Document embed

REGULAMENT din 8 iulie 2016 de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general

CAPITOLUL I: Dispoziţii generale

Art. 1

Direcţia secretariat general îşi desfăşoară activitatea în baza prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale prezentului regulament.

Art. 2

Direcţia secretariat general este unitate de specialitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare minister, fără personalitate juridică, la nivel de direcţie, cu competenţă teritorială generală în domeniul său de activitate, coordonată de secretarul general, care asigură:

a)derularea operaţiunilor tehnice privind primirea, evidenţa, trierea, repartizarea, urmărirea soluţionării, multiplicarea, manipularea, selecţionarea documentelor adresate ministrului afacerilor interne, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului sau expediate de către aceştia altor structuri/organizaţii, precum şi clasarea, arhivarea, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, conservarea şi folosirea acestora, după caz;

b)traducerea corespondenţei primite de conducerea ministerului;

c)activităţile de relaţii cu publicul;

d)activităţi de informare-documentare;

e)gestionarea paginii de intranet a ministerului din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;

f)gestionarea arhivei proprii neclasificate a aparatului central al ministerului;

g)organizarea şi desfăşurarea unor activităţi de protocol intern la nivelul conducerii ministerului;

h)implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de ministrul afacerilor interne, secretarii de stat, subsecretarii de stat, secretarul general, secretarii generali adjuncţi şi consilierii conducerii ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele conducerii ministerului, pe de o parte, şi la nivelul direcţiei, pe de altă parte;

i)organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului;

j)preşedinţia şi secretariatul Comisiei centrale de selecţionare a documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului;

k)prelucrarea automată a datelor şi valorificarea informaţiilor prin proceduri informatice.

Art. 3

(1)Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, Direcţia secretariat general cooperează cu unităţile aparatului central, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile şi ordonanţele Guvernului, ordinele, înţelegerile şi protocoalele aprobate de ministrul afacerilor interne, precum şi cu instituţii şi organisme similare din ţară şi străinătate.

(2)Diagrama de relaţii a Direcţiei secretariat general este prevăzută în anexa nr. 1.

Art. 4

Activitatea Direcţiei secretariat general este concepută şi se desfăşoară în conformitate cu prevederile actelor normative şi precizărilor metodologice care reglementează domeniul său de competenţă, pe baza principiilor: cooperării, legalităţii, nediscriminării, echidistanţei, disponibilităţii, priorităţii interesului public, profesionalismului, confidenţialităţii şi transparenţei.

Art. 5

Atribuţiile generale şi specifice ale personalului din cadrul serviciilor sunt cele prevăzute în prezentul regulament, precum şi în fişele posturilor.

CAPITOLUL II: Organizarea Direcţiei secretariat general

Art. 6

(1)Structura organizatorică a Direcţiei secretariat general cuprinde:

a)conducerea;

b)Structura de securitate pentru conducerea ministerului;

c)Serviciul secretariat;

d)Serviciul relaţii cu publicul;

e)Serviciul intranet şi documentare;

f)Serviciul cabinete;

g)Serviciul arhivă.

(2)Organigrama Direcţiei secretariat general este prevăzută în anexa nr. 2.

Art. 7

Relaţiile în cadrul Direcţiei secretariat general sunt ierarhice, de conducere sau de subordonare, iar între structurile din componenţă, de cooperare.

Art. 8

Direcţia secretariat general coordonează, sprijină, îndrumă şi controlează, pe linia activităţilor specifice, compartimentele de profil din unităţile aparatului central şi din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului.

CAPITOLUL III: Atribuţiile Direcţiei secretariat general

Art. 9

(1)Direcţia secretariat general are următoarele obiective generale:

a)asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;

b)organizează activitatea de relaţii cu publicul la nivelul conducerii ministerului;

c)realizează fluxul de informare-documentare, în domeniile de activitate specifice instituţiei, necesar conducerii ministerului şi specialiştilor;

d)gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;

e)organizează serviciul la cabinetele demnitarilor;

f)organizează unele activităţi de protocol intern la nivelul conducerii ministerului;

g)stabileşte concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţilor în unităţile aparatului central şi în instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea şi soluţionarea petiţiilor, păstrarea şi evidenţa arhivei proprii neclasificate, activitatea de protocol intern.

(2)Direcţia secretariat general are următoarele atribuţii principale:

a)asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, trierea şi circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului;

b)gestionează şi monitorizează îndeplinirea dispoziţiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor, conform rezoluţiilor;

c)asigură multiplicarea materialelor, conform dispoziţiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;

d)efectuează activităţi de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului şi Sub/Comisia de dialog social;

e)asigură organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului;

f)asigură primirea, evidenţa, trierea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului;

g)asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petiţiile adresate ministrului afacerilor interne, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general şi secretarilor generali adjuncţi;

h)organizează activitatea de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel;

i)consiliază cetăţenii care se adresează conducerii ministerului;

j)gestionează toate apelurile telefonice primite prin "Linia telefonică deschisă" a ministerului şi "Linia telefonică antidiscriminare";

k)organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei;

l)realizează mape documentare pe domeniile specifice de activitate ale ministerului şi asigură difuzarea acestora către structurile interesate;

m)asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;

n)gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;

o)asigură organizarea şi desfăşurarea unor activităţi de protocol intern la nivelul conducerii ministerului;

p)asigură serviciul la cabinetele demnitarilor;

q)asigură organizarea, administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;

r)asigură implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei;

s)organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu;

t)desfăşoară activităţi specifice pentru asigurarea securităţii şi sănătăţii în muncă la nivelul conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei;

u)desfăşoară activităţi specifice pentru apărarea împotriva incendiilor la nivelul direcţiei;

v)execută activităţi de îndrumare, sprijin şi control, pe liniile specifice de muncă, în unităţile din aparatul central al ministerului, în instituţiile şi structurile din subordinea/cadrul ministerului;

w)gestionează şi asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Direcţiei secretariat general sunt:

