METODOLOGIE din 20 ianuarie 2014 privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene
Art. 1
(1)Experţii/Delegaţii români care călătoresc în interesul serviciului pentru a participa, în condiţiile prevăzute de Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene la reuniunile formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene şi participarea activă la reuniunile Consiliului European, au dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport.
(2)Sunt rambursabile, în sensul prezentei metodologii şi în conformitate cu prevederile Deciziei nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului prevăzute în anexa nr. 2 la ordin.
Art. 2
Rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului se face prin Ministerul Afacerilor Externe, din contul deschis exclusiv acestei destinaţii la o unitate bancară din ţară, din linia bugetară fixă alocată României în acest scop de la Consiliul Uniunii Europene.
Art. 3
Cheltuielile de cazare, diurnă şi alte cheltuieli ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului sunt în responsabilitatea directă a instituţiei care a aprobat deplasarea, conform normelor legale în vigoare.
Art. 4
(1)Pentru rambursarea cheltuielilor de transport, fiecare beneficiar întocmeşte un dosar, denumit în continuare dosarul rambursării, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.
(2)Responsabilitatea privind certificarea în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii documentelor conţinute de dosarul rambursării revine în exclusivitate instituţiei care a aprobat deplasarea.
(3)Fiecare instituţie interesată de rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii, deleagă o persoană titulară şi o persoană supleantă pentru a o reprezenta în relaţia cu Ministerul Afacerilor Externe. Informarea Ministerului Afacerilor Externe cu privire la numele persoanelor delegate se va face în termen de 15 zile de la data publicării ordinului în Monitorul Oficial al României.
(4)Dosarul rambursării se depune la sediul Ministerului Afacerilor Externe în fiecare zi de marţi, între orele 08:30 şi 16:30, de către persoana delegată, pe baza delegaţiei anexate la dosar, dosarele incomplete fiind restituite în vederea completării.
Art. 5
Costurile biletelor de avion achiziţionate se vor rambursa pentru clasele economic şi business, pentru ruta uzuală/normală şi la cel mai favorabil preţ disponibil la momentul efectuării deplasării.
Art. 6
Solicitările pentru rambursarea cheltuielilor de transport se fac pentru deplasările efectuate în anul în curs, excepţie făcând cele aferente perioadei noiembrie-decembrie, pentru care data-limită de depunere este 15 februarie a anului următor.
Art. 7
Cheltuielile de transport includ, pe lângă costul biletului de avion, şi suma reprezentând asigurarea medicală pe perioada deplasării.
Art. 8
În cazul în care deplasarea s-a efectuat şi în altă locaţie decât cea unde are loc întâlnirea, se va rambursa jumătate din costul cheltuielilor de transport.
Art. 9
În cazul participării, în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă, şi la alte întâlniri decât cea care face obiectul rambursării, se va achita integral costul transportului, în baza unei declaraţii pe propria răspundere a instituţiei solicitante, conform căreia nu a fost rambursat costul deplasării de către altă instituţie/entitate, iar prin prelungirea duratei de deplasare nu a fost majorat costul transportului. În lipsa declaraţiei se va achita jumătate din costul transportului.
Art. 10
În cazul în care deplasarea s-a efectuat cu aeronave speciale (aeronave militare, zboruri charter, taxi aerian etc.), se va ataşa la factura ce cuprinde costurile totale pentru zbor lista pasagerilor cu nume şi funcţie, urmând ca rambursarea costului transportului să se facă proporţional doar pentru membrii delegaţiei care au participat efectiv la întâlnire.
-****-
ANEXĂ: DOSARUL RAMBURSĂRII privind documentele în baza cărora se rambursează cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene
1.Cererea de rambursare
2.Împuternicirea, în original, a ordonatorului de credite pentru persoana care certifică conformitatea cu originalul a fiecărei pagini din dosarului rambursării
3.Documentele de participare:
- anunţul de convocare a reuniunii/communication/agenda provizorie;
- aprobarea internă a deplasării;
- lista cu participanţii în sală/formularul galben/legitimaţie.
4.Documentele de transport:
- bilet de avion însoţit de:
- boarding pass dus şi boarding pass întors; sau, după caz,
- declaraţie pe propria răspundere pentru pierdere;
- bilet de tren;
- asigurare medicală;
- factura în lei; şi, după caz,
- declaraţia în cazul participării la mai multe întâlniri în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă.
5.Documentele de plată:
- ordin de plată;
- extrasul de cont al unităţii de trezorerie privind certificarea efectuării plăţii.
6.Datele de identificare:
- unitatea de trezorerie; şi
- contul unde se va face rambursarea.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 176 din data de 11 martie 2014