul relaţiilor profesionale. Aceste politici au ca rezultat întocmirea evidenţelor corespunzătoare privind cunoaşterea clientului şi stabilirea atitudinii ce trebuie adoptată de către auditorul financiar în cazul unor tranzacţii suspecte de spălare a banilor şi/sau de finanţare a terorismului.
(3)Volumul informaţiilor obţinute despre client şi verificarea identităţii acestuia vor depinde de evaluarea riscurilor şi încadrarea în categoriile de clienţi, în funcţie de risc.
SECŢIUNEA 3: Măsurile standard de cunoaştere a clientelei
Art. 12
Auditorii financiari au obligaţia ca în desfăşurarea activităţii lor să adopte măsuri adecvate ae prevenire a spălării banilor si finanţării terorismului şi în acest scop, în funcţie de risc, apfică masuri-standard, masuri simplificate sau măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei, care să le permită identificarea, după caz, şi a beneficiarului real.
Art. 13
Auditorii financiari au obligaţia de a aplica măsurile-standard de cunoaştere a clientului în situaţiile prevăzute la art. 13 din Legea nr. 656/2002.
Art. 14
Auditorii financiari au obligaţia de a revizui măsurile-standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra acestuia în cursul desfăşurării misiunii. De asemenea, auditorii financiari vor efectua monitorizarea relaţiei de afaceri, pentru a se asigura că informaţiile deţinute despre client sunt actualizate.
Art. 15
Principalele măsuri-standard de cunoaştere a clientului cuprind:
a)identificarea clientului pe bază de documente şi, după caz, de informaţii obţinute din surse independente;
b)identificarea, dacă este cazul, a beneficiarului real şi verificarea, pe bază de documente şi, după caz, de informaţii obţinute din surse independente, în funcţie de risc, a identităţii acestuia;
c)obţinerea de informaţii despre scopul şi natura relaţiei de afaceri;
d)monitorizarea relaţiei de afaceri, pentru a se asigura că acestea sunt concordante cu informaţiile privind identitatea clientului, precum şi cu profilul de risc.
Art. 16
(1)Identificarea clienţilor persoane juridice are în vedere obţinerea cel puţin a datelor menţionate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum şi dovada că persoana fizică care semnează contractul reprezintă legal persoana juridică, respectiv:
a)numărul, seria şi data certificatului/documentului de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau la alte autorităţi;
b)denumirea;
c)codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;
d)instituţia de credit şi codul IBAN;
e)adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei;
f)numărul de telefon, fax şi, după caz, e-mailul, adresa paginii de internet;
g)tipul şi natura activităţii desfăşurate;
h)scopul şi natura tranzacţiilor/operaţiunilor derulate cu entitatea reglementată;
i)identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive şi/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competenţa de a conduce şi a reprezenta entitatea, precum şi puterile acestora de angajare a entităţii;
j)numele beneficiarului real, dacă este cazul;
k)identitatea persoanei care acţionează în numele clientului, precum şi informaţii pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.
(2)Auditorii financiari vor lua măsurile de identificare a persoanelor fizice care acţionează în numele clientului persoană juridică, potrivit politicilor şi procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice şi vor analiza documentele în baza cărora sunt mandatate să acţioneze în numele persoanei juridice.
Art. 17
(1)Identificarea persoanelor fizice care acţionează în numele clientului persoană juridică are în vedere obţinerea cel puţin a următoarelor informaţii:
a)numele şi prenumele;
b)data si locul naşterii;
c)codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;
d)domiciliul şi, dacă este cazul, reşedinţa;
e)numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;
f)cetăţenia;
g)calitatea de rezident/nerezident;
h)funcţia publică Importantă deţinută, în cazul clienţilor care sunt rezidenţi în străinătate, dacă este cazul.
(2)Auditorii financiari au obligaţia de a păstra, pe o perioadă de 5 ani începând cu data la care se încheie relaţia cu clientul, copii ale documentelor care atestă informaţiile de la alin. (1), referitoare la persoana fizică ce acţionează în numele clientului persoană juridică. Auditorii financiari au obligaţia de a verifica informaţiile primite de la client, prin informaţii disponibile din surse independente.
