NORME din 8 octombrie 2013 pentru atribuirea contractelor de prestări de servicii privind organizarea în străinătate de către Autoritatea Naţională pentru Turism a evenimentelor de promovare şi dezvoltare a destinaţiilor, formelor şi produselor turistice, cu finanţare de la bugetul de stat şi din Fondul European de Dezvoltare Regională
CAPITOLUL I: Dispoziţii generale
Art. 1
(1)Prezentele norme reglementează procedura de atribuire a contractului de prestări de servicii privind organizarea în străinătate de către Autoritatea Naţională pentru Turism, denumită în continuare Autoritate, de evenimente şi misiuni cu rol în creşterea circulaţiei turistice în România sau cu impact în creşterea notorietăţii României ca destinaţie turistică şi/sau participarea la aceste evenimente şi misiuni în calitate de coorganizator, împreună cu asociaţiile profesionale, patronale şi organizaţiile neguvernamentale cu activitate în domeniul turismului, autorităţile administraţiei publice locale şi centrale, alte entităţi cu activitate cu impact în domeniul turismului, cu finanţare de la bugetul de stat şi din Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR), precum şi modalităţile de soluţionare a contestaţiilor formulate împotriva actelor emise în legătură cu aceste proceduri.
(2)Atribuirea contractelor de prestări de servicii prevăzute la alin. (1), finanţate din FEDR, se realizează cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului dezvoltării, lucrărilor publice şi locuinţelor şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 665/2.604/2008 privind aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile pentru domeniul major de intervenţie 5.3. "Promovarea potenţialului turistic şi crearea infrastructurii necesare, în scopul creşterii atractivităţii României ca destinaţie turistică" al axei prioritare "Dezvoltarea durabilă şi promovarea turismului" din cadrul Programului operaţional regional 2007-2013, cu modificările şi completările ulterioare.
(3)Pe parcursul întregului proces de achiziţie publică, astfel cum este reglementat în prezentele norme, la adoptarea oricărei decizii trebuie avute în vedere următoarele principii:
1.nediscriminarea;
2.tratamentul egal;
3.recunoaşterea reciprocă;
4.transparenţa;
5.proporţionalitatea;
6.eficienţa utilizării fondurilor.
(4)Aplicarea prezentelor norme se va face prin asigurarea utilizării eficiente a fondurilor în procesul de atribuire, prin promovarea concurenţei dintre operatorii economici şi garantarea nediscriminării, recunoaşterii reciproce şi tratamentului egal al operatorilor economici care participă la atribuirea contractului.
(5)Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, se vor lua toate măsurile necesare pentru evitarea apariţiei unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau manifestarea concurenţei neloiale. În cazul în care se constată apariţia unor astfel de situaţii, se va proceda la eliminarea efectelor rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptându-se, potrivit competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare şi altele asemenea ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legătură cu acestea.
(6)Prezentele norme respectă obligaţia de transparenţă şi asigură o publicitate adecvată pentru toţi operatorii economici cu sediul în ţară, precum şi pentru cei cu sediul într-un alt stat membru al Uniunii Europene, Autoritatea asigurând acces la informaţiile necesare referitoare la contractele ce vor fi încheiate, mai înainte de atribuirea lor, prin publicarea informaţiilor pe paginile de internet ale instituţiei, astfel încât operatorii economici să poată fi în măsură să îşi exprime interesul de a încheia contractul respectiv.
Art. 2
(1)Prezentele norme asigură cadrul organizatoric şi metodologia unitară privind organizarea şi desfăşurarea procedurilor pentru atribuirea contractului de prestări de servicii având ca obiect organizarea de evenimente şi misiuni cu rol în creşterea circulaţiei turistice în România sau cu impact în creşterea notorietăţii României ca destinaţie turistică şi/sau participarea la aceste evenimente şi misiuni în calitate de coorganizator, împreună cu asociaţiile profesionale, patronale şi cu organizaţiile neguvernamentale cu activitate în domeniul turismului, autorităţile administraţiei publice locale şi centrale, alte entităţi cu activitate cu impact în domeniul turismului, cu finanţare de la bugetul de stat şi din FEDR, precum şi criteriile de natură economică şi tehnică care vor sta la baza atribuirii acestor contracte, prin utilizarea sistemului concurenţial.
(2)În conformitate cu prevederile art. 16 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare (O.U.G. nr. 34/2006), obligativitatea respectării prevederilor actului normativ cadru în domeniul achiziţiilor publice se impune numai pentru contractele a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 şi se limitează numai la prevederile art. 35-38 şi 56 din O.U.G. nr. 34/2006 şi la aplicarea, pe tot parcursul procedurii de atribuire, a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006.
(3)În cazul în care contractul de prestări de servicii prevăzut la alin. (1) are ca obiect, alături de prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B la O.U.G. nr. 34/2006 şi prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2A la O.U.G. nr. 34/2006, prevederile alin. (1) sunt aplicabile numai dacă valoarea estimată a serviciilor incluse în anexa nr. 2B la O.U.G. nr. 34/2006 este mai mare decât valoarea estimată a serviciilor incluse în anexa nr. 2A la O.U.G. nr. 34/2006.
