Document embed

REGULAMENT din 7 mai 2013 de organizare şi funcţionare al Direcţiei informare şi relaţii publice

CAPITOLUL I: Dispoziţii generale

Art. 1

Direcţia informare şi relaţii publice, denumită în continuare Direcţia, este organizată şi funcţionează în baza prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale prezentului regulament.

Art. 2

(1)Direcţia informare şi relaţii publice este unitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare M.A.I., fiind specializată în conceperea, organizarea, conducerea, coordonarea şi controlul activităţilor de informare şi relaţii publice, transparenţă decizională, realizare a publicaţiilor, filmelor şi materialelor audiovizuale cu privire la domeniul specific, precum şi în monitorizarea şi analizarea permanentă a efectelor mediatice produse de misiunile şi acţiunile întreprinse de personalul M.A.I., cu scopul de asigura o reflectare obiectivă în spaţiul public a activităţii M.A.I.

(2)Direcţia este în coordonarea unui secretar de stat al M.A.I., desemnat de către ministrul afacerilor interne, şi are ca structuri subordonate Centrul multimedia al M.A.I., Secţia asistenţă religioasă şi Centrul cultural al M.A.I.

Art. 3

(1)Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, Direcţia cooperează cu celelalte structuri din aparatul central şi cu cele aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.

(2)Diagrama relaţiilor Direcţiei este prezentată în anexa nr. 1.

CAPITOLUL II: Organizarea Direcţiei

Art. 4

(1)Direcţia are următoarea structură organizatorică:

1.Conducerea;

2.Centrul de presă (la nivel de serviciu)

a)Compartimentul comunicare media

b)Compartimentul informare publică

c)Compartimentul analiză mass-media

3.Serviciul pregătire şi politici de comunicare

a)Compartimentul politici de comunicare

b)Compartimentul pregătire şi informare internaţională

c)Compartimentul suport comunicaţional şi evenimente

d)Compartimentul design şi administrare web

4.Compartimentul documente clasificate şi secretariat

(2)Organigrama Direcţiei este prevăzută în anexa nr. 2.

Art. 5

Relaţiile în cadrul serviciilor Direcţiei sunt ierarhice, iar între servicii au caracter funcţional; cu celelalte structuri, Direcţia desfăşoară relaţii de cooperare şi colaborare.

Art. 6

Pentru realizarea obiectivelor şi atribuţiilor sale, Direcţia angrenează, în mod eşalonat şi diferenţiat, din punctul de vedere al responsabilităţilor, elementele structurii proprii, ale Centrului cultural al M.A.I., Secţiei asistenţă religioasă şi Centrului multimedia al M.A.I., precum şi ale altor unităţi ale aparatului central sau subordonate M.A.I.

Art. 7

Direcţia coordonează, pe linie de specialitate, compartimentele şi personalul din instituţiile şi structurile aflate în subordinea M.A.I., cu atribuţii în domeniile aflate în competenţă.

CAPITOLUL III: Atribuţiile Direcţiei

Art. 8

Obiectivul general al Direcţiei este asigurarea unei informări obiective a societăţii civile în raport cu realităţile organizaţionale, cu privire la demersurile instituţionale şi la direcţiile de acţiune stabilite prin documente programatice implementate de M.A.I., precum şi coordonarea activităţii de informare şi relaţii publice la nivelul M.A.I.

Art. 9

Atribuţiile generale ale Direcţiei sunt:

a)contribuie la creşterea gradului de informare a societăţii civile, a personalului M.A.I. şi a tuturor celor interesaţi asupra stadiului şi evoluţiei acţiunilor M.A.I. pe linia exercitării atribuţiilor în domeniile ordine, siguranţă publică şi securitate naţională;

b)întreprinde demersuri de ordin comunicaţional pentru a obţine suportul public necesar susţinerii efortului instituţional îndreptat spre îndeplinirea sarcinilor stabilite prin Programul de guvernare;

c)asigură prin activitatea de monitorizare şi analiză mass-media suportul decizional pentru conducerea M.A.I., în ceea ce priveşte reflectarea în spaţiul public a activităţii structurilor instituţiei;

d)contribuie, prin acţiuni şi proiecte de relaţii publice, la consolidarea unui climat civic favorabil întăririi legalităţii, combaterii corupţiei şi a infracţionalităţii;

e)întreprinde demersuri pentru asigurarea unei reflectări obiective în spaţiul public intern şi internaţional a M.A.I. a acţiunilor derulate de structurile ministerului şi a personalului propriu, în raport cu importanţa şi contribuţia acestora în plan social;

f)actualizează periodic în funcţie de schimbările survenite în sistemul M.A.I., precum şi în sfera socială procedurile de comunicare, în scopul creşterii eficienţei activităţii de informare şi relaţii publice;

g)contribuie la perfecţionarea metodelor de lucru necesare gestionării situaţiilor de criză mediatică;

h)întreprinde demersuri pentru a asigura optimizarea activităţilor de informare şi relaţii publice din M.A.I., în sensul atingerii standardelor în domeniu, în ceea ce priveşte acţiunile şi activităţile desfăşurate de structuri similare din Uniunea Europeană;

i)elaborează Strategia M.A.I. în domeniul informării şi relaţiilor publice şi planurile anuale de măsuri pentru aplicarea strategiei, în funcţie de particularităţile şi evoluţiile sarcinilor şi misiunilor instituţiei;

j)promovează în plan intern şi extern activităţile, misiunile, valorile şi principiile în baza cărora M.A.I. îşi desfăşoară activitatea şi asigură modul de relaţionare cu societatea civilă şi cu structurile guvernamentale, în domeniile de competenţă;