1.a) proiecte de ordine şi instrucţiuni ale ministrului afacerilor interne, pe liniile de muncă din competenţă;

2.b) concepţii şi metodologii de organizare şi desfăşurare a activităţilor din domeniile secretariat, relaţii cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivă - periodic şi conform dispoziţiilor;

3.c) ordinul de zi pe minister;

4.d) documente de deplasare pentru personalul din conducerea ministerului;

5.e) documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Colegiului ministerului şi ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, minute) - la nevoie;

6.f) documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Sub/Comisiei de dialog social (convocări, ordine de zi, minute);

7.g) corespondenţa cu unităţile din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile din subordinea/cadrul ministerului, cu alte instituţii, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

8.h) informări privind activitatea de primire, evidenţă, examinare şi soluţionare a petiţiilor adresate conducerii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/cadrul ministerului, precum şi de primire în audienţă a cetăţenilor/personalului ministerului, la acest nivel;

9.i) buletine de informare şi documentare - bimestrial;

10.j) sinteze documentare - trimestrial;

11.k) informări documentare pentru conducerea ministerului;

12.l) note de fundamentare, note-raport, liste, planuri de măsuri privind unele activităţi de protocol intern, la nivelul conducerii ministerului;

13.m) Nomenclatorul arhivistic al documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului;

14.n) planurile principalelor activităţi ale structurilor din componenţă - anual şi trimestrial;

15.o) fişele de sarcini pentru fiecare structură din componenţă în parte - lunar;

16.p) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare structură din componenţă în parte şi pentru întreaga direcţie;

17.q) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin şi control desfăşurată de personalul desemnat, pe domeniile de competenţă specifice structurilor din componenţă;

18.r) rapoarte privind activitatea desfăşurată la nivelul direcţiei şi al structurilor din componenţă - semestrial şi anual;

19.s) analizele şi standardele ocupaţionale pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul direcţiei;

20.t) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităţilor specifice;

21.u) cerinţe de securitate specifice sistemelor informatice şi de comunicaţii, denumite în continuare SIC;

22.v) proceduri operaţionale de securitate ale SIC;

23.w) planul anual de prevenire a corupţiei la nivelul direcţiei;

24.x) raportări semestriale şi anuale cu privire la activităţile desfăşurate la nivelul direcţiei, în vederea prevenirii faptelor de corupţie;

25.y) planul propriu anual al direcţiei pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul aparatului central al ministerului;

26.z) planul de alarmare a personalului direcţiei;

27.aa) planul direcţiei de protecţie şi intervenţie, în situaţii de urgenţă, pentru efectivele, bunurile şi documentele din imobilul situat în Piaţa Revoluţiei;

28.bb) planul direcţiei de evacuare, în situaţii de urgenţă, a efectivelor, bunurilor şi documentelor dispuse în imobilul situat în Piaţa Revoluţiei;

29.cc) programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul direcţiei;

30.dd) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire şi protecţie, instrucţiuni proprii de securitate şi sănătate în muncă pentru conducerea ministerului şi pentru personalul direcţiei;

31.ee) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din direcţie.

CAPITOLUL IV: Conducerea Direcţiei secretariat general

Art. 10

Conducerea Direcţiei secretariat general este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncţi.

Art. 11

Directorul Direcţiei secretariat general este şeful direct al întregului personal şi răspunde în faţa conducerii ministerului de întreaga activitate a personalului Direcţiei secretariat general, îndeplinind atribuţiile din fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 12

În exercitarea actului de conducere, directorul Direcţiei secretariat general:

a)reprezintă direcţia în relaţiile cu şefii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/cadrul ministerului, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competenţelor legale;

b)planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile direcţiei;

c)coordonează Direcţia secretariat general şi Centrul de contact al ministerului;

d)emite dispoziţii obligatorii personalului din subordine pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum şi a ordinelor şi instrucţiunilor emise de ministrul afacerilor interne şi urmăreşte executarea acestora;

e)deleagă atribuţii din competenţa sa directorilor adjuncţi sau altor persoane din subordine, în condiţiile legilor şi ale actelor normative în vigoare, cu excepţia atribuţiilor care îi sunt delegate de şefii superiori ierarhic.

Art. 13

Directorii adjuncţi se subordonează nemijlocit directorului Direcţiei secretariat general şi răspund de organizarea, planificarea, desfăşurarea, controlul, sprijinirea şi îndrumarea întregii activităţi a structurilor pentru care au delegare de competenţe şi îndeplinesc atribuţiile prevăzute în fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 4 şi 5.

CAPITOLUL V: Atribuţiile structurilor din Direcţia secretariat general

Art. 14

(1)Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute şi gestionate de conducerea ministerului şi de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi este condusă de secretarul general al ministerului.