CAPITOLUL II: Dispoziţii aplicabile procedurii de achiziţie
SECŢIUNEA 1: Procedura aprobării organizării evenimentelor în străinătate
Art. 3
Prin eveniment se înţelege: orice eveniment cu rol în creşterea circulaţiei turistice în România sau cu impact în creşterea notorietăţii României ca destinaţie turistică, organizat în străinătate de către Autoritate sau la care Autoritatea participă în calitate de coorganizator, împreună cu asociaţiile profesionale, patronale şi organizaţiile neguvernamentale cu activitate în domeniul turismului, cu autorităţile administraţiei publice locale şi centrale şi alte entităţi cu activitate cu impact în domeniul turismului, de tipul: conferinţe de presă, mese rotunde, gale, seri româneşti, evenimente de tipul road-show, congrese, seminare, burse de turism, precum şi orice alte tipuri de evenimente culturale, artistice, sportive de imagine, organizate în vederea dezvoltării destinaţiilor, formelor şi produselor turistice.
Art. 4
Pentru organizarea evenimentelor de tipul celor menţionate la art. 3, se pot deconta cheltuieli în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 20/2012 privind aprobarea Programului multianual de marketing şi promovare turistică şi a Programului multianual de dezvoltare a destinaţiilor, formelor şi produselor turistice şi Ordinul ministrului dezvoltării, lucrărilor publice şi locuinţelor şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 665/2.604/2008, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 5
Propunerile privind organizarea acestor evenimente pot veni din partea reprezentanţelor de promovare turistică din străinătate, a direcţiei de specialitate iniţiatoare a acţiunii, instituţiilor publice, structurilor asociative din sfera autorităţilor administraţiilor publice locale, structurilor patronale şi profesionale cu atribuţii şi activităţi în domeniul turismului, entităţilor cu activităţi care pot avea impact în domeniul turismului.
SECŢIUNEA 2: Întocmirea documentaţiilor
SUBSECŢIUNEA 1: 2.1. Etape premergătoare
Art. 6
(1)În baza propunerilor elaborate de emitenţii prevăzuţi la art. 5, direcţia de specialitate cu atribuţii în domeniul realizării şi implementării programului multianual de marketing şi promovare turistică şi/sau direcţia de specialitate cu atribuţii în implementarea brandului, denumită în continuare direcţie de specialitate iniţiatoare a acţiunii, întocmeşte şi avizează referatul de necesitate pentru organizarea evenimentului şi îl înaintează pe circuitul intern de avizare cu minimum 30 de zile înainte de organizarea acţiunii, după care îl supune spre aprobare conducerii Autorităţii.
(2)Referatul de necesitate va cuprinde, în mod obligatoriu, informaţii privind: tema acţiunii şi relevanţa pentru România ca destinaţie turistică, avantajele ce decurg din organizarea evenimentului, informaţii despre importanţa evenimentului, perioada în care are loc evenimentul, scopul evenimentului, numărul şi structura invitaţilor, activităţile ce se vor desfăşura cu ocazia evenimentului, locaţia evenimentului, necesitatea achiziţionării serviciilor respective, determinarea obiectului achiziţiei, estimarea valorii, precum şi fundamentarea determinării acesteia, indicarea codului CPV al serviciului respectiv, indicarea sursei de finanţare: din bugetul de stat, cu precizarea capitolului din bugetul Autorităţii sau cu specificarea "proiect cu finanţare din fonduri externe nerambursabile (FEN), Programe din FEDR", precum şi efectele şi beneficiile previzionate a se obţine şi orice alte informaţii utile.
(3)Referatul de necesitate va fi însoţit de următoarele documente:
a)devizul estimativ, care va cuprinde identificarea tuturor serviciilor prestate sau produselor, dacă este cazul, şi valoarea totală estimată. Devizul va fi avizat de către direcţia de specialitate iniţiatoare a acţiunii şi de compartimentul cu atribuţii în domeniul economic;
b)fişa tehnică ce va cuprinde în mod obligatoriu enunţarea tuturor serviciilor ce fac obiectul contractului şi va fi întocmită şi avizată de către direcţia de specialitate iniţiatoare a acţiunii.
(4)În cazul procedurilor de achiziţie finanţate din FEN, programe din FEDR, se vor specifica categoriile de cheltuieli eligibile, cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului dezvoltării, lucrărilor publice şi locuinţelor şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 665/2.604/2008, cu modificările şi completările ulterioare.
(5)Estimarea valorii contractului se stabileşte înainte de iniţierea procedurii de atribuire, cu respectarea prevederilor O.U.G. nr. 34/2006.
Art. 7
(1)Pe baza referatului de necesitate menţionat la art. 6 şi a documentaţiei aferente, compartimentul cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice va elabora o notă justificativă care cuprinde informaţii cu privire la: alegerea procedurii, determinarea valorii estimate a contractului, alegerea cerinţelor minime de calificare, a criteriului de atribuire şi, eventual, a factorilor de evaluare şi a algoritmului de calcul, după caz, precum şi încadrarea achiziţiei în planul anual al achiziţiilor publice şi în vocabularul comun al achiziţiilor (CPV).