k)asigură politica de transparenţă decizională a M.A.I.;

l)pune la dispoziţia celor interesaţi informaţiile solicitate în baza Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare, şi comunică din oficiu informaţiile de interes public ale instituţiei, cu respectarea prevederilor legale în materia informaţiilor nedestinate publicităţii;

m)sprijină, prin mijloacele de informare în masă proprii, activitatea de educare juridică şi antiinfracţională a cetăţenilor;

n)coordonează şi controlează activitatea departamentelor de comunicare din structurile centrale şi teritoriale ale instituţiei, a mijloacelor de informare în masă centrale şi locale ale M.A.I;

o)organizează evenimente cu impact mediatic şi participă la astfel de acţiuni, alături de reprezentanţi ai societăţii civile, organizaţii neguvernamentale, autorităţi publice centrale şi locale ş.a.;

p)asigură consultanţă calificată pentru structurile de informare şi relaţii publice din inspectoratele generale, direcţii generale, structuri din subordinea M.A.I. şi alte unităţi din aparatul central al M.A.I.;

q)asigură cooperarea interministerială în domeniul informării şi relaţiilor publice;

r)participă la desfăşurarea activităţilor de dezvoltare şi schimb de experienţă din domeniul de competenţă al Direcţiei;

s)participă cu specialişti la inspecţiile şi controalele prevăzute în programele anuale aprobate de conducerea instituţiei şi execută, la ordin, alte asemenea sarcini şi misiuni;

ş)propune conducerii M.A.I. încheierea de convenţii, protocoale şi alte asemenea documente privind domeniul propriu de activitate, cu organismele precizate în diagrama de relaţii, şi avizează documentele similare propuse spre încheiere de unităţile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

t)participă la organizarea, planificarea şi desfăşurarea cursurilor de iniţiere în carieră, precum şi a cursurilor de capacitate/specializare pentru întreg personalul din domeniul informării şi relaţiilor publice din unităţile M.A.I.;

ţ)asigură măsurile ce se impun la sediul propriu privind prevenirea şi stingerea incendiilor, realizează activităţile aferente asigurării protecţiei, securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi prevenirii riscurilor profesionale;

u)asigură măsurile ce se impun privind managementul operaţional şi serviciul de zi pe unitate;

v)exercită atributele de coordonare, control şi evaluare a Centrului cultural al M.A.I., Secţiei asistenţă religioasă şi a Centrului multimedia al M.A.I.

CAPITOLUL IV: Conducerea Direcţiei

Art. 10

Conducerea Direcţiei este asigurată de director, ajutat de un director adjunct.

Art. 11

(1)Directorul răspunde, în faţa conducerii M.A.I., de întreaga activitate pe care o desfăşoară Direcţia.

(2)Directorul adjunct, aflat în subordinea nemijlocită a directorului, răspunde de planificarea, organizarea, desfăşurarea şi controlul activităţii profesionale a serviciilor/birourilor/compartimentelor coordonate. Directorul adjunct va îndeplini şi atribuţiile funcţionarului de securitate.

(3)Fişa postului directorului şi cea a directorului adjunct sunt prezentate în anexele nr. 3 şi 4.

Art. 12

(1)Directorul conduce întreaga activitate a Direcţiei, pe care o reprezintă în relaţiile cu conducerile celorlalte structuri ale M.A.I., potrivit competenţelor legale şi a mandatului încredinţat de conducerea M.A.I.

(2)Pentru aplicarea prevederilor actelor normative, directorul emite dispoziţii obligatorii pentru personalul din subordine.

(3)În condiţiile legii, directorul poate delega atribuţii din competenţa sa sau poate încredinţa mandatul de reprezentare directorului adjunct sau altor persoane din subordine, după caz.

Art. 13

Directorul şi directorul adjunct coordonează şi controlează activitatea profesională a personalului din serviciile/birourile/compartimentele Direcţiei, respectiv Centrul cultural al M.A.I., Secţia asistenţă religioasă şi Centrul multimedia al M.A.I., şi analizează modul în care se îndeplinesc atribuţiile, obiectivele şi acţiunile prevăzute în Strategia de informare şi relaţii publice a M.A.I., în programele şi planurile de activităţi şi acţiuni proprii.

CAPITOLUL V: Atribuţiile serviciilor şi compartimentelor din structura organizatorică a Direcţiei

SECŢIUNEA 1: Atribuţiile Centrului de presă

Art. 14

Centrul de presă are următoarele obiective, derivate din obiectivul general al Direcţiei:

a)asigură realizarea materialelor de informare destinate publicităţii referitoare la activitatea M.A.I.;

b)coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

c)pune în aplicare politica de transparenţă la nivelul M.A.I.;

d)sprijină conducerea M.A.I. în exercitarea funcţiilor de comunicare publică;

e)asigură suportul analitic cu privire la modul în care acţiunile M.A.I. sunt reflectate în spaţiul public;

f)organizează conferinţele de presă ale reprezentanţilor conducerii M.A.I.