(2)Atribuţiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a)elaborează şi supune aprobării secretarului general normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;

b)întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă (DIPI), iar, după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia;

c)coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor;

d)asigură relaţionarea cu Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă, în vederea coordonării activităţii şi controlării măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;

e)monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor;

f)consiliază şi informează conducerea ministerului şi personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate (vulnerabilităţi, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);

g)acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;

h)organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului şi de la cabinetele demnitarilor care au acces la informaţii clasificate;

i)asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

j)actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

k)întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase şi niveluri de secretizare;

l)prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate;

m)efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, verificări privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate la nivelul cabinetelor;

n)exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a)programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării DIPI;

b)planul tematic de pregătire a personalului pe linia protecţiei informaţiilor clasificate pentru conducerea ministerului şi personalul de la cabinetele demnitarilor, precum şi temele lunare.

Art. 15

(1)Serviciul secretariat are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidenţa şi circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului şi al direcţiei şi asigurarea protecţiei informaţiilor clasificate la nivelul direcţiei.

(2)Atribuţiile principale ale Serviciului secretariat sunt următoarele:

I.Atribuţii în domeniul secretariat:

a)primeşte, înregistrează, triază, repartizează şi expediază corespondenţa adresată ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului;

b)verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanţa dintre actele normative enumerate şi conţinut, în vederea promovării acestora;

c)organizează şi desfăşoară activităţi pe linie de registratură, documente clasificate şi curierat;

d)asigură evidenţa termenelor pentru lucrările cu dispoziţii rezolutive ale conducerii ministerului şi monitorizează îndeplinirea acestora;

e)repartizează, anual, grupele cu numere de înregistrare pentru unităţile din aparatul central al ministerului;

f)ţine evidenţa literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate şi neclasificate) la nivelul conducerii ministerului şi al direcţiei;

g)ţine evidenţa ştampilelor şi matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului şi de personalul direcţiei şi răspunde de manipularea şi păstrarea lor;

h)asigură evidenţa corespondenţei şi a activităţilor zilnice ale secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului şi contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

i)organizează, împreună cu Serviciul relaţii cu publicul, primirea cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la conducerea ministerului şi urmăreşte executarea dispoziţiilor date cu aceste ocazii;

j)execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor, conform dispoziţiilor conducerii ministerului;

k)cooperează cu ofiţerul de serviciu principal pe minister pe linia activităţilor specifice;

l)acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile din aparatul central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile din subordinea/cadrul ministerului, pe linia specifică de activitate;

m)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea ministerului;

n)asigură personalul de serviciu pe unitate în ture şi redactarea ordinului de zi pe minister.

II.Atribuţii pe linia documentelor clasificate: asigură respectarea măsurilor procedurale privind accesul la informaţii clasificate şi evidenţa autorizărilor, precum şi a regulilor privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul şi distrugerea documentelor clasificate, în conformitate cu Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Direcţia secretariat general.

III.Atribuţii pe linie de registratură şi exploatare a sistemului informatic:

a)asigură primirea, evidenţa, înregistrarea, introducerea în baza de date şi manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;

b)întocmeşte documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;

c)asigură accesul la informaţiile, datele şi documentele aflate în evidenţă, în limitele competenţelor stabilite de director şi în conformitate cu reglementările în vigoare;

d)asigură prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat sunt:

a)metodologia privind circuitul documentelor;

b)fişe de evidenţă a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;

c)note de prezentare, circulare şi corespondenţă, conform dispoziţiilor conducerii ministerului;

d)documente privind organizarea, desfăşurarea cursurilor de specialitate şi evaluarea cursanţilor, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;

e)planificarea serviciului de zi pe direcţie;

f)registrul cu ordine de zi pe minister;

g)registrul cu dispoziţii şi dispoziţii de zi ale directorului;

h)documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului şi efectivul direcţiei;

i)ordine de tragere cu armamentul.

Art. 16

(1)Serviciul relaţii cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor/rapoartelor personale adresate conducerii ministerului şi organizează activitatea de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel.

(2)Atribuţiile principale ale Serviciului relaţii cu publicul sunt următoarele:

I.Atribuţii pe linie de petiţii şi audienţe:

a)primeşte şi înregistrează petiţiile cetăţenilor, ale organizaţiilor neguvernamentale şi ale instituţiilor, din ţară şi străinătate, transmise instituţiei prin poştă, fax sau e-mail ori depuse la ghişeul "Relaţii cu publicul";

b)analizează problematica petiţiilor şi, după caz:

1.le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalităţii de soluţionare;

2.le trimite unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/cadrul ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată, pentru soluţionare şi răspuns petentului;

3.când situaţia o impune, solicită unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/cadrul ministerului, cărora le-au fost repartizate pentru soluţionare, trimiterea către Direcţia secretariat general - Serviciul relaţii cu publicul a rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului şi/sau a altor instituţii;

4.în situaţia în care aspectele semnalate excedează sferei de competenţă a ministerului, redirecţionează petiţiile către instituţiile abilitate să le soluţioneze şi informează, în scris, petentul şi/sau instituţia care a remis petiţia ministerului despre acest demers;

c)formulează şi comunică răspunsuri către petenţi, din dispoziţia conducerii ministerului;

d)analizează periodic petiţiile înregistrate şi elaborează informări pentru conducerea ministerului şi pentru public;

e)cooperează cu structurile centrale şi teritoriale similare din cadrul ministerului, precum şi cu instituţiile guvernamentale şi neguvernamentale competente în materie de soluţionare a petiţiilor;

f)primeşte, verifică antiterorism, cartează şi expediază unităţilor competente corespondenţa primită prin poşta civilă;

g)asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiţii-audienţe (procedură informatică de evidenţă a petiţiilor);

h)prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audienţă/ieşire la raport, organizează primirea cetăţenilor în audienţă şi urmăreşte îndeplinirea dispoziţiilor date cu aceste prilejuri;

i)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, din instituţiile şi structurile aflate în subordinea ministerului.