(2)În situaţia în care se impun cerinţe minime de calificare/selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară ori la capacitatea tehnică şi/sau profesională, nota justificativă va cuprinde, în mod obligatoriu, motivele alegerii acestor cerinţe.
SUBSECŢIUNEA 2: 2.2. Întocmirea şi conţinutul documentaţiei de selecţie
Art. 8
Documentaţia de selecţie care va fi promovată în vederea atribuirii contractului ce face obiectul prezentelor norme va include fişa de date a achiziţiei, caietul de sarcini, formularele şi clauzele contractuale obligatorii.
Art. 9
Fişa de date a achiziţiei va cuprinde, fără a se limita la cele ce urmează, cel puţin:
a)informaţii generale privind autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă (inclusiv telefon, fax, e-mail), persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;
b)instrucţiuni privind date-limită care trebuie respectate şi formalităţi care trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire;
c)criterii de calificare/selecţie privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage excluderea acestora din urmă, precum şi informaţiile/documentele prin care aceştia dovedesc faptul că nu se încadrează în cazurile ce justifică excluderea; criterii de calificare/selecţie privind situaţia economico-financiară, precum şi capacitatea tehnică şi profesională a operatorului economic; informaţii/documente pe care trebuie să le prezinte operatorul economic pentru evaluarea capacităţilor minime cu caracter economic şi tehnic, dacă acestea au fost impuse;
d)cuantumul garanţiei de participare şi al garanţiei de bună execuţie;
e)instrucţiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice şi financiare;
f)perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă;
g)informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire menţionat în caietul de sarcini, aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, corespunzător prevederilor prezentelor norme;
h)termenul în care se comunică rezultatul procedurii de selecţie;
i)denumirea şi adresa organismului competent de rezolvare a contestaţiilor; informaţii exacte privind termenele de depunere a contestaţiei şi, după caz, denumirea, adresa, numărul de telefon, numărul de fax şi adresa de e-mail a biroului de la care se pot obţine aceste informaţii;
j)sursa de finanţare;
k)numele persoanelor ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante;
l)informaţii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.
Art. 10
(1)Caietul de sarcini va include cerinţe/prescripţii/caracteristici care să permită achiziţia serviciilor vizate de Autoritate, cu respectarea necesităţilor acesteia. Cerinţele vor fi elaborate astfel încât să poată fi îndeplinite de prestatorii de specialitate din domeniul respectiv.
(2)Caietul de sarcini pentru fiecare eveniment va conţine descrierea serviciilor necesare pentru amenajarea spaţiilor interioare şi exterioare, pentru organizarea evenimentelor, precum închiriere sală, închiriere spaţiu amenajat, închiriere corturi, servicii de catering, cocktail, coffee break, serviciul hostess, serviciul de transport, redactare şi transmitere invitaţii, serviciul de traducere simultană, servicii hoteliere, realizare materiale şi obiecte promoţionale specifice etc., astfel cum sunt reglementate de Hotărârea Guvernului nr. 20/2012 şi de Ordinul ministrului dezvoltării, lucrărilor publice şi locuinţelor şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 665/2.604/2008, cu modificările şi completările ulterioare.
(3)Caietul de sarcini va cuprinde menţiunea referitoare la obligaţia organizatorului de eveniment a cărui ofertă a fost declarată câştigătoare de a redacta un raport detaliat asupra modului în care s-a desfăşurat evenimentul, la care se vor anexa fotografii pe suport electronic, înregistrări video - CD/DVD/memory stick etc., precum şi orice alte înscrisuri care vin în sprijinul dovedirii organizării evenimentului.
Art. 11
(1)Procedura se iniţiază printr-o invitaţie de participare, care se publică împreună cu documentaţia de selecţie pe paginile de internet ale instituţiei, cu cel puţin 10 (zece) zile înainte de data stabilită pentru deschiderea ofertelor, şi se transmite prin mijloace electronice către asociaţiile profesionale şi patronale din turism care sunt membre ale Consiliului Consultativ al Turismului.
(2)Reprezentanţele de promovare turistică vor transmite invitaţia de participare împreună cu documentaţia de selecţie şi la minimum 5 (cinci) firme specializate, cu cel puţin 10 (zece) zile înainte de data stabilită pentru deschiderea ofertelor, şi le vor publica pe pagina de internet a reprezentanţei.