Art. 15

Centrul de presă are următoarele atribuţii specifice:

a)realizează materialele de informare destinate publicităţii referitoare la activitatea M.A.I.;

b)propune puncte de vedere şi întocmeşte proiecte de reacţie ale instituţiei pe teme apărute în spaţiul public;

c)asigură suportul decizional conducerii M.A.I., prin realizarea de analize şi documentare în domeniul informării şi relaţiilor publice;

d)moderează, prin intermediul ofiţerilor de presă/purtătorului de cuvânt, conferinţele de presă ale reprezentanţilor conducerii M.A.I.;

e)întreprinde demersuri pentru participarea la emisiuni radio-tv a personalului M.A.I.;

f)îndrumă, sprijină şi coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

g)prezintă conducerii Direcţiei puncte de vedere în domeniul de specialitate, viabile pentru soluţionarea unor probleme ce ar putea afecta percepţia publică a instituţiei şi a personalului acesteia ori pentru asigurarea unei percepţii obiective în raport cu realităţile organizaţionale;

h)întreprinde demersuri de ordin comunicaţional pentru gestionarea situaţiilor de risc sau de criză mediatică sprijinind activitatea similară a structurilor aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

i)sprijină activitatea de documentare a reprezentanţilor mass-media preluând cererile acestora şi furnizând, cu celeritate, informaţiile de interes public solicitate;

j)desfăşoară, la ordin, activităţi de îndrumare, control şi de evaluare a activităţii de informare şi relaţii publice la instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

k)participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum şi la cele ale unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale;

l)realizează proiecte ale punctelor de vedere ce urmează a fi asumate public de către reprezentanţii M.A.I., sens în care asigură şi suportul documentar consultând structurile de specialitate atunci când situaţia o impune pentru respectarea prevederilor legale incidente domeniilor respective;

m)gestionează relaţia cu mass-media păstrând legătura cu reprezentanţii mijloacelor de comunicare în masă cu respectarea principiilor echidistanţei şi tratamentului nediscriminatoriu;

n)asigură aplicarea prevederilor privind liberul acces la informaţiile de interes public şi transparenţa decizională;

o)realizează analize periodice ale modului în care acţiunile M.A.I. sunt reflectate în spaţiul public în scopul asigurării suportului decizional pentru configurarea demersurilor de comunicare instituţională;

p)realizează, la solicitare sau din oficiu, evaluări cantitative şi calitative, punctuale, atât ale campaniilor de comunicare, cât şi ale unor activităţi desfăşurate de M.A.I., reflectate în mass-media;

q)constituie, gestionează şi utilizează baze de date imagologice, instrumente de lucru ce administrează informaţii despre modul în care acţiunile M.A.I. sunt reflectate în spaţiul public;

r)asigură acreditarea jurnaliştilor la nivelul aparatului central al M.A.I.

Art. 16

(1)Centrul de presă are următoarea componenţă:

I.Compartimentul comunicare media

II.Compartimentul informare publică

III.Compartimentul analiză mass-media

(2)_

I.Compartimentul comunicare media are următoarele atribuţii:

a)realizează materialele de informare destinate publicităţii referitoare la activitatea M.A.I.;

b)propune puncte de vedere şi întocmeşte proiecte de reacţie ale instituţiei pe teme apărute în spaţiul public;

c)asigură conducerii M.A.I. suportul decizional prin realizarea de analize şi documentare în domeniul informării şi relaţiilor publice;

d)moderează, prin intermediul ofiţerilor de presă/purtătorului de cuvânt, conferinţele de presă ale reprezentanţilor conducerii M.A.I.;

e)întreprinde demersuri pentru participarea la emisiuni radio-tv a personalului M.A.I.;

f)îndrumă, sprijină şi coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

i)sprijină activitatea de documentare a reprezentanţilor mass-media preluând cererile acestora şi furnizând cu celeritate informaţiile de interes public solicitate;

k)participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum şi la cele ale unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale;

m)asigură acreditarea jurnaliştilor la nivelul aparatului central al M.A.I.

II.Compartimentul informare publică are următoarele atribuţii:

a)asigură aplicarea prevederilor privind accesul liber la informaţiile de interes public şi transparenţă decizională;

b)desfăşoară, la ordin, activităţi de îndrumare, control şi de evaluare a activităţii de informare şi relaţii publice la instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

c)participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum şi la cel al unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale.

III.Compartimentul analiză mass-media are următoarele atribuţii:

a)realizează analize periodice ale modului în care acţiunile M.A.I. sunt reflectate în spaţiul public, în scopul asigurării suportului decizional pentru configurarea demersurilor de comunicare instituţională;

b)realizează, la solicitare sau din oficiu, evaluări cantitative şi calitative punctuale, atât ale campaniilor de comunicare, cât şi ale unor activităţi desfăşurate de M.A.I., reflectate în mass-media;

c)constituie, gestionează şi utilizează baze de date imagologice, instrumente de lucru ce administrează informaţii despre modul în care acţiunile M.A.I. sunt reflectate în spaţiul public;

d)desfăşoară, la ordin, activităţi de îndrumare, control şi de evaluare a activităţii de informare şi relaţii publice la instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

e)participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum şi la cel al unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale.

SECŢIUNEA 2: Atribuţiile Serviciului pregătire şi politici de comunicare

Art. 17

Serviciul pregătire şi politici de comunicare are următoarele obiective, derivate din obiectivul general al Direcţiei:

a)asigură cadrul normativ necesar desfăşurării activităţilor din domeniul informării şi relaţiilor publice;

b)proiectează documentele strategice ale M.A.I. în domeniul informării şi relaţiilor publice;

c)realizează acţiuni şi proiecte de relaţii publice, pentru sprijinirea eforturilor M.A.I. de întărire a legalităţii, combaterii corupţiei şi a infracţionalităţii;

d)participă, alături de alte structuri de specialitate ale M.A.I., la organizarea activităţilor de pregătire cu personalul de specialitate din structurile M.A.I.;

e)asigură fluxul comunicaţional destinat informării mass-mediei şi a publicului larg;

f)propune conducerii M.A.I. încheierea de convenţii, protocoale şi alte asemenea documente cu diferite organisme în domeniul informării şi relaţiilor publice;

g)asigură participarea şi reprezentarea Direcţiei sau a M.A.I., la nivel instituţional, în domeniul de competenţă;

h)asigură suportul IT la nivelul Direcţiei, pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice.

