NORMA nr. 1 din 3 iulie 2013 privind organizarea activităţii de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private
Având în vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) şi ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul prevederilor art. 24 lit. o) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările şi completările ulterioare,
în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c) şi art. 6 alin. (1) şi (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,
Consiliul Autorităţii de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.
CAPITOLUL I: Dispoziţii generale
Art. 1
Prezenta normă reglementează organizarea activităţii de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, în sensul stabilit de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, şi de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Art. 2
Administratorii de fonduri de pensii private răspund de înregistrarea, evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le creează sau le deţin, în condiţiile stabilite de prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, şi/sau ale Legii nr. 135/2007, precum şi ale prezentei norme.
Art. 3
Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţia prevăzută la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi în legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.
CAPITOLUL II: Obligaţiile administratorilor de fonduri de pensii private
Art. 4
(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a desemna personalul însărcinat cu activitatea de arhivă şi/sau de a înfiinţa compartimente de arhivă, în funcţie de complexitatea şi de cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.
(2)Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, competenţa acestuia şi/sau structura compartimentului de arhivă se stabilesc de către conducerea administratorului, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 5
Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia să organizeze depozitul de arhivă şi să obţină avizul din partea Arhivelor Naţionale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora, în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabile.
Art. 6
Conducerea administratorului de fonduri de pensii private numeşte o comisie de selecţionare, care analizează anual sau ori de câte ori este nevoie fiecare unitate arhivistică, stabilindu-i valoarea practică sau istorică, în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabile.
Art. 7
Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societăţii, care este aprobat de către Arhivele Naţionale sau de structurile teritoriale competente ale acestora, după caz.
Art. 8
(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a asigura gruparea documentelor în unităţi arhivistice, în conformitate cu problematica şi cu termenele de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
(2)Predarea documentelor grupate în unităţi arhivistice către personalul însărcinat cu activitatea de arhivă/compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare şi procese-verbale de predare-primire.
Art. 9
(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a înregistra documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern în cadrul societăţii.
(2)Înregistrarea documentelor se face într-un registru de intrare-ieşire, cronologic, în ordinea primirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
(3)Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.
Art. 10
(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a întocmi Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice pentru a asigura evidenţa dosarelor depuse la arhivă, respectiv a documentelor scoase din arhivă.
(2)În cazul în care un administrator de fonduri de pensii private intenţionează să scoată dosare din evidenţa arhivei, în vederea selecţionării, transferului către un alt administrator, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, operaţiunea se efectuează cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora şi cu notificarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, denumită în continuare Autoritatea.
Art. 11
La solicitarea participanţilor, beneficiarilor sau reprezentanţilor legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care să le ateste calitatea, administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi să elibereze certificate, extrase şi copii ale documentelor pe care le creează sau le deţin, dacă acestea se referă la drepturi care îi privesc pe solicitanţi.
Art. 12
Administratorii de fonduri de pensii private depun spre păstrare la Arhivele Naţionale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale acestora documentele organizate în unităţi arhivistice cu termene de păstrare permanente, în conformitate cu legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.
Art. 13
(1)Administratorii de fonduri de pensii private trebuie să notifice Autorităţii următoarele:
a)avizarea depozitului de arhivă şi a personalului însărcinat cu activitatea de arhivă/compartimentului de arhivă, după obţinerea avizului din partea Arhivelor Naţionale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora;
b)aprobarea Nomenclatorului arhivistic al societăţii de către Arhivele Naţionale sau de către structurile teritoriale competente ale acestora, după caz;
c)depunerea documentelor organizate în unităţi arhivistice cu termene de păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale acestora;
d)scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei, în situaţiile prezentate la art. 10 alin. (2);
e)contractarea unui furnizor de servicii arhivistice, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
f)contractarea unui furnizor de servicii de arhivare electronică, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.
(2)Notificarea prevăzută la alin. (1) se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data obţinerii avizului/aprobării din partea Arhivelor Naţionale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora.
(3)Notificarea prevăzută la alin. (1) trebuie să conţină în anexă copii ale documentelor primite de la Arhivele Naţionale sau, după caz, de la structurile teritoriale competente ale acestora şi/sau copii ale contractelor întocmite cu furnizorii de servicii arhivistice şi/sau de arhivare electronică.
CAPITOLUL III: Dispoziţii finale
Art. 14
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi să comunice, în scris, în termen de 30 de zile calendaristice, Arhivelor Naţionale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale acestora documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea, fuziunea şi preluarea sau desfiinţarea acestora, în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabile, precum şi măsurile dispuse în vederea organizării activităţii de arhivă a documentelor create sau deţinute de aceştia.
Art. 15
Administratorii de fonduri de pensii private informează Autoritatea, de îndată, cu privire la modificările sau evenimentele neprevăzute apărute în desfăşurarea activităţii de arhivă şi de păstrare a documentelor, care pot afecta integritatea acesteia.
Art. 16
Încălcarea prevederilor prezentei norme se sancţionează conform dispoziţiilor art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g) şi alin. (2) din Legea nr. 411/2004, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 120 alin. (1) şi ale art. 121 alin. (1) lit. k) şi alin. (2) din Legea nr. 204/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 17
La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă Hotărârea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 3/2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activităţii de arhivă la administratorii de fonduri de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 67 din 29 ianuarie 2008, precum şi orice alte dispoziţii contrare.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 448 din data de 22 iulie 2013