(3)Invitaţia de participare va cuprinde:
a)denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail ale autorităţii contractante;
b)scurtă descriere a evenimentului;
c)data şi ora-limită stabilite pentru depunerea ofertelor;
d)limba/limbile în care trebuie elaborată oferta;
e)adresa la care se transmit ofertele;
f)termenul-limită până la care se pot depune ofertele şi data întrunirii comisiei de selecţie în vederea stabilirii ofertei câştigătoare;
g)modul de transmitere a ofertelor: în plic sigilat, cu ştampila ofertantului şi cu menţiunea "A nu se deschide înainte de data ........, orele ......";
h)perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă;
i)criteriul de selecţie, şi anume preţul cel mai scăzut, în condiţiile respectării cerinţelor caietului de sarcini;
j)criterii de calificare/selecţie privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage excluderea acestora din urmă, precum şi informaţiile/documentele prin care aceştia dovedesc faptul că nu se încadrează în cazurile ce justifică excluderea; criterii de calificare/selecţie privind situaţia economico-financiară, precum şi capacitatea tehnică şi profesională a operatorului economic; informaţii/documente pe care trebuie să le prezinte operatorul economic pentru evaluarea capacităţilor minime cu caracter economic şi tehnic, dacă acestea au fost impuse; cuantumul garanţiei de participare şi al garanţiei de bună execuţie;
k)termenul în care se comunică rezultatul procedurii de selecţie, calculat de la data deliberării comisiei de selecţie;
l)denumirea şi adresa organismului competent de rezolvare a contestaţiilor; informaţii exacte privind termenele de depunere a contestaţiei şi, după caz, denumirea, adresa, numărul de telefon, numărul de fax şi adresa de e-mail ale biroului de la care se pot obţine aceste informaţii;
m)data publicării invitaţiei de participare;
n)sursa de finanţare;
o)numele persoanelor ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante;
p)persoana de contact (nume, telefon, fax, e-mail) care poate să dea detalii suplimentare despre conţinutul caietului de sarcini şi despre program.
(4)Calculul termenelor se va face cu respectarea prevederilor art. 42 din prezentele norme.
Art. 12
Atribuirea contractului de prestări de servicii se va realiza pe baza criteriului "preţul cel mai scăzut în condiţiile respectării cerinţelor caietului de sarcini".
Art. 13
(1)Documentaţiile întocmite în etapa premergătoare, precum şi documentaţia de selecţie vor fi elaborate de direcţiile/compartimentele având atribuţii în derularea contractului de servicii ce urmează a fi încheiat, iar definitivarea acestora, incluzând avizarea şi aprobarea corespunzătoare, va respecta regulile şi procedurile interne aplicabile la nivelul Autorităţii.
(2)Formularele care vor fi incluse în documentaţie vor avea în vedere modelele utilizate în domeniul achiziţiilor publice, urmând să fie adaptate, pe cât posibil, la obiectul/specificul achiziţiei.
CAPITOLUL III: Procedura de atribuire a contractului de prestări de servicii pentru organizarea de evenimente
SECŢIUNEA 1:
Art. 14
(1)Atribuirea contractului de prestări de servicii se realizează pe bază de selecţie de oferte - procedura prin care orice operator economic are dreptul de a depune ofertă, urmând a fi selectată oferta care îndeplineşte condiţiile din caietul de sarcini pe baza criteriului de atribuire stabilit.
(2)Procedura va fi derulată de comisia de selecţie potrivit dispoziţiilor prezentului capitol.
SECŢIUNEA 2: 3.1. Calificarea ofertanţilor
Art. 15
Orice operator economic are dreptul de a participa, în condiţiile prezentelor norme, la procedura pentru atribuirea contractelor de prestări de servicii ce fac obiectul prezentelor norme.
Art. 16
(1)Orice operator economic are dreptul de a solicita clarificări privind caietul de sarcini.
(2)Autoritatea va răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi, cât mai repede posibil, la orice clarificare solicitată, într-o perioadă de maximum 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorului economic.
(3)Răspunsurile la clarificări, însoţite de întrebările aferente, vor fi publicate pentru toţi operatorii economici, fără a se dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective, nu mai târziu de două zile înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor, anexate anunţului de participare pe site-ul instituţiei şi/sau pe celelalte pagini de internet ale instituţiei, în funcţie de obiectul contractului.
(4)În cazul în care operatorul economic nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitate de a respecta termenul prevăzut la alin. (1), totuşi Autoritatea va răspunde la solicitarea de clarificare în măsura în care perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Art. 17
(1)Prin caietul de sarcini se pot solicita documente considerate necesare calificării.
(2)Documentele de calificare cuprind informaţii referitoare la:
a)situaţia personală a ofertantului: declaraţii emise în conformitate cu prevederile art. 180 şi 181 din O.U.G. nr. 34/2006, precum şi orice documente considerate edificatoare, din acest punct de vedere, în ţara de origine sau în ţara în care ofertantul este stabilit, cum ar fi: certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autorităţi competente din ţara respectivă;
b)capacitatea de exercitare a activităţii profesionale: documente edificatoare care să dovedească forma de înregistrare ca persoană fizică sau juridică şi, după caz, de atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile din ţara în care ofertantul este stabilit;
c)situaţia economică şi financiară: documente edificatoare care să dovedească situaţia economică şi financiară a ofertantului, astfel cum sunt reglementate de dispoziţiile art. 185 şi 186 din O.U.G. nr. 34/2006, precum declaraţii bancare corespunzătoare sau, după caz, dovezi privind asigurarea riscului profesional; bilanţul contabil sau extrase de bilanţ, în cazul în care publicarea acestor bilanţuri este prevăzută de legislaţia ţării în care este stabilit ofertantul; declaraţii privind cifra de afaceri globală sau, dacă este cazul, privind cifra de afaceri în domeniul de activitate aferent obiectului contractului într-o perioadă anterioară, ce vizează activitatea din cel mult ultimii 3 ani, în măsura în care informaţiile respective sunt disponibile etc.