Art. 18

Serviciul pregătire şi politici de comunicare are următoarele atribuţii specifice:

a)proiectează strategia şi conceptele strategice ale M.A.I. în domeniul informării şi relaţiilor publice, precum şi planurile de implementare a acestor activităţi;

b)elaborează puncte de vedere la proiectele de acte normative transmise, spre consultare, de celelalte structuri ale M.A.I., în domeniile din competenţa Direcţiei;

c)realizează proiectele de dispoziţii interne privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor în domeniul informării şi relaţiilor publice;

d)participă la desfăşurarea activităţilor de dezvoltare şi schimb de experienţă din domeniul de competenţă al Direcţiei;

e)desfăşoară sau participă la controale de fond şi controale tematice, în domeniile din competenţa Direcţiei, la structurile M.A.I.;

f)realizează calendarul de activităţi de relaţii publice desfăşurate de structurile M.A.I.;

g)participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum şi la cele ale unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale;

h)valorifică experienţa internaţională în domeniile din competenţă, dobândită prin relaţionarea cu structuri similare/corespondente din străinătate;

i)participă la organizarea, planificarea şi desfăşurarea cursurilor de pregătire pentru personalul din domeniul informării şi relaţiilor publice;

j)participă la elaborarea documentaţiei utilizate pentru pregătirea profesională;

k)organizează convocările de instruire a personalului cu atribuţii de informare şi relaţii publice/a purtătorilor de cuvânt din structurile M.A.I.;

l)asigură participarea la acţiuni de reprezentare, seminare, simpozioane, cursuri, organizate în ţară şi în afara ţării, cu aprobarea conducerii M.A.I.;

m)propune conducerii M.A.I. încheierea de convenţii, protocoale şi alte asemenea documente privind domeniul propriu de activitate, cu organismele precizate în diagrama de relaţii, şi avizează documentele similare încheiate de unităţile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

n)asigură preluarea rapidă a oricăror solicitări în format electronic şi transmiterea acestora structurilor competente din cadrul Direcţiei, în vederea soluţionării;

o)transmite mass-mediei materialele de informare publică privind activitatea desfăşurată de către instituţiile M.A.I., precum şi răspunsurile la solicitările în format electronic soluţionate la nivelul Direcţiei;

p)asigură postarea pe site-ul instituţional şi pe celelalte medii online autorizate a materialelor de informare publică privind activitatea desfăşurată de către instituţiile M.A.I.;

q)organizează evenimente de relaţii publice la nivelul Direcţiei sau cu implicarea altor structuri ale M.A.I.;

r)iniţiază, organizează, desfăşoară sau participă la campanii de comunicare;

s)asigură îmbunătăţirea permanentă a site-urilor gestionate la nivelul Direcţiei.

Art. 19

(1)Serviciul pregătire şi politici de comunicare are următoarea componenţă:

I.Compartimentul politici de comunicare

II.Compartimentul pregătire şi informare internaţională

III.Compartimentul suport comunicaţional şi evenimente

IV.Compartimentul design şi administrare web

(2)_

I.Compartimentul politici de comunicare are următoarele atribuţii:

a)proiectează strategia şi conceptele strategice ale M.A.I. în domeniul informării şi relaţiilor publice, precum şi planurile de implementare ale acestora;

b)elaborează, anual, proiectul Planului de informare şi relaţii publice al M.A.I.;

c)realizează proiectele de dispoziţii interne privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor în domeniul informării şi relaţiilor publice;

d)iniţiază proiecte de standarde şi proceduri în domeniul informării şi relaţiilor publice;

e)elaborează puncte de vedere la proiectele de acte normative ale M.A.I., în domeniile din competenţa Direcţiei;

f)sprijină organizarea campaniilor şi evenimentelor de relaţii publice desfăşurate de unităţile centrale ale M.A.I./inspectorate generale/structuri similare;

g)desfăşoară sau participă la controale de fond şi controale tematice, în domeniile din competenţa Direcţiei, la structurile M.A.I.;

h)asigură participarea şi reprezentarea Direcţiei sau a M.A.I., în baza mandatului acordat, la activităţile interdepartamentale, interministeriale şi/sau internaţionale aferente domeniului de competenţă;

i)participă la activităţile de schimb de experienţă din domeniul de competenţă al Direcţiei;

j)realizează proiecte de convenţii, protocoale şi alte asemenea documente de cooperare cu organismele precizate în diagrama de relaţii şi avizează documentele similare încheiate de unităţile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

k)elaborează Planul de îndrumare, sprijin şi control al Direcţiei în domeniul informării şi relaţiilor publice.