II.Atribuţiile Centrului de consiliere:

a)asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relaţiile cu publicul;

b)participă la definirea cadrului legal şi procedural al activităţii de relaţii cu publicul;

c)informează cetăţenii cu privire la drepturile şi modalităţile de a se adresa conducerii ministerului;

d)acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile aparatului central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului, în domeniul activităţii de relaţii cu publicul;

e)îi primeşte şi îi consiliază, prin ofiţerii desemnaţi, pe cetăţenii care solicită acest lucru şi monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în domeniul de competenţă al instituţiei;

f)sprijină şi îndrumă cetăţenii către structurile şi instituţiile desemnate prin lege să le soluţioneze cererile.

III.Atribuţia ghişeului "Relaţii cu publicul": asigură datele, îndrumările şi informaţiile solicitate de către cetăţeni din domeniul de competenţă al ministerului.

IV.Atribuţia compartimentului "Linia telefonică antidiscriminare": gestionează, conform procedurilor, apelurile telefonice primite de la cetăţeni prin "Linia telefonică deschisă", "Linia telefonică antidiscriminare" şi prin celelalte posturi telefonice din serviciu.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relaţii cu publicul sunt:

a)informare semestrială şi anuală privind organizarea şi desfăşurarea, la nivelul unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/cadrul ministerului, a activităţii de primire şi soluţionare a petiţiilor, precum şi de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport;

b)note de prezentare şi propuneri de soluţionare a petiţiilor adresate conducerii ministerului;

c)adrese de înaintare/reîndrumare a petiţiilor a căror soluţionare intră în competenţa altor instituţii;

d)răspunsuri către petenţi şi instituţiile care au transmis petiţiile;

e)note de clasare a petiţiilor;

f)adrese de răspuns şi materiale însoţitoare, pentru unităţile din aparatul central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului care solicită informaţii despre petenţi.

Art. 17

(1)Serviciul intranet şi documentare este structura specializată unică ce are ca obiective principale coordonarea fluxului de informare şi documentare, în domeniile de activitate specifice instituţiei, la nivel central şi la nivelul structurilor subordonate, asigurarea traducerii corespondenţei conducerii ministerului.

(2)Atribuţiile principale ale Serviciului intranet şi documentare sunt următoarele:

I.Atribuţii pe linie de informare-documentare:

a)asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere şi specialiştilor, pe specificul activităţilor structurilor centrale şi principalelor componente ale ministerului, pentru cunoaşterea şi asimilarea datelor şi informaţiilor de profil, inclusiv din structurile similare străine;

b)formulează propuneri privind conţinutul Buletinului de informare şi documentare, denumit în continuare B.I.D., şi al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, şi le prezintă directorului, în vederea obţinerii aprobării conducerii ministerului;

c)prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. şi în sintezele documentare, inclusiv cele care au fost elaborate de specialişti din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;

d)asigură prelucrarea informatică a datelor, prin crearea, actualizarea şi gestionarea bazelor de date specifice;

e)asigură analiza şi sinteza surselor documentare interne şi externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, şi efectuează traducerea şi prelucrarea documentară a acestora;

f)exploatează şi valorifică baza documentară şi biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare şi informări documentare periodice;

g)asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;

h)cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale şi cele asimilate, cu instituţiile de învăţământ şi cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităţilor şi priorităţilor de informare-documentare curente şi de perspectivă;

i)colaborează şi efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituţii publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;

j)cooperează cu serviciile din cadrul direcţiei şi cu unităţile aparatului central, pentru stabilirea şi elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referinţă;

k)asigură tehnoredactarea şi forma grafică a manuscriselor şi cooperează cu tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;

l)înregistrează, cataloghează şi stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificare şi exploatare;

m)gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare şi ţine evidenţa lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită;

n)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului.

II.Atribuţiile principale pe linie de intranet:

a)realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informaţiilor prezentate;

b)actualizează permanent informaţiile publicate de Direcţia secretariat general pe pagina de intranet a ministerului;

c)cooperează cu Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului.

III.Atribuţiile Centrului de multiplicare:

a)asigură copierea materialelor dispuse de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;

b)gestionează şi asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului şi consumului intern.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului intranet şi documentare sunt:

a)B.I.D., bimestrial;

b)sinteze documentare, trimestrial;

c)mape şi informări documentare;

d)sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;

e)materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului.

Art. 18

(1)Serviciul cabinete are ca obiectiv principal asigurarea serviciilor de specialitate la cabinetele ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului, precum şi organizarea şi desfăşurarea activităţilor de protocol intern la nivelul conducerii ministerului.