Art. 18
Ofertantul are obligaţia de a prezenta toate documentele prevăzute în caietul de sarcini, în forma solicitată şi în condiţiile impuse de acesta. În caz contrar, comisia de selecţie numită în acest scop poate decide respingerea ofertei ca neconformă.
Art. 19
(1)Prin caietul de sarcini se va stabili şi perioada de valabilitate a ofertelor. Aceasta se va calcula astfel încât să se întindă până la momentul încheierii contractului.
(2)Perioada de valabilitate a ofertei reprezintă perioada de timp în care valoarea ofertei nu poate fi modificată.
SECŢIUNEA 3: 3.2. Depunerea ofertelor
Art. 20
Ofertele se depun la sediul Autorităţii, se înregistrează în registrul de intrări/ieşiri, specificându-se data şi ora, şi se păstrează nedeschise, urmând a fi puse la dispoziţia comisiei de selecţie constituite în acest scop.
SECŢIUNEA 4: 3.3. Modul de lucru al comisiei de selecţie
Art. 21
(1)Comisia de selecţie are obligaţia de a deschide ofertele şi, după caz, alte documente prezentate de participanţi, la data, ora şi în locul indicate în invitaţia de participare. În cazul în care devine necesară prelungirea termenului de depunere a ofertelor, Autoritatea are obligaţia de a preciza această modificare printr-o erată la invitaţia de participare, care trebuie însă publicată cu cel puţin 3 zile înainte de data anunţată iniţial pentru deschiderea ofertelor.
(2)Orice operator economic are dreptul de a fi prezent la deschidere. Comisia de selecţie nu are dreptul de a respinge o ofertă având ca singură motivaţie absenţa de la deschidere a ofertantului care a depus oferta respectivă.
Art. 22
(1)În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor comisia de selecţie verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.
(2)Plicurile vor fi deschise de preşedintele comisiei de selecţie, care are obligaţia de a preciza următoarele informaţii:
a)denumirea (numele) ofertanţilor;
b)modificările şi retragerile de oferte;
c)elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul;
d)orice alte detalii şi precizări pe care comisia de selecţie/negociere le consideră necesare.
(3)Nicio ofertă nu poate fi respinsă la deschidere, cu excepţia celor care se încadrează în una dintre următoarele situaţii:
a)au fost depuse după data şi ora-limită de depunere sau la o altă adresă decât cele stabilite în anunţul de participare;
b)nu sunt însoţite de garanţia de participare, în cuantumul, forma şi având perioada de valabilitate solicitate în documentaţia de selecţie.
Art. 23
(1)După deschiderea ofertelor, comisia de selecţie redactează un proces-verbal de deschidere a şedinţei, în care consemnează denumirea ofertanţilor, preţul ofertelor, precum şi toţi paşii urmaţi în cadrul respectivei şedinţe.
(2)Procesul-verbal se semnează de toţi membrii comisiei de selecţie şi de reprezentanţii împuterniciţi ai ofertanţilor, după care se comunică tuturor ofertanţilor participanţi la procedură.
Art. 24
(1)Pe parcursul analizării şi verificării documentelor prezentate de ofertanţi, comisia de selecţie are dreptul de a solicita clarificări sau completări ale acestora, fără însă ca răspunsul la acestea să modifice în mod substanţial propunerea financiară/tehnică.
(2)Clarificările solicitate nu trebuie să fie de natură să avantajeze un operator economic în detrimentul altuia.
Art. 25
(1)Orice decizie a comisiei de selecţie trebuie să întrunească votul majorităţii membrilor săi.
(2)În cazul în care apar eventuale divergenţe de păreri între membrii comisiei de selecţie, preşedintele acesteia are obligaţia de a solicita reanalizarea punctelor de divergenţă, în scopul finalizării în timp util a etapei de selecţie a ofertelor şi de stabilire a ofertei câştigătoare. În cazul în care comisia de selecţie nu ajunge la un acord, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii.
(3)Membrii comisiei de selecţie care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se ataşează la raportul procedurii de atribuire.
Art. 26
(1)Oferta este declarată inacceptabilă în următoarele situaţii:
a)se încadrează în categoria celor care nu au corespuns cerinţelor de funcţionare şi de performanţă prevăzute în caietul de sarcini;
b)a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare/selecţie, stabilite în caietul de sarcini sau nu a prezentat documente relevante în acest sens;
c)constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:
- în invitaţia de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative;
- respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini;
d)ofertantul nu transmite în perioada precizată de comisia de selecţie clarificările/completările solicitate;
e)preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară, depăşeşte valoarea estimată şi nu există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;
f)preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară, depăşeşte valoarea estimată şi, deşi există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, se constată existenţa cel puţin a uneia dintre următoarele situaţii:
1.preţul este cu mai mult de 10% mai mare decât valoarea estimată prevăzută în invitaţia de participare;
2.încheierea contractului la preţul respectiv ar conduce la eludarea aplicării acelor prevederi ale O.U.G. nr. 34/2006, care instituie obligaţii ale autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice;
g)în urma verificărilor efectuate de comisia de selecţie se constată că oferta are un preţ neobişnuit de scăzut, în sensul prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, pentru serviciul ce urmează a fi prestat, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini;
h)oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor art. 691 din O.U.G. nr. 34/2006, raportat la data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor.