II.Compartimentul pregătire şi informare internaţională are următoarele atribuţii:

a)participă la organizarea, planificarea şi desfăşurarea cursurilor de iniţiere în carieră, precum şi a cursurilor de capacitate/specializare pentru întreg personalul din domeniul informării şi relaţiilor publice din unităţile M.A.I.;

b)organizează convocările de instruire a personalului cu atribuţii de informare şi relaţii publice/a purtătorilor de cuvânt din structurile M.A.I.;

c)participă la elaborarea documentaţiei utilizate pentru pregătirea profesională, precum şi la organizarea, planificarea şi desfăşurarea cursurilor de pregătire pentru personalul din domeniul informării şi relaţiilor publice;

d)participă la activităţile de control, consultanţă şi îndrumare în unităţile centrale şi teritoriale ale M.A.I.;

e)organizează simpozioane, mese rotunde, convocări, pe probleme din domeniul informării şi relaţiilor publice, în cadrul programelor de pregătire a personalului M.A.I. cu atribuţii în aceste domenii;

f)elaborează Planul de relaţii internaţionale al Direcţiei;

g)participă, potrivit Planului de relaţii internaţionale al Direcţiei, la întruniri internaţionale;

III.Compartimentul suport comunicaţional şi evenimente are următoarele atribuţii:

a)asigură preluarea rapidă a oricăror solicitări în format electronic şi transmiterea acestora structurilor competente din cadrul Direcţiei, în vederea soluţionării;

b)transmite mass-mediei materialele de informare publică privind activitatea desfăşurată de către instituţiile M.A.I., precum şi răspunsurile la solicitările în format electronic soluţionate la nivelul Direcţiei;

c)asigură postarea pe site-ul instituţional şi pe celelalte medii online autorizate a materialelor de informare publică privind activitatea desfăşurată de către instituţiile M.A.I.;

d)preia de la celelalte structuri ale M.A.I. materiale pentru paginile web gestionate;

e)înregistrează şi pune la dispoziţia conducerii Direcţiei solicitările primite pe adresa de e-mail instituţională;

f)organizează evenimente de relaţii publice la nivelul Direcţiei sau cu implicarea altor structuri ale M.A.I.;

g)iniţiază, organizează, desfăşoară sau participă la campanii de comunicare;

h)asigură concepţia de vizibilitate a M.A.I., prin proiectarea unor materiale de promovare, ca suport al campaniilor de comunicare desfăşurate la nivelul M.A.I.;

i)participă la activităţile de control şi îndrumare în unităţile centrale şi teritoriale ale M.A.I.;

j)asigură participarea şi reprezentarea Direcţiei sau a M.A.I., în baza mandatului acordat, la activităţile interdepartamentale, interministeriale şi/sau internaţionale aferente domeniului de competenţă;

k)realizează Calendarul de activităţi de relaţii publice desfăşurate de structurile M.A.I.

IV.Compartimentul design şi administrare web are următoarele atribuţii:

a)concepe, realizează şi administrează site-urile web gestionate la nivelul Direcţiei, în colaborare cu personalul de specialitate;

b)administrează serverul web care găzduieşte site-urile aparţinând Direcţiei, în colaborare cu structura de specialitate a M.A.I.;

c)prezintă propuneri de implementare a politicilor de relaţii publice la nivelul instituţiei, în spaţiul virtual;

d)participă la realizarea materialelor de promovare a imaginii M.A.I. prin utilizarea graficii computerizate.

SECŢIUNEA 3: Atribuţiile Compartimentului documente clasificate şi secretariat

Art. 20

Compartimentul documente clasificate şi secretariat are următoarele obiective, derivate din obiectivul general al Direcţiei:

a)gestionează, conform reglementărilor legale în vigoare, documentele ce conţin informaţii clasificate;

b)desfăşoară activităţii de secretariat, potrivit dispoziţiilor legale incidente domeniului.

Art. 21

Compartimentul documente clasificate şi secretariat are următoarele atribuţii specifice:

a)primeşte, înregistrează, distribuie, ţine evidenţa şi expediază corespondenţa la nivelul Direcţiei;

b)organizează evidenţa audienţelor acordate de către conducerea Direcţiei;

c)asigură evidenţa, manipularea şi păstrarea ordinelor, instrucţiunilor şi a altor acte normative cu caracter intern, gestionate la nivelul Direcţiei, şi verifică periodic existenţa acestora;

d)centralizează şi întocmeşte informări periodice privind activităţile planificate şi desfăşurate la nivelul Direcţiei;

e)organizează, la nivelul Direcţiei, evidenţa şi manipularea ştampilelor şi sigiliilor;

f)coordonează activitatea de îndosariere şi arhivare a documentelor din evidenţa unităţii;

g)întocmeşte, potrivit reglementărilor interne, dispoziţia zilnică a directorului Direcţiei;

h)gestionează, potrivit actelor normative în vigoare, declaraţiile de avere şi de interese pentru personalul Direcţiei;

i)întocmeşte, lunar, situaţia răspândirilor personalului Direcţiei;

j)gestionează evidenţa sesizărilor, reclamaţiilor, cererilor şi petiţiilor adresate conducerii Direcţiei, urmăreşte soluţionarea, în termen, a acestora şi întocmeşte informări periodice, potrivit reglementărilor interne în vigoare;

k)întocmeşte procesul-verbal al şedinţelor de lucru ale conducerii Direcţiei şi monitorizarea executării sarcinilor stabilite;

l)aprovizionează personalul Direcţiei cu rechizite şi materiale consumabile, necesare desfăşurării activităţii curente;

m)multiplică documentele şi materialele necesare unităţii, în conformitate cu dispoziţiile conducerii Direcţiei;

n)gestionează evidenţa bunurilor materiale aflate în folosinţa personalului unităţii;

o)controlează, periodic, la nivelul serviciilor, modul în care se realizează evidenţa, întocmirea, păstrarea şi circuitul documentelor, precum şi modul de lucru pe linia fondului arhivistic;

p)îndeplineşte atribuţii specifice pe linia protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit actelor normative în vigoare;

q)gestionează problematica privind resursele umane, precum şi pregătirea personalului Direcţiei.