(2)Atribuţiile principale ale Serviciului cabinete sunt următoarele:

I.Atribuţii pe linie de protocol intern:

a)execută activitatea de secretariat tehnic, organizează şi monitorizează desfăşurarea şedinţelor Colegiului ministerului, Sub/Comisiei de dialog social, Comisiei paritare, de lucru cu sindicatele şi a celor de la nivelul conducerii ministerului;

b)întocmeşte minutele, procesele-verbale şi notele de sarcini rezultate din şedinţele de la nivelul conducerii ministerului;

c)monitorizează îndeplinirea sarcinilor şi respectarea termenelor stabilite de conducerea ministerului;

d)organizează, coordonează şi execută activităţi, măsuri şi acţiuni în vederea îndeplinirii atribuţiilor specifice;

e)organizează activităţile de conferire a distincţiilor şi însemnelor onorifice de către conducerea ministerului şi ţine evidenţa acestora.

II.Atribuţii pe linia asigurării serviciilor la cabinete:

a)organizează şi asigură serviciul de secretariat la cabinetele conducerii ministerului şi contribuie la realizarea sarcinilor din agendele de lucru;

b)asigură fluxul de documente clasificate şi neclasificate şi evidenţa acestora la cabinetele conducerii ministerului;

c)îndeplineşte sarcini administrative şi de protocol la nivelul cabinetelor conducerii ministerului.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului cabinete sunt:

a)corespondenţa cu unităţile din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile din subordinea/cadrul ministerului, cu alte instituţii, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

b)evidenţe, raportări la solicitarea conducerii ministerului;

c)ordinea de zi, tematica şi notele cu sarcinile rezultate din şedinţele Colegiului ministerului şi din şedinţele de conducere;

d)ordinea de zi, tematica, minutele şi procesele-verbale ale şedinţelor Sub/Comisiei de dialog social;

e)documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.).

Art. 19

(1)Serviciul arhivă este structura specializată ce are ca obiective principale administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului.

(2)Atribuţiile principale ale Serviciului arhivă sunt următoarele:

I.Atribuţiile pe linie de evidenţă a arhivei:

a)preia în depozitele proprii documentele neclasificate create în unităţile din aparatul central al ministerului, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege;

b)asigură aplicarea şi respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce priveşte organizarea şi funcţionarea depozitelor de arhivă, evidenţa şi conservarea documentelor, prin efectuarea activităţilor specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentelor de evidenţă, inventarierea documentelor fără evidenţă, selecţionarea, păstrarea şi conservarea documentelor;

c)întocmeşte şi actualizează Nomenclatorul arhivistic, pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum şi alte norme tehnice;

d)asigură consultanţă de specialitate tuturor unităţilor din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;

e)asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei informaţiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităţilor din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat şi de serviciu, prin paza şi conservarea documentelor, pe timp de pace;

f)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unităţile ministerului;

g)întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecţiei antiincendiu şi antiefracţie a depozitului de arhivă.

II.Atribuţiile principale pe linie de cercetare a arhivei:

a)întreprinde activităţi de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior fişiere cu temele extrase din informaţiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;

b)organizează şi desfăşoară acţiuni de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative şi de executare efectivă a operaţiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informaţiilor din documente, în eventualitatea unor pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c)execută cercetarea documentelor, în scopul rezolvării petiţiilor şi a cererilor persoanelor fizice şi juridice referitoare la recunoaşterea unor drepturi;

d)creează, gestionează şi actualizează baza de date centralizată cu privire la unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului care deţin acte şi date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informaţii din baza de date centralizată;

e)pune la dispoziţia cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;

f)întreţine şi dezvoltă relaţii de specialitate cu Arhivele Naţionale, cu alte instituţii de cultură, prin participarea la activităţi comune, ca: sesiuni de comunicări ştiinţifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g)întreţine relaţii cu instituţii similare din ţară, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convenţiilor şi înţelegerilor stabilite.

(3)Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului arhivă sunt:

a)Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;

b)regulamentul de organizare şi funcţionare a sălii de studiu;

c)regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor şi de copiere efectivă a acestora;

d)referate de cercetare şi răspunsuri către petenţi;

e)registrele de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice;

f)procesele-verbale ale şedinţelor comisiei centrale de selecţionare a documentelor din minister;

g)rapoarte, referate, note, procese-verbale şi modele de tipizate privind inventarierea şi predarea-primirea documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării şi conservării documentelor, dotări şi amenajări ale spaţiilor de depozitare.

CAPITOLUL VI: Dispoziţii finale

Art. 20

Întregul personal al Direcţiei secretariat general are obligaţia de a cunoaşte prevederile prezentului regulament în părţile care îl privesc.

Art. 21

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentul regulament.

-****-

ANEXA nr. 1:

ANEXA nr. 2:

ANEXA nr. 3: FIŞA POSTULUI

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcţia secretariat general

CAPITOLUL 1: A. Identificarea postului

1.Compartimentul: Direcţia secretariat general/Conducerea

2.Denumirea postului: director

3.Poziţia postului în statul de organizare: 1

4.Relaţii:

a)ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Afacerilor Interne şi are în subordine directorii adjuncţi, şefii de serviciu şi directorul Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne;

b)funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

c)de control: directorii adjuncţi, şefii de servicii din subordine şi directorul Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Direcţia secretariat general, pe de altă parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităţilor de protocol intern la nivelul conducerii ministerului; controlul activităţii personalului din direcţie şi în domeniile de specialitate la structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

d)de coordonare: directorii adjuncţi, şefii de servicii şi Centrul de contact al Ministerului Afacerilor Interne;

e)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

f)de colaborare: cu omologii din structuri similare ale altor instituţii;

g)de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea şi structurile ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate.