(2)Oferta este considerată neconformă în următoarele situaţii:
a)nu satisface în mod corespunzător cerinţele din caietul de sarcini;
b)conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale stabilite în cadrul caietului de sarcini care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective;
c)conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate.
Art. 27
(1)Ofertele care nu se încadrează în niciuna dintre situaţiile prevăzute la art. 26 sunt singurele oferte care pot fi considerate admisibile.
(2)Oferta câştigătoare se stabileşte numai dintre ofertele admisibile şi numai pe baza criteriului de atribuire precizat în invitaţia de participare şi în documentaţia de selecţie.
Art. 28
Comisia de selecţie are obligaţia de a respinge toate ofertele declarate inacceptabile/neconforme.
Art. 29
(1)În urma şedinţei/şedinţelor de evaluare a ofertelor, comisia de selecţie va întocmi raportul procedurii de atribuire, care va conţine toţi paşii procedurii, precum şi rezultatul evaluării. Raportul procedurii va fi înaintat spre aprobare preşedintelui.
(2)Raportul procedurii de atribuire se elaborează înainte de încheierea contractului de prestări de servicii şi cuprinde cel puţin următoarele elemente:
a)denumirea şi sediul autorităţii contractante;
b)obiectul contractului de prestări de servicii;
c)denumirea ofertanţilor participanţi la procedură;
d)descrierea succintă a modului de desfăşurare a şedinţei de deschidere, după caz, şi a şedinţelor de selecţie;
e)denumirea/numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii;
f)denumirea/numele ofertantului/ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii;
g)dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.
Art. 30
(1)Preşedintele comisiei de selecţie comunică rezultatul procedurii către toţi ofertanţii care au depus oferte.
(2)În comunicările către cei declaraţi necâştigători se vor preciza următoarele: motivul respingerii ofertei, numele câştigătorului, preţul oferit de acesta, precum şi temeiul legal pentru soluţionarea eventualelor contestaţii.
(3)În comunicarea către ofertantul câştigător se vor menţiona preţul ofertat şi data la care acesta este invitat să încheie contractul, având în vedere termenul de depunere a contestaţiilor.
Art. 31
În cazul în care la selecţia de ofertă se prezintă un singur ofertant, oferta acestuia poate fi acceptată dacă respectă condiţiile caietului de sarcini.
SECŢIUNEA 5: 3.4. Anularea procedurii
Art. 32
Procedura de atribuire a contractului de prestări de servicii va fi anulată, în cazul în care se ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire şi, oricum, înainte de data semnării contractului şi numai în următoarele cazuri:
a)au fost prezentate numai oferte inacceptabile şi/sau neconforme;
b)nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
c)dacă abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau dacă este imposibilă încheierea contractului;
d)orice alte situaţii reglementate de dispoziţiile art. 209 din O.U.G. nr. 34/2006.
Art. 33
Decizia de anulare nu creează vreo obligaţie a Autorităţii faţă de participanţii la procedura de atribuire.
Art. 34
Decizia de anulare va fi comunicată, în scris, tuturor ofertanţilor, menţionându-se motivele anulării în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data adoptării acesteia.
SECŢIUNEA 6: 3.5. Constituirea garanţiei de participare şi garanţiei de bună execuţie
Art. 35
(1)Garanţia de participare se constituie de către ofertant în scopul de a proteja Autoritatea faţă de riscul unui eventual comportament necorespunzător al acestuia pe întreaga perioadă derulată până la încheierea contractului.
(2)Cuantumul garanţiei de participare, menţionat şi în invitaţia de participare, se stabileşte în sumă fixă ce nu poate depăşi 2% din valoarea estimată a contractului.
(3)Perioada de valabilitate a garanţiei de participare va fi cel puţin egală cu perioada minimă de valabilitate a ofertei, astfel cum a fost solicitată prin documentaţia de selecţie.
(4)Garanţia de participare se constituie, se reţine şi se restituie în una dintre modalităţile reglementate de art. 86 şi următoarele din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 36
(1)Garanţia de bună execuţie a contractului se constituie de către contractant în scopul asigurării Autorităţii de îndeplinirea cantitativă, calitativă şi în perioada convenită a contractului.
(2)Autoritatea stabileşte în documentaţia de selecţie modalitatea de constituire a garanţiei de bună execuţie, precum şi cuantumul acesteia, care însă nu trebuie să depăşească 10% din preţul contractului, fără TVA.