CAPITOLUL VI: Dispoziţii finale

Art. 22

Prevederile prezentului regulament se aduc la cunoştinţa întregului personal care este obligat să le cunoască şi să le aplice, în părţile ce îl privesc.

Art. 23

Centrul cultural al M.A.I., Secţia asistenţă religioasă şi Centrul multimedia al M.A.I., structuri subordonate Direcţiei, elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionare, care se aprobă conform normelor legale în vigoare.

Art. 24

Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul regulament.

-****-

ANEXA nr. 1: Diagrama de relaţii ale Direcţiei informare şi relaţii publice

ANEXA nr. 2: Organigrama Direcţiei informare şi relaţii publice

ANEXA nr. 3: Fişa postului (director)

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcţia informare şi relaţii publice

Fişa postului

(A)Identificarea postului

1.Compartimentul: conducerea Direcţiei informare şi relaţii publice (Direcţia)

2.Denumirea postului: director

3.Poziţia postului în statul de organizare: 1

4.Relaţii cu alte posturi:

4.1.relaţii ierarhice: este subordonat nemijlocit secretarului de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi Guvernul şi are în subordine directă întregul personal al Direcţiei, precum şi pe şeful Centrului cultural al Ministerului Afacerilor Interne, al Secţiei asistenţă religioasă şi pe cel al Centrului multimedia;

4.2.relaţii funcţionale: conduce întreaga activitate a Direcţiei şi coordonează activitatea Centrului cultural al Ministerului Afacerilor Interne, a Secţiei asistenţă religioasă şi a Centrului multimedia, precum şi a structurilor de relaţii publice din inspectoratele generale şi celelalte unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne (M.A.I.);

4.3.relaţii de control: controlează activitatea personalului Direcţiei şi a structurilor subordonate, precum şi activitatea structurilor de profil din inspectoratele generale şi din instituţiile de învăţământ ale M.A.I.;

4.4.relaţii de colaborare: colaborează pe probleme de interes comun - în conformitate cu actele normative în vigoare, ordinele şi protocoalele aprobate de ministrul administraţiei şi internelor - cu instituţiile şi organismele specializate în activităţi similare, în scopul îndeplinirii atribuţiilor din domeniul de competenţă;

4.5.relaţii de reprezentare: reprezintă M.A.I. în domeniul informării şi relaţiilor publice, în raporturile cu celelalte autorităţi şi instituţii publice din ţară şi străinătate; angajează Direcţia în raporturi cu persoane juridice şi fizice, situaţie în care poate da împuternicire de reprezentare altor persoane din subordine.

5.Definirea sumară a atribuţiilor postului:

Directorul Direcţiei asigură elaborarea, fundamentarea şi punerea în practică a Strategiei de informare şi relaţii publice a M.A.I., organizează, coordonează, îndrumă, controlează şi răspunde de modul de aplicare a prevederilor legale din domeniul său de activitate în structurile instituţiei.

(B)Cerinţele postului

1.Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie

2.Gradul profesional necesar ocupantului postului: subcomisar de poliţie

3.Pregătirea necesară ocupantului postului:

3.1.pregătire de bază: studii superioare de lungă durată cu diplomă de licenţă sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna;

3.2.pregătire de specialitate: studii de master sau postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată, în ştiinţe juridice, comunicare publică, jurnalism, relaţii publice, sociologie, administraţie publică sau management;

3.3.alte cunoştinţe: orice alt curs corespunzător cerinţelor postului;

3.4.autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor: autorizaţie de lucru cu documente clasificate, clasa secrete de stat, nivelul strict secret;

3.5.limbi străine: o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel cel puţin bine.

4.Experienţă:

4.1.vechime în muncă, din care în M.A.I.: 5 ani/5 ani;

4.2.vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei;

4.3.vechime în funcţii de conducere în M.A.I.: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale M.A.I.;

4.4.perioada pentru acomodarea cu cerinţele postului: 6 luni.

5.Aptitudini şi abilităţi necesare: manageriale (organizatorice, decizionale, de planificare, conducere, coordonare şi control), lucru sub presiunea timpului, diplomaţie, capacitate de analiză, sinteză, spirit de observaţie, abilitate, operativitate şi oportunitate în luarea deciziilor legale

6.Atitudini necesare/Comportament solicitat: sociabilitate, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), trăsături pozitive de caracter, exigenţă, obiectivitate, spirit critic şi organizatoric, fermitate şi consecvenţă în acţiuni

7.Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere

8.Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere

(C)Condiţii specifice de muncă

1.Locul de muncă: sediul unităţii

2.Programul de lucru: 8 ore/zi, 5 zile/săptămână

3.Deplasări curente: conform atribuţiilor de serviciu

4.Condiţii deosebite de muncă: stres, activitate sub presiunea timpului şi expunere la radiaţii electromagnetice

5.Riscuri implicate de post: expunerea la radiaţiile electromagnetice

6.Compensări: sporuri salariale prevăzute de legislaţia în vigoare şi concediu de odihnă suplimentar