5.Definirea sumară a atribuţiilor postului:

Elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor specifice direcţiei; planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de directorii adjuncţi, de şefii de serviciu din subordine şi de directorul Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; asigură organizarea şi desfăşurarea acţiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispoziţiilor; gestionează activitatea de primire şi soluţionare a petiţiilor/audienţelor la nivelul conducerii ministerului.

CAPITOLUL 2: B. Cerinţele postului

1.Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie

2.Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef

3.Pregătire:

3.1.de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;

3.2.de specialitate: studii postuniversitare, studii universitare de master ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei sau în domeniul management;

3.3.alte cunoştinţe: în domeniile: militar/poliţienesc, juridic, economic, comunicare, management general, administraţie publică, secretariat, relaţii cu publicul;

3.4.limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională, la nivel mediu.

4.Experienţă:

4.1.vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 7/5 ani;

4.2.vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei;

4.3.vechime în funcţii de conducere: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne;

4.4.perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni.

5.Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator, comunicator şi conducător, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

6.Atitudini necesare/Comportament: abordare diplomatică a situaţiilor-problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic

7.Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere

8.Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere

CAPITOLUL 3: C. Condiţii specifice de muncă

1.Locul de muncă:

2.Programul de lucru:

3.Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate

4.Condiţii deosebite de muncă:

- activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională;

- schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative;

- ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

- nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă;

- necesitatea asigurării confidenţialităţii activităţii;

- expunere la radiaţii electromagnetice, stres.

5.Riscuri implicate de post: -

6.Compensări: sporuri conform prevederilor legale

Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă.

CAPITOLUL 4: D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului

(1)Sarcini şi îndatoriri:

1.a) elaborează concepţia de organizare a activităţilor specifice direcţiei şi asigură transpunerea acesteia în practică;

2.b) ori de câte ori este nevoie prezintă secretarului general corespondenţa adresată ministrului afacerilor interne, asigurând informarea asupra conţinutului documentelor;

3.c) urmăreşte realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului care conţin rezoluţii, măsuri sau propuneri cu termene precise;

4.d) verifică existenţa tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

5.e) asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului;

6.f) urmăreşte înscrierea corectă a datelor în ordinul de zi pe Ministerul Afacerilor Interne şi îl semnează;

7.g) semnează documente de transport pentru personalul de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne şi foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

8.h) semnează documente privind prezenţa personalului de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

9.i) semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

10.j) verifică modul în care au fost pregătite şi organizate şedinţele de la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne, asigurând secretariatul şedinţelor Sub/Comisiei de dialog social;

11.k) stabileşte responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat şi petiţii) adresate conducerii ministerului;

12.l) repartizează spre soluţionare structurilor responsabile documente adresate conducerii Ministerului Afacerilor Interne, conform ordinelor în vigoare;

13.m) solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile Ministerului Afacerilor Interne, în vederea prezentării la conducerea ministerului;

14.n) controlează modul de desfăşurare a activităţilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul şi metodele de muncă ale directorilor adjuncţi, şefilor de serviciu şi directorului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne;

15.o) asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în planul propriu al direcţiei pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;

16.p) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control la unităţile din aparatul central, la inspectoratele generale şi la celelalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne, pe liniile specifice de muncă;

17.q) întocmeşte aprecierile de serviciu ale directorilor adjuncţi;

18.r) organizează, conduce şi controlează activitatea personalului din structurile direcţiei;

19.s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmăreşte cum se desfăşoară şi cum se asigură evaluarea întregului personal;

20.t) asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate şi managementului riscurilor pentru activităţile specifice;

21.u) organizează categoriile de servicii (permanent sau ofiţer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unităţii;

22.v) numeşte, prin dispoziţie, personalul care va exercita atribuţii în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea şi sănătatea în muncă, situaţii de urgenţă, personalul care va întocmi şi va actualiza fişele Registrului de riscuri al Direcţiei secretariat general, precum şi consilierul de integritate;

23.w) numeşte, prin dispoziţie, persoanele din direcţie responsabile de gestionarea tehnicii de informatică şi a materialelor din evidenţa direcţiei;

24.x) asigură măsurile pentru păstrarea în condiţii de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare şi verifică, trimestrial, modul lor de depozitare;

25.y) urmăreşte realizarea circuitului lucrărilor de secretariat şi petiţiilor la nivelul conducerii ministerului;

26.z) deschide petiţiile adresate conducerii ministerului de către cetăţeni, inclusiv cele marcate confidenţial/personal, le analizează şi le repartizează în funcţie de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată;

27.aa) semnează, în numele conducerii ministerului, răspunsuri adresate petenţilor;

28.bb) urmăreşte modul de organizare şi desfăşurare a activităţilor de primire a cetăţenilor în audienţă de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

29.cc) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului şi stabileşte conţinutul şi planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicaţiile de specialitate;

30.dd) analizează şi propune spre aprobare conţinutul buletinelor de informare şi documentare şi al sintezelor documentare;