SECŢIUNEA 4: Măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei
Art. 18
Auditorii financiari pot aplica măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei în situaţiile prevăzute la art. 17 din Legea nr. 656/2002, acestea indicând cazuri şi condiţii care prezintă risc scăzut în privinţa spălării banilor şi a finanţării terorismului. Auditorii financiari vor efectua o monitorizare a relaţiei de afaceri, pentru a se asigura că informaţiile deţinute despre client sunt actualizate şi încadrarea unui client în categoria de risc scăzut se poate menţine.
SECŢIUNEA 5: Măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei
Art. 19
(1)Auditorii financiari sunt obligaţi să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaştere a clientelei, în funcţie de risc, măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei, aşa cum sunt prevăzute la art. 12 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările ulterioare, în toate situaţiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului.
(2)Auditorii financiari vor acorda o atenţie sporită clienţilor care sunt implicaţi în relaţii de afaceri cu firme şi persoane din jurisdicţii care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, precum şi tuturor tranzacţiilor complexe, neobişnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obişnuite, inclusiv tranzacţiilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal.
CAPITOLUL III: Păstrarea evidenţelor privind clienţii şi obligaţii de raportare
Art. 20
Auditorii financiari au obligaţia păstrării informaţiilor privind măsurile de identificare a clientului, pentru o perioadă de cel puţin 5 ani, începând cu data când se încheie relaţia cu clientul. în acest scop, auditorii financiari vor păstra, în original sau copie, în orice mijloace de stocare, inclusiv în format electronic, documente şi informaţii privind măsurile de identificare a clientului.
Art. 21
Auditorii financiari au obligaţia de a păstra probele de audit obţinute în legătură cu tranzacţiile ce au fost raportate de auditor ca tranzacţii suspecte, pe o perioadă de minimum 5 ani de la finalizarea misiunii, într-o formă prevăzută de legislaţie.
Art. 22
Auditorii financiari sunt obligaţi să aibă proceduri interne care să le permită transmiterea promptă, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea Camerei şi/sau a organelor de urmărire penală, a informaţiilor privind identitatea şi natura relaţiei pentru clienţii specificaţi în solicitare cu care sunt în relaţii profesionale sau cu care au avut o relaţie profesională în ultimii 5 ani.
Art. 23
(1)În cazul în care un auditor financiar are suspiciuni că o tranzacţie desfăşurată de clientul de audit are ca scop spălarea banilor sau finanţarea terorismului, acesta are obligaţia de a transmite către Oficiu un raport de tranzacţie suspectă, în termenele prevăzute de Legea nr. 656/2002.
(2)Concomitent, auditorii financiari au obligaţia de a transmite Camerei o notificare cu privire la faptul că s-a transmis Oficiului un raport de tranzacţii suspecte.
(3)Obligaţia de raportare aparţine auditorului financiar, persoană fizică sau firmă de audit, care a contractat misiunea cu respectivul client.
Art. 24
Oficiul poate cere auditorilor financiari date şi informaţii suplimentare, în legătură cu sesizările primite conform art. 23, iar auditorii financiari vor transmite Oficiului aceste date si informaţii solicitate, în termenele prevăzute de Legea nr. 656/2002.
Art. 25
Auditorii financiari au obligaţia de a nu transmite, în afara condiţiilor prevăzute de lege, informaţiile deţinute în legătură cu spălarea banilor şi finanţarea terorismului şi de a nu avertiza clienţii cu privire la sesizarea Oficiului sau Camerei.
Art. 26
Obligaţia de confidenţialitate, legislaţia sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restricţiona capacitatea auditorilor financiari de a raporta către Oficiu sau Cameră, conform legii.
Art. 27
Auditorii financiari sunt obligaţi să utilizeze formularele de raportare elaborate de Oficiu.
Art. 28
Nerespectarea de către auditorii financiari a acestor prevederi reprezintă un risc de conformitate major care se sancţionează conform legii.
CAPITOLUL IV: Dispoziţii finale
Art. 29
Prezentele norme se completează de drept cu toate celelalte prevederi legale incidente.
Art. 30
Prezentele norme intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Art. 31
În termen de 6 luni de la publicarea prezentelor norme, Camera va elabora Ghidul de bune practici pentru raportarea de către auditorii financiari a tranzacţiilor suspecte de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 974 din data de 29 decembrie 2015