(D)Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului

Sarcini, îndatoriri şi responsabilităţi:

a)conduce activitatea Direcţiei pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, conform prevederilor legale;

b)coordonează activitatea de elaborare şi actualizare a Strategiei de informare şi relaţii publice a M.A.I. şi controlează realizarea acesteia;

c)participă la organizarea şi desfăşurarea conferinţelor de presă ale conducerii instituţiei;

d)dispune efectuarea unor studii şi controale tematice pe domeniile din competenţă în structurile instituţiei;

e)iniţiază şi dezvoltă, prin unitatea specializată, relaţii de colaborare internaţională cu structuri similare din alte ţări, pe bază de reciprocitate, în cadrul acordurilor guvernamentale şi ministeriale;

f)prezintă periodic informări, în şedinţele conducerii şi Colegiului M.A.I., cu principalele concluzii rezultate din activitatea de relaţii publice şi face propuneri pentru eficientizarea muncii în acest domeniu;

g)convoacă, periodic sau când situaţia o impune, şefii serviciilor şi compartimentelor de relaţii publice din structurile M.A.I., în vederea stabilirii unor strategii, acţiuni şi sarcini comune, precum şi pentru analiza activităţii desfăşurate şi executarea unor dispoziţii ale conducerii M.A.I., pe linie de informare şi relaţii publice;

h)prezintă conducerii M.A.I., lunar, analize ale activităţilor de informare şi relaţii publice desfăşurate la nivelul instituţiei;

i)răspunde nemijlocit de întărirea capacităţii operative a Direcţiei, de aplicarea în practică a planului de alarmare şi de actualizarea documentelor specifice de lucru;

j)răspunde de organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue a personalului Direcţiei în condiţii optime;

k)răspunde, potrivit competenţelor, de încadrarea posturilor din statul de organizare al Direcţiei cu personal corespunzător cerinţelor acestora;

l)avizează numirea purtătorilor de cuvânt/ofiţerilor de relaţii publice din structurile instituţiei;

m)semnează corespondenţa Direcţiei cu unităţile M.A.I., cu alte autorităţi sau instituţii publice, persoane juridice ori fizice;

n)organizează şi desfăşoară audienţe şi asigură soluţionarea petiţiilor cetăţenilor, potrivit competenţelor;

o)organizează şi conduce şedinţele de analiză ale conducerii Direcţiei privind stadiul îndeplinirii sarcinilor şi atribuţiilor ce revin serviciilor, birourilor şi compartimentelor unităţii, stabilind măsuri de eficientizare a activităţi;

p)aprobă planurile de activităţi ale serviciilor din Direcţie, al Centrului cultural al M.A.I. şi al Centrului multimedia;

q)participă ca invitat la şedinţele Colegiului M.A.I.;

r)participă la şedinţele Comisiei de dialog social şi acţionează pentru respectarea parteneriatelor cu societatea civilă din perspectiva competenţelor proprii domeniului de activitate al Direcţiei;

s)asigură implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate prevăzute la art. 86 alin. (1) din Standardele naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 585/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

ş)coordonează, îndrumă, controlează şi răspunde de modul de aplicare în M.A.I. a prevederilor legale din domeniul de competenţă.

(E)Standarde de performanţă asociate postului

1.Indicatori cantitativi: asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor ce revin Direcţiei şi postului pe care îl ocupă.

2.Indicatori calitativi: asigură un management performant al activităţilor de informare şi relaţii publice, conform prevederilor legale, cerinţelor postului, ordinelor şi dispoziţiilor conducerii ministerului.

3.Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor specifice, cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.

4.Timp: îndeplineşte atribuţiile ce îi revin în timpul programului de lucru; alocă timp cu prioritate pentru activităţi de proiectare strategică, conducere şi control al activităţilor de comunicare şi relaţii publice.

5.Utilizarea resurselor: angrenează personalul în activităţi de concepţie, analiză şi sinteză; dezvoltă la subordonaţi sentimentul de loialitate faţă de instituţie şi integritate morală.

6.Mod de realizare: individual şi în echipă, în colaborare cu alte structuri ale aparatului central.

Secretar de stat,

........................

Titularul postului

........................

ANEXA nr. 4: Fişa postului (director adjunct)

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcţia informare şi relaţii publice

AVIZAT

........................

Departamentul de informaţii şi protecţie internă

Fişa postului

(A)Identificarea postului

1.Compartimentul: conducerea Direcţiei informare şi relaţii publice (Direcţia)

2.Denumirea postului: director adjunct

3.Poziţia postului în statul de organizare: 2

4.Relaţii cu alte posturi:

4.1.relaţii ierarhice: este subordonat nemijlocit directorului Direcţiei. Coordonarea nemijlocită a activităţii structurilor unităţii va fi stabilită prin dispoziţie a directorului Direcţiei;

4.2.relaţii funcţionale: coordonează activitatea de specialitate a structurilor din subordine, în vederea respectării prevederilor ordinelor ministrului administraţiei şi internelor, dispoziţiilor secretarilor de stat, ale secretarului general şi ale directorului Direcţiei;

4.3.relaţii de control: controlează activitatea serviciilor Direcţiei pe care le coordonează, precum şi a structurilor de presă scrisă şi audiovizuală din unităţile centrale, inspectoratele generale şi unităţile teritoriale ale acestora şi din instituţiile de învăţământ ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare M.A.I.;

4.4.relaţii de reprezentare: reprezintă Direcţia, potrivit mandatului acordat, pentru fiecare caz în parte, de către directorul Direcţiei.

5.Definirea sumară a atribuţiilor postului:

Asigură elaborarea, actualizarea şi aplicarea în practică a strategiei în domeniile presă scrisă şi audiovizuală, la nivelul structurilor instituţiei. Este funcţionarul de securitate al Direcţiei.