(3)Garanţia de bună execuţie se constituie, se reţine şi se restituie în una dintre modalităţile reglementate de art. 90 şi următoarele din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 37
Modalitatea de constituire a garanţiei de participare/garanţiei de bună execuţie, cuantumul şi perioada de valabilitate a garanţiei de participare vor fi stabilite prin documentaţia de selecţie.
SECŢIUNEA 7: 3.6. Încheierea contractului
Art. 38
(1)Autoritatea va încheia contractul de prestări de servicii având ca obiect organizarea de evenimente cu ofertantul declarat câştigător numai după 3 zile de la data transmiterii comunicării rezultatului aplicării procedurii, în cazul în care valoarea estimată a contractului respectiv este egală ori mai mică decât echivalentul în lei al sumei de 130.000 euro şi numai după 5 zile în cazul în care valoarea estimată a contractului respectiv depăşeşte echivalentul în lei al sumei de 130.000 euro.
(2)În situaţia în care ofertantul declarat câştigător nu semnează contractul, fie va fi invitat în vederea contractării ofertantul clasat pe locul al doilea, cu respectarea dispoziţiilor alin. (1), fie se va repeta procedura de atribuire a contractului de prestări de servicii.
Art. 39
Contractele care intră în sfera de aplicare a prezentelor norme pot fi încheiate înainte de împlinirea termenelor prevăzute la art. 38 alin. (1) numai în cazul în care contractul respectiv urmează să fie perfectat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedură de atribuire şi nu există alţi operatori economici implicaţi în procedura de atribuire.
Art. 40
Contractul va fi elaborat de compartimentul având atribuţii în acest sens, iar definitivarea acestuia, incluzând avizarea şi aprobarea corespunzătoare, va respecta regulile şi procedurile interne aplicabile la nivelul Autorităţii.
Art. 41
Dosarul original al procedurii se păstrează la compartimentul cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice, o copie a acestuia fiind păstrată la direcţia de specialitate iniţiatoare a acţiunii.
CAPITOLUL IV: Termene
Art. 42
(1)Termenele, în afară de cazul în care legea dispune altfel, se calculează după cum urmează:
1.când termenul se socoteşte pe ore, acesta începe să curgă de la ora zero a zilei următoare;
2.când termenul se socoteşte pe zile, nu intră în calcul ziua de la care începe să curgă termenul, nici ziua când acesta se împlineşte;
3.când termenul se socoteşte pe săptămâni, luni sau ani, el se împlineşte în ziua corespunzătoare din ultima săptămână ori lună sau din ultimul an. Dacă ultima lună nu are zi corespunzătoare celei în care termenul a început să curgă, termenul se împlineşte în ultima zi a acestei luni.
(2)Când ultima zi a unui termen cade într-o zi nelucrătoare, termenul se prelungeşte până în prima zi lucrătoare care urmează.
(3)Termenul care se socoteşte pe zile, săptămâni, luni sau ani se împlineşte la ora 24,00 a ultimei zile în care se poate depune înscrisul.
(4)Cu toate acestea, dacă este vorba despre un act ce trebuie depus la sediul instituţiei sau într-un alt loc, termenul se va împlini la ora la care activitatea încetează în acel loc în mod legal.
(5)Înscrisurile depuse înăuntrul termenului prevăzut de lege prin scrisoare recomandată la oficiul poştal sau depuse la un serviciu de curierat rapid ori la un serviciu specializat de comunicare sunt socotite a fi depuse în termen.
(6)În cazurile prevăzute la alin. (1) şi (2), recipisa oficiului poştal, precum şi înregistrarea ori atestarea făcută, după caz, de serviciul de curierat rapid, de serviciul specializat de comunicare, de unitatea militară sau de administraţia locului de deţinere, pe actul depus, servesc ca dovadă a datei depunerii actului de către partea interesată.
(7)Termenele încep să curgă de la data comunicării înscrisurilor.
(8)Nedepunerea ofertelor în termenele stabilite atrage decăderea din termen.
CAPITOLUL V: Constituirea comisiei de selecţie a ofertelor
Art. 43
(1)Compartimentul cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice va supune spre aprobare preşedintelui componenţa comisiei de selecţie a ofertelor, pe baza propunerilor primite de la structurile din cadrul instituţiei.
(2)Comisia de selecţie este formată din 3 sau 5 membri şi 2 membri supleanţi. Din componenţa comisiei pot face parte reprezentanţi ai direcţiei de specialitate iniţiatoare a acţiunii, compartimentului cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice, compartimentului cu atribuţii în domeniul economic, compartimentului cu atribuţii în domeniul juridic, precum şi reprezentanţi ai altor structuri din cadrul Autorităţii.
(3)Persoana responsabilă cu aplicarea procedurii de atribuire a contractului este preşedintele comisiei de selecţie.
(4)În situaţia în care un membru al comisiei de selecţie nu are posibilitatea, din motive obiective (concediu legal de odihnă, concediu medical, delegaţie etc.), de a-şi îndeplini atribuţiile rezultate din calitatea de membru al comisiei de selecţie, acesta va fi înlocuit cu membrul supleant desemnat, urmând ca în procesul-verbal să se facă menţiune despre aceasta.