31.ee) urmăreşte şi coordonează activitatea de actualizare a informaţiilor pe pagina de intranet a Ministerului Afacerilor Interne;

32.ff) coordonează activitatea de protocol intern la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

33.gg) urmăreşte respectarea normelor metodologice în ceea ce priveşte prelucrarea şi gestionarea arhivei aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;

34.hh) urmăreşte activitatea de întocmire şi actualizare a Nomenclatorului arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne şi de gestionare a fondului arhivistic;

35.ii) solicită Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă efectuarea de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate şi autorizaţiei de acces la informaţii clasificate pentru angajaţii proprii şi din structuri subordonate;

36.jj) aprobă listele cu personalul verificat şi avizat pentru lucrul cu informaţii clasificate şi evidenţa deţinătorilor de certificate de securitate şi autorizaţii de acces şi le comunică Departamentului de informaţii şi protecţie internă;

37.kk) întocmeşte lista informaţiilor secrete de stat şi a termenelor de menţinere în nivelurile de secretizare şi o supune aprobării, potrivit legii;

38.ll) stabileşte obiectivele, sectoarele şi locurile din zona de competenţă care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor secrete de stat;

39.mm) solicită asistenţă de specialitate Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă pentru coordonarea activităţii şi controlarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor secrete de stat;

40.nn) supune avizării Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi asigură aplicarea acestuia;

41.oo) elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate;

42.pp) întocmeşte ghidul pe baza căruia se va realiza încadrarea corectă şi uniformă în nivelurile de secretizare a informaţiilor clasificate;

43.qq) asigură aplicarea şi respectarea regulilor generale privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea informaţiilor secrete de serviciu şi secrete de stat şi interdicţiile de reproducere şi circulaţie, în conformitate cu actele normative în vigoare;

44.rr) comunică Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, potrivit competenţelor, lista funcţiilor din subordine care necesită acces la informaţii clasificate;

45.ss) la încheierea contractelor individuale de muncă (de orice natură) precizează obligaţiile ce revin părţilor pentru protecţia informaţiilor clasificate în interiorul şi în afara unităţii, în timpul programului şi după terminarea acestuia, precum şi la încetarea activităţii în cadrul direcţiei;

46.tt) asigură organizarea activităţii funcţionarului de securitate şi compartimentelor speciale pentru gestionarea informaţiilor clasificate, precum şi includerea acestuia în sistemul permanent de pregătire şi perfecţionare în condiţiile legii;

47.uu) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecţia informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, şi controlează modul de respectare a acestora în cadrul direcţiei;

48.vv) solicită suportul logistic necesar pentru implementarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, conform legii;

49.ww) analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puţin semestrial, modul în care funcţionarul de securitate şi personalul autorizat asigură protecţia informaţiilor clasificate;

50.xx) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate şi, pe baza acesteia, dispune măsuri în consecinţă, conform legii;

51.yy) sesizează Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă în legătură cu eventualele incidente şi riscuri de securitate la adresa informaţiilor clasificate;

52.zz) dispune efectuarea de cercetări şi, după caz, sesizează organele de urmărire penală în situaţia compromiterii informaţiilor clasificate;

53.aaa) asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul direcţiei;

54.bbb) implementează managementul riscurilor de corupţie în Direcţia secretariat general şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor la corupţie;

55.ccc) asigură folosirea judicioasă a bunurilor materiale din dotare;

56.ddd) organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie, în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;

57.eee) îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională nici propria persoană şi nici alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;

58.fff) îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora;

59.ggg) comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie pe care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie;

60.hhh) aduce la cunoştinţa şefului ierarhic şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.

(2)Responsabilităţi:

- de planificare: planificarea activităţii direcţiei;

- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor;

- de lucru cu publicul: -;

- de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor direcţiei;

- accesul la informaţii: secrete de stat, nivelul "strict secret de importanţă deosebită".

CAPITOLUL 5: E. Standarde de performanţă asociate postului

1.Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate; asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor ce revin direcţiei şi postului pe care îl ocupă.

2.Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete.

3.Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor, respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.

4.Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia.

5.Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale şi materiale aflate la dispoziţie.

6.Mod de realizare: individual, prin delegare de competenţe către directorii adjuncţi sau către şefii de servicii şi prin îndeplinirea atribuţiilor în conformitate cu legislaţia, ordinele, instrucţiunile, dispoziţiile şi procedurile formalizate specifice.

Ministrul afacerilor interne,

.................................

Secretar general,

.................................

Titularul postului,

.................................

ANEXA nr. 4: FIŞA POSTULUI

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcţia secretariat general

CAPITOLUL 1: A. Identificarea postului

1.Compartimentul: Direcţia secretariat general/Conducerea

2.Denumirea postului: director adjunct

3.Poziţia postului în statul de organizare: 2

4.Relaţii:

a)ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului şi direct secretarului general şi are în subordine serviciile dispuse de către directorul Direcţiei secretariat general prin procedura delegării de competenţe;

c)de control: control de specialitate asupra activităţii personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi, la nevoie, a altor structuri din componenţa ministerului;

d)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

e)de colaborare: cu directorii generali adjuncţi, directorii adjuncţi din structurile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii şi ale altor instituţii;

f)de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, pe baza delegaţiei de reprezentare.