(B)Cerinţele postului

1.Categoria de personal care poate ocupa postul: ofiţer

2.Gradul profesional necesar ocupantului postului: subcomisar de poliţie

3.Pregătirea necesară ocupantului postului:

3.1.pregătire de bază: studii superioare de lungă durată cu diplomă de licenţă ori studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna;

3.2.pregătire de specialitate: studii de masterat sau postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialităţile: comunicare publică, jurnalism, relaţii publice, juridic, ştiinţe administrative, management sau administraţie publică;

3.3.alte cunoştinţe: orice alt curs corespunzător cerinţelor postului;

3.4.autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor: autorizaţie de acces la documente clasificate secrete de stat, nivelul strict secret;

3.5.limbi străine: o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel cel puţin bine.

4.Experienţă:

4.1.vechime în muncă, din care în M.A.I.: 5 ani/5 ani;

4.2.vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei;

4.3.vechime în funcţii de conducere în M.A.I.: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale M.A.I.;

4.4.Perioade de acomodare la cerinţele postului: 6 luni.

5.Aptitudini şi abilităţi necesare: manageriale (organizatorice, decizionale, de planificare, conducere, coordonare şi control), lucru sub presiunea timpului, diplomaţie, capacitate de analiză, sinteză, spirit de observaţie, operativitate şi oportunitate în luarea deciziilor legale

7.Parametrii privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere

8.Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere.

(C)Condiţii specifice de muncă

1.Locul de muncă: sediul unităţii;

2.Programul de lucru: 8 ore/zi, 5 zile/săptămână;

3.Deplasări curente: la analize, controale, evaluări profesionale, conferinţe, simpozioane, festivităţi cultural-artistice organizate în unităţile şi structurile M.A.I. şi în afara acestuia, conform planificării aprobate de directorul Direcţiei;

4.Condiţii deosebite de muncă: stres, activitate sub presiunea timpului, expunere la radiaţii electromagnetice;

5.Riscuri implicate de post: expunerea la radiaţii electromagnetice;

6.Compensări: sporuri salariale şi concedii suplimentare pentru lucrul sub efectul radiaţiilor electromagnetice.

(D)Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului

Sarcini, îndatoriri şi responsabilităţi:

a)elaborează şi supune spre aprobarea conducerii unităţii normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;

b)întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune spre avizarea Departamentului de informaţii şi protecţie internă (D.I.P.I.), iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia;

c)coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia;

d)asigură relaţionarea cu D.I.P.I. în ceea ce priveşte coordonarea activităţii şi a controlului măsurilor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;

e)monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora;

f)consiliază conducerea unităţii în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate;

g)informează conducerea unităţii cu privire la vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h)acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai D.I.P.I., potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;

i)organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate;

j)asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;

k)actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces;

l)întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate în unitate pe clase şi niveluri de secretizare;

m)prezintă conducătorului unităţii propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul D.I.P.I.;

n)efectuează, cu aprobarea conducerii unităţii, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate;

o)este responsabil pentru implementarea şi asigurarea măsurilor de securitate, conform normelor în vigoare;

p)pune la dispoziţia şefului Componentei de securitate pentru tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor lista cu certificatele de securitate/autorizaţiile de acces la informaţii clasificate deţinute de personalul unităţii;

q)monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;

r)exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii;

s)coordonează activitatea de îndeplinire a sarcinilor ce revin Compartimentului secretariat şi documente clasificate, precum şi a altor servicii şi compartimente pe care le are în coordonare;

ş)contribuie la elaborarea şi actualizarea concepţiei privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor din domeniul specific;

t)prezintă spre aprobare directorului Direcţiei documentele de organizare şi planificare a activităţilor structurilor pe care le coordonează, precum şi acţiunile ce implică cheltuieli materiale şi financiare;

ţ)organizează şi conduce, săptămânal, şedinţe de lucru şi de analiză la nivelul structurilor coordonate;

u)prezintă directorului Direcţiei propuneri privind recompensarea personalului subordonat care s-a evidenţiat în executarea sarcinilor;

v)organizează, la ordin, şi conduce activităţi de îndrumare, control şi evaluare a activităţilor de comunicare la structurile din M.A.I.;

w)concepe şi urmăreşte derularea programelor de cooperare în domeniile din competenţă, asigurând dezvoltarea sistemului relaţional;

x)răspunde de ordinea şi disciplina în cadrul serviciilor pe care le coordonează;

y)prezintă periodic informări/analize directorului Direcţiei privind activitatea profesională.

(E)Standarde de performanţă asociate postului

1.Indicatori cantitativi: asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor ce îi revin.

2.Indicatori calitativi: asigură un management performant al activităţilor de relaţii publice, analiză mass-media, precum şi al celor din domeniul presei scrise şi audiovizuale.

4.Timp: îndeplineşte atribuţiile ce îi revin în timpul programului de lucru; alocă timp cu prioritate pentru activităţi de proiectare strategică, îndrumare şi control al activităţilor de comunicare publică.

5.Utilizarea resurselor: antrenarea personalului în activităţi de concepţie, analiză şi sinteză; dezvoltarea la subordonaţi a sentimentului de loialitate faţă de instituţie şi a integrităţii morale

6.Mod de realizare: individual şi în echipă, în colaborare cu alte structuri ale aparatului central al M.A.I.

Director,

........................

Titularul postului

........................

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 295 din data de 23 mai 2013