(5)În cazul în care preşedintele comisiei nu are posibilitatea de a-şi îndeplini atribuţiile ce îi revin, din motive obiective (concediu legal de odihnă, concediu medical, delegaţie etc.), acesta va fi înlocuit de membrul supleant desemnat, care va deţine şi calitatea de preşedinte al comisiei.
(6)După procedura înlocuirii, calitatea de membru al comisiei de selecţie este preluată de membrul supleant, care îşi va exercita atribuţiile aferente până la finalizarea procedurii de atribuire.
Art. 44
Atribuţiile comisiei sunt:
a)deschiderea ofertelor;
b)verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi, în cazul în care acestea au fost solicitate prin caietul de sarcini;
c)realizarea selecţiei ofertelor;
d)verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanţi, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerinţelor minime din caietul de sarcini;
e)verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, din punctul de vedere al încadrării în fondurile aprobate pentru fiecare acţiune în parte;
f)stabilirea ofertelor declarate inacceptabile şi neconforme şi a motivelor care au stat la baza încadrării ofertelor respective în această categorie;
g)aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în caietul de sarcini şi stabilirea ofertei câştigătoare;
h)în cazuri justificate, conform prevederilor cap. III, elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii de atribuire;
i)elaborarea procesului-verbal de deschidere şi selecţie/negociere şi a raportului de atribuire în situaţiile prevăzute de prezentele norme.
Art. 45
Pot fi admişi la lucrările comisiei, la solicitarea membrilor acesteia, pentru a participa cu statut de observator, membrii desemnaţi de asociaţiile profesionale şi patronale din turism.
CAPITOLUL VI: Notificări şi contestaţii
Art. 46
(1)Înainte de a formula contestaţii, ofertanţii care se consideră vătămaţi într-un drept ori într-un interes legitim printr-un act al Autorităţii în cadrul procedurii de atribuire a contractelor de servicii a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 pot notifica autoritatea contractantă cu privire la pretinsa încălcare a dispoziţiilor legale în materia achiziţiilor publice.
(2)Notificarea prevăzută la alin. (1) nu are ca efect suspendarea de drept a procedurii de atribuire. După primirea notificării, autoritatea contractantă poate adopta orice măsuri pe care le consideră necesare pentru remedierea pretinsei încălcări, inclusiv suspendarea procedurii de atribuire sau revocarea unui act emis în cadrul respectivei proceduri.
(3)Măsurile adoptate potrivit alin. (2) se comunică în termen de o zi lucrătoare atât persoanei care a notificat autoritatea contractantă, cât şi celorlalţi operatori economici implicaţi.
Art. 47
Contestaţiile privind procedura de atribuire a contractelor de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B la O.U.G. nr. 34/2006, a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006, se soluţionează potrivit dispoziţiilor cap. IX din O.U.G. nr. 34/2006.
Art. 48
(1)Contestaţiile privind procedura de atribuire a contractelor de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B la O.U.G. nr. 34/2006, a căror valoare este sub pragul prevăzut la art. 57 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006, se depun, în termen de două zile începând cu ziua următoare comunicării rezultatului procedurii, la sediul Autorităţii şi se soluţionează de către comisia de soluţionare a contestaţiilor în termen de două zile lucrătoare de la înregistrarea acestora.
(2)Comisia de soluţionare a contestaţiilor se numeşte prin ordin al preşedintelui şi este formată din 3 membri şi 3 membri supleanţi, dispoziţiile art. 43 alin. (4), (5) şi (6) aplicându-se în mod corespunzător.
(3)Organizarea, funcţionarea, competenţele, precum şi modul de lucru al comisiei de soluţionare a contestaţiilor se stabilesc prin regulamentul de lucru al comisiei aprobat prin ordin al preşedintelui.
(4)După soluţionarea contestaţiei, Autoritatea va comunica operatorului economic, în termen de două zile, decizia Comisiei privind modul de soluţionare a contestaţiei.
(5)Împotriva deciziei comisiei, operatorul economic poate face plângere la instanţa competentă, potrivit cap. IX din O.U.G. nr. 34/2006, în termen de 10 zile de la comunicarea deciziei.
Art. 49
În cazul primirii unei contestaţii, autoritatea contractantă are dreptul de a încheia contractul numai după comunicarea deciziei de soluţionare a contestaţiei, în condiţiile O.U.G. nr. 34/2006, pentru contestaţiile reglementate la art. 47 sau, după caz, după comunicarea deciziei în condiţiile art. 48 din prezentele norme, dar nu înainte de expirarea termenelor de aşteptare prevăzute la art. 38 alin. (1) din prezentele norme.
CAPITOLUL VII: Dispoziţii finale
Art. 50
Prevederile prezentelor norme se completează, după caz, cu dispoziţiile O.U.G. nr. 34/2006 şi ale Hotărârii Guvernului nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare, ale Ordinului preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice nr. 302/2011 privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor şi Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, şi cu dispoziţiile Legii nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 51
La elaborarea prezentelor norme s-au avut în vedere recomandările Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 655 din data de 24 octombrie 2013