5.Definirea sumară a atribuţiilor postului:

Planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, îndeplineşte atribuţiile funcţionarului de securitate la nivelul direcţiei.

CAPITOLUL 2: B. Cerinţele postului

1.Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie

2.Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef

3.Pregătire:

3.1.de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;

3.3.alte cunoştinţe: în domeniile: militar/poliţienesc, juridic, economic, comunicare, management general, administraţie publică, secretariat, relaţii cu publicul;

3.4.limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională, la nivel mediu.

4.Experienţă:

4.1.vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 7/5 ani;

4.2.vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;

4.3.vechime în funcţii de conducere: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne;

4.4.perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni.

5.Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact, discreţie şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

7.Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere

8.Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere

CAPITOLUL 3: C. Condiţii specifice de muncă

1.Locul de muncă:

2.Programul de lucru:

4.Condiţii deosebite de muncă:

- schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative;

- ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

- nivel ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă;

- necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări;

- expunere la radiaţii electromagnetice, stres.

5.Riscuri implicate de post: -

6.Compensări: sporuri conform prevederilor legale

Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă.

CAPITOLUL 4: D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului

(1)Sarcini şi îndatoriri:

1.a) îndeplineşte atribuţiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea direcţiei;

2.b) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcţiei;

3.c) coordonează activităţile de elaborare şi urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate şi managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competenţe;

4.d) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe;

5.e) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat şi ale secretarului general, după caz, conform dispoziţiei directorului;

6.f) monitorizează şi urmăreşte realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

7.g) întocmeşte, din dispoziţia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;

8.h) răspunde de conţinutul şi forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competenţe;

9.i) întocmeşte fişele de evaluare a activităţii profesionale desfăşurate de şefii serviciilor pentru care are delegare de competenţe;

10.j) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;

11.k) face propuneri privind concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe;

12.l) răspunde de organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe;

13.m) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile pentru care are delegare de competenţe;

14.n) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, desfăşurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competenţe, pe domeniile specifice de activitate;

15.o) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi întocmirea fişelor de autoevaluare;

16.p) coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate;

17.q) pune în aplicare şi verifică respectarea în cadrul direcţiei a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate şi a informaţiilor secrete de serviciu în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne;

18.r) întocmeşte programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate în cadrul direcţiei, pe care îl supune spre avizare Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă şi spre aprobare directorului. După aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia;

19.s) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia;

20.t) colaborează cu Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă, pe linia protecţiei informaţiilor clasificate;

21.u) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora;

22.v) consiliază conducerea direcţiei în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate;

23.w) informează conducerea direcţiei şi a Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

24.x) acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;

25.y) organizează, în colaborare cu Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă, activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate;

26.z) asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;

27.aa) actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;

28.bb) întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de direcţie, pe clase şi niveluri de secretizare;

29.cc) prezintă conducerii direcţiei propuneri pentru stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă în realizarea acestor demersuri;

30.dd) efectuează, cu aprobarea directorului, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate în cadrul direcţiei;

31.ee) exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii;

32.ff) răspunde de implementarea şi asigurarea măsurilor de securitate în domeniul INFOSEC, conform normelor în vigoare;

33.gg) pune la dispoziţia şefului Componentei de Securitate pentru tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor lista cu certificate de securitate/autorizaţii de acces la informaţii clasificate deţinute de personalul direcţiei;

34.hh) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;

35.ii) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;

36.jj) ţine evidenţa lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea Ministerului Afacerilor Interne, conform rezoluţiilor;

37.kk) asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Sub/Comisia de dialog social;

38.ll) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor de corupţie;

39.mm) asigură folosirea raţională şi prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare;

40.nn) organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;

41.oo) îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională nici propria persoană şi nici alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;

42.pp) îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora;

43.qq) comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie pe care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie;

44.rr) aduce la cunoştinţa şefului ierarhic locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.

(2)Responsabilităţi:

- de planificare: planificarea activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe;

- de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor;

- de lucru cu publicul: -;

- de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe;

- accesul la informaţii: secret de stat, nivelul "strict secret de importanţă deosebită".

CAPITOLUL 5: E. Standarde de performanţă asociate postului

1.Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului pe care îl ocupă.

2.Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete

3.Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.

4.Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia.

5.Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale aflate la dispoziţie.

6.Mod de realizare: individual şi prin colectivele pe care le coordonează.

Secretar general,

................................

Avizat

Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă

................................

Director

Direcţia secretariat general,

................................

Titularul postului,

................................

ANEXA nr. 5: FIŞA POSTULUI

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcţia secretariat general

CAPITOLUL 1: A. Identificarea postului

1.Compartimentul: Direcţia secretariat general/conducerea

2.Denumirea postului: director adjunct

3.Poziţia postului în statul de organizare: 3

4.Relaţii:

c)de control: control de specialitate asupra activităţii personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi, la nevoie, a altor structuri din componenţa ministerului;

d)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

5.Definirea sumară a atribuţiilor postului:

CAPITOLUL 2: B. Cerinţele postului

1.Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie

2.Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef

3.Pregătire:

3.1.de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;

3.3.alte cunoştinţe: în domeniile: militar/poliţienesc, juridic, economic, comunicare, management general, administraţie publică, secretariat, relaţii cu publicul;

3.4.limbi străine: cel puţin o limbă de circulaţie internaţională, la nivel mediu.